Escritura de notas
El propósito principal de escribir un memo es apoyar la toma de decisiones al documentar una referencia para uso futuro. También ayuda a transmitir información, presentar un informe informal y proponer una solución a un problema.
Es apropiado utilizar un memorando de negocios al realizar anuncios de la empresa, como nombramientos de empleados, promociones y cambios en las políticas de la empresa.
Formato de una nota
Una nota normalmente incluye los siguientes elementos:
Organization name - en el membrete.
Memo Title - en la parte superior de la página.
Attachments - documentos adjuntos al memorando como referencia.
Summary- colocado al principio de la nota, debe condensar el tema en cinco o diez líneas. No debe contener jerga o lenguaje muy técnico.
To - Nombre completo del lector (incluya títulos honoríficos, pero mantenga los títulos genéricos como "Sr.", "Sra." Fuera. La línea "Para" niega los usos de saludo como "Estimado".
Si el número de lectores supera los cinco, menciónelos al final del memorando en 'Lista de distribución' y consúltelo en la línea 'Para'. Por ejemplo -To: Refer Distribution List on page 14.
From- Aquí se menciona el nombre y la designación del remitente. Niega cierres complementarios como "Saludos".
Date - Mencionar la fecha ayuda a rastrear la nota.
Subject - Mencione el tema en pocas palabras (5-6) pero debe indicar claramente el propósito.
Message - Esta sección contiene Introducción, Discusión (contiene 2-3 párrafos intermedios que mencionan los detalles) y una Conclusión.
Introduction- Establece el propósito y alcance de la nota. En el caso de buenas noticias, malas noticias, rechazo, rechazo o aprobación, aquí se menciona un mensaje corto antes de proporcionar los detalles en la Sección de Discusión.
Discussion - Aquí se mencionan los detalles del problema, el enfoque para resolverlo, el análisis, la evaluación y las recomendaciones.
Conclusion - Redondea los puntos principales y proporciona las acciones y direcciones necesarias para los lectores.
Distribution list- Los nombres de la lista de distribución se suelen escribir en orden alfabético. Sin embargo, si uno de los individuos claramente supera a los demás, coloque ese nombre primero.
Writer’s initials - Un memo se completa con las iniciales del escritor, no su firma, inmediatamente después de la última oración.
Ejemplo de nota
Memo Title: <Reunión con Hasta La Vista para decoración de interiores>
Attachments: <Folleto de la empresa y lista de cotizaciones>
Summary - Reunión con representantes de Hasta La Vista con el propósito de decoración de interiores de nuestras oficinas.
To: <Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal, Anaadi>
From: <Vineet Nanda>
Date: 23/04/2015
Subject: Reunión con Hasta La Vista hoy a las 6:00 PM en la Sala de reuniones 1
Según nuestra discusión anterior del 12/01/2015, estábamos planeando renovar el interior de nuestra oficina. La decisión que se tomó al final de esa reunión fue contactar a una firma de decoración de interiores.
Hasta La Vista es una organización de decoración de interiores con sede en Hyderabad y es una de las empresas de más rápido crecimiento en el negocio.
Tenemos previsto contratar sus servicios con la finalidad de decoración de interiores de nuestro local de oficinas. Nos reuniremos con sus representantes hoy a las 6:00 pm en la Sala de reuniones 1.
Esperando su participación activa. Gracias.
V.N.