Sistema de informacion

El negocio hotelero es de un tipo que necesita proporcionar una gran variedad de servicios a sus huéspedes, como comida, alojamiento, transporte, servicios recreativos, etc. Dado que la oficina principal contribuye en gran medida a la coordinación de los servicios solicitados por los huéspedes, necesita un sistema que pueda ayudar al personal de la oficina principal a vender servicios y realizar un seguimiento de ellos sin problemas y simultáneamente.

El sistema de información de la oficina principal incluye principalmente el sistema de administración de propiedades. Veamos qué es PMS y qué tan útil es para manejar las funciones de gestión hotelera sin problemas.

¿Qué es un sistema de gestión de propiedades?

Un sistema de gestión de la propiedad (PMS) es un sistema de software que se utiliza para manejar los objetivos básicos de todos los departamentos del negocio hotelero y coordinar funciones entre ellos para obtener resultados comerciales óptimos.

¿Por qué se requiere PMS?

Se requiere un PMS para el personal del hotel por las siguientes razones:

  • Integra todas las operaciones críticas del hotel en una plataforma.

  • Proporciona información en tiempo real sobre alojamiento, reservaciones, restaurantes, spas, bares y sobre todas las áreas de trabajo del hotel.

  • Proporciona información muy precisa que es útil para que la administración planifique nuevos objetivos y maneje las inversiones de una mejor manera.

  • Aumenta la eficiencia del personal de recepción y, a su vez, maximiza el rendimiento del negocio hotelero.

  • Simplifica las operaciones complejas o que requieren tiempo, de lo contrario, se realizarían manualmente.

  • Funciona para la conveniencia del personal del hotel, del organismo de gestión y de los huéspedes.

Tipos de PMS

Hay dos tipos básicos de PMS:

  • Local PMS - Tienen grandes requisitos técnicos como estación de trabajo, computadora / estación de trabajo, servidor de datos, servidores de terminales, sistema operativo, tarjetas de red y sistemas de respaldo extraíbles.

  • Cloud-based PMS - Necesitan principalmente computadoras / estación de trabajo y conexión a Internet.

Diferencia entre PMS local y basado en la nube

PMS local PMS basado en la nube

Aprovechamiento del PMS

El propietario debe comprar el hardware y el software de PMS.

El propietario debe suscribirse a un proveedor de PMS.

Requisito de conexión a Internet

No

Sí, una conexión confiable de alta velocidad es obligatoria.

Sistema y acceso

El software y los datos de PMS residen en un servidor al que están conectados varios terminales.

Se accede al PMS desde un programa instalado en cada terminal.

El software y los datos de PMS residen en un servidor compartido en el centro de datos del proveedor de PMS.

Los usuarios acceden al sistema a través de un navegador web desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Requisito de experiencia en TI in situ

si

No

Ventajas

No depende de una conexión a Internet.

Reduce las preocupaciones sobre la seguridad de los datos en línea.

Funcionalidad robusta para una gran cantidad de datos.

Menores costos de hardware o TI.

Sin responsabilidad técnica y de seguridad de datos por parte del propietario.

Precio de suscripción asequible.

Configuración sencilla y rápida.

Fácil acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Copia de seguridad automática de datos.

Reservas web integradas.

Actualizaciones gratuitas del sistema.

Escalable y adaptable.

Desventajas

Requiere hardware complejo y costoso.

Inalcanzable desde áreas remotas.

Caro y complicado de mantener y actualizar.

Instalación y formación de software que requieren mucho tiempo.

Costos adicionales y hardware necesarios para habilitar funciones basadas en web

La responsabilidad del sistema y la seguridad de los datos es un dolor de cabeza para el propietario.

Se requiere experiencia en TI in situ.

No apto para propiedades sin una conexión a Internet confiable.

Gran preocupación por la seguridad en línea.

Marcar en la línea de tiempo

Es una solución tradicional.

Es una solución contemporánea.

Precios

Gastos de capital y gastos operativos tanto; para hardware, software y sus actualizaciones, y los cargos de expertos en TI.

Gastos operativos por renovación de suscripción.

Sistemas populares de administración de propiedades

Algunos PMS populares: Autoclerk, Skyware MSICloud, CloudPM, eZee Frontdesk, Hotelogix, Hetello, Hoteliga, OpenHotel, OPERA PMS, son por nombrar algunos.

Opciones de software comunes en un PMS

Un PMS se encarga de cada departamento del hotel. Estas son las funciones comúnmente disponibles entre PMS:

Funciones de PMS para la recepción

  • Reservation
  • Registration
  • Estado de alojamiento
  • Cuentas de invitados y no invitados
  • Manejo de efectivo
  • Auditoría nocturna
  • Reports

PMS para ventas y marketing

  • Base de datos de invitados para la segmentación del mercado
  • Historial de invitados
  • Gestión de rendimiento
  • Información de agentes de viajes como clientes
  • Informes de metas
  • Evaluación del desempeño mediante análisis comparativo

PMS para limpieza

  • Objetos perdidos
  • Estado de alojamiento
  • Cargos de lavandería

PMS para alimentos y bebidas

  • Ventas POS
  • Inventario de material
  • Informes de ventas periódicos
  • Recetas estándar

PMS para el departamento de HRM

Registros individuales de los miembros del personal con respecto a turnos, asistencia y tasaciones.

PMS para cuentas

  • Cuentas por pagar y por cobrar
  • Payroll
  • Hoja de balance
  • Informes de pérdidas / ganancias

PMS para la comunicación

Registros de llamadas entrantes y salientes con fecha, hora, lugar, duración y cargos.

Preocupaciones en la selección del PMS apropiado

Se consideran las siguientes preocupaciones al seleccionar un PMS apropiado:

Preocupaciones sobre la propiedad y el dominio comercial

  • Tamaño de la propiedad: El número de alojamientos.
  • Numero de locaciones
  • Número de empleados
  • Políticas de servicios inmobiliarios
  • Presupuesto de recursos técnicos y formación
  • Crecimiento futuro más cercano

Preocupaciones del dominio PMS

  • Diseño fácil de usar que fomenta la navegación intuitiva a través del orden lógico de tareas.
  • Experiencia en formación y período de tiempo necesario para formar al personal.
  • Presencia online del hotel.
  • Funcionalidad orientada a los huéspedes.
  • Scalability.