Tablas dinámicas de Excel - Guía rápida

Una tabla dinámica es una herramienta extremadamente poderosa que puede utilizar para cortar y cortar datos. Puede rastrear y analizar cientos de miles de puntos de datos con una tabla compacta que se puede cambiar dinámicamente para permitirle encontrar las diferentes perspectivas de los datos. Es una herramienta simple de usar, pero poderosa.

Las principales características de una tabla dinámica son las siguientes:

  • Crear una tabla dinámica es extremadamente simple y rápido

  • Habilitar la agitación de datos al instante mediante el simple arrastre de campos, la clasificación y el filtrado y diferentes cálculos de los datos.

  • Llegar a la representación adecuada para sus datos a medida que obtiene información sobre ellos.

  • Capacidad para crear informes sobre la marcha.

  • Producir varios informes desde la misma tabla dinámica en cuestión de segundos.

  • Proporcionar informes interactivos para sincronizar con la audiencia.

En este tutorial, comprenderá estas características de la tabla dinámica en detalle junto con ejemplos. Para cuando complete este tutorial, tendrá suficiente conocimiento sobre las características de la tabla dinámica que puede ayudarlo a comenzar a explorar, analizar y reportar datos según los requisitos.

Crear una tabla dinámica

Puede crear una tabla dinámica a partir de un rango de datos o una tabla de Excel. Puede comenzar con una tabla dinámica vacía para completar los detalles, si sabe lo que está buscando. También puede hacer uso de las tablas dinámicas recomendadas por Excel que pueden darle información sobre los diseños de tabla dinámica que son más adecuados para resumir sus datos.

Aprenderá a crear una tabla dinámica a partir de un rango de datos o una tabla de Excel en el Capítulo: Creación de una tabla dinámica a partir de una tabla o rango.

Excel le ofrece una forma más eficaz de crear una tabla dinámica a partir de varias tablas, diferentes fuentes de datos y fuentes de datos externas. Se denomina PowerPivot y funciona en su base de datos conocida como modelo de datos. Aprenderá estas herramientas eléctricas de Excel en otros tutoriales de esta biblioteca de tutoriales.

Primero debe conocer la tabla dinámica normal como se explica en este tutorial, antes de aventurarse en las herramientas eléctricas.

Diseño de tabla dinámica: campos y áreas

El diseño de la tabla dinámica simplemente depende de los campos que haya seleccionado para el informe y de cómo los haya organizado en Áreas. La selección y la disposición se pueden hacer simplemente arrastrando los campos. A medida que arrastra los campos, el diseño de la tabla dinámica mantiene el cambio y ocurre en cuestión de segundos.

Aprenderá sobre áreas y campos de tabla dinámica en los capítulos: Campos de tabla dinámica y áreas de tabla dinámica.

Explorando datos con tabla dinámica

El objetivo principal de utilizar una tabla dinámica normalmente es explorar los datos para extraer información importante y necesaria. Tiene varias opciones para hacer esto que incluyen ordenar, filtrar, anidar, contraer y expandir, agrupar y desagrupar, etc.

Tendrá una descripción general de estas opciones en el Capítulo: Exploración de datos con tabla dinámica.

Resumiendo valores

Una vez que recopile los datos requeridos por las diferentes técnicas de exploración, el siguiente paso que le gustaría dar es resumir los datos. Excel le proporciona una variedad de tipos de cálculo que puede aplicar según la idoneidad y los requisitos. También puede cambiar entre diferentes tipos de cálculo y ver los resultados en cuestión de segundos.

Aprenderá a aplicar los tipos de cálculo en una tabla dinámica en el Capítulo: Resumen de valores por diferentes tipos de cálculo.

Actualizar una tabla dinámica

Una vez que haya explorado los datos y los haya resumido, no es necesario que repita el ejercicio cuando se actualicen los datos de origen. Puede actualizar la tabla dinámica para que refleje los cambios en los datos de origen.

Aprenderá las diversas formas de actualizar datos en el Capítulo: Actualización de una tabla dinámica.

Informes de tabla dinámica

Después de explorar y resumir los datos con una tabla dinámica, los presentará como un informe. Los informes de tabla dinámica son de naturaleza interactiva, con la especialidad de que incluso una persona que no esté familiarizada con Excel pueda utilizarlos de forma intuitiva. Debido a su naturaleza dinámica inherente, le permitirán cambiar rápidamente la perspectiva del informe para mostrar el nivel de detalle requerido o para centrarse en los elementos específicos en los que la audiencia expresa interés.

Además, puede estructurar un informe de tabla dinámica para una presentación independiente o como parte integral de un informe amplio, según sea el caso. Aprenderá varios de los informes con tablas dinámicas en el capítulo: Informes de tabla dinámica.

Puede crear una tabla dinámica a partir de un rango de datos o de una tabla de Excel. En ambos casos, la primera fila de datos debe contener los encabezados de las columnas.

Si está seguro de los campos que se incluirán en la tabla dinámica y del diseño que desea tener, puede comenzar con una tabla dinámica vacía y construir la tabla dinámica.

En caso de que no esté seguro de qué diseño de tabla dinámica es el más adecuado para sus datos, puede utilizar el comando Tablas dinámicas recomendadas de Excel para ver las tablas dinámicas personalizadas para sus datos y elegir la que desee.

Crear una tabla dinámica a partir de un rango de datos

Considere el siguiente rango de datos que contiene los datos de ventas de cada vendedor, en cada región y en los meses de enero, febrero y marzo:

Para crear una tabla dinámica a partir de este rango de datos, haga lo siguiente:

  • Asegúrese de que la primera fila tenga encabezados. Necesita encabezados porque serán los nombres de los campos en su tabla dinámica.

  • Nombre el rango de datos como SalesData_Range.

  • Haga clic en el rango de datos - SalesData_Range.

  • Haga clic en la pestaña INSERTAR en la cinta.

Haga clic en Tabla dinámica en el grupo Tablas. losCreate PivotTable aparece el cuadro de diálogo.

En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en Choose the data that you want to analyze, puede seleccionar una tabla o rango del libro de trabajo actual o utilizar una fuente de datos externa.

Mientras crea una tabla dinámica a partir de un rango de datos, seleccione lo siguiente en el cuadro de diálogo:

  • Seleccione Select a table or range.

  • En el cuadro Tabla / Rango, escriba el nombre del rango: SalesData_Range.

  • Seleccione Nueva hoja de trabajo en Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica y haga clic en Aceptar.

Puede optar por analizar varias tablas agregando este rango de datos al modelo de datos. Puede aprender a analizar varias tablas, usar el modelo de datos y cómo usar una fuente de datos externa para crear una tabla dinámica en el tutorial Excel PowerPivot.

Se inserta una nueva hoja de trabajo en su libro de trabajo. La nueva hoja de trabajo contiene una tabla dinámica vacía. Nombra la hoja de trabajo: Range-PivotTable.

Como puede observar, el PivotTable FieldsLa lista aparece en el lado derecho de la hoja de trabajo, que contiene los nombres de encabezado de las columnas en el rango de datos. Además, en la cinta de opciones, aparecen Herramientas de tabla dinámica: ANALIZAR y DISEÑO.

Agregar campos a la tabla dinámica

Comprenderá en detalle los campos y áreas de tabla dinámica en los capítulos posteriores de este tutorial. Por ahora, observe los pasos para agregar campos a la tabla dinámica.

Suponga que desea resumir el monto del pedido en términos de vendedor para los meses de enero, febrero y marzo. Puede hacerlo en unos sencillos pasos de la siguiente manera:

  • Haga clic en el campo Vendedor en la lista Campos de tabla dinámica y arrástrelo al área FILAS.

  • Haga clic en el campo Mes en la lista Campos de tabla dinámica y arrástrelo también al área FILAS.

  • Haga clic en Monto del pedido y arrástrelo al área area VALORES.

Su primera tabla dinámica está lista como se muestra a continuación

Observe que aparecen dos columnas en la tabla dinámica, una que contiene las etiquetas de fila que seleccionó, es decir, vendedor y mes, y una segunda que contiene la suma del monto del pedido. Además de la suma del monto del pedido mensual para cada vendedor, también obtendrá subtotales que representan las ventas totales de esa persona. Si se desplaza hacia abajo en la hoja de trabajo, encontrará la última fila como Gran Total que representa las ventas totales.

Aprenderá más sobre la producción de tablas dinámicas según la necesidad a medida que avance en este tutorial.

Crear una tabla dinámica a partir de una tabla

Considere la siguiente tabla de Excel que contiene los mismos datos de ventas que en la sección anterior:

Una tabla de Excel tendrá inherentemente un nombre y las columnas tendrán encabezados, lo cual es un requisito para crear una tabla dinámica. Suponga que el nombre de la tabla es SalesData_Table.

Para crear una tabla dinámica a partir de esta tabla de Excel, haga lo siguiente:

  • Haga clic en la tabla - SalesData_Table.

  • Haga clic en la pestaña INSERTAR en la cinta.

  • Haga clic en Tabla dinámica en el grupo Tablas. losCreate PivotTable aparece el cuadro de diálogo.

  • Haga clic en Seleccionar una tabla o rango.

  • En el cuadro Tabla / Rango, escriba el nombre de la tabla: SalesData_Table.

  • Seleccione Nueva hoja de trabajo en Choose where you want the PivotTable report to be placed. Haga clic en Aceptar.

Se inserta una nueva hoja de trabajo en su libro de trabajo. La nueva hoja de trabajo contiene una tabla dinámica vacía. Nombre la hoja de trabajo: Table-PivotTable. La hoja de trabajo - Table-PivotTable se ve similar a la que tiene en el caso del rango de datos en la sección anterior.

Puede agregar campos a la tabla dinámica como ha visto en la sección - Agregar campos a la tabla dinámica, anteriormente en este capítulo.

Crear una tabla dinámica con tablas dinámicas recomendadas

En caso de que no esté familiarizado con las tablas dinámicas de Excel o si no sabe qué campos resultarían en un informe significativo, puede usar el comando Tablas dinámicas recomendadas en Excel. Las tablas dinámicas recomendadas le brindan todos los informes posibles con sus datos junto con el diseño asociado. En otras palabras, las opciones que se muestran serán las tablas dinámicas personalizadas para sus datos.

Para crear una tabla dinámica a partir de la tabla de Excel SalesData-Table utilizando tablas dinámicas recomendadas, proceda de la siguiente manera:

  • Haga clic en la tabla SalesData-Table.

  • Haga clic en la pestaña INSERTAR.

  • Haga clic en Tablas dinámicas recomendadas en el grupo Tablas. Aparece el cuadro de diálogo de tablas dinámicas recomendadas.

En el cuadro de diálogo Tablas dinámicas recomendadas, se mostrarán las posibles tablas dinámicas personalizadas que se adapten a sus datos.

  • Haga clic en cada una de las opciones de tabla dinámica para ver la vista previa en el lado derecho.

  • Haga clic en la tabla dinámica - Suma del monto del pedido por vendedor y mes y haga clic en Aceptar.

Obtendrá la vista previa en el lado derecho.

La tabla dinámica seleccionada aparece en una nueva hoja de trabajo en su libro de trabajo.

Puede ver que se seleccionaron los campos de la tabla dinámica: vendedor, región, monto del pedido y mes. De estos, la región y el vendedor están en el área FILAS, el mes está en el área COLUMNAS y la suma del monto del pedido está en el área ∑ VALORES.

La tabla dinámica resumió los datos por región, por vendedor y por mes. Los subtotales se muestran para cada región, cada vendedor y cada mes.

Campos de tabla dinámica es un panel de tareas asociado con una tabla dinámica. El panel de tareas Campos de tabla dinámica se compone de Campos y Áreas. De forma predeterminada, el Panel de tareas aparece en el lado derecho de la ventana y los campos se muestran encima de las áreas.

Los campos representan las columnas en su rango de datos o tabla de Excel y tendrán casillas de verificación. Los campos seleccionados se muestran en el informe. Las áreas representan el diseño del informe y los cálculos incluidos en el informe.

En la parte inferior del Panel de tareas, encontrará una opción: Aplazar la actualización del diseño con un botón ACTUALIZAR al lado.

  • De forma predeterminada, esto no está seleccionado y los cambios que realice en la selección de campos o en las opciones de diseño se reflejan en la tabla dinámica al instante.

  • Si selecciona esto, los cambios en sus selecciones no se actualizan hasta que haga clic en el UPDATE botón.

En este capítulo, comprenderá los detalles sobre los campos. En el próximo capítulo, comprenderá los detalles sobre las áreas.

Panel de tareas Campos de tabla dinámica

Puede encontrar el Panel de tareas de campos de tabla dinámica en la hoja de trabajo donde tiene una tabla dinámica. Para ver el panel de tareas Campos de tabla dinámica, haga clic en la tabla dinámica. En caso de que no se muestre el Panel de tareas de campos de tabla dinámica, verifique en la cinta lo siguiente:

  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR debajo de HERRAMIENTAS PIVOTABLES en la cinta.
  • Compruebe si la Lista de campos está seleccionada (es decir, resaltada) en el grupo Mostrar.
  • Si la Lista de campos no está seleccionada, haga clic en ella.

El Panel de tareas de campos de tabla dinámica se mostrará en el lado derecho de la ventana, con el título: Campos de tabla dinámica.

Mover el panel de tareas de campos de tabla dinámica

A la derecha del título Campos de tabla dinámica del Panel de tareas de tabla dinámica, encontrará el botón . Esto representa las opciones del panel de tareas. Haga clic en el botón . Las Opciones del Panel de tareas: Mover, Tamaño y Cerrar aparecen en la lista desplegable.

Puede mover el Panel de tareas de las tablas dinámicas a cualquier lugar que desee en la ventana de la siguiente manera:

  • Haga clic en Mover en la lista desplegable. El botón aparece en el Panel de tareas.

  • Haga clic en el icono y arrastre el panel a la posición donde desee colocarlo. Puede colocar el Panel de tareas junto a la tabla dinámica como se indica a continuación.

Puede colocar el Panel de tareas en el lado izquierdo de la ventana como se indica a continuación.

Cambiar el tamaño del panel de tareas de campos de tabla dinámica

Puede cambiar el tamaño del Panel de tareas de las tablas dinámicas, es decir, aumentar / disminuir la longitud y / o el ancho del Panel de tareas de la siguiente manera:

  • Haga clic en Opciones del panel de tareas, que está en el lado derecho del título, Campos de tabla dinámica.

  • Haga clic en Tamaño en la lista desplegable.

  • Usa el símbolo para aumentar / disminuir el ancho del Panel de tareas.

  • Usa el símbolo para aumentar / disminuir el ancho del Panel de tareas.

En el área ∑ VALORES, para hacer visible la Suma del monto del pedido por completo, puede cambiar el tamaño del Panel de tareas como se indica a continuación.

Campos de tabla dinámica

La lista de campos de tabla dinámica se compone de todas las tablas que están asociadas con su libro de trabajo y los campos correspondientes. Al seleccionar los campos en la lista de campos de la tabla dinámica, creará la tabla dinámica.

Las tablas y los campos correspondientes con casillas de verificación reflejan los datos de su tabla dinámica. Como puede marcar / desmarcar los campos aleatoriamente, puede cambiar rápidamente la tabla dinámica, resaltando los datos resumidos que desea informar o presentar.

Como puede observar, si solo hay una tabla, el nombre de la tabla no se mostrará en la lista Campos de tabla dinámica. Solo los campos se mostrarán con casillas de verificación.

Sobre la lista de campos, encontrará la acción Elegir campos para agregar al informe. A la derecha, encontrará el botón, que representa Herramientas.

  • Haga clic en el botón Herramientas.

En la lista desplegable, encontrará lo siguiente:

  • Cinco opciones de diseño diferentes para campos y áreas.

  • Dos opciones para el orden de clasificación de los campos en la lista Campos:

    • Ordenar de la A a la Z.

    • Ordenar en orden de origen de datos.

Como puede observar en la lista de campos anterior, el orden de clasificación es el predeterminado, es decir, en el orden de origen de datos. Esto significa que es el orden en el que aparecen las columnas en su tabla de datos.

Normalmente, puede conservar el orden predeterminado. Sin embargo, a veces, puede encontrar muchos campos en una tabla y no estar familiarizado con ellos. En tal caso, puede ordenar los campos en orden alfabético haciendo clic en - Ordenar de la A a la Z en la lista desplegable de Herramientas. Luego, la lista de campos de tabla dinámica se ve de la siguiente manera:

Las áreas de tabla dinámica forman parte del panel de tareas Campos de tabla dinámica. Al organizar los campos seleccionados en las áreas, puede llegar a diferentes diseños de tabla dinámica. Como simplemente puede arrastrar los campos a través de áreas, puede cambiar rápidamente entre los diferentes diseños, resumiendo los datos, de la manera que desee.

Ya aprendió sobre el Panel de tareas de Campos de tabla dinámica en el capítulo anterior sobre Campos de tabla dinámica en este tutorial. En este capítulo, aprenderá sobre las áreas de tabla dinámica.

Hay cuatro áreas de tabla dinámica disponibles:

  • ROWS.
  • COLUMNS.
  • FILTERS.
  • ∑ VALORES (Leer como resumen de valores).

El mensaje - Drag fields between areas below aparece encima de las áreas.

Con las áreas de tabla dinámica, puede elegir:

  • Qué campos mostrar como filas (área FILAS).
  • Qué campos mostrar como columnas (área COLUMNAS).
  • Cómo resumir tus datos (∑ área VALORES).
  • Filtros para cualquiera de los campos (área FILTROS).

Puede simplemente arrastrar los campos a través de estas áreas y observar cómo cambia el diseño de la tabla dinámica.

FILAS

Si selecciona los campos en las listas de Campos de tabla dinámica simplemente marcando las casillas, todos los campos no numéricos se agregarán automáticamente al área FILAS, en el orden que seleccione.

Opcionalmente, puede arrastrar un campo al área FILAS. Los campos que se colocan en el área FILAS aparecen como filas en la tabla dinámica, siendo las etiquetas de fila los valores de los campos seleccionados.

Por ejemplo, considere la tabla de datos de ventas.

  • Arrastre el campo Vendedor al área FILAS.
  • Arrastre el campo Mes al área FILAS.

Su tabla dinámica aparece con una columna que contiene las etiquetas de fila: vendedor y mes y una última fila como total general, como se indica a continuación.

COLUMNAS

Puede arrastrar campos al área COLUMNAS.

Los campos que se colocan en el área COLUMNAS aparecen como columnas en la tabla dinámica, siendo las etiquetas de columna los valores de los campos seleccionados.

Arrastre el campo Región al área COLUMNAS. Su tabla dinámica aparece con la primera columna que contiene las etiquetas de fila - vendedor y mes, las siguientes cuatro columnas que contienen las etiquetas de columna - región y una última columna total general como se indica a continuación.

  • Arrastre el campo Mes de FILAS a COLUMNAS.

  • Arrastre el campo Región de COLUMNAS a FILAS. El diseño de su tabla dinámica cambia como se indica a continuación.

Puede ver que ahora solo hay cinco columnas: la primera columna con Etiquetas de fila, tres columnas con Etiquetas de columna y una última columna con Gran total.

El número de filas y columnas se basa en el número de valores que tiene en esos campos.

∑ VALORES

El uso principal de una tabla dinámica es resumir valores. Por lo tanto, colocando los campos por los que desea resumir los datos en∑ VALUES área, llega a la tabla de resumen.

  • Arrastre el campo Importe del pedido a ∑ VALUES.

  • Arrastre el campo Región arriba del campo Vendedor en el área FILAS. Este paso es para cambiar el orden de anidamiento. Aprenderá a anidar en el capítulo - Anidar en la tabla dinámica de este tutorial.

Como puede observar, los datos se resumen por región, por vendedor y por mes. Tiene subtotales para cada región, por mes. También tiene grandes totales mensuales en la fila Gran total grandes totales por región en la columna Gran total.

FILTROS

El área de filtros sirve para colocar filtros en la tabla dinámica. Suponga que desea mostrar los resultados por separado solo para las regiones seleccionadas.

Arrastre el campo Región del área FILTROS al área FILTROS. La región de filtro se colocará encima de la tabla dinámica. En caso de que no tenga filas vacías encima de la tabla dinámica, la tabla dinámica se empuja hacia abajo insertando filas encima de la tabla dinámica para el filtro.

Como puede observar, (TODOS) aparece en el filtro de forma predeterminada y la tabla dinámica muestra datos para todos los valores de la región.

  • Haga clic en la flecha a la derecha del filtro.
  • Marque la casilla - Seleccionar varios elementos.

Aparecerán casillas de verificación para todas las opciones en la lista desplegable. De forma predeterminada, todas las casillas están marcadas.

  • Marque las casillas: Norte y Sur.
  • Limpia las otras casillas. Haga clic en Aceptar.

La tabla dinámica se cambia para reflejar los datos filtrados.

Puede observar que el filtro muestra (Varios elementos). Por lo tanto, cuando alguien está mirando la tabla dinámica, no es inmediatamente obvio qué valores se filtran.

Excel le proporciona otra herramienta llamada Slicers para manejar el filtrado de manera más eficiente. Comprenderá el filtrado de datos en una tabla dinámica en detalle en un capítulo posterior de este tutorial.

La tabla dinámica de Excel le permite explorar y extraer datos importantes de una tabla de Excel o un rango de datos. Hay varias formas de hacerlo y puede elegir las que mejor se adapten a sus datos. Además, mientras explora los datos, puede ver las diferentes combinaciones instantáneamente a medida que cambia sus opciones para elegir los valores de los datos.

Puede hacer lo siguiente con una tabla dinámica:

  • Ordena los datos.
  • Filtrar los datos.
  • Anida los campos de la tabla dinámica.
  • Expanda y contraiga los campos.
  • Agrupar y desagrupar valores de campo.

Clasificación y filtrado de datos

Puede ordenar los datos en una tabla dinámica en orden ascendente o descendente de los valores de campo. También puede ordenar por subtotales de mayor a menor o de menor a mayor valor. También puede configurar las opciones de clasificación. Los aprenderá en detalle en el capítulo Ordenación de datos en una tabla dinámica de este tutorial.

Puede filtrar los datos en una tabla dinámica para centrarse en algunos datos específicos. Tiene varias opciones de filtrado en la tabla dinámica que aprenderá en el capítulo Filtrado de datos en una tabla dinámica de este tutorial. Puede usar Slicers para filtrar, lo que aprenderá en el capítulo - Filtrado usando Slicers en este tutorial.

Campos de anidación, expansión y contracción

Puede anidar campos en una tabla dinámica para mostrar una jerarquía, si es relevante para sus datos. Aprenderá esto en el capítulo - Anidamiento en una tabla dinámica de este tutorial.

Cuando tenga campos anidados en su tabla dinámica, puede expandir y contraer los valores de esos campos. Los aprenderá en el Capítulo: Exploración de datos con herramientas de tabla dinámica de este tutorial.

Agrupar y desagrupar valores de campo

Puede agrupar y desagrupar valores específicos de un campo en una tabla dinámica. Aprenderá esto en el Capítulo: Exploración de datos con herramientas de tabla dinámica de este tutorial.

Puede ordenar los datos en una tabla dinámica para que le resulte más fácil encontrar los elementos que desea analizar. Puede ordenar los datos de menor a mayor valor o de mayor a menor valor o en cualquier otro orden personalizado que elija.

Considere la siguiente tabla dinámica en la que tiene los datos de ventas resumidos por región, por vendedor y por mes.

Ordenar por campos

Puede ordenar los datos de la tabla dinámica anterior en campos que están en filas o columnas: región, vendedor y mes.

Para ordenar la tabla dinámica con el campo Vendedor, proceda de la siguiente manera:

  • Haga clic en la flecha en las etiquetas de fila.

  • Seleccione Vendedor en el cuadro Seleccionar campo de la lista desplegable.

Se muestran las siguientes opciones de clasificación:

  • Ordenar de la A a la Z.
  • Ordenar de Z a A.
  • Más opciones de clasificación.

Además, el campo Vendedor está clasificado en orden ascendente, de forma predeterminada. Hacer clicSort Z to A. El campo Vendedor se ordenará en orden descendente.

De la misma manera, puede ordenar el campo en la columna - Mes, haciendo clic en la flecha en las etiquetas de las columnas.

Ordenar por subtotales

Suponga que desea ordenar la tabla dinámica según el monto total del pedido, de mayor a menor en cada región. Es decir, desea ordenar la tabla dinámica por subtotales.

Puede ver que no hay una flecha para los subtotales. Aún puede ordenar la tabla dinámica en subtotales de la siguiente manera:

  • Haga clic con el botón derecho en el subtotal de cualquiera de los vendedores en la columna Gran total.

  • Seleccione Sort de la lista desplegable.

  • Aparece otra lista desplegable con las opciones de clasificación: ordenar de menor a mayor, ordenar de mayor a menor y más opciones de ordenación. Seleccione Ordenar de mayor a menor.

Los subtotales de la columna Gran total se ordenan de mayor a menor valor, en cada región.

Del mismo modo, si desea ordenar la tabla dinámica en subtotales por región, haga lo siguiente:

  • Haga clic con el botón derecho en el subtotal de cualquiera de las regiones en la columna Gran total.

  • Haga clic en Ordenar en la lista desplegable.

  • Haga clic en Ordenar de mayor a menor en la segunda lista desplegable. La tabla dinámica se ordenará en subtotales por región.

Como puede observar, el sur tiene la cantidad de orden más alta, mientras que el norte tiene la más baja.

También puede ordenar la tabla dinámica según la cantidad total mensual de la siguiente manera:

  • Haga clic con el botón derecho en cualquiera de los subtotales de la fila Gran total.
  • Seleccione Ordenar en la lista desplegable.
  • Seleccione Ordenar de mayor a menor en la segunda lista desplegable.

La tabla dinámica se ordenará según la cantidad total mensual.

Puede observar que febrero tiene la mayor cantidad de pedidos, mientras que marzo tiene la menor cantidad.

Más opciones de clasificación

Suponga que desea ordenar la tabla dinámica según la cantidad total por región en el mes de enero.

  • Haga clic en la flecha en Etiquetas de fila.

  • Seleccione Más opciones de clasificación en la lista desplegable. losSort (Region) aparece el cuadro de diálogo.

Como puede observar, en Resumen, el orden de clasificación actual se da como Región de clasificación en orden ascendente. Ascendente (de la A a la Z) por se selecciona en Opciones de clasificación. En el cuadro debajo de eso,Region se visualiza.

  • Haga clic en el cuadro que contiene Región.
  • Haga clic en Suma del monto del pedido.

Haga clic en el More Optionsbotón. losMore Sort Options (Region) aparece el cuadro de diálogo.

Como puede observar, en Ordenar por, se selecciona Gran total. En Resumen, el orden de clasificación actual se da comoSort Region by Sum of Order Amount en orden ascendente.

  • Hacer clic Values in selected column: en Ordenar por.

  • En el cuadro debajo de eso, escriba B5.

Como puede observar, en Resumen, el orden de clasificación actual se da de la siguiente manera:

  • Ordenar región por Sum of Order Amounten orden ascendente utilizando los valores de esta columna: enero. Haga clic en Aceptar.

  • Aparece el cuadro de diálogo Ordenar (Región). Seleccione Descendente (Z a A) por: en Opciones de clasificación.

En Resumen, el orden de clasificación actual se da de la siguiente manera:

Ordene la región por la suma de la cantidad del pedido en orden descendente, utilizando los valores de esta columna: enero. Haga clic en Aceptar. La tabla dinámica se ordenará por región, utilizando valores en enero.

Como puede observar, en el mes de enero, West tiene la mayor cantidad de pedidos mientras que North tiene la menor cantidad.

Ordenar datos manualmente

En la tabla dinámica, los datos se ordenan automáticamente según la opción de clasificación que ha elegido. Esto se denomina AutoSort.

Coloque el cursor sobre la flecha en Etiquetas de fila o Etiquetas de columna.

Aparece AutoSort, que muestra el orden de clasificación actual para cada uno de los campos de la tabla dinámica. Ahora, suponga que desea ordenar el campo Región en el orden: Este, Oeste, Norte y Sur. Puede hacer esto manualmente, de la siguiente manera:

  • Haga clic en la flecha en Etiquetas de fila.

  • Seleccione Región en el cuadro Seleccionar campo de la lista desplegable.

  • Hacer clic More Sort Options. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar (Región).

  • Seleccione Manual (puede arrastrar elementos para reorganizarlos).

  • Haga clic en Aceptar.

En Resumen, el orden de clasificación actual se da como Arrastrar elementos del campo Región para mostrarlos en cualquier orden.

Haga clic en el Este y arrástrelo a la parte superior. Mientras arrastra hacia el este, aparece una barra verde horizontal en todos los movimientos de la fila.

Repita el arrastre con otros elementos del campo Región hasta que obtenga la disposición requerida.

Puede observar lo siguiente:

  • Los elementos del campo anidado - Vendedor también se mueven junto con el elemento del campo Región correspondiente. Además, los valores de las otras columnas también se movieron en consecuencia.

  • Si coloca el cursor en la flecha en Etiquetas de fila o Etiquetas de columna, AutoSort aparece mostrando el orden de clasificación actual de los campos Vendedor y Mes solamente. Como ha ordenado el campo Región manualmente, no aparecerá en AutoSort.

Note- No puede utilizar este arrastre manual de elementos del campo que se encuentra en el área ∑ VALORES de la lista Campos de tabla dinámica. Por lo tanto, no puede arrastrar los valores de Suma de cantidad de pedido en esta tabla dinámica.

Configuración de las opciones de clasificación

En la sección anterior, aprendió cómo configurar la opción de clasificación de un campo en manual. Tiene algunas opciones de clasificación más que puede configurar de la siguiente manera:

  • Haga clic en la flecha en Etiquetas de fila.

  • Seleccione Región en el cuadro Seleccionar campo.

  • Haga clic en Más opciones de clasificación. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar (región).

  • Haga clic en el botón Más opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Más opciones de ordenación (región). Puede establecer más opciones de clasificación en este cuadro de diálogo.

En AutoOrdenar, puede marcar o desmarcar la casilla - Ordenar automáticamente cada vez que se actualiza el informe, para permitir o detener la ordenación automática cada vez que se actualizan los datos de la tabla dinámica.

  • Desmarque la casilla - Sort automatically cada vez que se actualiza el informe.

Ahora, la opción de orden de clasificación de la primera clave está disponible. Puede usar esta opción para seleccionar el orden personalizado que desea usar.

  • Haga clic en el cuadro debajo del orden de clasificación de la primera clave.

Como puede observar, las listas personalizadas de día de la semana y mes del año se proporcionan en la lista desplegable. Puede usar cualquiera de estos, o puede usar su propia lista personalizada como Alto, Medio, Bajo o la lista de tamaños S, M, L, XL que no están en orden alfabético.

Puede crear sus listas personalizadas desde la pestaña ARCHIVO en la cinta. ARCHIVO → Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en avanzado y busque General. Encontrará el botón Editar listas personalizadas junto a Crear listas para usar en secuencias de clasificación y relleno.

Tenga en cuenta que no se conserva un orden de clasificación de lista personalizado cuando actualiza (actualiza) los datos en su tabla dinámica.

En Ordenar por, puede hacer clic en Grand Total or Valuesen columnas seleccionadas para ordenar por estos valores. Esta opción no está disponible cuando configura la clasificación en Manual.

Puntos a considerar al ordenar tablas dinámicas

Cuando ordena los datos en una tabla dinámica, recuerde lo siguiente:

  • Los datos que tienen espacios iniciales afectarán los resultados de la clasificación. Elimine los espacios iniciales antes de ordenar los datos.

  • No puede ordenar las entradas de texto que distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

  • No puede ordenar los datos por un formato específico como celda o color de fuente.

  • No puede ordenar los datos por indicadores de formato condicional, como conjuntos de iconos.

Es posible que deba realizar un análisis en profundidad de un subconjunto de los datos de su tabla dinámica. Esto puede deberse a que tiene datos grandes y se requiere que se concentre en una porción más pequeña de los datos o, independientemente del tamaño de los datos, se requiere que se enfoque en ciertos datos específicos. Puede filtrar los datos en la tabla dinámica en función de un subconjunto de los valores de uno o más campos. Hay varias formas de hacerlo de la siguiente manera:

  • Filtrado mediante Slicers.
  • Filtrado mediante filtros de informes.
  • Filtrar datos manualmente.
  • Filtrado mediante filtros de etiquetas.
  • Filtrado mediante filtros de valor.
  • Filtrado mediante filtros de fecha.
  • Filtrado con el filtro Top 10.
  • Filtrado usando la línea de tiempo.

Aprenderá a filtrar datos usando Slicers en el próximo capítulo. Comprenderá el filtrado mediante los otros métodos mencionados anteriormente en este capítulo.

Considere la siguiente tabla dinámica en la que tiene los datos de ventas resumidos por región, por vendedor y por mes.

Filtros de informes

Puede asignar un filtro a uno de los campos para poder cambiar dinámicamente la tabla dinámica según los valores de ese campo.

Arrastre Región de Filas a Filtros en las Áreas de tabla dinámica.

El filtro con la etiqueta Región aparece encima de la tabla dinámica (en caso de que no tenga filas vacías encima de la tabla dinámica, la tabla dinámica se empuja hacia abajo para dejar espacio para el filtro.

Observarás que

  • Los valores del vendedor aparecen en filas.

  • Los valores de los meses aparecen en columnas.

  • El filtro de región aparece en la parte superior con la opción predeterminada seleccionada como TODAS.

  • El valor resumido es la suma del monto del pedido.

    • Suma de la cantidad de la orden El vendedor aparece en la columna Total general.

    • Suma del monto del pedido mensual aparece en la fila Gran total.

  • Haga clic en la flecha en el cuadro a la derecha de la Región de filtro.

Aparece una lista desplegable con los valores del campo Región. Revisa la cajaSelect Multiple Items.

De forma predeterminada, todas las casillas están marcadas. Desmarque la casilla (All). Todas las casillas estarán desmarcadas.

Luego marque las casillas Sur y Oeste y haga clic en Aceptar.

Los datos pertenecientes a las regiones Sur y Oeste solo se resumirán.

En la celda junto a la Región de filtro, se muestra (Varios elementos), lo que indica que ha seleccionado más de un elemento. Sin embargo, cuántos elementos y / o qué elementos no se conocen en el informe que se muestra. En tal caso, usar Slicers es una mejor opción para filtrar.

Filtrado manual

También puede filtrar la tabla dinámica seleccionando los valores de un campo manualmente. Puede hacer esto haciendo clic en la flecha en la celda Etiquetas de fila o Etiquetas de columna.

Suponga que desea analizar solo los datos de febrero. Debe filtrar los valores por el campo Mes. Como puede observar, Month es parte de Column Labels.

Haga clic en la flecha en la celda Etiquetas de columna.

Como puede observar, hay un cuadro de búsqueda en la lista desplegable y debajo del cuadro, tiene la lista de los valores del campo seleccionado, es decir, Mes. Las casillas de todos los valores están marcadas, mostrando que todos los valores de ese campo están seleccionados.

  • Desmarque la casilla (Seleccionar todo) en la parte superior de la lista de valores.

  • Marque las casillas de los valores que desea mostrar en su tabla dinámica, en este caso febrero y haga clic en Aceptar.

La tabla dinámica muestra solo los valores que están relacionados con el valor del campo Mes seleccionado: febrero. Puede observar que la flecha de filtrado cambia al icono para indicar que se aplica un filtro. Coloque el cursor sobre el icono.

Puede observar que se muestra indicando que el Filtro Manual se aplica en el campo Mes.

Si desea cambiar el valor de selección del filtro, haga lo siguiente:

  • Haga clic en el icono.

  • Marca / desmarca las casillas de los valores.

Si todos los valores del campo no están visibles en la lista, arrastre el controlador en la esquina inferior derecha del menú desplegable para ampliarlo. Alternativamente, si conoce el valor, escríbalo en el cuadro de búsqueda.

Suponga que desea aplicar otro filtro en la tabla dinámica filtrada anterior. Por ejemplo, desea mostrar los datos de Walters, Chris para el mes de febrero. Necesita refinar su filtrado agregando otro filtro para el campo Vendedor. Como puede observar, el vendedor es parte de Row Labels.

  • Haga clic en la flecha en la celda Etiquetas de fila.

Se muestra la lista de los valores del campo - Región. Esto se debe a que la Región se encuentra en el nivel externo del Vendedor en el orden de anidamiento. También tiene una opción adicional: Seleccionar campo. Haga clic en el cuadro Seleccionar campo.

  • Haga clic en Vendedor en la lista desplegable. Se mostrará la lista de los valores del campo - Vendedor.

  • Desmarque (Seleccionar todo) y marque Walters, Chris.

  • Haga clic en Aceptar.

La tabla dinámica muestra solo los valores relacionados con el valor del campo Mes seleccionado: febrero y el valor del campo Vendedor: Walters, Chris.

La flecha de filtrado para las etiquetas de fila también cambia al icono para indicar que se aplica un filtro. Coloque el cursor en el icono de las etiquetas de fila o de columna.

Se muestra un cuadro de texto que indica que el filtro manual se aplica en los campos: mes y vendedor.

Por lo tanto, puede filtrar la tabla dinámica manualmente en función de cualquier número de campos y de cualquier número de valores.

Filtrar por texto

Si tiene campos que contienen texto, puede filtrar la tabla dinámica por texto, siempre que la etiqueta del campo correspondiente esté basada en texto. Por ejemplo, considere los siguientes datos de empleados.

Los datos tienen los detalles de los empleados: EmployeeID, Title, BirthDate, MaritalStatus, Gender y HireDate. Además, los datos también tienen el nivel de gerente del empleado (niveles 0 - 4).

Suponga que tiene que hacer un análisis sobre la cantidad de empleados que reportan a un empleado determinado por título. Puede crear una tabla dinámica como se indica a continuación.

Es posible que desee saber cuántos empleados con 'Gerente' en su título tienen empleados que les reportan. Como el título de la etiqueta se basa en texto, puede aplicar el filtro de etiqueta en el campo Título de la siguiente manera:

  • Haga clic en la flecha en la celda Etiquetas de fila.

  • Seleccione Título en el cuadro Seleccionar campo de la lista desplegable.

  • Haga clic en Filtros de etiquetas.

  • Haga clic en Contiene en la segunda lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Filtro de etiquetas (título). Escriba Administrador en el cuadro junto a Contiene. Haga clic en Aceptar.

La tabla dinámica se filtrará a los valores de Título que contienen 'Administrador'.

  • Haga clic en el icono.

Puede ver que se muestra indicando lo siguiente:

  • El filtro de etiqueta se aplica en el campo - Título y
  • Qué es el filtro de etiquetas aplicado.

Filtrar por valores

Es posible que desee conocer los cargos de los empleados que tienen más de 25 empleados a su cargo. Para esto, puede aplicar el Filtro de valor en el campo Título de la siguiente manera:

  • Haga clic en la flecha en la celda Etiquetas de fila.

  • Seleccione Title en el cuadro Seleccionar campo de la lista desplegable.

  • Haga clic en Filtros de valor.

  • Seleccione Mayor o igual que en la segunda lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Filtro de valor (título). Escriba 25 en el cuadro del lado derecho.

La tabla dinámica se filtrará para mostrar los títulos de los empleados que tienen más de 25 empleados a su cargo.

Filtrar por fechas

Es posible que desee mostrar los datos de todos los empleados que fueron contratados en el año fiscal 2015-15. Puede usar filtros de datos para lo mismo de la siguiente manera:

  • Incluya el campo HireDate en la tabla dinámica. Ahora, no necesita datos de administrador y, por lo tanto, elimine el campo ManagerLevel de la tabla dinámica.

Ahora que tiene un campo de fecha en la tabla dinámica, puede usar filtros de fecha.

  • Haga clic en la flecha en la celda Etiquetas de fila.

  • Seleccione HireDate en el cuadro Seleccionar campo de la lista desplegable.

  • Haga clic en Filtros de fecha.

  • Seleccionar Between de la segunda lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Filtro de fecha (HireDate). Escriba 4/1/2014 y 3/31/2015 en los dos cuadros de fecha. Haga clic en Aceptar.

La tabla dinámica será filtrada para mostrar sólo los datos con HireDate entre 1 st de abril de 2014 y 31 st de marzo de de 2015.

Puede agrupar las fechas en trimestres de la siguiente manera:

  • Haga clic derecho en cualquiera de las fechas. losGrouping aparece el cuadro de diálogo.

  • Escriba 4/1/2014 en el cuadro Comenzando en. Revisa la caja.

  • Escriba 31/03/2015 en el cuadro que termina en. Revisa la caja.

  • Haga clic en Quarters en el cuadro debajo By.

Las fechas se agruparán en trimestres en la tabla dinámica. Puede hacer que la tabla parezca compacta arrastrando el campo HireDate del área FILAS al área COLUMNAS.

Podrá saber cuántos empleados se contrataron durante el año fiscal, por trimestre.

Filtrar con el filtro Top 10

Puede utilizar el filtro de los 10 principales para mostrar los valores primeros o inferiores de un campo en la tabla dinámica.

  • Haga clic en la flecha en la celda Etiquetas de fila.

  • Haga clic en Filtros de valor.

  • Haga clic en Top 10 en la segunda lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Top 10 Filter (Título).

  • En el primer cuadro, haga clic en Arriba (también puede elegir Abajo).

  • En el segundo cuadro, ingrese un número, digamos 7.

  • En el tercer cuadro, tiene tres opciones por las que puede filtrar.

    • Haga clic en Elementos para filtrar por número de elementos.

    • Haga clic en Porcentaje para filtrar por porcentaje.

    • Haga clic en Suma para filtrar por suma.

  • Como tiene el recuento de EmployeeID, haga clic en Elementos.

  • En el cuarto cuadro, haga clic en el campo Count of EmployeeID.

  • Haga clic en Aceptar.

Los siete valores principales por recuento de EmployeeID se mostrarán en la tabla dinámica.

Como se puede observar, el mayor número de contrataciones en el año fiscal es el de Técnicos de Producción y un número predominante de estos se encuentra en el Trimestre 1.

Filtrado mediante línea de tiempo

Si su tabla dinámica tiene un campo de fecha, puede filtrar la tabla dinámica mediante la línea de tiempo.

Cree una tabla dinámica a partir de los datos de empleado que utilizó anteriormente y agregue los datos al modelo de datos en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

  • Arrastre el campo Título al área FILAS.

  • Arrastre el campo IdEmpleado al área ∑ VALORES y elija Recuento para el cálculo.

  • Haga clic en la tabla dinámica.

  • Haga clic en la pestaña INSERTAR.

  • Haga clic en Línea de tiempo en el grupo Filtros. Aparece el cuadro de diálogo Insertar líneas de tiempo.

  • Marque la casilla HireDate.
  • Haga clic en Aceptar. La línea de tiempo aparece en la hoja de trabajo.
  • Las herramientas de la línea de tiempo aparecen en la cinta.

Como puede observar, Todos los períodos - en meses se muestran en la línea de tiempo.

  • Haga clic en la flecha junto a - MESES.

  • Seleccione TRIMESTRES de la lista desplegable. La pantalla La línea de tiempo cambia a Todos los períodos, en trimestres.

  • Haga clic en 2014 Q1.

  • Mantenga presionada la tecla Mayús y arrastre hasta el cuarto trimestre de 2014. El período de la línea de tiempo se selecciona para Q1 - Q4 2014.

  • La tabla dinámica se filtra a este período de la línea de tiempo.

Borrar los filtros

Es posible que deba borrar los filtros que ha establecido de vez en cuando para cambiar entre diferentes combinaciones y proyecciones de sus datos. Puede hacer esto de varias formas de la siguiente manera:

Borrar todos los filtros en una tabla dinámica

Puede borrar todos los filtros establecidos en una tabla dinámica de una sola vez de la siguiente manera:

  • Haga clic en la pestaña INICIO en la cinta.
  • Haga clic en Ordenar y filtrar en el grupo Edición.
  • Seleccione Borrar en la lista desplegable.

Borrar un filtro de etiqueta, fecha o valor

Para borrar un filtro de etiqueta, fecha o valor, haga lo siguiente:

  • Haga clic en el icono en Etiquetas de fila o Etiquetas de columna.

  • Haga clic en el <nombre del campo> del que desea borrar el filtro en el cuadro Seleccionar campo en la lista desplegable.

  • Haga clic en Borrar filtro de <Nombre de archivo> que aparece en la lista desplegable.

  • Haga clic en Aceptar. El filtro específico se borrará.

El uso de una o más segmentaciones es una forma rápida y eficaz de filtrar sus datos. Se pueden insertar segmentaciones para cada uno de los campos que desee filtrar. Slicer tendrá botones que indican los valores del campo que representa. Puede hacer clic en los botones de una cortadora para seleccionar / deseleccionar los valores en el campo.

Las segmentaciones permanecen visibles con la tabla dinámica, por lo que siempre sabrá qué campos se utilizan para el filtrado y qué valores de esos campos se muestran u ocultan en la tabla dinámica filtrada.

Para comprender el uso de las segmentaciones, considere el ejemplo de datos de ventas por región, mes y vendedor. Suponga que tiene la siguiente tabla dinámica con estos datos.

Insertar rebanadoras

Suponga que desea filtrar esta tabla dinámica según los campos: Región y Mes.

  • Haga clic en ANALIZAR debajo de HERRAMIENTAS PIVOTABLES en la cinta.

  • Haga clic en Insertar rebanador en el grupo Filtro. Aparece el cuadro de diálogo Insertar rebanadores. Contiene todos los campos de su tabla de datos.

  • Marque las casillas Región y Mes.

  • Haga clic en Aceptar.

Las rebanadoras para cada uno de los campos seleccionados aparecen con todos los valores seleccionados por defecto. Las herramientas de la cortadora aparecen en la cinta para trabajar en la configuración, apariencia y sensación de la cortadora.

Filtrar con rebanadoras

Como puede observar, cada rebanador tiene todos los valores del campo que representa y los valores se muestran como botones. De forma predeterminada, todos los valores de un campo están seleccionados y, por lo tanto, todos los botones están resaltados.

Suponga que desea mostrar la tabla dinámica solo para las regiones Sur y Oeste y para los meses febrero y marzo.

  • Haga clic en Sur en el Rebanador de Región. Solo el sur se resaltará en la región de Slicer.

  • Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en Oeste en el Rebanador de Región.

  • Haga clic en febrero en el Rebanador por mes.

  • Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en Marzo en el Rebanador por mes.

Los elementos seleccionados en las rebanadoras se resaltan. Se mostrará una tabla dinámica con valores resumidos para los elementos seleccionados.

Para agregar / eliminar valores de un campo del filtro, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en esos botones en la cortadora del campo.

Limpiar el filtro en una rebanadora

Para borrar el filtro en una cortadora, haga clic en en la esquina superior derecha de la cortadora.

Quitar una rebanadora

Suponga que desea eliminar la segmentación del campo Región.

  • Haga clic derecho en Slicer - Region.
  • Haga clic en Eliminar "Región" en la lista desplegable.

Herramientas de corte

Una vez que inserta una cortadora, las Herramientas de cortadora aparecen en la cinta de opciones con la pestaña OPCIONES. Para ver las herramientas de la cortadora, haga clic en una cortadora.

Como puede observar, bajo las Herramientas de la cortadora - pestaña OPCIÓN, tiene varias opciones para cambiar la apariencia de la cortadora que incluyen -

  • Título de la cortadora
  • Configuración de la cortadora
  • Conexiones de informes
  • Panel de selección

Título de la cortadora

Puede encontrar el cuadro Slicer Caption en el grupo Slicer. El título de la cortadora es el encabezado que se muestra en la cortadora. Por defecto,Slicer Caption es el nombre del campo que representa.

  • Haga clic en Slicer for Region.
  • Haga clic en la pestaña OPCIONES en la cinta.

El grupo Rebanador de la cinta, en el cuadro Título de la cortadora, Región se muestra como el encabezado de la cortadora. Es el nombre del campo para el que se inserta la segmentación. Puede cambiar el título de la cortadora de la siguiente manera:

  • Haga clic en el cuadro Slicer Caption en el grupo Slicer en la cinta.

  • Eliminar región. Se borra la casilla.

  • Escriba Ubicación en el cuadro y presione Entrar. El título de la segmentación cambia a Ubicación y lo mismo se refleja como encabezado en la segmentación.

Note- Ha cambiado solo el título de la segmentación, es decir, el encabezado. El nombre del campo que representa la segmentación: la región permanece como está.

Configuración de la cortadora

Puede usar la configuración de la cortadora para cambiar el nombre de la cortadora, cambiar el título de la cortadora, elegir si mostrar el encabezado de la cortadora o no y establecer las opciones de clasificación y filtrado de los elementos:

  • Haga clic en la cortadora - Ubicación.

  • Haga clic en la pestaña OPCIONES en la cinta. Puede encontrar la Configuración de la cortadora en el grupo Cortadora en la cinta. También puede encontrar la configuración de la cortadora en la lista desplegable cuando hace clic derecho en la cortadora.

  • Haz clic en Configuración de la cortadora. Aparece el cuadro de diálogo Configuración de la cortadora.

Como puede observar, lo siguiente está arreglado para la cortadora:

  • Nombre de la fuente.
  • Nombre para usar en fórmulas.

Puede cambiar lo siguiente para la cortadora:

  • Name.
  • Encabezado - Título.
  • Mostrar encabezado.
  • Opciones de clasificación y filtrado para los elementos que se muestran en la cortadora.

Conexiones de informes

Puede conectar diferentes tablas dinámicas a una cortadora, siempre que una de las siguientes opciones sea válida:

  • Las tablas dinámicas se crean utilizando los mismos datos.

  • Una tabla dinámica se ha copiado y pegado como una tabla dinámica adicional.

  • Se crean varias tablas dinámicas en hojas separadas con Mostrar páginas de filtro de informe.

Considere las siguientes tablas dinámicas que se crean a partir de los mismos datos:

  • Nombra la tabla dinámica superior como PivotTable-Top y la inferior como PivotTable-Bottom.
  • Haga clic en la tabla dinámica superior.
  • Inserte una rebanadora para el campo Región.
  • Seleccione Este y Norte en la cortadora.

Observe que el filtrado se aplica solo a la tabla dinámica superior y no a la tabla dinámica inferior. Puede usar la misma cortadora para ambas tablas dinámicas conectándola a la tabla dinámica inferior también de la siguiente manera:

  • Haga clic en la cortadora - Región. Las HERRAMIENTAS CORTADORAS aparecen en la cinta.
  • Haga clic en la pestaña OPCIONES en la cinta.

Encontrará Conexiones de informes en el grupo Slicer de la cinta. También puede encontrar Conexiones de informes en la lista desplegable cuando hace clic con el botón derecho en la segmentación.

Hacer clic Report Connections en el grupo Slicer.

los Report Connectionsaparece el cuadro de diálogo. La casilla PivotTable-Top está marcada y otras casillas están desmarcadas. Marque la casilla PivotTable-Bottom también y haga clic en Aceptar.

La tabla dinámica inferior se filtrará a los elementos seleccionados: este y norte.

Esto se hizo posible porque ambas tablas dinámicas ahora están conectadas a la cortadora. Si realiza cambios en las selecciones en la cortadora, aparecerá el mismo filtrado en ambas tablas dinámicas.

Panel de selección

Puede activar y desactivar la visualización de las segmentaciones en la hoja de trabajo utilizando el Panel de selección.

  • Haga clic en la cortadora - Ubicación.

  • Haga clic en la pestaña OPCIONES en la cinta.

  • Haga clic en el Panel de selección en el grupo Organizar de la cinta. El Panel de selección aparece en el lado derecho de la ventana.

Como puede observar, los nombres de todas las segmentaciones se enumeran en el panel Selección. En el lado derecho de los nombres, puede encontrar el símbolo de visibilidad, lo que indica que la cortadora está visible en la hoja de trabajo.

Haga clic en el símbolo del mes. El símbolo cambia al símbolo , lo que indica que la cortadora está oculta (no visible).

Como puede observar, la segmentación - Mes no se muestra en la hoja de trabajo. Sin embargo, recuerde que no eliminó la segmentación durante Mes, sino que simplemente la ocultó.

  • Haga clic en el símbolo del mes.

  • El símbolo cambia al símbolo , lo que indica que la cortadora ahora está visible.

Cuando activa o desactiva la visibilidad de una segmentación, la selección de los elementos de esa segmentación para el filtrado permanece inalterada. También puede cambiar el orden de las segmentaciones en el panel de selección arrastrándolas hacia arriba o hacia abajo.

Si tiene más de un campo en cualquiera de las áreas de la tabla dinámica, el diseño de la tabla dinámica depende del orden en que coloque los campos en esa área. Esto se llama orden de anidamiento.

Si sabe cómo están estructurados sus datos, puede colocar los campos en el orden requerido. Si no está seguro de la estructura de los datos, puede cambiar el orden de los campos que cambia instantáneamente el diseño de la tabla dinámica.

En este capítulo, comprenderá el orden de anidación de los campos y cómo puede cambiar el orden de anidación.

Orden de anidación de los campos

Considere el ejemplo de datos de ventas, donde ha colocado los campos en el siguiente orden:

Como puede ver, en el área de filas hay dos campos: vendedor y región en ese orden. Este orden de los campos se denomina orden de anidamiento, es decir, primero el vendedor y luego la región.

En la tabla dinámica, los valores de las filas se mostrarán según este orden, como se indica a continuación.

Como puede observar, los valores del segundo campo en el orden de anidamiento están incrustados debajo de cada uno de los valores del primer campo.

En sus datos, cada vendedor está asociado con una sola región, mientras que la mayoría de las regiones están asociadas con más de un vendedor. Por lo tanto, existe la posibilidad de que si invierte el orden de anidación, su tabla dinámica se verá más significativa.

Cambiar el orden de anidamiento

Para cambiar el orden de anidación de los campos en un área, simplemente haga clic en el campo y arrástrelo a la posición que desee.

Haga clic en el campo Vendedor en el área FILAS y arrástrelo debajo del campo Región. Por lo tanto, ha cambiado el orden de anidamiento a: Región primero y Vendedor a continuación, de la siguiente manera:

La tabla dinámica resultante será la siguiente:

Puede observar claramente que el Diseño con el orden de anidamiento - Región y luego Vendedor produce un informe mejor y compacto que el que tiene el orden de anidamiento - Vendedor y luego Región.

En caso de que un vendedor represente más de un área y necesite resumir las ventas por vendedor, entonces el diseño anterior habría sido una mejor opción.

En la hoja de trabajo que contiene una tabla dinámica, la cinta de opciones contendrá las herramientas de tabla dinámica, con las pestañas ANALIZAR y DISEÑO. La pestaña ANALIZAR tiene varios comandos que le permitirán explorar los datos en la tabla dinámica. Los comandos de la pestaña DISEÑO serán útiles para estructurar la tabla dinámica con varias opciones de informe y estilo.

Aprenderá los comandos ANALIZAR en este capítulo. Aprenderá los comandos de DISEÑO en el Capítulo - Informes estéticos con tablas dinámicas.

Comandos ANALYZE

Los comandos en la pestaña Cinta de ANALIZAR incluyen lo siguiente:

  • Expansión y contracción de un campo.
  • Agrupar y desagrupar valores de campo.
  • Configuración de campo activo.
  • Opciones de tabla dinámica.

Expandir y contraer un campo

Si tiene campos anidados en su tabla dinámica, puede expandir y contraer un solo elemento o puede expandir y contraer todos los elementos del campo activo.

Considere la siguiente tabla dinámica, en la que tiene el campo Vendedor anidado en el campo Región.

Haga clic en el símbolo a la izquierda de Este. El elemento Este del campo Región colapsará.

Como puede observar, los otros elementos: Norte, Sur y Oeste del campo Región no están contraídos. Si desea contraer alguno de ellos, repita los pasos que ha realizado para Este.

  • Haga clic en el símbolo a la izquierda de Este. El elemento Este del campo Región se expandirá.

Si desea contraer todos los elementos de un campo a la vez, haga lo siguiente:

  • Haga clic en cualquiera de los elementos del campo - Región.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.
  • Haga clic en Contraer campo en el grupo Campo activo.

Todos los elementos del campo Región se contraerán.

Si desea expandir todos los elementos de un campo a la vez, haga lo siguiente:

  • Haga clic en cualquiera de los elementos del campo - Región.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.
  • Haga clic en Expandir campo en el grupo Campo activo.

Se expandirán todos los elementos del campo Región.

Agrupar y desagrupar valores de campo

Puede agrupar y desagrupar valores de campo para definir su propia agrupación. Por ejemplo, es posible que desee conocer los datos que combinan las regiones Este y Norte.

  • Seleccione los elementos Este y Norte del campo Región en la tabla dinámica, junto con los elementos del campo Vendedor anidado.

  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.

  • Haga clic en Selección de grupo en el grupo - Grupo.

Los elementos: Este y Norte se agruparán con el nombre Grupo1. Además, se crea un nuevo sur bajo el cual se anida el sur y se crea un nuevo oeste bajo el cual se anida el oeste.

También puede observar que se agrega un nuevo campo, Region2, en la lista Campos de tabla dinámica, que aparece en el área FILAS.

  • Seleccione los elementos Sur y Oeste del campo Región2 en la tabla dinámica, junto con los elementos del campo Región anidada y Vendedor.

  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.

  • Haga clic en Selección de grupo en el grupo - Grupo.

Los elementos - Sur y Oeste del campo Región se agruparán bajo el nombre Grupo2.

Para desagrupar un grupo, haga lo siguiente:

  • Haga clic en el nombre del grupo.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR.
  • Haga clic en Desagrupar en el grupo - Grupo.

Agrupar por un campo de fecha

Considere la siguiente tabla dinámica, en la que tiene los datos del empleado resumidos por Count of EmployeeID, fecha de contratación y título.

Suponga que desea agrupar estos datos por el campo HireDate que es un campo de fecha en años y trimestres.

  • Haga clic en un elemento de fecha en la tabla dinámica.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.
  • Haga clic en Campo de grupo en el grupo - Grupo.

Aparece el cuadro de diálogo Agrupación.

  • Establezca las fechas para: Inicio y finalización.

  • Seleccione Trimestres y años en el cuadro debajo de Por. Para seleccionar / deseleccionar varios elementos, mantenga presionada la tecla Ctrl.

  • Haga clic en Aceptar.

Los valores del campo HireDate se agruparán en trimestres, anidados en años.

Si desea desagrupar esta agrupación, puede hacerlo como se muestra anteriormente, haciendo clic en Ungroup en el grupo - Grupo en la cinta.

Configuración del campo de valor activo

Puede configurar las opciones de un campo haciendo clic en un valor de ese campo. Considere el ejemplo de datos de ventas que usamos anteriormente en este capítulo.

Suponga que desea configurar las opciones para el campo Región.

  • Haga clic en Este. En la cinta, en el grupo Campo activo, en el cuadro Campo activo, se mostrará Región.

  • Haga clic en Field Settings. Aparece el cuadro de diálogo Configuración de campo.

Puede establecer sus preferencias para el campo - Región.

Opciones de tabla dinámica

Puede configurar las Opciones de tabla dinámica según sus preferencias.

  • Haga clic en la tabla dinámica.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR.
  • Haga clic en Opciones en el grupo de tabla dinámica.

los PivotTable Optionsaparece el cuadro de diálogo. Puede establecer sus preferencias en el cuadro de diálogo.

Puede resumir una tabla dinámica colocando un campo en el área ∑ VALORES en el panel de tareas Campos de tabla dinámica. Por defecto, Excel toma el resumen como la suma de los valores del campo en el área ∑ VALORES. Sin embargo, tiene otros tipos de cálculo, como Recuento, Promedio, Máx., Mín., Etc.

En este capítulo, aprenderá a establecer un tipo de cálculo según cómo desee resumir los datos en la tabla dinámica.

Suma

Considere la siguiente tabla dinámica en la que tiene los datos de ventas resumidos por región, por vendedor y por mes.

Como puede observar, cuando arrastra el campo Monto del pedido al área ∑ VALORES, se muestra como Suma del monto del pedido, lo que indica que el cálculo se toma como Suma. En la tabla dinámica, en la esquina superior izquierda, se muestra la suma del monto del pedido. Además, la columna Gran total y la fila Gran total se muestran para los subtotales por campo en filas y columnas respectivamente.

Configuración del campo de valor

Con la configuración del campo de valores, puede establecer el tipo de cálculo en su tabla dinámica. También puede decidir cómo desea mostrar sus valores.

  • Haga clic en Suma del monto del pedido en el área ∑ VALORES.
  • Seleccione Configuración de campo de valor en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración del campo de valor.

El nombre de la fuente es el campo y el nombre personalizado es la suma del campo. El tipo de cálculo es Suma. Haga clic en elShow Values As lengüeta.

En el cuadro Mostrar valores como, No Calculationse visualiza. Haga clic en elShow Values Ascaja. Puede encontrar varias formas de mostrar sus valores totales.

% del Gran Total

Puede mostrar los valores en la tabla dinámica como% del total general.

  • En el cuadro Nombre personalizado, escriba% del total general.
  • Haga clic en el cuadro Mostrar valores como.
  • Haga clic en% del total general en la lista desplegable. Haga clic en Aceptar.

La tabla dinámica resume los valores como% del total general.

Como puede observar, Sum of Order Amount en la esquina superior izquierda de la tabla dinámica y en el área area VALUES en el panel de campos de la tabla dinámica se cambia al nuevo nombre personalizado -% del total general.

  • Haga clic en el encabezado de la columna Gran total.

  • Escriba% del total general en la barra de fórmulas. Tanto los encabezados de columna como de fila cambiarán a% del total general.

% del total de la columna

Suponga que desea resumir los valores como% del total de cada mes.

  • Haga clic en Suma del monto del pedido en el área ∑ VALORES.

  • Seleccione Configuración de campo de valor en la lista desplegable. Aparece el cuadro de diálogo Configuración del campo de valor.

  • En el cuadro Nombre personalizado, escriba% del total del mes.

  • Haga clic en el cuadro Mostrar valores como.

  • Seleccione% del total de la columna de la lista desplegable.

  • Haga clic en Aceptar.

La tabla dinámica resume los valores como% del total de columna. En las columnas del mes, encontrará los valores como% del total del mes específico.

  • Haga clic en el encabezado de la columna Gran total.

  • Escriba% del total de la columna en la barra de fórmulas. Tanto los encabezados de columna como de fila cambiarán a% del total de columna.

% del total de filas

Puede resumir los valores como% de los totales de la región y% de los totales del vendedor, seleccionando% del total de fila en el cuadro Mostrar valores como en el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Contar

Suponga que desea resumir los valores por el número de cuentas por región, por vendedor y por mes.

  • Anule la selección de Importe del pedido.

  • Arrastre Cuenta al área ∑ VALORES. La suma de la cuenta se mostrará en el área ∑ VALORES.

  • Haga clic en Suma de cuenta.

  • Seleccione Configuración de campo de valor en la lista desplegable. Aparece el cuadro de diálogo Configuración del campo de valor.

  • En el cuadro Resumir valor campo por, seleccione Recuento. El Nombre personalizado cambia a Recuento de cuenta.

  • Haga clic en Aceptar.

El recuento de la cuenta se mostrará como se muestra a continuación:

Promedio

Suponga que desea resumir la tabla dinámica por valores promedio de Cantidad de pedido por región, por vendedor y por mes.

  • Deseleccione Cuenta.

  • Arrastre Order Amount al área area VALUES. La suma del monto del pedido se mostrará en el área ∑ VALORES.

  • Haga clic en Suma del monto del pedido.

  • Haga clic en Configuración del campo de valor en la lista desplegable. Aparece el cuadro de diálogo Configuración del campo de valor.

  • En el cuadro Resumir valor campo por, haga clic en Promedio. El Nombre personalizado cambia a Promedio del monto del pedido.

  • Haga clic en Aceptar.

El promedio se mostrará como se muestra a continuación:

Debe establecer el formato numérico de los valores en la tabla dinámica para que sea más presentable.

  • Haga clic en Promedio del monto del pedido en el área ∑ VALORES.

  • Haga clic en Configuración del campo de valor en la lista desplegable. Aparece el cuadro de diálogo Configuración del campo de valor.

  • Haga clic en el botón Formato de número.

Aparece el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  • Haga clic en Número en Categoría.
  • Escriba 2 en el cuadro Lugares decimales y haga clic en Aceptar.

Los valores de la tabla dinámica se formatearán en números con dos posiciones decimales.

  • Haga clic en el encabezado de la columna Gran total.

  • Escriba Monto promedio del pedido en la barra de fórmulas. Los encabezados de Columna y Fila cambiarán a Monto promedio de pedido.

Max

Suponga que desea resumir la tabla dinámica con los valores máximos de Cantidad de pedido por región, por vendedor y por mes.

  • Haga clic en Suma del monto del pedido.

  • Seleccione Configuración de campo de valor en la lista desplegable. Aparece el cuadro de diálogo Configuración del campo de valor.

  • En el cuadro Resumir valor campo por, haga clic en Máx. El nombre personalizado cambia a Max of Order Amount.

La tabla dinámica mostrará los valores máximos por región, por vendedor y por mes.

  • Haga clic en el encabezado de la columna Gran total.

  • Escriba Cantidad máxima de pedido en la barra de fórmulas. Tanto los encabezados de columna como de fila cambiarán a Cantidad máxima de pedido.

Min

Suponga que desea resumir la tabla dinámica por los valores mínimos de Cantidad de pedido por región, por vendedor y por mes.

  • Haga clic en Suma del monto del pedido.

  • Haga clic en Configuración del campo de valor en la lista desplegable. Aparece el cuadro de diálogo Configuración del campo de valor.

  • En el cuadro Resumir valor campo por, haga clic en Min. El Nombre personalizado cambia a Cantidad mínima de pedido.

La tabla dinámica mostrará los valores mínimos por región, por vendedor y por mes.

  • Haga clic en el encabezado de la columna Gran total.

  • Escriba Cantidad mínima de pedido en la barra de fórmulas. Tanto los encabezados de columna como de fila cambiarán a Cantidad mínima de pedido.

Ha aprendido a resumir datos con una tabla dinámica. Los datos en los que se basa la tabla dinámica pueden actualizarse periódicamente o cuando se produce un evento. Además, es posible que también deba cambiar el diseño de tabla dinámica para diferentes informes.

En este capítulo, aprenderá las diferentes formas de actualizar el diseño y / o actualizar los datos en una tabla dinámica.

Actualización del diseño de la tabla dinámica

Puede decidir si su tabla dinámica se actualizará cada vez que realice cambios en el diseño o si se actualizará mediante un desencadenador independiente.

Como aprendió anteriormente, en el panel de tareas Campos de tabla dinámica, en la parte inferior, encontrará una casilla de verificación para Aplazar la actualización del diseño. De forma predeterminada, está desmarcado, lo que significa que el diseño de tabla dinámica se actualiza tan pronto como realiza cambios en las áreas de tabla dinámica.

Marque la opción - Defer Layout Update.

Se habilitará el botón ACTUALIZAR junto a él. Si realiza algún cambio en las áreas de la tabla dinámica, los cambios se reflejarán solo después de hacer clic en el botón ACTUALIZAR.

Actualizar datos de tabla dinámica

Cuando los datos de una tabla dinámica se cambian en su origen, lo mismo se puede reflejar en la tabla dinámica actualizándola.

  • Haga clic en la tabla dinámica.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.
  • Haga clic en Actualizar en el grupo Datos.

Hay diferentes opciones para actualizar los datos en la lista desplegable:

  • Refresh - Para obtener los datos más recientes de la fuente conectada a la celda activa.

  • Refresh All - Para obtener los datos más recientes actualizando todas las fuentes en el libro de trabajo.

  • Connection Properties - Para establecer las propiedades de actualización para las conexiones del libro.

Cambiar los datos de origen de una tabla dinámica

Puede cambiar el rango de los datos de origen de una tabla dinámica. Por ejemplo, puede expandir los datos de origen para incluir más filas de datos.

Sin embargo, si los datos de origen se han modificado sustancialmente, como tener más o menos columnas, considere la posibilidad de crear una nueva tabla dinámica.

  • Haga clic en la tabla dinámica. PIVOTTABLE TOOLS aparecen en la cinta.

  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR.

  • Haga clic en Cambiar fuente de datos en el grupo Datos.

Seleccione Cambiar fuente de datos en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Cambiar fuente de datos de tabla dinámica y se resalta la fuente de datos actual.

Seleccione la tabla o el rango que desea incluir en el cuadro Tabla / rango en Seleccionar una tabla o rango. Haga clic en Aceptar.

La fuente de datos para la tabla dinámica se cambiará a la tabla / rango de datos seleccionado.

Cambiar a fuente de datos externa

Si desea cambiar la fuente de datos de su tabla dinámica que es externa, puede ser mejor crear una nueva tabla dinámica. Sin embargo, si se cambia la ubicación de su fuente de datos externa, por ejemplo, el nombre de su base de datos de SQL Server es el mismo, pero se ha movido a un servidor diferente o su base de datos de Access se ha movido a otro recurso compartido de red, puede cambiar su conexión de datos actual para reflejar lo mismo.

  • Haga clic en la tabla dinámica.

  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.

  • Hacer clic Change Data Sourceen el grupo de datos. losChange PivotTable Data Source aparece el cuadro de diálogo.

  • Haga clic en el Choose Connection botón.

los Existing Connections aparece el cuadro de diálogo.

  • Seleccione Todas las conexiones en el cuadro Mostrar. Se mostrarán todas las conexiones en su libro de trabajo.

  • Haga clic en el Browse for More botón.

los Select Data Source aparece la ventana.

  • Haga clic en el botón Nueva fuente.
  • Siga los Pasos del Asistente para la conexión de datos.

Si su fuente de datos está en otro libro de Excel, haga lo siguiente:

  • Haga clic en el cuadro Nombre de archivo.
  • Seleccione el nombre del archivo del libro de trabajo.

Eliminar una tabla dinámica

Puede eliminar una tabla dinámica de la siguiente manera:

  • Haga clic en la tabla dinámica.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.
  • Haga clic en Seleccionar en el grupo Acciones.

Seleccione Entire PivotTablede la lista desplegable. Se seleccionará toda la tabla dinámica.

Presione la tecla Eliminar. Se eliminará la tabla dinámica.

Si la tabla dinámica está en una hoja de trabajo separada, también puede eliminar la tabla dinámica eliminando toda la hoja de trabajo.

Haga clic derecho en la pestaña de la hoja de trabajo y seleccione Delete de la lista desplegable.

Se elimina toda la hoja de cálculo junto con la tabla dinámica.

El uso principal de la tabla dinámica son los informes. Una vez que haya creado una tabla dinámica, explorado los datos organizando y reorganizando los campos en sus filas y columnas, estará listo para presentar los datos a una amplia gama de audiencias. Con filtros, diferentes resúmenes, enfocándose en datos específicos, podrá generar varios informes requeridos basados ​​en una sola tabla dinámica.

Como un informe de tabla dinámica es interactivo, puede realizar rápidamente los cambios necesarios para resaltar los resultados específicos, como tendencias de datos, resúmenes de datos, etc. mientras lo presenta. También puede proporcionar pistas visuales como filtros de informes, segmentaciones, línea de tiempo, gráficos dinámicos, etc. a los destinatarios para que puedan visualizar los detalles que desean.

En este capítulo, aprenderá las diferentes formas de hacer que sus informes de tabla dinámica sean atractivos con señales visuales que permiten una exploración rápida de los datos.

Jerarquías

Ha aprendido a anidar campos para formar una jerarquía, en el Capítulo - Anidación en una tabla dinámica de este tutorial. También aprendió cómo agrupar / desagrupar datos en una tabla dinámica en el Capítulo: Uso de herramientas de tabla dinámica. Tomaremos algunos ejemplos para mostrarle cómo producir informes interactivos de tabla dinámica con jerarquías.

Si tiene una estructura incorporada para los campos en sus datos, como Año-Trimestre-Mes, anidar los campos para formar una jerarquía le permitirá expandir / contraer rápidamente los campos para ver los valores resumidos en el nivel requerido.

Por ejemplo, suponga que tiene los datos de ventas para el año fiscal 2015-16 para las regiones: Este, Norte, Sur y Oeste, como se indica a continuación.

Cree una tabla dinámica como se muestra a continuación.

Como puede observar, esta es una forma integral de informar los datos utilizando los campos anidados como una jerarquía. Si desea mostrar los resultados solo en el nivel de Trimestres, puede contraer rápidamente el campo Trimestre.

Suponga que tiene un campo de fecha en sus datos como se muestra a continuación.

En tal caso, puede agrupar los datos por el campo Fecha de la siguiente manera:

Cree una tabla dinámica.

Como puede observar, esta tabla dinámica no es conveniente para resaltar datos importantes.

  • Agrupe la tabla dinámica por campo de fecha. (Ha aprendido a agrupar en el Capítulo: Exploración de datos con herramientas de tabla dinámica en este tutorial).

  • Coloque el campo Vendedor en el área Filtros.

  • Filtre las etiquetas de la columna a la región este.

Filtro de informe

Suponga que desea un informe para cada vendedor por separado. Puede hacerlo de la siguiente manera:

  • Asegúrese de tener el campo Vendedor en el área de filtros.
  • Haga clic en la tabla dinámica.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.
  • Haga clic en la flecha junto a Opciones en el grupo de tabla dinámica.
  • Seleccione Mostrar páginas de filtro de informe en la lista desplegable.

los Show Report Filter Pagesaparece el cuadro de diálogo. Seleccione el campo Vendedor y haga clic en Aceptar.

Se crea una hoja de trabajo separada para cada uno de los valores del campo Vendedor, con la tabla dinámica filtrada a ese valor.

La hoja de trabajo será nombrada por el valor del campo, que es visible en la pestaña de la hoja de trabajo.

Rebanadoras

Otra característica sofisticada que tiene en las tablas dinámicas es Slicer que se puede usar para filtrar los campos visualmente.

  • Haga clic en la tabla dinámica.

  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR.

  • Haga clic en Insertar rebanador en el grupo Filtro.

  • Hacer clic Order Date, Quarters and Yearsen el cuadro de diálogo Insertar rebanadores. Se crearán tres rebanadores: la fecha de pedido, los trimestres y el año.

  • Ajuste los tamaños de las segmentaciones, agregando más columnas para los botones de las segmentaciones.

  • Cree también Slicers para los campos Vendedor y Región.

  • Elija los estilos de rebanador para que los campos de fecha se agrupen en un color y los otros dos campos obtengan colores diferentes.

  • Anule la selección de Gridlines.

Como puede ver, no solo tiene un informe interactivo, sino también uno atractivo, que se puede entender fácilmente.

Línea de tiempo en tabla dinámica

Cuando tiene un campo de fecha en su tabla dinámica, insertar una línea de tiempo también es una opción para producir un informe estético.

  • Cree una tabla dinámica con el vendedor en el área FILAS y la región en el área COLUMNAS.
  • Inserte una línea de tiempo para el campo Fecha de pedido.
  • Filtre la línea de tiempo para mostrar datos de 5 meses, desde noviembre de 2015 hasta marzo de 2016.

Comandos de diseño

los PIVOTTABLE TOOLS - DESIGN Los comandos de la cinta le brindan las opciones para formatear una tabla dinámica, incluidas las siguientes:

  • Layout
  • Opciones de estilo de tabla dinámica
  • Estilos de tabla dinámica

Diseño

Puede tener el diseño de tabla dinámica según sus preferencias para lo siguiente:

  • Subtotals
  • Totales generales
  • Diseño de informe
  • Filas en blanco

PivotTable Layout – Subtotals

Tiene la opción de mostrar Subtotalso no. De forma predeterminada, los subtotales se muestran en la parte superior del grupo.

Como puede observar el grupo resaltado - Este, los subtotales están en la parte superior del grupo. Puede cambiar la posición de los subtotales de la siguiente manera:

  • Haga clic en la tabla dinámica.
  • Haga clic en la pestaña DISEÑO en la cinta.
  • Haga clic en Subtotales en el grupo Opciones de diseño.
  • Haga clic en Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo.

Los subtotales ahora aparecerán en la parte inferior de cada grupo.

Si no tiene que informar los subtotales, puede seleccionar - No mostrar subtotales.

Totales generales

Puede elegir mostrar los totales generales o no. Tienes cuatro combinaciones posibles:

  • Desactivado para filas y columnas
  • Activado para filas y columnas
  • Activado solo para filas
  • Activado solo para columnas

De forma predeterminada, es la segunda combinación: activada para filas y columnas.

Diseño de informe

Puede elegir entre los distintos diseños de informes, el que mejor se adapte a sus datos.

  • Forma compacta.
  • Formulario de esquema.
  • Forma de tabla.

También puede elegir si desea repetir todas las etiquetas de los elementos o no, en caso de que ocurran varias veces.

El diseño de informe predeterminado es el formulario compacto con el que está familiarizado.

Compact Form

La forma compacta optimiza la tabla dinámica para mejorar la legibilidad. Los otros dos formularios también muestran los encabezados de campo.

Haga clic en Show en forma de esquema.

Hacer clic Show en forma tabular.

Considere el siguiente diseño de tabla dinámica, en el que el campo Mes está anidado debajo del campo Región -

Como puede observar, las etiquetas de Mes se repiten y este es el predeterminado.

Haga clic en No repetir etiquetas de elementos. Las etiquetas del mes se mostrarán solo una vez y la tabla dinámica se verá clara.

Filas en blanco

Para que su Informe de tabla dinámica sea más distinto, puede insertar una línea en blanco después de cada elemento. Puede eliminar estas líneas en blanco en cualquier momento posterior.

Hacer clic Insert Blank Line after Each Item.

Opciones de estilo de tabla dinámica

Tiene las siguientes opciones de estilo de tabla dinámica:

  • Encabezados de fila
  • Encabezados de columna
  • Filas con bandas
  • Columnas con bandas

De forma predeterminada, las casillas de Encabezados de fila y Encabezados de columna están marcadas. Estas opciones sirven para mostrar un formato especial para la primera fila y la primera columna respectivamente. Revisa la cajaBanded Rows.

Marque la casilla Columnas con bandas.

Estilos de tabla dinámica

Puede elegir varios estilos de tabla dinámica. Seleccione el que se adapte a su informe. Por ejemplo, si elige Pivot Style Dark 5, obtendrá el siguiente estilo para la tabla dinámica.

Formato condicional en tabla dinámica

Puede establecer el formato condicional en las celdas de la tabla dinámica por los valores.

Gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos añaden un énfasis visual a sus informes de tabla dinámica. Puede insertar un gráfico dinámico vinculado a los datos de una tabla dinámica de la siguiente manera:

  • Haga clic en la tabla dinámica.
  • Haga clic en la pestaña ANALIZAR en la cinta.
  • Haga clic en Gráfico dinámico.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar gráfico.

Haga clic en Columna en el panel izquierdo y seleccione Columna apilada. Haga clic en Aceptar.

Se muestra el gráfico de columnas apiladas.

  • Haga clic en Mes en el gráfico dinámico.
  • Filtre hasta febrero y haga clic en Aceptar.

Como puede observar, la tabla dinámica también se filtra según el gráfico dinámico.