Habilidades de escritura empresarial - Introducción
Business Writing aborda la necesidad de transmitir una comunicación clara y concisa en la vida profesional, al tratar con colegas, personas mayores y representantes de otras organizaciones. La redacción de negocios juega un papel vital en las grandes organizaciones donde la comunicación clara y transparente es absolutamente esencial para su funcionamiento. Por lo tanto, los mensajes enviados deben ser claros, precisos, basados en hechos y sin ambigüedades.
La redacción profesional clara y concisa es vital en muchos campos, como el derecho, la ingeniería, los manuales técnicos y las etiquetas de productos, donde los malentendidos pueden tener graves consecuencias.
¿Por qué escribir eficazmente?
Hoy en día, muchos profesionales, especialmente al comienzo de su carrera, buscan orientación sobre las habilidades necesarias para la redacción formal de negocios, mientras luchan con la gramática, la ortografía y la puntuación básicas. Se trata de una limitación grave que reduce su confianza y les hace reprimirse cuando se les pide que documenten y presenten información.
Con las habilidades de escritura efectiva, pueden mejorar su comunicación escrita y lograr presentar puntos e ideas que siempre solían tener pero que nunca lograron presentar. Esto también aumentará su confianza y sus perspectivas de futuro en la empresa.
Cómo te retratan tus mensajes
Los lectores siempre generan una impresión de usted y su empresa en función de cómo interpreten sus correos electrónicos. El propósito de Business Writing es proporcionar una comunicación concisa que tenga en cuenta a los lectores, la imagen de su empresa y su imagen. Las palabras que usamos y las oraciones que escribimos son cruciales para construir nuestra percepción en la mente del lector.
Errores comunes en la redacción comercial
Cuando se trata de redacción comercial, el mandato es: "menos es suficiente". Muchas personas utilizan demasiado contenido en sus escritos o proporcionan muy poca información e información incompleta. Es todo un desafío lograr un equilibrio entre los dos. Analicemos los errores más comunes que cometen los escritores:
Muchos usan palabras grandes y difíciles como "loggerheads, cumbersome"Para describir cosas que se pueden explicar fácilmente con palabras mucho más simples como"quarrel, clumsy”. Estas palabras no solo confunden, sino que también son vagas, ya que no explican nada con claridad.
Estilo excesivamente formal - Oraciones como "Deseamos lo mejor de mis intenciones que haga sentir su presencia" han ido y venido con los gobernantes coloniales. "We will be pleased if you come. " hace el mismo trabajo con la mitad de las palabras y sin confusión.
Ahora, vayamos al culpable principal: errores de escritura y ortografía, como "sprite, meat, usher" en lugar de "spirit, meet, user”No solo cambia todo el significado de la oración, sino que también causa vergüenza. ¿Imagina a alguien escribiendo: "Te veré pronto"?
Algunos profesionales se van al otro extremo y escriben oraciones muy breves y, a veces, frases que no explican el significado completo ni dan instrucciones claras. Ejemplos de tales escritos son: "See u [email protected], Meeting tomorrow at 10. "
La fórmula AIDA de escritura persuasiva
Si alguna vez observa los anuncios con suficiente atención, notará un patrón interesante: sucede algo muy llamativo o interesante que llama su atención de inmediato. La descripción de fondo se suma a las características y beneficios del producto que comienzan a despertar su interés. Antes de que te des cuenta, la presentación atractiva y el estilo persuasivo habrían creado un deseo dentro de ti de darle al producto al menos una prueba que luego te lleva a la acción de obtener el producto.
Si ha tenido una experiencia similar, o conoce a alguien que la tuvo, se dará cuenta del poder de AIDA. En ese caso, no será una gran sorpresa que haya sido inventado por la industria del marketing para atraer a los clientes.
Hoy en día, las técnicas de AIDA se utilizan en Business Writing con el mismo propósito: atraer e impresionar al lector con su presentación y persuasión. Los cuatro pasos de AIDA son:
Attention - Enganche al lector con una frase que llame la atención.
Interest - Genere interés mencionando los beneficios de lo que le gusta al lector.
Desire - Utilice párrafos intermedios para incitar al lector a actuar.
Action - Acciones que el lector debe realizar para obtener lo que desea.
Escritura intencionada
Mucha gente se estremece ante la mención de escribir un manuscrito o documento que puede circular en la oficina. Las razones son obvias. Simplemente hay demasiados parámetros en los que pensar al escribir algo para uso comercial. La elección correcta de palabras, la estructura de las oraciones, la precisión gramatical, la ortografía y el uso correctos y, por supuesto, la imagen que el lector formará de usted son puntos muy importantes para recordar al escribir para sus compañeros de trabajo.
Ahora bien, ¿cómo manejar esta tarea? Hay un viejo dicho que dice "Well begun is half done. " Necesitamos implementar esta filosofía en nuestros escritos también. Necesitamos descubrir el propósito detrás de nuestra escritura, lo que aclarará nuestros pensamientos sobre las siguientes preguntas:
- Who are your readers?
Esto le ayudará a comprender el vocabulario y la formación de oraciones que serán adecuados según los lectores.
- What is the purpose of your document?
Debe comprender la razón por la que está escribiendo algo.
- Why should the readers read your document?
En otras palabras, debe pensar en el mensaje para los lectores dentro de su documento.
- What outcomes you expect?
Cada acción tiene una reacción igual y opuesta, por lo tanto, por cada palabra que escribe, debe producirse una reacción igual (aunque no necesariamente opuesta). Esto significa que si desea obtener la reacción o el resultado que desea, sus palabras deben ser tales que puedan representar lo que desea expresar con claridad.
Empezar
Los expertos afirman que el propósito real de la correspondencia comercial es evocar una acción inmediata o tardía de sus lectores. ¿Recuerdas la técnica AIDA? Terminó con Acción, y ese es el logro al que debe apuntar todo escrito.
Un correo electrónico enviado por el Gerente es leído por los miembros de su equipo, y dependiendo de la claridad de las instrucciones combinadas con la interpretación individual de cada lector, se completa la acción deseada o se dejan algunas áreas. Por tanto, centrémonos ahora en las cosas más importantes que hay que tener en cuenta al diseñar cualquier texto. Al redactar un documento comercial, debe:
- Sepa lo que quiere escribir.
- Escribe lo que quieres lograr.
Saber estas dos cosas será de gran ayuda para darte la dirección correcta para abordar cualquier contenido, y una de las formas más efectivas de encontrar el enfoque correcto es: brainstorming.
Lluvia de ideas
La lluvia de ideas es la técnica de escribir cualquier idea que se le ocurra sin preocuparse demasiado por el orden lógico, la secuencia, la puntuación y la ortografía. Durante la lluvia de ideas, no es necesario preocuparse por el orden de los pensamientos y el uso correcto de las palabras. En cambio, uno debe concentrarse en recopilar tantas ideas y datos disponibles sobre ese tema en particular.
Tómate tu tiempo para pensar en un tema. Reúna sus pensamientos y comience a escribirlos al azar. Deje que una idea le lleve libremente a otra idea relacionada y así sucesivamente. Esta recopilación de información le dará una aproximación al contenido. Después de un tiempo más, se formarán algunos enfoques alternativos. Cuanto más sigas mirando las corrientes de pensamientos que has escrito, más ideas se formarán.
Ahora intente organizar estas ideas en un flujo lógico. No empieces a revisar la gramática todavía. Intenta conseguir un flujo uniforme. Ahora todas sus ideas se simplificarán. A partir de entonces, realice la edición necesaria, como reemplazar ciertas palabras por otras más apropiadas, revisar la gramática, el uso de palabras, la ortografía y la puntuación.