SAP MM - Proceso de adquisiciones
Cada organización adquiere material o servicios para completar sus necesidades comerciales. El proceso de compra de materiales y obtención de servicios de proveedores o distribuidores se denomina adquisición. Las adquisiciones deben realizarse de tal manera que los materiales se pidan en la cantidad correcta, con un valor adecuado en el momento adecuado. Se subdivide en las siguientes partes:
- Adquisiciones básicas
- Adquisiciones especiales
Adquisiciones básicas
La adquisición básica es un proceso de adquisición de bienes o servicios en la cantidad adecuada, al precio adecuado y en el momento adecuado. Sin embargo, es fundamental mantener un equilibrio adecuado entre cantidad, precio y tiempo. Considere el siguiente ejemplo:
Las organizaciones tratan de mantener los niveles de inventario al mínimo, debido a los precios asociados con los altos niveles de inventario; al mismo tiempo, puede ser perjudicial detener la producción debido a la escasez de materias primas.
A menudo es necesario obtener el precio mínimo por un producto o servicio; sin embargo, es igualmente importante mantener un equilibrio entre la disponibilidad del producto, la calidad y las relaciones con el proveedor (vendedor).
Ciclo de vida de adquisiciones
Las adquisiciones en la mayoría de las organizaciones modernas siguen algunos pasos secuenciales que se describen a continuación:
Recopilación de información y requisitos
El proceso de adquisición comienza con la recopilación de información sobre un producto y su cantidad. Luego, para los productos y servicios requeridos, es necesario buscar proveedores que puedan satisfacer los requisitos.
contacto de proveedor
Después de reunir los requisitos, se buscan proveedores que puedan cumplir con esos requisitos. En base a eso, las solicitudes de cotización o solicitudes de información se envían a los proveedores o se les contacta directamente.
Revisión de antecedentes
Una vez que se conoce al proveedor, se verifica la calidad del producto / servicio y se investiga cualquier necesidad de servicios, como los parámetros de instalación, garantía y mantenimiento. Se pueden obtener algunas muestras de los productos para examinar la calidad.
Negociación
Se realizan algunas negociaciones con los proveedores respecto al precio, disponibilidad y cronograma de entrega de los productos / servicios. Posteriormente, se firma un contrato que es un documento legal vinculante entre el proveedor y la parte que realiza el pedido. Un contrato incluirá toda la información necesaria como precio y cantidad de material, fecha de entrega, etc.
Cumplimiento de la orden
El material solicitado se envía, se entrega a la parte que realiza el pedido y el proveedor recibe el pago correspondiente. También se puede incluir capacitación e instalación de productos o servicios.
Consumo, mantenimiento y eliminación
A medida que se consumen los productos / servicios, se evalúa el rendimiento de los productos o servicios y se analiza cualquier soporte de servicio de seguimiento, si es necesario.
Renovación de contrato
Una vez que los productos o servicios se consumen o el contrato expira y necesita ser renovado, o el producto o servicio debe ser reordenado, se revisa la experiencia con los proveedores y proveedores de servicios. Si los productos o servicios se van a reordenar, la empresa decide si realiza un pedido al proveedor anterior o piensa en nuevos proveedores.
Actividades de adquisiciones básicas
La siguiente figura ilustra el flujo de actividades de adquisiciones básicas:
A continuación se ofrece una breve introducción de las actividades de adquisición:
| No Señor. | Actividades de adquisiciones y descripción |
|---|---|
| 1 | Determination of requirement Es la subdivisión lógica donde se determina qué material o servicios se requieren y qué proveedor puede cumplir con los requisitos. |
| 2 | Creating Purchase Requisition Es la fase en la que se informa al departamento de compras sobre el requerimiento de artículos o servicios. Una requisición es un documento interno. |
| 3 | Creating Purchase Order Es la fase en la que se crea un pedido a partir de una solicitud y se aprueba y asigna a un proveedor. |
| 4 | Goods receipt/ Invoice Received Es la fase en la que el material es recibido por la empresa y se está inspeccionando su estado y calidad. En esta fase, se recibe una factura del proveedor (vendedor). |
| 5 | Invoice verification/ Vendor Payment Es la fase en la que la empresa paga al proveedor (vendedor) y se logra la conciliación de la factura y la orden de compra. |
Tipo de contratación básica
Hay dos tipos de adquisiciones básicas:
Adquisición de existencias vs consumo
Adquisiciones externas vs internas
Adquisición de existencias vs consumo
Los siguientes puntos muestran la diferencia de aprovisionamiento de stock frente al consumo:
Procurement for Stock- Un material de stock es un material que se mantiene en stock. Estos materiales se mantienen en stock una vez que se reciben del proveedor. El stock de este material sigue aumentando o disminuyendo en función de la cantidad recibida o emitida. Para pedir un material para stock, el materialmust tener un registro maestro dentro del sistema.
Procurement for Direct Consumption- Cuando la contratación sea para consumo directo, es decir, se consumirá en cuanto se reciba, el usuario deberá especificar la finalidad de consumo. Para pedir un material para consumo, el materialmay tener un registro maestro dentro del sistema.
Adquisiciones externas vs internas
Los siguientes puntos muestran la diferencia entre las adquisiciones externas e internas:
External procurement- Es el proceso de adquisición de bienes o servicios de proveedores externos. Hay tres formas básicas de adquisiciones externas generalmente respaldadas por el componente de compras del sistema de TI.
One-time orders se utilizan generalmente para materiales y servicios que se solicitan de forma irregular.
Longer-term contracts with the subsequent issue of release orders- Para los materiales que se solicitan con regularidad y en grandes cantidades, podemos negociar un trato con el proveedor (vendedor) para obtener precios o condiciones y registrarlos en un contrato. En un contrato también especifica la fecha de validez.
Longer-term scheduling agreements and delivery schedules - Si se pide un material todos los días y se entregará de acuerdo con un cronograma exacto, entonces establezca un acuerdo de programación.
Internal Procurement- Las grandes organizaciones corporativas pueden poseer múltiples negocios o empresas independientes. La contratación interna es el proceso de obtención de materiales y servicios de una empresa idéntica. Por lo tanto, cada una de estas empresas mantiene un sistema de contabilidad completo con estados de pérdidas y ganancias por separado para que cuando se produzca un intercambio entre ellas, se registre.
Adquisiciones especiales
Las acciones especiales son las acciones que se gestionan de manera diferente, ya que estas acciones no pertenecen a la empresa. Las existencias especiales se mantienen en un lugar en particular. Los tipos de aprovisionamiento especial y stock especial se dividen en las siguientes categorías:
Existencias en consignación
Las existencias en consignación son aquellos materiales que están disponibles en las instalaciones de nuestra tienda, sin embargo, aún pertenecen al proveedor (vendedor) del material. Si utiliza el material de las existencias en consignación, deberá pagar al proveedor.
Procesamiento de terceros
En el procesamiento de terceros, una empresa transmite un pedido de cliente al proveedor externo asociado (vendedor) que envía los productos directamente al cliente. El pedido de cliente no lo procesa la empresa, sino el proveedor (vendedor). Los artículos de terceros se pueden ingresar en solicitudes de compra, órdenes de compra y órdenes de venta.
Manejo de oleoductos
En el manejo de tuberías, la empresa no necesita ordenar ni almacenar el material involucrado. Se puede obtener cuando sea necesario a través de una tubería (por ejemplo, petróleo o agua) u otro estilo de cable (como la electricidad). El material que se consume se liquida con el proveedor (vendedor) de forma regular.
Stock de transporte retornable
La empresa solicita mercancías a un proveedor (vendedor). La mercancía se entrega con embalaje de transporte retornable (palés, contenedores) que pertenece al vendedor (vendedor) y se almacena en las instalaciones del cliente hasta que lo devuelve a la empresa.
Subcontratación
El proveedor (el subcontratista) recibe componentes de la parte que realiza el pedido con la ayuda de la cual produce un producto. El producto lo solicita su empresa a través de una orden de compra. Los componentes requeridos por el proveedor (vendedor) para fabricar el producto solicitado se enumeran en la orden de compra y se proporcionan al subcontratista.
Transferencia de stock mediante orden de transporte de stock
Los bienes se adquieren y suministran dentro de una empresa. Una planta solicita las mercancías internamente de otra planta (planta receptora / planta emisora). Las mercancías se adquieren con un tipo especial de orden de compra: la orden de transporte de stock. Podrás solicitar y controlar el traslado de mercancías con una orden de transporte de stock.