Gestión de ventas y distribución - Territorio
Un territorio de ventas consiste en un grupo de consumidores o un área geográfica asignada a un vendedor en particular. El área asignada al vendedor contiene los consumidores actuales y potenciales de la organización.
Después de la asignación del territorio de ventas, el gerente de ventas puede estar en condiciones de competir entre los esfuerzos de ventas y las oportunidades de ventas. Sería muy difícil para el gerente de ventas monitorear el mercado total, ya que es demasiado grande e inmanejable por una sola persona. Por lo tanto, se divide por territorios para administrar de manera efectiva y eficiente y controlar la fuerza de ventas.
El vendedor no solo presta atención al área sino también a las perspectivas de los consumidores. Por lo tanto, un territorio de ventas se puede conocer como la agrupación de clientes y prospectos, que se asigna a un vendedor individual.
El territorio de ventas es para las grandes empresas que tienen una gran cuota de mercado. Las empresas de pequeña y mediana escala no utilizan territorios definidos geográficamente. La cuota de mercado no es tan alta como para dividirla en territorios.
Razones para establecer territorios
El motivo principal de establecer territorios de ventas es simplificar la planificación y el control de la función de ventas.
A continuación se presentan algunas razones para establecer territorios de ventas:
Para obtener una cobertura completa del mercado
Según la división del territorio de ventas, las actividades se asignan al vendedor. Esto ayuda en la cobertura del mercado, en lugar de que el vendedor venda el producto de acuerdo con su ambición. Ayuda al gerente de ventas a monitorear y recibir actualizaciones en consecuencia de los diferentes gerentes de ventas.
Establecer el trabajo y las responsabilidades del vendedor.
Es muy importante establecer puestos de trabajo y responsabilidades para los vendedores. Los territorios de ventas ayudan a hacerlo porque la tarea se asigna al vendedor y él es responsable de la misma.
Una vez asignada la tarea, se realizan verificaciones frecuentes para monitorear las llamadas; ayuda a determinar el trabajo de cada vendedor. Si el gerente de ventas encuentra que la carga de trabajo para una persona en particular es mayor, el trabajo se divide y se reasigna por igual. Esto genera motivación e interés por trabajar.
Para evaluar el desempeño de las ventas
En una organización, el territorio de ventas se compara de los años anteriores con el actual para averiguar la diferencia, es decir, el aumento o la disminución de los volúmenes de ventas. Ayuda a trabajar en la diferencia en consecuencia. Esto se hace con la ayuda del territorio de ventas, ya que las actividades se asignan de manera adecuada y la recopilación de datos y la evaluación se vuelven fáciles.
La comparación para evaluar el desempeño de las ventas se realiza sobre la siguiente base:
- Individuo a Distrito
- Distrito a Regional
- Fuerza de ventas regional a completa
Mediante esta comparación, podemos evaluar y determinar dónde está contribuyendo la fuerza de ventas para un alto volumen de ventas.
Para mejorar las relaciones con los clientes
Como sabemos, los vendedores tienen que pasar la mayor parte de su tiempo en la carretera para vender los productos, pero si el territorio de ventas está diseñado de manera adecuada, el vendedor puede pasar más tiempo con los clientes (presentes y potenciales). Esto ayuda a establecer una buena relación y comprender mejor las necesidades.
Las ventas de una empresa pueden aumentar cuando un cliente recibe llamadas regulares y el vendedor tiene que visitar a los clientes sobre la base de las llamadas. El vendedor y el cliente tienen tiempo para entenderse y resolver sus problemas con respecto a la oferta y la demanda. Esto también ayuda a aumentar el valor de marca de la empresa.
Para reducir los gastos de ventas
Una vez que se deciden las áreas geográficas, la empresa obtiene una imagen adecuada de las áreas que se pueden asignar a los vendedores. Necesita cubrir esa área para que no haya duplicación de trabajo enviando dos vendedores en la misma área.
El costo de venta de la empresa se reduce y conduce a un aumento de las ganancias. También hay una ventaja para el vendedor por pocos viajes y viajes nocturnos.
Mejorar el control de la fuerza de ventas
El desempeño de un vendedor se puede medir sobre la base de las llamadas realizadas a los clientes, las rutas tomadas y los horarios. En este caso, el vendedor no puede negar si los resultados no son positivos.
El vendedor tiene que trabajar en las mismas rutas, horarios y todo está predeterminado. Esto se traduce en un mejor control de la fuerza de ventas.
Coordinar la venta con otras funciones de marketing.
Si el territorio de ventas está diseñado correctamente, también ayuda a la gerencia a realizar otras funciones de marketing. Es fácil realizar un análisis en el territorio base en comparación con todo el mercado.
La investigación realizada por la dirección sobre marketing por territorio se puede utilizar para establecer cuotas de ventas, gastos y presupuestos. Los resultados pueden ser satisfactorios si el vendedor ayuda en la publicidad, distribución y promoción cuando el trabajo se asigna por territorio en lugar del mercado en su conjunto.
Procedimiento de diseño
A la hora de diseñar el territorio, el gerente debe tener en cuenta el tamaño del territorio que se le va a asignar al vendedor. No debe ser ni demasiado pequeño ni demasiado grande. Si el territorio es geográficamente demasiado pequeño, el vendedor seguiría llamando repetidamente a los mismos clientes. Por el contrario, en un área geográfica demasiado grande, el vendedor no podrá llegar a los clientes dispersos ya que la mayor parte de su tiempo lo utilizará en viajes. Por tanto, el territorio no debe ser demasiado grande ni demasiado pequeño; debe ser tal que todos los clientes potenciales puedan ser visitados según el requisito.
El procedimiento de diseño de territorios de ventas es el mismo para todas las empresas, ya sea configurando los territorios por primera vez o revisando los territorios existentes.
Seleccionar punto de control
Como sugiere el nombre, la administración debe seleccionar un punto de control geográfico. Los puntos de control se pueden clasificar sobre la base de distritos, códigos pin, áreas, estados y ciudades.
En el momento de seleccionar la unidad de control, la dirección debe apuntar a seleccionar una unidad de control lo más pequeña posible.
Las siguientes son las razones detrás de la selección de pequeñas unidades de control.
Razón 1
Si la unidad de control es demasiado grande, las áreas con bajo potencial de ventas quedarán ocultas por las áreas con alto potencial de ventas. Las áreas con altas ventas se ocultarán si se incluyen las áreas con bajo potencial de ventas.
Razón 2
En caso de que se requieran cambios en el futuro, se pueden realizar sin problemas. Example - Una empresa quiere asignar un territorio al Sr. A. Esta parte del territorio se le había asignado anteriormente al Sr. B. Se puede hacer fácilmente, ya que la unidad es pequeña.
Si el potencial de ventas de la empresa se ubica en áreas urbanas, la ciudad puede utilizarse como punto de control. Pero también hay algunas desventajas, ya que las áreas adyacentes a las ciudades también poseen ventas, pero están cubiertas pagando un costo adicional al vendedor.
El punto de control también se puede configurar según las áreas comerciales. Es una decisión sensata configurar el punto de control de acuerdo con el área comercial. Se basa en el flujo de bienes y servicios más que en las fronteras económicas.Example - El mayorista o minorista utiliza la zona comercial como punto de control.
El área comercial puede considerarse como la región geográfica que consiste en una ciudad y las áreas circundantes; esta región funciona como el principal centro minorista o mayorista de la región. Generalmente, los clientes de un área comercial no salen de los límites para comprar bienes.
Incluso un cliente externo no entrará al área comercial para comprar un producto. La principal ventaja del área comercial es que el vendedor conoce los hábitos de compra de los clientes y el patrón comercial. También ayuda a la dirección en la planificación y el control.
El punto de control se puede decidir sobre la base de estados. Un estado puede ser una unidad de control capaz cuando la organización tiene una pequeña fuerza de ventas que cubre el mercado de forma selectiva.Example- Una empresa vende sus productos en el país en todos los estados; en este caso, los límites del territorio podrían basarse en estados.
Es menos costoso y conveniente recopilar datos y realizar evaluaciones.
Hacer un análisis de cuenta
El siguiente paso después de la selección de la unidad de control geográfico es planificar una auditoría de cada unidad geográfica. El motivo de realizar esta auditoría es analizar las perspectivas de los clientes y conocer los volúmenes de venta de cada cuenta.
Las cuentas se pueden reconocer por sus nombres; En los últimos tiempos, hay muchas fuentes para extraer los datos, por ejemplo, las páginas amarillas. También podemos recopilar los datos a través de las ventas pasadas de la empresa. Después de recopilar los datos, el siguiente paso es estimar las ventas para cada unidad geográfica. El gerente de ventas estima el volumen de ventas que se espera que obtenga la empresa en los próximos años.
Hay muchos factores a aportar como la competencia, la ventaja de la empresa en esa zona geográfica, etc. Ahora hay muchos software disponibles para el cálculo y el resultado final. Esto se puede hacer mucho más rápido en comparación con cuando lo hace el gerente de ventas manualmente.
Una vez que se han tomado las estimaciones de potencial de ventas, el sistema se divide en tres tipos, lo que se realiza a través del análisis ABC. Este es uno de los análisis más utilizados por las empresas. Cuando el potencial de ventas es mayor de lo esperado, se clasifica como "Categoría A". El potencial promedio se clasifica como “Categoría B” y el potencial de ventas por debajo del promedio se clasifica como “Categoría C”.
Desarrollo de un análisis de la carga de trabajo del vendedor
El análisis de la carga de trabajo del vendedor se realiza sobre la base del tiempo y el esfuerzo que toma un vendedor para cubrir una unidad geográfica.
Los siguientes son algunos puntos necesarios para estimar la carga de trabajo:
- Frecuencia de llamadas
- Duración de las llamadas
- Tiempo de viaje
La carga de trabajo estimada se calcula considerando estos factores.
El factor más importante es la duración de las llamadas. Estos dependen de los clientes y los problemas. Si el problema es grave, puede llevar tiempo resolver y abordar la pregunta de los clientes.
Otro factor importante es el tiempo de viaje; esto difiere de un área a otra dependiendo de los factores de transporte, condición de las carreteras, condiciones climáticas, etc. El gerente de ventas intenta y planea en consecuencia reducir el tiempo de viaje que toma el vendedor y utiliza el tiempo para llamar a más cuentas / clientes.
Combinación de unidades de control geográfico en territorios de ventas
En los primeros tres pasos, el gerente de ventas trabaja en las unidades de control geográfico; ahora tiene que combinar las unidades de control en territorios.
Inicialmente, el gerente de ventas solía desarrollar manualmente una lista de territorios combinando las unidades de control. Fue un procedimiento que llevó mucho tiempo y además el resultado no fue exacto, ya que se realizó manualmente. Ahora las computadoras manejan esta actividad y la completan en un período de tiempo mucho más corto con resultados precisos. Aquí se reduce el error operativo.
No todos los vendedores pueden considerarse iguales y competitivos; depende de la experiencia y las habilidades. El gerente de ventas asigna territorios a los vendedores según la base de las ventas. Las áreas geográficas con altas ventas se asignan al vendedor con experiencia, que puede manejar la carga de trabajo. A los vendedores nuevos o menos efectivos se les asignan las áreas con menor potencial de ventas.
Forma de territorio
El gerente de ventas debe decidir la forma del territorio. Las formas del territorio afectan los gastos de venta y también ayudan a la cobertura de ventas. Hay cuatro tipos de formas, que se utilizan ampliamente.
- La cuña
- El círculo
- Hopscotch
- La hoja de trébol
Analicemos estos tipos uno por uno.
La cuña
Esta forma es adecuada para los territorios, que contienen tanto áreas urbanas como no urbanas. El radio parte del núcleo urbano más poblado. Las cuñas se pueden dividir en muchos tamaños y el tiempo de viaje se puede mantener equilibrando las llamadas de las áreas urbanas y no urbanas.
El círculo
Cuando los clientes se distribuyen uniformemente en un área, el gerente de ventas elige la forma del círculo. El vendedor parte de la oficina, se mueve en un círculo de paradas hasta llegar de nuevo a la oficina. Esto ayuda al vendedor a acercarse al cliente en comparación con la cuña.
Rayuela
De esta forma, el vendedor comienza desde el último punto de la oficina y llega a los clientes mientras regresa a la oficina. Mientras viaja, el vendedor no se detiene en ningún lado y atiende las llamadas en una dirección mientras regresa a la oficina.
La hoja de trébol
Cuando las cuentas o el cliente están ubicados aleatoriamente en un área geográfica, se usa la forma de hoja de trébol. Este tipo de forma se encuentra con más frecuencia en los mercados industriales que en los mercados de consumo.
Asignación de personal de ventas a territorios
Una vez que se ha diseñado el territorio de ventas, el último paso es asignar personal de ventas a los territorios. No todos los vendedores son iguales en términos de capacidad, iniciativa, etc .; la carga de trabajo de un vendedor puede sobrecargar a otro y puede causar frustración.
El gerente de ventas debe clasificar a los vendedores en consecuencia antes de la asignación de territorios. El ranking debe hacerse sobre la base de la capacidad, el conocimiento, la comunicación, etc. Los otros puntos que debe tener en cuenta el gerente de ventas son las características culturales de los vendedores y cómo se relacionan con el territorio.
Example - Si un vendedor nace y se cría en un área rural, podría realizar ventas más efectivas en esa área en particular en comparación con el área urbana.
Ahora podemos concluir que el objetivo de un gerente de ventas es asignar el área geográfica al vendedor que maximizaría las ventas del territorio y donde los clientes se sienten cómodos con el vendedor.
Establecer el territorio de ventas ayuda a planificar y controlar las operaciones de ventas. Un territorio de ventas bien diseñado ayuda a aumentar el volumen de ventas y la cobertura del mercado y brinda mejores servicios a los clientes. Una vez que el territorio de ventas se asigna al vendedor, él es responsable de hacer que las cosas sucedan.