Gestión de ventas y distribución - Presupuesto
El presupuesto de ventas es un plan financiero que muestra cómo se deben asignar los recursos para lograr las ventas previstas. El propósito principal del presupuesto de ventas es planificar la máxima utilización de los recursos y pronosticar las ventas.
La información necesaria para preparar un presupuesto de ventas proviene de muchas fuentes. Una de las mejores fuentes es el vendedor que se ocupa de los productos a diario. La empresa también puede recopilar información del departamento de producción sobre la fecha de fabricación o caducidad.
Es muy importante pronosticar las ventas precisas porque el presupuesto de otros departamentos se basa en el presupuesto de ventas. Por ejemplo, la producción se fabrica según el pronóstico de ventas, pero si el pronóstico de ventas no es exacto, la producción será menor o mayor que la deseada.
Objetivo del presupuesto de ventas
El objetivo del presupuesto de ventas es planificar y controlar el gasto de recursos (dinero, material, instalaciones y personas) necesarios para lograr el objetivo de ventas deseado. Tiene como objetivo aprovechar y maximizar las ganancias.
El propósito del presupuesto de ventas es lograr los objetivos del departamento de ventas. También actúa como herramienta de planificación. Ayuda a una empresa a establecer estándares y esforzarse por alcanzarlos. También es un instrumento de coordinación entre los diferentes departamentos de una organización como ventas, finanzas, producción y publicidad.
El presupuesto de ventas también es una herramienta o control, que ayuda en la comparación con los resultados reales. Si el real de venta es superior al de presupuesto, podemos decir que es una condición favorable.
Métodos de presupuestación de ventas
Hay una variedad de métodos que se pueden utilizar para preparar un presupuesto de ventas.
Los siguientes son algunos de los métodos populares para preparar un presupuesto de ventas:
Presupuesto asequible
Este es un método generalmente utilizado por organizaciones que se ocupan de bienes industriales. Además, las empresas que no dan importancia a la elaboración de presupuestos o las empresas que tienen un tamaño de operación pequeño, hacen uso de este método de juicio.
Regla de oro
Como un determinado porcentaje de ventas. Las empresas involucradas en la venta masiva de bienes y las empresas dominadas por la función financiera son los principales usuarios de este método.
Método competitivo
Algunas empresas, cuyos productos se enfrentan a una dura competencia y muchos desafíos en la venta y que necesitan una estrategia de marketing eficaz para mantener las ganancias, utilizan este método. El uso de este método necesita saber cómo está trabajando nuestro competidor con respecto a la asignación de recursos.
Las empresas utilizan una combinación de los métodos anteriores. Dependiendo de las experiencias pasadas, los enfoques presupuestarios se refinan de vez en cuando. El estado de ventas y marketing ayuda a la organización a determinar el grado de sofisticación necesaria para abordar el presupuesto de ventas.
Elaboración de presupuesto de ventas
La preparación del presupuesto de ventas es uno de los procesos más importantes de las ventas. Generalmente, las empresas preparan el presupuesto de ventas con base en el principio de planificación ascendente. La preparación de un presupuesto de ingresos y ventas dependerá de la estructura organizativa de ventas; A cada jefe de departamento se le pide que pronostique su volumen de ventas y gastos para el próximo período.
For Example, - en una empresa automovilística líder, el presupuesto se prepararía por distrito y todos los presupuestos de cada distrito se enviarían a la oficina regional. La distribución de todos los presupuestos del distrito se realiza a nivel regional, zonal o divisional. Se prepara un Presupuesto de división y estos presupuestos sabios de División variarían según el producto o el mercado. Por lo tanto, los presupuestos de la División se envían finalmente al Gerente de Ventas como orientado al producto o al grupo de mercado.
Los presupuestos de división en todas las divisiones se enviarían al departamento de ventas central y ellos escanearían y finalizarían el presupuesto de ventas de la empresa. Ahora, el presupuesto de marketing se combina con los presupuestos de los departamentos de personal de ventas y marketing, lo que dará una imagen clara de los gastos totales de ventas, otros gastos relacionados con el marketing y los ingresos por ventas aproximados generados para la empresa. Algunos de los elementos comunes en cada presupuesto de ventas incluyen sueldos de empleados, gastos administrativos, gastos de marketing y muchos más.
Los gastos de venta directa incluyen alojamiento y comida para el vendedor, comida y viajes, y junto con estos:
- Ventas basadas en comisiones o incentivos
- Beneficios para empleados como seguro médico, gratificación y contribución de jubilación
- Gastos de oficina como cargos por Internet, correo, teléfono, suministros de oficina
- Gastos diversos
Materiales publicitarios y promocionales como:
- Venta de ayudas
- Premios del concurso
- Catálogos de muestras de productos
- Lista de precios
- Otros materiales diversos
La revisión del presupuesto de ventas pasado ayuda a planificar mejor el presupuesto de ventas futuro al informar sobre los pros y los contras de los presupuestos anteriores. Esto conduce a un mejor presupuesto para el futuro y puede minimizar las diferencias entre lo real y lo presupuestado.
Comunicar los objetivos generales
Es importante que la alta dirección presente sus metas y objetivos al departamento de marketing y defienda de forma eficaz una participación equitativa de los fondos. El director ejecutivo de ventas de la firma debe tomar los insumos de todos los supervisores y gerentes en la preparación de los presupuestos de ventas y alentarlos a que presenten diferentes ideas para que después de la preparación del presupuesto, puedan asumir la responsabilidad y mostrar participación en el logro de los objetivos y implementarlos.
Mientras preparamos el presupuesto de ventas, necesitamos establecer un plan preliminar para que podamos asignar los recursos y los esfuerzos necesarios para vender los productos, aumentar la base de clientes y los territorios. Cualquier revisión del Presupuesto se puede identificar en el presupuesto de ventas inicial para que el gerente de ventas pueda proporcionar un presupuesto realista con la máxima eficiencia. Las desviaciones también deben identificarse en cada etapa de desarrollo del presupuesto de ventas.
Dado que el presupuesto se prepara tomando aportaciones de todos los niveles de la jerarquía, todo el equipo cooperaría para lograrlo. En caso de falla, el gerente de ventas debe tener puntos de control para que el presupuesto se encamine. También podría incluir algunos factores motivacionales como recompensas, elogios públicos y reconocimiento en el presupuesto, que motivarán a los empleados a tener una actitud positiva, resultando en el logro de las metas presupuestarias.
Vender el presupuesto de ventas a la alta dirección
Debe haber uniformidad entre los presupuestos proporcionados por diferentes divisiones. La alta dirección de Ventas y Marketing debe proponer el Presupuesto que se anticipe a los desafíos futuros y sea competitivo, junto con la propuesta presentada por los Jefes de otras divisiones.
Todas y cada una de las divisiones suelen exigir fondos adicionales y, por lo tanto, podría haber una desviación del presupuesto de ventas. Estas desviaciones deben ser atendidas por los gerentes de ventas y deben justificar cada desviación en sus presupuestos, ya que afectarían el porcentaje de ganancia. En otras palabras, también debe haber margen para desviaciones en el presupuesto de ventas.