Coordinación y registros laborales

El éxito no lo crea una persona, sino un equipo que se une como uno solo .

- Jillan Farrar, cantautor, autor, editor y productor de cine estadounidense .

Si varios departamentos se ven como órganos del cuerpo, entonces el departamento de limpieza puede verse como una malla de nervios que mantiene la coordinación con varios órganos para lograr sus objetivos.

Ningún trabajo en la industria está completo sin coordinación y documentación. El departamento de limpieza tampoco es una excepción. Necesita coordinarse dentro del propio departamento y con los demás departamentos del negocio hotelero mientras trabaja a diario y completa los trámites de documentación mientras trabaja.

Veamos más sobre la comunicación de limpieza.

Importancia de la mesa de control de limpieza

El mostrador de control de limpieza es el centro o un único punto de contacto para todo el personal de limpieza del hotel. En la mesa de control, se recupera la nueva información y se distribuye entre el personal pertinente.

Como el trabajo de limpieza está principalmente orientado a brindar el mejor servicio a los huéspedes, este departamento debe trabajar para compartir información sin brechas de comunicación. Este escritorio también debe garantizar que la coordinación entre el personal de limpieza y con todos los demás departamentos del hotel sea fluida.

Funciones de la mesa de control de limpieza

La limpieza del hotel realiza las siguientes funciones:

  • Recopilación de todas las solicitudes realizadas por los invitados.

  • Informar al personal sobre la rutina o la preparación de un evento especial antes de que el personal se arremangue.

  • Asignar tareas de rutina / tareas cambiadas al personal de limpieza.

  • Recopilación de informes de trabajo del personal.

  • Recopilar el número de la habitación de salida y actualizarlo al supervisor de piso.

  • Manejo del gabinete de llaves que contiene las llaves de las llaves maestras de todos los pisos y llaves de la tienda de limpieza.

  • Mantener varios registros de formularios y registros.

Coordinación de limpieza con otros departamentos

Mientras trabaja, el departamento de limpieza debe coordinarse con los siguientes departamentos:

Coordinación de limpieza y recepción

  • Compartir información de ocupación que ayuda a estimar la ocupación futura, el presupuesto y la cantidad requerida de personal.

  • Limpieza de áreas públicas de instalaciones hoteleras.

  • Requisitos de atención especial como invitados VIP, grupos corporativos o familiares numerosos, o tripulaciones de aerolíneas como ocupantes.

  • Recolección de uniformes sucios y entrega de uniformes listos para el personal de la oficina todos los días.

Coordinación de limpieza-alimentos y bebidas

  • Próximos eventos de banquetes y fiestas.

  • Control de plagas en cocina.

  • Recogida de ropa de cama y uniformes sucios del departamento de A&B y provisión diaria de ropa de cama y uniformes al personal de A&B.

  • Despeje de bandejas de los pasillos de invitados.

  • Colocación de servicios especiales para huéspedes en las habitaciones, como servicios VIP o bebida de bienvenida.

Coordinación Departamento de Limpieza-Ventas y Marketing

  • Suministro de folletos promocionales, hojas de tarifas u otros artículos como portalápices en las habitaciones.

  • Recogida de uniformes sucios del departamento de S&M y provisión de uniformes listos para el personal de S&M diariamente.

Coordinación del Departamento de Limpieza y Recursos Humanos

  • Adquisición de nuevo personal para el departamento de limpieza.

  • Remuneración de los miembros del personal de limpieza como salario, a lo largo del tiempo, tratamiento médico, etc.

  • Motivación por el desempeño del personal mediante evaluación o recompensa, programa de inducción y capacitación para el personal nuevo.

  • Recogida de uniformes sucios del DRH y suministro diario de uniformes listos para el personal de DRH.

Coordinación del Departamento de Limpieza y Seguridad

  • Seguridad de la propiedad del hotel y llaves.

  • Prevención de incendios y robos en el hotel.

  • Prevención de cualquier actividad antisocial, como cualquier actividad sospechosa, juegos de azar o contrabando realizado por huéspedes en las habitaciones o en las instalaciones del hotel.

  • Recogida de uniformes sucios del DRH y suministro diario de uniformes listos para el personal de DRH.

Coordinación del Departamento de Servicio Uniformado de Limpieza

  • Recolección de uniformes sucios de los porteadores, porteros, conductores y provisión de uniformes listos para ellos diariamente.

Coordinación del Departamento de Limpieza y Contabilidad

Tiene lugar con respecto a:

  • Las cuestiones relacionadas con los pagos del personal de limpieza.

  • Recogida de uniformes sucios del departamento de contabilidad y entrega de uniformes listos para el personal de contabilidad diariamente.

Coordinación Departamento de Limpieza-Ingeniería

  • Los problemas relacionados con el funcionamiento erróneo de los equipos de limpieza y jardinería, tomas de corriente defectuosas, tuberías inclinadas, mantenimiento del aire acondicionado o cualquier otro trabajo similar.

  • Recolección de uniformes sucios del personal de Ingeniería y Tecnología y provisión de uniformes listos a diario.

Coordinación del Departamento de Limpieza y Mantenimiento

  • La reparación y el mantenimiento de muebles y accesorios rotos.
  • La pintura del área requerida en el hotel.
  • Reparación de tuberías y puntos eléctricos en las habitaciones.
  • Recolección de uniformes sucios del personal de mantenimiento y provisión de uniformes listos a diario.

Registros importantes mantenidos por limpieza

Los registros se utilizan para registrar información importante. Son muy útiles cuando cambian los turnos y el personal de turno, y también durante el trabajo. Los registros sirven para mantener registros claros y oportunos, fomentando así una buena comunicación. Estos son algunos registros importantes mantenidos por el escritorio de control de limpieza:

Registro de salida

Se mantiene para rastrear los cambios en el estado de la habitación de los huéspedes, como V, VD o VC, después de que el huésped se haya retirado. También rastrea la cantidad de consumo de bebidas del mini bar en las habitaciones de huéspedes de CO.

Registro de llegada prevista

Realiza un seguimiento de los invitados preinscritos y su perfil como Regular / VIP / Otro, estado civil, hora prevista de check-in y cualquier solicitud especial que deba cumplirse.

Registro de estado de habitación

Este registro registra la lista de todas las habitaciones y su estado actual, como V, VC, OOO, OOS, etc.

Registro de llamadas de invitado

Registra las instrucciones o notas relevantes para las habitaciones y el área adyacente. Es muy útil para realizar un seguimiento de las actividades y su duración.

REGISTRO DE LLAMADAS DE INVITADO
No Señor. Fecha Habitación no. Nombre del invitado Llamar / Solicitar Hora de entregar Remitido a FU por Estado

Registro de préstamos para invitados

Este registro se mantiene para registrar la entrega y recuperación de los préstamos otorgados a los invitados. El formato general de este registro es el siguiente:

REGISTRO DE PRÉSTAMOS PARA INVITADOS
No Señor. Fecha Habitación no. Nombre del invitado Req Hora de entregar Tiempo para recuperarse Entregado por Recuperado por Estado

Registro de artículos faltantes

Si falta algún artículo propiedad del hotel (que no sean consumibles) en una sala de Check-Out, se registra en este Registro.

Registro de control de suministros para invitados

Este registro se mantiene para registrar los suministros de los huéspedes. El formato general es el que se muestra a continuación:

SUMINISTROS PARA INVITADOS
No Señor. Piso / artículo Bolígrafos / lápices Bebidas / Azúcar / Crema en sobres Gorros de ducha ... Conjuntos de tocador Descripción

Registro de daños / roturas

Si alguna propiedad del hotel colocada en la habitación de huéspedes se encuentra dañada o rota, se registra en este Registro. Aquí hay un registro de muestra:

REGISTRO DE DAÑOS / ROTURAS
No Señor. Fecha Artículo dañado Habitación no. Encontrado por Descripción

Registro de objetos perdidos / encontrados

Si un asistente de la habitación de huéspedes de limpieza encuentra algún artículo de propiedad de los huéspedes en la sala de salida, se registra en el Registro de objetos perdidos y se envía a la misma celda del departamento de limpieza. También registra cualquier artículo personal encontrado en las instalaciones del hotel.

REGISTRO PERDIDO Y ENCONTRADO
No Señor. Fecha Articulo Descripción Encontrado por Encontrado en Recogido por Dirección Número de contacto Firmar

Registro de claves

Es un registro para anotar las llaves emitidas de las habitaciones, las llaves de las habitaciones y las cajas fuertes importantes y las llaves del piso.

REGISTRO CLAVE
No Señor. Fecha ID de clave Piso No. Habitación no. Hora de emisión Estado al final del tamizado (devuelto / desaparecido)

Registro de control de ropa

Registra el movimiento de la ropa entre la lavandería y las habitaciones o el comedor. Facilita al personal de limpieza el seguimiento de la ropa limpia y sucia.

Listas de verificación e informes en la limpieza

Hay varias listas de verificación de limpieza e informes generados automáticamente por el software de gestión del hotel.

Listas de verificación

Las listas de verificación ayudan a garantizar que todo el trabajo se realice correctamente sin que quede nada por completar. Hay varias listas de verificación remitidas y completadas por el personal de limpieza. Algunos importantes son:

  • Lista de verificación de suministros para invitados
  • Lista de verificación de limpieza de la habitación
  • Lista de verificación de limpieza del baño de invitados
  • Lista de verificación de limpieza del área de playa
  • Lista de verificación de limpieza de piscinas
  • Lista de verificación de mantenimiento del jardín
  • Lista de verificación estándar de limpieza para SPA
  • Lista de verificación estándar de limpieza para el gimnasio

Informes

Los informes son útiles para estudiar registros pasados ​​de ocupación, horarios de limpieza y predecir el estado futuro de las habitaciones. Veamos los informes generados para el departamento de limpieza -

Housekeeping Report

Esto se puede generar al final de cada turno para informar el estado de limpieza de cada habitación.

Informe de limpieza
Habitación no. Tipo de habitación Echa un vistazo a la fecha Rotación Ocupación de habitaciones Estado H / K Ama de casa

Housekeeping Assignment Report

Es necesario para programar los asistentes de la sala y registrar las inspecciones de la sala.

Housekeeping Occupancy Report

Este informe muestra la lista de huéspedes que se han registrado en el hotel con detalles como el número de adultos y niños, el número de noches y el estado del servicio de limpieza. Este informe se genera para las habitaciones ocupadas, las habitaciones que se espera estén ocupadas, las habitaciones retiradas y las habitaciones vacías o bloqueadas. Este informe se genera para programar habitaciones para limpieza.

INFORME DE OCUPACIÓN
Salón No. Tipo de sala Nombre del invitado Adulto Niño No de noches Fecha de entrega Estado H / K