Gestión de Front Office - Contabilidad
La sección de contabilidad de cualquier empresa u organización rastrea, registra y administra las transacciones financieras de la empresa con sus clientes y clientes. El departamento de contabilidad maneja la salud financiera y rastrea el desempeño de cualquier negocio directamente. Es útil que la gerencia tome las decisiones adecuadas.
Cuando se trata de un negocio hotelero, la contabilidad es la gestión de gastos e ingresos. Proporciona una información clara a los invitados evitando así sorpresas desagradables a los invitados. Háganos saber más sobre la sección de cuentas de la oficina principal.
¿Qué es la contabilidad de recepción?
Es un proceso sistemático en el que el personal de contabilidad de la oficina principal identifica, registra, mide, clasifica, verifica, resume, interpreta, organiza y comunica información financiera para una empresa hotelera.
En la forma más simple, una cuenta de la oficina principal se asemeja al alfabeto inglés 'Block-T'.
| Nombre de la cuenta | |
| Cargos | Pagos |
En el dominio de la contabilidad de la oficina principal, los cargos se ingresan en el lado izquierdo de la 'T'. Aumentan el saldo de la cuenta. Los pagos se ingresan en el lado derecho de la 'T'. Disminuyen el saldo de la cuenta.
Fórmula básica de contabilidad de recepción
Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – CreditDónde debit aumenta el saldo pendiente y credit lo disminuye.
La mayoría de las empresas hoteleras contemporáneas emplean un sistema de contabilidad automatizado.
Objetivos del sistema de contabilidad de Front Office
Los objetivos del sistema contable son:
- Manejar las transacciones entre los huéspedes y el hotel con precisión.
- Para rastrear las transacciones durante la ocupación del huésped.
- Para controlar el límite de crédito del huésped.
- Para evitar la posibilidad de cualquier fraude.
- Organizar y reportar la información transaccional.
Tipos de cuentas
Existen las siguientes cuentas típicas en el negocio hotelero que tratan con clientes:
- Cuenta de invitado
- Cuenta de no invitado o de la ciudad
- Cuenta de administración
Diferencia entre cuenta de invitado y ciudad
Aquí hay algunas diferencias destacadas entre un invitado y una cuenta de la ciudad:
| Cuenta de invitado | Cuenta de la ciudad |
|---|---|
| Es el registro de transacciones financieras entre los huéspedes y el hotel. | Es el registro de transacciones financieras entre los no huéspedes y el hotel. |
| Se crea en el momento de la reserva o registro. | Se crea cuando un huésped no paga la factura por completo en el momento del check-out. |
| Es mantenido completamente por la oficina principal. | Es mantenido por la sección de Cuentas en el back office. |
| Registra todas las transacciones financieras de un huésped desde el check-in hasta el check-out. | Registra las cuotas financieras no pagadas o pagadas parcialmente por los huéspedes en el momento del check-out desde la oficina principal a la oficina trasera. |
| La cuenta de invitado se compila a diario. | La cuenta de la ciudad se compila mensualmente. |
Cuenta de administración
Algunos hoteles permiten a los gerentes atender las consultas o quejas de los huéspedes, o cualquier posibilidad de adquirir un trato comercial mediante una breve interacción con los huéspedes. Por ejemplo, si un huésped tiene algún problema con la política del hotel, el gerente llama al huésped para interactuar con un café o una bebida y trata de resolver el mismo. Los gastos de esta interacción se registran luego en la cuenta de gestión.
Folios y tipos
Un folio es un estado de cuenta de todas las transacciones que se han realizado en una sola cuenta.
El personal de recepción registra todas las transacciones entre el huésped y el hotel en el folio. El folio se abre con saldo inicial cero. El saldo en el folio aumenta o disminuye según las transacciones. En el momento del check-out, el saldo en folio debe volver a cero al liquidar el pago.
Tipos de folios
Existen los siguientes tipos principales de folios:
Guest - Asignado para cobrar por huéspedes individuales.
Master - Cargo asignado por grupo / organización.
Non-guest - Asignado para huésped no residente.
Employee - Asignado para que el empleado del hotel cargue contra los privilegios de la cafetería.
Publicaciones y tipos
El proceso de registrar las entradas en el folio se llama ‘Posting’de transacciones. Hay dos tipos básicos de contabilizaciones:
Credit- Reducen el saldo pendiente del huésped. Estas entradas incluyen el pago total o parcial, o ajustes contra tokens.
Debit- Aumentan el saldo pendiente en la cuenta de invitado. Las entradas de débito incluyen cargos por restaurante, servicio a la habitación, centro de salud / spa, lavandería, teléfono y transporte.
Cupones y tipos
Los comprobantes son evidencias documentales detalladas de una transacción. Transfiere la transacción desde su origen a la oficina principal. Los cupones se utilizan para notificar a la recepción sobre las compras de los huéspedes o para hacer uso de cualquier servicio en el hotel.
Los siguientes cupones típicos se utilizan en el hotel:
- Comprobante de recibo de efectivo
- Vale de comisión
- Vale de cargo
- Comprobante de caja chica
- Vale de asignación
- Orden de cargos varios (MCO)
- Cupón pagado (VPO)
- Vale de transferencia
Aquí tienes algunos cupones típicos.
Comprobante de caja chica
Comprobante de pago
Libro mayor y tipos
Los libros mayores son un grupo de cuentas. Hay dos libros de contabilidad que maneja la oficina principal:
Guest ledger - Un conjunto de todas las cuentas de huéspedes que residen actualmente en el hotel.
Non-guest ledger - Un conjunto de todas las cuentas de huéspedes fallecidos sin liquidar.
Hay otros dos tipos de libros de contabilidad que se utilizan en el hotel. Ambos tipos de libros de contabilidad se utilizan en la sección de contabilidad de back office como se indica:
Receivable ledger - El personal de contabilidad de back office envía por correo las facturas y extractos a los huéspedes después de su partida sin liquidar las facturas y garantiza los pagos por los servicios prestados.
Payable ledger - El personal maneja las cantidades de dinero pagadas por adelantado en nombre del huésped al hotel para el consumo futuro de bienes y servicios.
Liquidaciones de cuenta
Hay varios problemas relacionados con la liquidación de cuentas:
Orientación de la liquidación de cuentas
By Guest - El huésped liquida su propia cuenta en efectivo / tarjeta de crédito / cheque.
By Organization - La organización liquida la cuenta del huésped transfiriendo dinero a la cuenta del hotel.
Métodos de liquidación de cuentas
Existen los siguientes métodos populares de liquidación de cuentas:
Account Settlement in Local Currency - Un huésped puede pagar en términos de una moneda local donde el pago no se carga con tarifas de conversión.
Account Settlement in Foreign Currency - Si el huésped prefiere pagar en moneda extranjera, el servicio de pago por parte del banco se cobrará entre el 3% y el 6% del monto total a pagar.
Account Settlement Using Traveler Check - Los cheques de viajero, los cheques preimpresos en las denominaciones de las principales monedas del mundo son una buena opción para pagar en efectivo.
Debit Card- El uso de tarjetas magnéticas para el pago a cuenta es más común en la actualidad. Pagar con tarjetas de débito es tan bueno como pagar en efectivo, ya que la cantidad de dinero se transfiere instantáneamente de la cuenta bancaria del huésped a la cuenta bancaria del hotel.
En caso de liquidación con tarjeta de crédito, el personal de contabilidad envía por correo los comprobantes de cargo firmados por los huéspedes a la compañía de la tarjeta de crédito; preferiblemente dentro de un tiempo especificado. La compañía de la tarjeta de crédito luego liquida la cuenta del invitado transfiriendo dinero en su contra.
Credit Settlement by Organization- Muchas organizaciones nacionales, internacionales, privadas o públicas envían a sus empleados o estudiantes para asistir a talleres, seminarios o reuniones. Estas organizaciones se asocian con el hotel para pagar las facturas de sus empleados a crédito. Las organizaciones reservan alojamiento en función de la cantidad de noches de habitación (número de habitaciones × número de noches que se espera que ocupen los representantes). Esto se conoce popularmente como Liquidación de cuentas mediante facturación directa.
En direct billing account settlement, el personal de recepción verifica los folios de los huéspedes y transfiere la cuenta de invitado a una cuenta de la ciudad o que no es de invitado. La contabilidad administrativa del hotel verifica los folios de los huéspedes y es responsable de cobrar el monto de la facturación directa de una agencia de facturación directa, como embajadas, universidades u organizaciones.
La sección de contabilidad también notifica a los huéspedes que si la agencia de facturación directa no paga o se niega a pagar los cargos, los huéspedes deben liquidar la cuenta pagándolos de su bolsillo.
Combined Account Settlement- Un huésped puede liquidar la cuenta pagando una cantidad parcial en efectivo y la cantidad restante a crédito. El personal de la oficina principal debe preparar el documento de respaldo para este tipo de pago y entregarlo a las cuentas administrativas.