Redacción eficaz de correos electrónicos

El correo electrónico se utiliza ampliamente como una forma de herramienta de comunicación empresarial económica pero muy eficaz. Los correos electrónicos rara vez se imprimen y se utilizan como copias electrónicas porque es fácil de archivar y recuperar correos electrónicos. La razón de su popularidad es su facilidad de acceso, que pueden utilizar todos los miembros de una organización, desde el director ejecutivo hasta el conserje.

Los correos electrónicos son una forma eficiente de comunicar información de una manera bien presentada, fácil de leer y profesionalmente adecuada. Muchas personas mencionan la falta de tiempo como una razón para reenviar correos electrónicos deficientes que van desde incompletos hasta incomprensibles.

Muchas personas confunden los correos electrónicos con mensajes de texto, o al menos su enfoque para escribir correos electrónicos así lo sugiere. Tomando ese como el caso, analicemos la diferencia entre una conversación de texto y la escritura por correo electrónico.

  • Text Message Conversation - En una conversación por mensaje de texto, dos personas pueden intercambiar información, compartir detalles, proporcionar correcciones y solicitar aclaraciones en una forma rápida de comunicación de ida y vuelta.

  • Email- En comparación con esto, los correos electrónicos son leídos por profesionales que, dependiendo de su trabajo, pueden recibir entre 20 y 200 correos electrónicos al día. No quieren entablar una conversación de ida y vuelta, ni tienen tiempo para pedir detalles varias veces. Solo quieren comprender el contenido del correo electrónico, leer las instrucciones, procesar la información, completar la tarea y vaciar la sección "no leídos" de la bandeja de entrada.

Teniendo esto en cuenta, analicemos algunos tricks to write effective emails -

  • Planifique su mensaje.

  • Utilice la línea de asunto para captar la atención del lector.

  • Mantenga su mensaje breve y claro.

  • No escriba todo su mensaje en minúsculas.

  • Revise su mensaje antes de enviarlo y asuma la responsabilidad.

  • Si está enojado, tómese unos minutos para calmarse antes de enviar un correo electrónico.

  • No escriba su mensaje en mayúsculas. Se considera que las capitales GRITAN.

En algunos casos, emails may not be suitable. Prefiero llamar a alguien cuando ...

  • Tienes que discutir información personal, sensible o confidencial.

  • Vas a dar malas noticias.

  • Su mensaje es complejo y el significado puede perderse en la redacción.

  • Necesitas una respuesta inmediata.

Riesgos legales de los correos electrónicos

Los correos electrónicos son el modo de comunicación preferido para muchos lugares de trabajo, y esto significa que contienen mucha información que podría ser confidencial. La seguridad y confidencialidad de la información contenida en los correos electrónicos es responsabilidad conjunta tanto del remitente como de los destinatarios. Las empresas tienen pautas estrictas para salvaguardar sus documentos y su contenido. Analicemos algunas de las pautas más seguidas para evitar el uso indebido de los correos electrónicos.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if −

  • Envía o reenvía correos electrónicos con contenido ofensivo.

  • Envías un archivo adjunto que tiene un virus.

  • Reenvía el correo electrónico del remitente a otra persona sin permiso.

  • Intenta falsificar los correos electrónicos de otros o enviar correos electrónicos desde las cuentas de otros.

  • Intenta ocultar su identidad a los destinatarios al enviar correo electrónico.

  • Copia un mensaje que pertenece a otra persona sin permiso.

Formato de un correo electrónico de formato

Si bien la mayoría de nosotros enviamos correos electrónicos informales a amigos que pueden contener errores gramaticales, no ocurre lo mismo cuando escribimos a colegas, especialmente cuando queremos dar una buena impresión, ya que esta vez tenemos que ser más cuidadosos y diplomáticos. A continuación, se ofrecen algunos consejos generales sobre el formato correcto de un correo electrónico:

Antecedentes

Se debe utilizar el fondo blanco predeterminado para todos los correos electrónicos. Los fondos de colores o los diseños de pergaminos se consideran poco profesionales y distraen.

Fuente

Las fuentes preferidas son Times New Roman o Arial, tamaño de fuente-12.

Color de fuente

La fuente debe ser azul marino o negra solamente.

Detalles de contacto

La información de contacto oficial como nombre, designación, identificación de correo electrónico, número de contacto, logotipo de la empresa y dirección de correspondencia debe mencionarse en el área de la firma. Es mejor evitar las declaraciones personales.

Nombre y apellidos

Deben mencionarse en la misma fuente que se usa en el cuerpo del correo electrónico, solo dos tamaños de fuente más grandes. No se recomiendan las fuentes cursivas.

Firma

La siguiente información debe proporcionarse con la misma fuente y tamaño que el cuerpo del correo electrónico.

  • Designation
  • Department
  • Nombre y dirección de la empresa
  • Punto de referencia y código postal.
  • Número de contacto
  • Dirección de correo electrónico
  • Número de teléfono de la empresa
  • Número de fax de la empresa
  • URL de la compañía
  • URL de la compañía

Example -

Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   [email protected]
   http://www.tutorialspoint.com/

Descargo de responsabilidad (con ejemplo)

Utilice un descargo de responsabilidad al final de su firma de correo electrónico en fuente estándar, tamaño 8 -

DEBE LEER ESTE AVISO

La información contenida en este correo electrónico y cualquier archivo adjunto es confidencial y puede estar sujeta a derechos de autor u otra protección de propiedad intelectual. No está autorizado para usar o divulgar esta información sin el consentimiento expreso del remitente.

Ejemplo de correo electrónico

To<[email protected]>
Cc<[email protected]>
Subject: Responder sobre decoración de interiores | Finalizando la fecha y hora de la reunión

Estimado señor

Recibí su correo electrónico con instrucciones para contactar una firma de decoración de interiores. En consecuencia, me había puesto en contacto con Hasta La 'Vista, una de las organizaciones más reputadas en la entrega de capacitación conductual, evaluación de modos, análisis psicométrico, entre otros.

Han respondido a mi correo electrónico y están contentos con la perspectiva de que trabajemos juntos. Me han pedido que programe una reunión de sus representantes para que puedan visitarnos y explicarnos el resto de detalles en persona. Le he enviado sus Términos y condiciones como un archivo PDF adjunto llamadoTermsa este correo electrónico. Por favor, revíselo y responda.

Espero poder oír de ti pronto. Gracias. Que tengas un buen día.

 

Con saludos