Tablas dinámicas de Excel: clasificación de datos

Puede ordenar los datos en una tabla dinámica para que le resulte más fácil encontrar los elementos que desea analizar. Puede ordenar los datos de menor a mayor valor o de mayor a menor valor o en cualquier otro orden personalizado que elija.

Considere la siguiente tabla dinámica en la que tiene los datos de ventas resumidos por región, por vendedor y por mes.

Ordenar por campos

Puede ordenar los datos de la tabla dinámica anterior en campos que están en filas o columnas: región, vendedor y mes.

Para ordenar la tabla dinámica con el campo Vendedor, proceda de la siguiente manera:

  • Haga clic en la flecha en las etiquetas de fila.

  • Seleccione Vendedor en el cuadro Seleccionar campo de la lista desplegable.

Se muestran las siguientes opciones de clasificación:

  • Ordenar de la A a la Z.
  • Ordenar de Z a A.
  • Más opciones de clasificación.

Además, el campo Vendedor está clasificado en orden ascendente, de forma predeterminada. Hacer clicSort Z to A. El campo Vendedor se ordenará en orden descendente.

De la misma manera, puede ordenar el campo en la columna - Mes, haciendo clic en la flecha en las etiquetas de las columnas.

Ordenar por subtotales

Suponga que desea ordenar la tabla dinámica según la cantidad total del pedido, de mayor a menor en cada región. Es decir, desea ordenar la tabla dinámica por subtotales.

Puede ver que no hay una flecha para los subtotales. Aún puede ordenar la tabla dinámica en subtotales de la siguiente manera:

  • Haga clic con el botón derecho en el subtotal de cualquiera de los vendedores en la columna Gran total.

  • Seleccione Sort de la lista desplegable.

  • Aparece otra lista desplegable con las opciones de clasificación: ordenar de menor a mayor, ordenar de mayor a menor y más opciones de ordenación. Seleccione Ordenar de mayor a menor.

Los subtotales de la columna Gran total se ordenan de mayor a menor valor, en cada región.

Del mismo modo, si desea ordenar la tabla dinámica en subtotales por región, haga lo siguiente:

  • Haga clic con el botón derecho en el subtotal de cualquiera de las regiones en la columna Gran total.

  • Haga clic en Ordenar en la lista desplegable.

  • Haga clic en Ordenar de mayor a menor en la segunda lista desplegable. La tabla dinámica se ordenará en subtotales por región.

Como puede observar, el sur tiene la cantidad de orden más alta, mientras que el norte tiene la más baja.

También puede ordenar la tabla dinámica según la cantidad total mensual de la siguiente manera:

  • Haga clic derecho en cualquiera de los subtotales en la fila Gran total.
  • Seleccione Ordenar en la lista desplegable.
  • Seleccione Ordenar de mayor a menor en la segunda lista desplegable.

La tabla dinámica se ordenará según la cantidad total mensual.

Puede observar que febrero tiene la cantidad de pedidos más alta, mientras que marzo tiene la más baja.

Más opciones de clasificación

Suponga que desea ordenar la tabla dinámica según la cantidad total por región en el mes de enero.

  • Haga clic en la flecha en Etiquetas de fila.

  • Seleccione Más opciones de clasificación en la lista desplegable. losSort (Region) aparece el cuadro de diálogo.

Como puede observar, en Resumen, el orden de clasificación actual se da como Región de clasificación en orden ascendente. Ascendente (de la A a la Z) por se selecciona en Opciones de clasificación. En el cuadro debajo de eso,Region se visualiza.

  • Haga clic en el cuadro que contiene Región.
  • Haga clic en Suma del monto del pedido.

Haga clic en el More Optionsbotón. losMore Sort Options (Region) aparece el cuadro de diálogo.

Como puede observar, en Ordenar por, se selecciona Gran total. En Resumen, el orden de clasificación actual se da comoSort Region by Sum of Order Amount en orden ascendente.

  • Hacer clic Values in selected column: en Ordenar por.

  • En el cuadro debajo de eso, escriba B5.

Como puede observar, en Resumen, el orden de clasificación actual se da de la siguiente manera:

  • Ordenar región por Sum of Order Amounten orden ascendente utilizando los valores de esta columna: enero. Haga clic en Aceptar.

  • Aparece el cuadro de diálogo Ordenar (Región). Seleccione Descendente (Z a A) por: en Opciones de clasificación.

En Resumen, el orden de clasificación actual se da de la siguiente manera:

Ordene la región por la suma de la cantidad del pedido en orden descendente, utilizando los valores de esta columna: enero. Haga clic en Aceptar. La tabla dinámica se ordenará por región, utilizando valores en enero.

Como puede observar, en el mes de enero, West tiene la mayor cantidad de pedidos mientras que North tiene la menor cantidad.

Ordenar datos manualmente

En la tabla dinámica, los datos se ordenan automáticamente según la opción de clasificación que ha elegido. Esto se denomina AutoSort.

Coloque el cursor sobre la flecha en Etiquetas de fila o Etiquetas de columna.

Aparece AutoSort, que muestra el orden de clasificación actual para cada uno de los campos de la tabla dinámica. Ahora, suponga que desea ordenar el campo Región en el orden: Este, Oeste, Norte y Sur. Puede hacer esto manualmente, de la siguiente manera:

  • Haga clic en la flecha en Etiquetas de fila.

  • Seleccione Región en el cuadro Seleccionar campo de la lista desplegable.

  • Hacer clic More Sort Options. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar (Región).

  • Seleccione Manual (puede arrastrar elementos para reorganizarlos).

  • Haga clic en Aceptar.

En Resumen, el orden de clasificación actual se da como Arrastrar elementos del campo Región para mostrarlos en cualquier orden.

Haga clic en el Este y arrástrelo a la parte superior. Mientras arrastra hacia el este, aparece una barra verde horizontal en todos los movimientos de la fila.

Repita el arrastre con otros elementos del campo Región hasta que obtenga la disposición requerida.

Puede observar lo siguiente:

  • Los elementos del campo anidado - Vendedor también se mueven junto con el elemento del campo Región correspondiente. Además, los valores de las otras columnas también se movieron en consecuencia.

  • Si coloca el cursor en la flecha en Etiquetas de fila o Etiquetas de columna, AutoSort aparece mostrando el orden de clasificación actual de los campos Vendedor y Mes solamente. Como ha ordenado el campo Región manualmente, no aparecerá en AutoSort.

Note- No puede utilizar este arrastre manual de elementos del campo que se encuentra en el área ∑ VALORES de la lista Campos de tabla dinámica. Por lo tanto, no puede arrastrar los valores de Suma de cantidad de pedido en esta tabla dinámica.

Configuración de las opciones de clasificación

En la sección anterior, aprendió cómo configurar la opción de clasificación de un campo en manual. Tiene algunas opciones de clasificación más que puede configurar de la siguiente manera:

  • Haga clic en la flecha en Etiquetas de fila.

  • Seleccione Región en el cuadro Seleccionar campo.

  • Haga clic en Más opciones de clasificación. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar (Región).

  • Haga clic en el botón Más opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Más opciones de ordenación (región). Puede establecer más opciones de clasificación en este cuadro de diálogo.

En AutoOrdenar, puede marcar o desmarcar la casilla - Ordenar automáticamente cada vez que se actualiza el informe, para permitir o detener la ordenación automática cada vez que se actualizan los datos de la tabla dinámica.

  • Desmarque la casilla - Sort automatically cada vez que se actualiza el informe.

Ahora, la opción de orden de clasificación de la primera clave está disponible. Puede usar esta opción para seleccionar el orden personalizado que desea usar.

  • Haga clic en el cuadro debajo del orden de clasificación de la primera clave.

Como puede observar, las listas personalizadas de día de la semana y mes del año se proporcionan en la lista desplegable. Puede usar cualquiera de estos, o puede usar su propia lista personalizada como Alto, Medio, Bajo o la lista de tamaños S, M, L, XL que no están en orden alfabético.

Puede crear sus listas personalizadas desde la pestaña ARCHIVO en la cinta. ARCHIVO → Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en avanzado y busque General. Encontrará el botón Editar listas personalizadas junto a Crear listas para usar en secuencias de clasificación y relleno.

Tenga en cuenta que no se conserva un orden de clasificación de lista personalizado cuando actualiza (actualiza) los datos en su tabla dinámica.

En Ordenar por, puede hacer clic en Grand Total or Valuesen columnas seleccionadas para ordenar por estos valores. Esta opción no está disponible cuando configura la clasificación en Manual.

Puntos a considerar al ordenar tablas dinámicas

Cuando ordena los datos en una tabla dinámica, recuerde lo siguiente:

  • Los datos que tienen espacios iniciales afectarán los resultados de la clasificación. Elimine los espacios iniciales antes de ordenar los datos.

  • No puede ordenar las entradas de texto que distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

  • No puede ordenar los datos por un formato específico como celda o color de fuente.

  • No puede ordenar los datos por indicadores de formato condicional, como conjuntos de iconos.