Tablas dinámicas de Excel: informes

El uso principal de la tabla dinámica son los informes. Una vez que haya creado una tabla dinámica, haya explorado los datos organizando y reorganizando los campos en sus filas y columnas, estará listo para presentar los datos a una amplia gama de audiencias. Con filtros, diferentes resúmenes, enfocándose en datos específicos, podrá generar varios informes requeridos basados ​​en una sola tabla dinámica.

Como un informe de tabla dinámica es interactivo, puede realizar rápidamente los cambios necesarios para resaltar los resultados específicos, como tendencias de datos, resúmenes de datos, etc. mientras lo presenta. También puede proporcionar pistas visuales como filtros de informes, segmentaciones, línea de tiempo, gráficos dinámicos, etc. a los destinatarios para que puedan visualizar los detalles que desean.

En este capítulo, aprenderá las diferentes formas de hacer que sus informes de tabla dinámica sean atractivos con señales visuales que permiten una exploración rápida de los datos.

Jerarquías

Ha aprendido a anidar campos para formar una jerarquía, en el Capítulo - Anidación en una tabla dinámica de este tutorial. También aprendió cómo agrupar / desagrupar datos en una tabla dinámica en el Capítulo: Uso de herramientas de tabla dinámica. Tomaremos algunos ejemplos para mostrarle cómo producir informes interactivos de tabla dinámica con jerarquías.

Si tiene una estructura incorporada para los campos en sus datos, como Año-Trimestre-Mes, anidar los campos para formar una jerarquía le permitirá expandir / contraer rápidamente los campos para ver los valores resumidos en el nivel requerido.

Por ejemplo, suponga que tiene los datos de ventas para el año fiscal 2015-16 para las regiones: Este, Norte, Sur y Oeste, como se indica a continuación.

Cree una tabla dinámica como se muestra a continuación.

Como puede observar, esta es una forma integral de informar los datos utilizando los campos anidados como una jerarquía. Si desea mostrar los resultados solo en el nivel de Trimestres, puede contraer rápidamente el campo Trimestre.

Suponga que tiene un campo de fecha en sus datos como se muestra a continuación.

En tal caso, puede agrupar los datos por el campo Fecha de la siguiente manera:

Cree una tabla dinámica.

Como puede observar, esta tabla dinámica no es conveniente para resaltar datos importantes.

  • Agrupe la tabla dinámica por campo de fecha. (Ha aprendido a agrupar en el Capítulo: Exploración de datos con herramientas de tabla dinámica en este tutorial).

  • Coloque el campo Vendedor en el área Filtros.

  • Filtre las etiquetas de la columna a la región este.

Filtro de informe

Suponga que desea un informe para cada vendedor por separado. Puede hacerlo de la siguiente manera:

  • Asegúrese de tener el campo Vendedor en el área de filtros.
  • Haga clic en la tabla dinámica.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.
  • Haga clic en la flecha junto a Opciones en el grupo de tabla dinámica.
  • Seleccione Mostrar páginas de filtro de informe en la lista desplegable.

los Show Report Filter Pagesaparece el cuadro de diálogo. Seleccione el campo Vendedor y haga clic en Aceptar.

Se crea una hoja de trabajo separada para cada uno de los valores del campo Vendedor, con la tabla dinámica filtrada a ese valor.

La hoja de trabajo será nombrada por el valor del campo, que es visible en la pestaña de la hoja de trabajo.

Rebanadoras

Otra característica sofisticada que tiene en las tablas dinámicas es Slicer que se puede usar para filtrar los campos visualmente.

  • Haga clic en la tabla dinámica.

  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR.

  • Haga clic en Insertar rebanador en el grupo Filtro.

  • Hacer clic Order Date, Quarters and Yearsen el cuadro de diálogo Insertar rebanadores. Se crearán tres rebanadores: la fecha de pedido, los trimestres y el año.

  • Ajuste los tamaños de las segmentaciones, agregando más columnas para los botones de las segmentaciones.

  • Cree también Slicers para los campos Vendedor y Región.

  • Elija los estilos de rebanador para que los campos de fecha se agrupen en un color y los otros dos campos obtengan colores diferentes.

  • Anule la selección de Gridlines.

Como puede ver, no solo tiene un informe interactivo, sino también uno atractivo, que se puede entender fácilmente.

Línea de tiempo en tabla dinámica

Cuando tiene un campo de fecha en su tabla dinámica, insertar una línea de tiempo también es una opción para producir un informe estético.

  • Cree una tabla dinámica con el vendedor en el área FILAS y la región en el área COLUMNAS.
  • Inserte una línea de tiempo para el campo Fecha de pedido.
  • Filtre la línea de tiempo para mostrar datos de 5 meses, desde noviembre de 2015 hasta marzo de 2016.

Comandos de diseño

los PIVOTTABLE TOOLS - DESIGN Los comandos de la cinta le brindan las opciones para formatear una tabla dinámica, incluidas las siguientes:

  • Layout
  • Opciones de estilo de tabla dinámica
  • Estilos de tabla dinámica

Diseño

Puede tener el diseño de tabla dinámica según sus preferencias para lo siguiente:

  • Subtotals
  • Totales generales
  • Diseño de informe
  • Filas en blanco

PivotTable Layout – Subtotals

Tiene la opción de mostrar Subtotalso no. De forma predeterminada, los subtotales se muestran en la parte superior del grupo.

Como puede observar el grupo resaltado - Este, los subtotales están en la parte superior del grupo. Puede cambiar la posición de los subtotales de la siguiente manera:

  • Haga clic en la tabla dinámica.
  • Haga clic en la pestaña DISEÑO en la cinta.
  • Haga clic en Subtotales en el grupo Opciones de diseño.
  • Haga clic en Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo.

Los subtotales ahora aparecerán en la parte inferior de cada grupo.

Si no tiene que informar los subtotales, puede seleccionar - No mostrar subtotales.

Totales generales

Puede elegir mostrar los totales generales o no. Tienes cuatro combinaciones posibles:

  • Desactivado para filas y columnas
  • Activado para filas y columnas
  • Activado solo para filas
  • Activado solo para columnas

De forma predeterminada, es la segunda combinación: activada para filas y columnas.

Diseño de informe

Puede elegir entre los distintos diseños de informes, el que mejor se adapte a sus datos.

  • Forma compacta.
  • Formulario de esquema.
  • Forma de tabla.

También puede elegir si desea repetir todas las etiquetas de los elementos o no, en caso de que ocurran varias veces.

El diseño de informe predeterminado es el formulario compacto con el que está familiarizado.

Compact Form

La forma compacta optimiza la tabla dinámica para mejorar la legibilidad. Los otros dos formularios también muestran los encabezados de campo.

Haga clic en Show en forma de esquema.

Hacer clic Show en forma tabular.

Considere el siguiente diseño de tabla dinámica, en el que el campo Mes está anidado debajo del campo Región -

Como puede observar, las etiquetas de Mes se repiten y este es el predeterminado.

Haga clic en No repetir etiquetas de elementos. Las etiquetas del mes se mostrarán solo una vez y la tabla dinámica se verá clara.

Filas en blanco

Para que su Informe de tabla dinámica sea más distinto, puede insertar una línea en blanco después de cada elemento. Puede eliminar estas líneas en blanco en cualquier momento posterior.

Hacer clic Insert Blank Line after Each Item.

Opciones de estilo de tabla dinámica

Tiene las siguientes opciones de estilo de tabla dinámica:

  • Encabezados de fila
  • Encabezados de columna
  • Filas con bandas
  • Columnas con bandas

De forma predeterminada, las casillas de Encabezados de fila y Encabezados de columna están marcadas. Estas opciones sirven para mostrar un formato especial para la primera fila y la primera columna respectivamente. Revisa la cajaBanded Rows.

Marque la casilla Columnas con bandas.

Estilos de tabla dinámica

Puede elegir varios estilos de tabla dinámica. Seleccione el que se adapte a su informe. Por ejemplo, si elige Pivot Style Dark 5, obtendrá el siguiente estilo para la tabla dinámica.

Formato condicional en tabla dinámica

Puede establecer el formato condicional en las celdas de la tabla dinámica por los valores.

Gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos añaden un énfasis visual a sus informes de tabla dinámica. Puede insertar un gráfico dinámico vinculado a los datos de una tabla dinámica de la siguiente manera:

  • Haga clic en la tabla dinámica.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.
  • Haga clic en Gráfico dinámico.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar gráfico.

Haga clic en Columna en el panel izquierdo y seleccione Columna apilada. Haga clic en Aceptar.

Se muestra el gráfico de columnas apiladas.

  • Haga clic en Mes en el gráfico dinámico.
  • Filtre hasta febrero y haga clic en Aceptar.

Como puede observar, la tabla dinámica también se filtra según el gráfico dinámico.