Gestión de la recepción - Auditoría nocturna

Auditing no es más que conducir financial inspectionde la organización. Para una empresa hotelera, la gestión financiera comienza en la oficina principal. La publicación precisa de transacciones en los folios de invitados comienza en la oficina principal, que luego se lleva al departamento de contabilidad de la oficina administrativa. Las cuentas de los huéspedes se controlan diariamente durante la auditoría.

Los expertos recomiendan que el equipo de administración del hotel revise los informes de auditoría nocturnos todos los días para obtener una idea de la ocupación y las finanzas del hotel.

Veamos qué es la auditoría nocturna y detalles sobre la misma.

¿Qué es la auditoría nocturna?

Es el proceso de auditoría donde el auditor nocturno revisa todas las actividades financieras del hotel que han tenido lugar en un día.

El proceso de auditoría para el día generalmente se realiza al final del día durante la noche siguiente, de ahí el nombre 'Auditoría nocturna'. Puede realizarse mediante el método convencional de utilizar papeles, recibos, comprobantes, cupones y archivos. Pero realizar auditorías utilizando sistemas PMS modernos es fácil, rápido y eficiente.

Actividades básicas durante la auditoría nocturna

El auditor nocturno realiza los siguientes pasos durante la actividad de auditoría nocturna:

• Publicación de gastos de alojamiento e impuestos
• Acumulación de pagos y cargos por servicio al huésped
• Liquidación de actividades financieras de varios departamentos.
• Liquidación de cuentas por cobrar
• Ejecutando el balance de prueba del día
• Preparación del informe de auditoría nocturna

La necesidad de una auditoría nocturna

El objetivo de la auditoría nocturna es evaluar las actividades financieras del hotel. La auditoría nocturna no solo revisa las cuentas de los huéspedes al verificar los créditos y débitos, sino que también rastrea los límites de crédito de los invitados y las ventas proyectadas y reales de varios departamentos. La auditoría nocturna revisa el flujo de efectivo diario que entra y sale de la cuenta del hotel.

La auditoría nocturna tiene una gran importancia en las operaciones comerciales de los hoteles. El órgano de administración remite informe de auditoría nocturna para planificar metas futuras y controlar los gastos. Los gerentes pueden reaccionar inmediatamente sobre la información adquirida.

Responsabilidades de un auditor nocturno

Además de las actividades básicas de auditoría enumeradas anteriormente, el auditor nocturno lleva a cabo las siguientes responsabilidades:

• Tomando el relevo del último turno.
• Check-in o check-out de los huéspedes después de las 11:00 pm de la noche.
• Registro de invitados.
• Asignar alojamiento a los huéspedes recién registrados.
• Liquidación de transacciones en las cuentas de invitados recién creadas.
• Verificación de folios de invitados.
• Verificación del informe de estado de la habitación.
• Equilibrar todo el papeleo con las cuentas del PMS.
• Quedando responsable de la seguridad de las instalaciones.
• Manejo de llaves de alojamiento de huéspedes.
• Realización de copias de seguridad de los informes generados por PMS.
• Preparar listas de llegadas de invitados esperadas para el día siguiente.
• Cierre de actividades financieras por un día.
• Iniciando actividades financieras para el día siguiente.
• Recepción y registro de depósitos bancarios.

Tipos de informes de auditoría nocturna

Hoy, el PMS ayuda a los auditores nocturnos en gran medida a auditar y generar informes precisos. A continuación, se muestran algunos informes típicos generados durante la auditoría nocturna:

• Night Audit Accommodation Report- Da una instantánea de los días en que los alojamientos están ocupados, los días en que los alojamientos están disponibles, los check-in, check-out, no-shows y cancelaciones. Este informe puede mostrar más detalles sobre cualquiera de los elementos enumerados anteriormente.

• Night Audit Counter Report - Da detalles sobre cobros y retiros de efectivo y tarjetas de crédito.

• Night Audit Revenue Report- Ofrece información sobre ingresos por alojamiento, ingresos por cancelaciones y no presentarse, y otros ingresos por puntos de venta. Ingresos generados a través de diversas agencias y organismos como agentes de viajes, organizaciones corporativas, reservas por internet. etc., también se enumera en este informe.

• Night Audit Tax Report - Contiene toda la información fiscal sobre los ingresos por reservas y otros ingresos por puntos de venta, como el IVA, el impuesto de lujo y el impuesto por servicios.

• Cashier’s report- Es la lista detallada de la actividad del cajero de entrada y salida de efectivo, tarjetas de crédito y totales de PMS. El informe del cajero es una parte muy importante del sistema de control financiero de un hotel. El gerente de la oficina principal revisa la auditoría nocturna y busca cualquier divergencia entre la cantidad real recibida y el total del PMS.

• Manager’s Report- Es una lista estadística de la ocupación del día anterior. Incluye detalles sobre los alojamientos disponibles, los alojamientos ocupados, los alojamientos vendidos y desocupados, la tarifa estándar, el número de huéspedes en el hotel, el número de no presentarse, etc.

• General Manager’s Report- Cada departamento del hotel debe enviar un informe de ventas diario a la oficina principal. Con su información, se genera un informe total departamental para la evaluación del gerente general. El Gerente General determina los departamentos que generan ganancias y evalúa el éxito de las ventas y el marketing.

• High Balance Report - Este es un informe detallado sobre los huéspedes que han superado el límite de crédito establecido por la dirección del hotel.

• Ledger Balance Summary Report - Muestra los saldos de apertura y cierre para el Libro mayor de depósitos anticipado, el Libro mayor de invitados y el Libro mayor de la ciudad.

• Room Rate Audit Report - Enumera todas las tarifas que se aplican a cada huésped y la diferencia de la tarifa de rack con el código de rack predeterminado.

Balance de informes nocturnos

Aquí hay algunas fórmulas que se utilizan para equilibrar la auditoría nocturna:

Fórmula para equilibrar el depósito bancario

La fórmula para equilibrar el depósito bancario es:

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

Fórmula para equilibrar el libro mayor de invitados

La fórmula para equilibrar el libro mayor de invitados es:

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

Fórmula para equilibrar el libro mayor de la ciudad

La fórmula para equilibrar el libro mayor de la ciudad es:

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R