SAP MM - Verificación de facturas

Cada organización adquiere bienes o servicios para satisfacer sus necesidades comerciales. Una vez que los bienes se adquieren de un proveedor y se colocan en las instalaciones de la empresa a través de la entrada de bienes, debemos pagar al proveedor por los bienes y servicios adquiridos. La cantidad a pagar junto con los detalles del material es proporcionada por el proveedor en forma de un documento que se conoce comoinvoice. Antes de pagarle al proveedor, debemos verificar la factura. Este proceso de verificar la factura antes de realizar un pago se conoce comoinvoice verification. Los puntos clave a tener en cuenta sobre la verificación de facturas son los siguientes:

  • La verificación de facturas marca el final de la adquisición, después de la orden de compra y la entrada de mercancías.

  • La contabilización de facturas actualiza todos los documentos relacionados en finanzas y contabilidad.

  • Las facturas bloqueadas que varían de la factura real se pueden procesar mediante la verificación de facturas.

Normalmente uno se encuentra con los siguientes términos en la verificación de facturas:

  • Contabilización de la factura
  • Factura bloqueada
  • Liquidación de recibos evaluados (ERS)

Contabilización de la factura

La contabilización de la factura se realiza después de haber recibido las mercancías del proveedor y después de haber completado la entrada de mercancías. La factura recibida de un proveedor es verificada contra el costo, la cantidad y la calidad por la parte que realiza el pedido, y luego la factura se contabiliza contra esa orden de compra.

Esta es la fase en la que la empresa paga al proveedor (vendedor) y se logra la conciliación de la factura y la orden de compra. Siga los pasos que se indican a continuación para registrar una factura.

Ruta para contabilizar la factura

Logística ⇒ Gestión de materiales ⇒ Verificación logística de facturas ⇒ Entrada de documentos ⇒ Entrada de factura

TCode: MIRO

Step 1 - En la pantalla Menú de SAP, seleccione Ingresar factura siguiendo la ruta anterior.

Step 2- Complete todos los detalles necesarios, como la fecha de contabilización de la factura, el monto que se paga al proveedor junto con la cantidad por la que se paga el monto. Haga clic en Guardar. Ahora se contabiliza la factura para la entrada de mercancías.

Factura bloqueada

A veces, es posible que el departamento de contabilidad no pueda pagarle a un proveedor según la factura emitida. Esto puede suceder en el siguiente escenario. Intenta contabilizar una factura, sin embargo, el sistema espera cierto valor predeterminado contra la orden de compra o la entrada de mercancías y la factura registrada difiere del valor predeterminado. Esto puede provocar el bloqueo de la factura. El bloqueo de facturas se debe a:

  • Variación de la cantidad a nivel de artículo

  • Variación de la cantidad a nivel de artículo

Es difícil analizar pequeñas variaciones en la factura. Por lo tanto, los límites de tolerancia se establecen en el sistema y, si la variación en la factura está dentro del límite de tolerancia, el sistema acepta la factura. Si la variación excede el límite de tolerancia, puede provocar el bloqueo de la factura. En tales casos, debemos desbloquear o liberar manualmente la factura bloqueada si debe procesarse. Siga los pasos que se indican a continuación para desbloquear una factura.

Ruta para liberar la factura bloqueada

Logística ⇒ Gestión de materiales ⇒ Verificación de facturas logísticas ⇒ Procesamiento adicional ⇒ Liberar factura bloqueada

TCode: MRBR

Step 1 - En la pantalla Menú SAP, seleccione Liberar facturas bloqueadas siguiendo la ruta anterior.

Step 2- Proporcione los detalles necesarios, como el código de la empresa, el número de documento de factura, el proveedor, la fecha de contabilización y el grupo de compras. Luego haga clic en el botón Ejecutar. Se liberará la factura bloqueada.

Liquidación de recibos evaluados

La liquidación de recibos evaluados (ERS) es un método sencillo para liquidar la entrada de mercancías de forma automática. Si la parte que realiza el pedido ha acordado con el proveedor todos los términos y condiciones financieros, no es necesario que verifique la factura. La factura se contabilizará automáticamente a partir de la información presente en la orden de compra y la entrada de mercancías. A continuación se presentan las ventajas de tener un ERS:

  • Las órdenes de compra se pueden liquidar y cerrar rápidamente.

  • Reduce los esfuerzos humanos, ya que no es necesario verificar la factura.

  • Las variaciones de cantidad y cantidad en la factura se pueden evitar con la ayuda de ERS.

Para implementar ERS, se deben realizar algunas configuraciones obligatorias en el maestro de proveedores.

  • Vaya a XK02 (Cambiar modo de maestro de proveedores).

  • Seleccione la pestaña Datos de control.

  • Marque la casilla AutoEvalGRSetmt Del. Y AutoEvalGRSetmt Ret.

  • Haga clic en Guardar. Ahora el proveedor en particular está habilitado para ERS.

Siga los pasos que se indican a continuación para crear un ERS.

Ruta para crear ERS

Logística ⇒ Gestión de materiales ⇒ Verificación logística de facturas ⇒ Liquidación automática ⇒ Liquidación de recibos evaluados (ERS)

TCode: MRRL

Step 1 - En la pantalla Menú SAP, seleccione Liquidación de recibos evaluados (ERS) siguiendo la ruta anterior.

Step 2- Complete todos los detalles necesarios, como la sociedad, la planta, el número y la fecha del documento de entrada de mercancías, el proveedor y el documento de compras. Haga clic en Guardar. Se creará ERS para la correspondiente orden de compra y entrada de mercancías.