Registro de invitados
El registro de invitados no es más que registrar la información del invitado con fines oficiales. En el momento de la reserva, el personal de la recepción solicita a los huéspedes que ingresen su información personal en el GRC.
La actividad de registro es obligatoria para ambos; el huésped con alojamiento reservado, así como para el huésped sin cita previa. Durante el registro, el huésped debe ingresar información importante en el GRC, como el nombre del huésped, el número de contacto, el propósito de la estadía en el hotel y los detalles del pasaporte y visa en caso de un huésped extranjero. Es responsabilidad del personal de recepción no revelar la información de los huéspedes a personas no autorizadas.
Aprendamos más sobre el registro.
Procedimiento de preinscripción
Este procedimiento implica que los posibles huéspedes pregunten sobre la disponibilidad del tipo de alojamiento deseado. El registro también se puede realizar con anticipación antes de la llegada. Se puede hacer a través de una conversación telefónica en caso de invitados frecuentes, VIP o invitados de grupo.
En caso de un nuevo huésped sin cita previa, no hay preinscripción ya que no hay interacción previa entre el huésped y el hotel. La actividad de preinscripción acelera el proceso de registro real en el que el alojamiento deseado se marca como reservado.
Verificación de la identidad del huésped
Desde los ataques terroristas del 11 de septiembre, los hoteles están verificando obligatoriamente las identidades de los huéspedes. El personal verifica la identidad del huésped primero preguntando cortésmente su nombre. Luego, el miembro del personal solicita mostrar una identificación con foto, como un permiso de conducir o una tarjeta de identidad válida de una organización conocida en la que trabaja el huésped. Si los huéspedes son de un país extranjero, el personal les solicita que muestren el pasaporte. El miembro del personal está autorizado a hacer cortésmente cualquier pregunta de verificación.
Las copias verdaderas del pasaporte o tarjeta de identificación se realizan para verificar la identidad del huésped y preparar la base de datos del huésped.
Formato típico de la tarjeta de registro
A continuación se muestra un formato típico de una tarjeta de registro:
| Registration Card | ||
| Date: | ||
| Reservation Number: | ||
| Hotel Name: | ||
| Hotel Address: | ||
| Contact Number: | Email: Fax: |
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| Guest Name: | ||
| Address: | ||
| Mobile Number: | Landline Number: | |
| Organization: | ||
| Arrived from: | ||
| Passport Details: | Visa Details: | |
| Fecha de emisión: | Fecha de emisión: | |
| Fecha de expiración: | Fecha de expiración: | |
| Lugar de emisión: | Lugar de emisión: | |
| Tipo de visa: | ||
| Payment Option: Cash Card Cheque | ||
| Card Type: Visa Master Other | ||
Card Details: Número de tarjeta: Fecha de expiración: |
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| Hotel Policies: | ||
| Guest SignatureFront Office Signature |
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Crear registro de registro
Cuando los huéspedes llegan al hotel, el personal de recepción le entrega el GRC al huésped para completar la información. En el caso de VIP, el personal ingresa la información en la tarjeta y recibe la firma del invitado.
Luego, el personal crea un registro de registro del invitado, refrenda, adjunta las copias verdaderas del pasaporte u otras tarjetas de identificación y archiva este conjunto en el archivo del historial del invitado. El registro de reserva de invitados se crea como un registro de registro en el sistema de software.
Establecimiento de método de pago
Los huéspedes pueden pagar por adelantado o al hacer el registro de salida. Aquellos que han pagado por adelantado se incluyen en la lista Paid-In-Advance (PIA). Hay varios modos de pago de los cuales se registra el modo que el huésped prefiere en el momento del registro. Los siguientes métodos de pago están disponibles:
- Pago en efectivo (que también incluye giro postal, cheque de viajero).
- Pago con tarjeta de crédito / débito (que se aceptan solo si las tarjetas no han caducado).
- Pago con cheque (donde no se aceptan cheques con fecha posterior).
- Facturación directa.
- Pago especial como tarjeta regalo y cupón.
- Los invitados deben seleccionar una de las opciones de pago al momento de registrarse.
Asignar un alojamiento
El personal de la recepción asigna un alojamiento al huésped solo cuando se completa el registro. El miembro del personal registra el número de alojamiento en el PMS y describe brevemente sus atributos positivos.
El personal de reservas también informa al botones para que lleve el equipaje de los huéspedes.
Emisión de llaves de habitación o código de acceso
Una vez asignado el alojamiento, el personal de recepción entrega las llaves o el código secreto informático para acceder al alojamiento.
Es una práctica general no hablar en voz alta sobre el número de habitación o la tecla computarizada mientras se la da al huésped. Luego, el asistente de botones ayuda al huésped con el manejo del equipaje hasta el alojamiento y le explica las características del alojamiento. Luego, el asistente le entrega las llaves al huésped, saluda para una mejor estadía y sale del alojamiento cerrando la puerta.
Manejo de solicitudes especiales
Si el huésped no está satisfecho con el alojamiento por alguna razón insatisfactoria o desagradable, el asistente de botones puede notificarlo al personal de recepción. Además, si el huésped tiene requisitos especiales como una cuna para un bebé o una bolsa de agua caliente o un kit de afeitado y similares, el personal de recepción está obligado a cumplir con la solicitud a tiempo.