Gestión de la atención - Guía rápida
La Gestión de la Atención se puede definir como un conjunto de prácticas que aumentan la capacidad de las personas para concentrarse en cosas importantes en el trabajo y en la vida. También ayuda a organizar sus prioridades, para que puedan cumplir con eficacia tanto a nivel organizativo como personal.
Los gerentes de todo el mundo le dirán que un small but attentive workforce is much more productiveque una gran fuerza laboral distraída. Un empleado desatento cometerá errores por descuido y terminará siendo menos productivo. Personas de todos los campos deben estar atentas para sobresalir o al menos conservar su puesto.
Las distracciones incluyen cotillear con compañeros de trabajo, tomar descansos prolongados, manejar asuntos personales durante las horas de trabajo, etc. Estas distracciones generalmente ocurren debido al aburrimiento, el trabajo durante largas horas y las condiciones de trabajo mundanas. Se podría evitar perder el tiempo centrándose en objetivos específicos.
El déficit de atención también puede obstaculizar las posibilidades de un empleado sincero. Si sus compañeros de equipo no prestan atención a lo que dice, su trabajo es menos efectivo. La capacidad de estar atento ayuda a los profesionales a relacionarse con su trabajo a nivel emocional. También los impulsa hacia una mayor productividad para cumplir con los objetivos de la empresa y sus objetivos personales.
Con el aumento de la carga de trabajo, las personas se estresan fácilmente y se distraen fácilmente del trabajo. La gestión de la atención permite a los gerentes y empleados concentrarse más en su trabajo con distracciones mínimas. Esto les ayuda a tener un mejor rendimiento y, a su vez, los lleva a conseguir una subida y una promoción.
No estamos muy lejos de un futuro, donde cosas como la integridad, la sinceridad, etc., darán paso a la Atención como el bien más valioso. Por otro lado, las habilidades relacionadas con el trabajo darán paso a Focus como la habilidad más importante en un lugar de trabajo. Para ser relevantes y exitosos en ese futuro, tenemos que aprender a estar enfocados y atentos desde hoy mismo.
Las redes sociales han cambiado la forma en que las personas solíamos comunicarnos, establecer nuevas relaciones y desarrollarlas. También está cambiando la forma en que las personas solían manejar múltiples tareas al mismo tiempo. Lo que era solo una teoría propuesta años antes, ahora se ha convertido en un hecho establecido de que la multitarea en realidad falla en ambos propósitos que se suponía que debía resolver.
Es ampliamente aceptado ahora que la multitarea en realidad requiere más tiempo para completar el trabajo y entonces, la calidad siempre es peor. En la era de la tecnología y los servicios, nos hemos acostumbrado a la gratificación instantánea de la curiosidad y a obtener respuestas. En tales situaciones, la gente ha perdido la paciencia para buscar hechos.
¿Cómo los medios digitales cambiaron nuestra capacidad de atención?
Los medios digitales y la tecnología han convergido para producir más información ahora que nunca. Esto significa que se anima a las personas a recopilar información fugaz, en comparación con leer y analizar la información. Luego, más tarde, los hechos se separan de la ficción.
La atención se ha convertido hoy en día en un activo valioso y los medios digitales la utilizan como moneda. Atrás quedaron los días en que las empresas en línea solían ganar dinero con las ventas directas. Hoy en día, todos han entrado en un modelo indirecto de generación de ingresos. Este es un modelo en el que se esfuerzan por convertirse en una plataforma establecida que está siendo visitada por la multitud de usuarios de Internet. Todo es sobreeyeballs, clicks, taglines, petitions.
Bombardeo de información
El bombardeo de información en los puntos de venta en línea puede hacer que la atención de alguien fluctúe con mucha facilidad. Es como alguien que acaba de entrar en un buffet y encuentra una amplia variedad de platos frente a sus ojos. Como no puede probar todos los platos al mismo tiempo, tendrá que hacer una pausa después de algunos platos. Una vez que haya terminado, no volverá a esos platos, incluso si los encuentra realmente deliciosos. Él razona: "¿Por qué tener todas algunas cosas bonitas, cuando puedo tener algunas de todas las cosas bonitas?"
El mundo se está haciendo más pequeño
Si ha visto la película Piratas del Caribe: el fin del mundo, debe haber visto el hermoso momento retrospectivo, donde el Capitán Barbosa refleja que el mundo se está haciendo más pequeño. A lo que el Capitán Jack Sparrow responde con su estilo imitable, “No. El mundo sigue siendo el mismo, amigo; simplemente hay menos ”.
En pocas palabras, este es el problema al que se enfrentan las personas con el contenido hoy en día. Gracias al advenimiento de la tecnología en nuestra vida, podemos viajar por el mundo entero con un simple clic del mouse.
Unos pocos clics nos llevarán a la cima de la Gran Muralla China y algunos más nos llevarán a las llanuras heladas de Groenlandia. El mundo parece ahora un lugar más pequeño, gracias a Internet que tiene más velocidad que los vientos que navegan los barcos. Pero cuando unos pocos clics pueden llevarnos por todo el mundo; ¿Realmente nos queda tiempo para dejar que una hermosa imagen permanezca en la pantalla de nuestra computadora, para que podamos mirarla por mucho tiempo, dejar que despierte nuestras emociones?
Según una encuesta publicada por Salary.com, el 14% de los empleados de una empresa desperdicia 3 horas diarias, el 22% desperdicia 2 horas al día y el 64% desperdicia 1 hora al día. Uno de los mayores culpables fue la navegación por Internet, que provocó que el 48% de los empleados perdieran el tiempo en ella.
Un objetivo funcional detrás de cada empresa y, posteriormente, de cada gerente es aumentar la productividad. Todas las empresas quieren lo mejor de su fuerza de trabajo, pero sería abrumador utilizar un equipo pequeño para realizar múltiples tareas y aumentar las ganancias. Aquí es donde entra en escena un gerente; un gerente intenta extraer más de menos.
Cuando intenta pensar en cómo el déficit de atención nos afecta en nuestra vida diaria, podemos ver que las cosas no han sido muy diferentes para nosotros dentro de los confines de las oficinas también. Las empresas han comenzado a aceptar el hecho de que sus empleados se distraen cada vez más de su trabajo. Incluso aquellos que se enfocan en su trabajo están más interesados en realizar un gran volumen de trabajo, en comparación con hacerlo correctamente.
La cantidad ha reemplazado a la calidad
Así como la generación actual es más probable que ponga sus ojos en Mona Lisa Smiley decir: “Bueno, eso es todo, ¡está hecho! ¡Trae el siguiente! ¡No tengo todo el día! ”.
Es más probable que un gerente le diga a su equipo que sacrifique más y más calidad en el altar de la cantidad, ya que él mismo no tiene la atención necesaria para un control de calidad detallado. Cuando alguien así se convierte en gerente, de repente se le pide que se concentre en algunas áreas muy específicas de la operación organizacional, como impartir capacitación, aumentar la experiencia del equipo y prestar “atención a los detalles más cercanos.
Los gerentes deben ser capaces de superar sus propios problemas de distracción, tanto en su vida personal como profesional, antes de instruir a sus compañeros de equipo al respecto. Un gerente distraído no puede mantener un equipo atento. Entonces, lo primero que uno debe considerar es dónde enfocan la mayor parte de su atención.
Los directores ejecutivos lideran la empresa
Para determinar la gestión de la atención de una empresa, hay que determinar la atención de su CEO. Un CEO debe prestar atención a la empresa y sus empleados para obtener una mejor productividad. Es importante que el CEO comprenda los diferentes tipos de atención y las diversas técnicas de gestión de la atención para alentar a sus empleados.
Después de estudiar los diferentes períodos de atención de personas de diferentes campos y la gestión del tiempo, los expertos han dividido la atención en cuatro áreas diferentes. Las habilidades de estas personas provienen de diversas esferas de la vida y grupos de edad. Estos incluyen:
Intentional- Las personas que muestran atención intencional ya saben lo que están haciendo y lo que realmente quieren hacer. A esto se le llama trabajar a sabiendas o "intencionalmente". Planifican estratégicamente y anotan los pros y los contras de su decisión y priorizan sus actividades en consecuencia.
Responsive- Las personas que muestran una atención receptiva no son conscientes de las diferentes situaciones a las que se van a enfrentar, pero responden de acuerdo al entorno cuando llegan a él. No planifican de antemano, sino que responden de acuerdo con el escenario actual. Incluso tienden a dedicar menos tiempo a trabajar intencionalmente.
Interrupted- Las personas que muestran una atención interrumpida se distraen fácilmente de su trabajo. No tienen una prioridad establecida para equilibrar su vida. De hecho, pasan la mayor parte de su tiempo respondiendo mensajes o manejando situaciones que no tienen nada que ver con su trabajo ni los desvían de su trabajo.
Unproductive- Las personas que muestran una atención improductiva se preocupan menos por su productividad. Pasan la mayor parte de su tiempo dejando vagar sus pensamientos. Abusan del tiempo de trabajo de la oficina tomando descansos, charlando o cualquier otro trabajo improductivo.
Cada persona puede clasificarse en cualquiera de estas categorías dependiendo de su naturaleza hacia su trabajo y la forma en que maneja su vida personal y profesional. Cuanto más atento esté, más se dará cuenta de su entorno y más productivo y eficaz será.
Stop Thinkingpuede sonar como un concepto extraño para alguien que intenta manejar la atención. La lógica detrás de este consejo de dos palabras es llamar la atención de las personas hacia su tendencia a "pensar demasiado" en cosas diferentes. Esto eventualmente hará que se preocupen por cosas irrelevantes. Cuando un entrenador comienza a pensar en las horas extras, presta menos atención a lo que realmente está sucediendo en el equipo y descuida las cosas que realmente demandan su atención.
Lo que pensamos y percibimos siempre está controlado por nuestros sentimientos. Si sentimos que algo es aburrido, le prestamos menos atención. Esa es la razón por la que los estudiantes que asisten a una conferencia que creen que no les es útil, comenzarán a prestarle menos atención y, finalmente, la encontrarán aburrida.
Cuando estás atento, comienzas a conectarte mejor con el mundo que te rodea. Empieza a comprender el funcionamiento de un proceso ya ver el "panorama general". Las personas atentas procesan las emociones mejor que otras porque sus mentes están tranquilas y sus pensamientos claros. Los chinos tienen un término para eso: Mushin.
¿Qué es Mushin?
Mushin es una palabra china que significa "sin mente". El concepto de Mushin se utiliza en el entrenamiento de diferentes artes marciales. Mushin enseña a las personas a olvidar por completo las emociones y el pensamiento consciente, para que puedan concentrarse en una tarea.
Mushin un estado mental que se puede alcanzar a través de la meditación. Es la mejor manera para que alguien se comprenda a sí mismo y tenga una naturaleza positiva hacia el mundo que lo rodea. Esto lo hace más atento a todo, se calma y perfecciona sus habilidades intuitivas.
¿Qué es Xin Yi?
Xin Yi significa "corazón mental". Es una técnica que intenta conectar el cuerpo con el alma. Según los chinos, existen armonías internas que pueden conectar la mente con la voluntad, la energía y el poder.
Ellos son -
Xin and Yi - Conectar la mente (Xin) con el corazón (Yi).
Yi and Qi - Conectar el corazón (Yi) con la energía natural (Qi).
Qi and Li - Conectando la energía natural (Qi) con la potencia (Li).
La meditación nos ayuda a obtener estas armonías internas, a conectar nuestro cuerpo con nuestra mente y corazón también. Nos aclara la mente, nos permite mantener la calma y estar más concentrados; todas estas son cualidades que un profesional que trabaja necesita para realizar sus tareas de manera eficiente en la oficina.
La atención no es un fenómeno constante. Una persona puede cambiar su capacidad de atención y la intensidad de la atención dependiendo de diferentes situaciones. Hay tres tipos de atención según el tipo de trabajo de un individuo:
Atención enfocada
La atención enfocada significa "prestar atención". En determinadas situaciones, las personas pueden canalizar toda su atención en una sola tarea y todo lo demás se considera menos importante. Esto se puede ver mientras estudia para un examen o trabaja en un proyecto.
Es muy difícil mantener este tipo de atención durante mucho tiempo en casos normales, ya que necesita un compromiso a nivel fisiológico. Los seres humanos están destinados a cansarse de su trabajo después de cierto período de tiempo. Por ejemplo, es menos probable que una persona se concentre en los estudios, después de haber estudiado vigorosamente durante más de un par de horas seguidas.
Atencion sostenida
Atención sostenida significa concentrarse en una determinada tarea que requiere mucho tiempo. Las personas prestan mucha atención cuando ven un truco de magia o una película interesante. Hay tres etapas de atención sostenida:
Paying Attention - Dónde empiezas a enfocarte.
Keeping Attention - Donde mantiene su atención.
Ending attention - Cuando finalmente dejas de prestar atención.
Este ciclo completo se denomina un "período de atención". Una vez que termine su atención, nuevamente necesitará algo de tiempo para concentrarse nuevamente y eliminar las distracciones. Las personas se distraen del trabajo, lo que deja la tarea incompleta, por lo que uno necesita tiempo para volver a concentrarse y comenzar después de algún tiempo.
Atención selectiva
Atención selectiva significa centrarse en un solo estímulo en un entorno complejo. Es como tener una conversación en una estación abarrotada, donde es imposible concentrarse en todo lo que sucede. En este caso, uno tiene que concentrarse realmente en la conversación e ignorar todo lo que sucede para transmitir el mensaje.
Uno debe tener la capacidad de concentrarse en un mensaje u objeto en particular filtrando todo el ruido de fondo. La parte negativa es que las personas tienden a descuidar lo que está sucediendo (incluso si es importante). En todo esto, el mensaje que reciben puede ser fácilmente manipulado o malinterpretado debido a problemas de comunicación.
Atención alterna
Las personas que exhiben "atención alterna" tienen la capacidad de cambiar su atención a más de una tarea al mismo tiempo. Muchos de nosotros hemos mostrado esta atención tomando notas, mientras escuchamos y entendemos simultáneamente una conferencia. Aquí, la mente debe ser flexible y rápida para comprender y traducir toda la información recopilada.
Parpadeo de atención
Según una teoría que se propuso por primera vez en los años 90, la atención es como la visión. Cuando intentamos visualizar dos objetivos al mismo tiempo, uno de ellos aparece nítido mientras que el otro se vuelve borroso. De manera similar, cuando las personas se enfocan en dos objetivos al mismo tiempo, tienden a perder el segundo. Cuando estos objetivos están vinculados con emociones fuertes, es más fácil reducir el parpadeo de atención.
Desde que te despiertas hasta que duermes, tu cerebro sigue enviando y recibiendo mensajes a través de una red de conexiones nerviosas, que se denominan "ondas cerebrales". Cada onda cerebral está vinculada con diferentes actividades como el sueño, la atención, la música, la relajación, etc. Estas ondas cerebrales se clasifican en rayos Alfa, Beta, Theta, Delta y Gamma.
Ondas cerebrales alfa
Ondas cerebrales alfa Las ondas cerebrales alfa indican una conciencia relajada. Se consideran las ondas cerebrales de la meditación, ya que aumentan la creatividad y están vinculadas con sentimientos positivos y tranquilidad. Cuando una persona está despierta, pero no concentrada en algo, está en Alfa. Este es el mejor estado para el pensamiento intuitivo.
Ondas cerebrales beta
Las ondas cerebrales beta indican vigilia. Están vinculados con el enfoque y la atención. Estas ondas cerebrales se utilizan para resolver problemas, por lo que también están relacionadas con sentimientos de inquietud y ansiedad. Cuando estás despierto, estás en Beta. La meditación ralentiza las ondas cerebrales Beta, te calma, te hace menos ansioso y te ayuda a concentrarte en las otras ondas cerebrales.
Ondas cerebrales theta
Las ondas theta señalan un estado profundo de meditación o hipnosis. Las personas con sueño ligero también están en el estado Theta. Están relacionados con los sueños y la memoria a corto plazo. Le ayudan a recordar hechos y son más activos en niños que en adultos. Una persona en Theta no es completamente consciente de lo que sucede a su alrededor.
Delta Brainwaves
Las ondas delta señalan un sueño profundo sin sueños. Este se considera como el patrón de ondas cerebrales más lento, moviéndose de 1,5 a 4 ciclos por segundo. Algunas personas entran en delta cuando están meditando. Solo los practicantes experimentados pueden alcanzar ondas delta sin dejar de estar despiertos.
Ondas cerebrales gamma
Las ondas gamma señalan la capacidad de relacionarse y procesar información. Aumenta el poder de la memoria y mantiene la agudeza en los sentidos. Las ondas gamma altas hacen que una persona sea más positiva, activa y contenta. También hace que las personas sean más inteligentes que otras, también se pueden lograr a través de la meditación. La meditación te ayuda a tener control sobre estas ondas cerebrales. Cuando meditamos, diferentes técnicas de meditación influyen en las ondas cerebrales que son responsables de diferentes actividades.
Sin embargo, la meditación no es la única forma de aumentar la concentración y la atención. Hay diferentes métodos que ayudan también a ayudarnos en este objetivo. Uno de los más comunes es "Visualization”.
En las técnicas de visualización, se le pide a una persona que use su imaginación para crear imágenes mentales que un instructor le pide que haga. Esto aumenta la actividad cerebral y aporta una gran concentración en el trabajo.
Cada individuo es diferente del otro, por lo que necesitan un método diferente o una combinación de métodos para concentrarse más. Hay que entender el método que mejor se adapta a él.
La siguiente hoja de trabajo tiene una colección de actividades que una persona puede realizar en su vida diaria. Estas actividades aseguran que pueda mantener su atención aguda y enfocada. La mayoría de estas actividades producen resultados a largo plazo, por lo que el médico debe tener paciencia mientras espera los resultados. Sin embargo, comenzará a sentir un cambio inmediato en su perspectiva en una semana.
Ejercicio
Relájese y siéntese cómodamente en un lugar tranquilo.
Intente no pensar en nada y no tenga otros pensamientos.
Concéntrese en su respiración natural. Escuche los sonidos de inhalar-exhalar.
Meditación
Puedes meditar de diferentes formas, pero el objetivo debe ser relajar tus sentidos y calmar tu mente. Algunos de los métodos de meditación más seguidos son:
- Meditación Mantra
- Meditación de mirada fija
- Meditación trascendental
- Meditación de los chakras.
La meditación Steady Gaze incluye concentrarse visualmente en un objeto. La Meditación Trascendental implica simplemente sentarse con los ojos cerrados. La meditación de los chakras implica respiración concentrada y mantra para explorar los chakras.
Las diferentes formas de meditación se enfocan en diferentes cosas, por lo que debe seleccionar el área en la que necesita la máxima concentración y concentrarse y luego comenzar la práctica en consecuencia.
Visualización
Visualización significa imaginar su objetivo y creer que sucederá. La técnica de visualización está siendo utilizada hoy en día por personas para sobresalir en diferentes campos al agudizar su atención y hacer que materialicen sus pensamientos. La razón por la que es tan eficaz es que en realidad permite que su mente se concentre en la posibilidad y le ayuda a alcanzar su objetivo; en lugar de simplemente pensar y luego descartarlo como un vago deseo.
Algunos requisitos previos para la visualización:
Choose a goal - Tienes que ser preciso para seleccionar y visualizar un objetivo individual.
Relax - Necesita calmar sus sentidos antes de concentrarse en la visualización.
Visualize- Imagina la meta. Por ejemplo, un arquitecto imaginando un centro turístico en un desierto.
Accept - Confía en ti mismo que puedes hacer realidad tu sueño.
Ejemplo
Se realizó un estudio científico para probar los efectos de la visualización. El estudio involucró a un grupo de jugadores que recibieron tiros libres de baloncesto en la Universidad de Chicago. Este estudio analizó primero la capacidad de un jugador para los tiros libres y luego los dividió en tres grupos.
Se pidió al primer grupo que practicara con la pelota durante una hora todos los días.
Al segundo grupo se le pidió que se pusiera de pie e imaginara cómo dispararían.
Al tercer grupo simplemente se le pidió que ignorara.
After 30 days, los jugadores del primer grupo mostraron una mejora del 24%, los jugadores del segundo grupo mostraron una mejora del 23%, mientras que el tercer grupo no mostró ninguna mejora. El efecto de la visualización se puede ver claramente aquí.
La gestión de la atención ayuda a las personas a gestionar el estrés, ser más productivas y gestionar mejor el tiempo. La gestión de la atención requiere que no solo se concentre, sino que también implemente. A veces, fallamos porque nos intimida el éxito. Es muy importante tener un pensamiento positivo mientras ejecuta un plan. Esto te ayudará a concentrarte más.
Podemos dividir la atención en cuatro zonas diferentes: Reactiva, Proactiva, Distraída y Derrochadora. Cuanto más atento esté, más se reflejará en su productividad y en sus niveles de estrés personal.
Zona reactiva
Los gerentes destacan especialmente en la zona reactiva, ya que se ocupan de cumplir con los plazos y tomar decisiones sobre tareas que exigen tiempo y atención. Por ejemplo, están en un proyecto que está cerca de los plazos y uno de sus empleados dice estar enfermo y tiene que hacer arreglos para que alguien lo sustituya.
Estas crisis no ayudan a los gerentes a cumplir sus metas o plazos. Con las tareas importantes vienen situaciones inesperadas. La mayoría de ellos ocurren principalmente debido a una distribución incorrecta del tiempo. Para pasar de la zona reactiva a la zona proactiva, deben intentar perder menos tiempo distrayéndose.
Zona proactiva
Las personas en una zona proactiva están dispuestas a trabajar más duro y les gusta seguir alguna estrategia o procedimiento para lograr sus objetivos. Siempre les gusta planificar con anticipación en consecuencia para lograr su objetivo. Si pasa más tiempo en esta zona, puede minimizar su tiempo en la zona reactiva. Esta zona le ayuda a mantener el equilibrio en su vida personal y profesional.
Permanecer en la zona proactiva también te ayuda a tener una actitud positiva hacia tu trabajo y tus compañeros. Le ayuda a presupuestar sus ingresos, mantener una relación cordial, revisar sus metas y ajustar los cambios necesarios para lograrlo. También mejora su rendimiento con el tiempo.
Zona Distraída
Ésta es la zona en la que la mayoría de nosotros pasamos más tiempo del que realmente se supone. Estas actividades parecen exigir su atención urgente, pero en realidad no son tan importantes. Esto sucede cuando las personas comienzan a distraerte o comienzas a priorizar las necesidades de los demás antes que las tuyas. El envío de mensajes instantáneos, los correos electrónicos frecuentes, las llamadas telefónicas o el chat se incluyen en esta zona.
Saliendo de la zona distraída
Como ya te habrás dado cuenta, esta no es la mejor zona para estar. Si estás en esta zona, trata de alejarte de ella lo antes posible. Esto se puede hacer de las siguientes formas:
Turn off email alert- No todos los correos electrónicos son tan urgentes como para que necesiten ser respondidos tan pronto como los reciba. Las alertas por correo electrónico a menudo lo distraen y, a veces, lo llevan de la zona proactiva a la zona distraída.
Create a time-blocked schedule- No reciba llamadas telefónicas o correos electrónicos mientras trabaja. Programe un horario para devolver llamadas y responder correos, mientras mantiene una relación cordial.
Set boundaries- Haz un horario y síguelo. Nunca permita que otros lo distraigan en sus acciones, a menos que sea realmente urgente. Una vez que comiences a seguir tu horario, la gente se adaptará lentamente a él y dejará de distraerte.
Estos métodos le ayudarán a salir de la zona distraída y concentrarse más en el trabajo importante y urgente. Te ayudará a concentrarte más en el trabajo que realmente demanda tu atención y te ayudará a lograr tu objetivo.
Zona derrochadora
La gente tiende a perder el tiempo sin ninguna provocación externa. Las personas en esta Zona de Desperdicio se involucran en charlas sin sentido, sin hacer nada, revisando correos electrónicos, cotilleando con colegas y navegando en Facebook, Twitter. El principal objetivo de las personas en la zona de derroche es pasar a la zona proactiva. Deben pensar en las metas que quieren alcanzar y en cómo perder el tiempo en actividades improductivas los aleja de sus sueños y ambiciones.
La gente aquí pasa más tiempo relajándose e imaginando cosas que haciendo algo productivo o útil. Puede desviar su atención de esta zona de las siguientes maneras:
Schedule personal time- Es imposible concentrarse siempre en una tarea, por lo que es mejor tomar descansos breves en un tiempo y luego volver a su trabajo. Siempre tenga algo de tiempo para usted para relajarse, comer, meditar y relajarse.
Limit temptation- Evite la tentación de pasar tiempo charlando, usando el teléfono y navegando por Internet, en lugar de concentrarse más en el trabajo. Es mejor apagar su teléfono celular o tomarse siempre pequeños descansos. Tenga en cuenta que se necesitará la misma cantidad de tiempo para completar el trabajo, por lo que el tiempo perdido en entregarse a trivialidades en realidad está retrasando el trabajo.
Es fácil para alguien aconsejar a otra persona que “Manténgase enfocado”, pero es difícil para la misma persona mantener su enfoque. La verdad es que hoy en día, uno puede distraerse y abrumarse fácilmente con todas las metas y planes en sus vidas ocupadas. En esos momentos, hay formas en que las personas pueden mantener su estabilidad y concentración.
La regla de un minuto
Prestamos menos atención a los pequeños recados y tareas porque tendemos a subestimar su valor. Una vez que estas tareas se acumulan, terminan requiriendo mucho más tiempo y atención de lo que hubieran tomado originalmente.
Imagina no lavar la ropa durante un mes y luego te despiertas un día con el hecho de que no tienes ropa limpia. Lo que es peor, ahora tendrás que limpiar una gran pila de ropa en lugar de un par. La regla de un minuto elimina este tipo de situación al hacer que se concentre en reducir el estrés. Esta regla de un minuto nos enseña que las pequeñas tareas, cuando se hacen a diario, no nos afectan mucho, pero una vez que quedan para hacerlas más tarde, toman mucho tiempo para completarse.
Esta regla de un minuto nos dice que nos preguntemos cuánto tiempo tomarán en realidad algunas tareas como archivar un papel, poner los libros en la estantería, mantener los calcetines cerca de la canasta, etc. La gente se da cuenta de que solo lleva un minuto hacer estas tareas mundanas, pero una vez que se acumulan, puede terminar consumiendo el tiempo de un fin de semana completo para limpiar y organizar la habitación.
La regla de los cinco minutos
La regla de los cinco minutos nos enseña a tomarnos un descanso de cinco minutos entre cada tarea, ya que esto nos ayudará a mantenernos relajados y concentrados en nuestro trabajo. Además de eso, el resto nos ayudará a completar una tarea antes de pasar a otra.
Desarrollar un horario adecuado le ayuda a administrar mejor el tiempo. Sin embargo, el error más común que cometen las personas al hacer un horario es que lo hacen demasiado estricto. Es común sentirse abrumado con todo el establecimiento de metas y la programación. Al mismo tiempo, también es importante controlar sus emociones y no dejar que controlen sus acciones o dicten su horario.
Esto se puede hacer siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Stop- El pánico no ayuda. Te asusta y también pierde el tiempo. Cálmate y trata de pensar en todos los resultados. Intente relajarse y pensar con claridad antes de reaccionar.
Take Breaks- Es importante concentrarse en su objetivo, pero no olvide tomar un descanso de cinco minutos de su trabajo para calmar su mente y cuerpo. La meditación a corto plazo u otras técnicas de relajación pueden ayudar.
Break Down Tasks- Intente completar una tarea dividiéndola en secciones más pequeñas. Esto le dará una mejor imagen del trabajo y lo ayudará a completarlo más rápido de una manera organizada.
Sleep- Siempre es importante dormir lo suficiente para relajar la mente y despejar la cabeza. Un cerebro cansado conduce a un trabajo ineficaz.
La procrastinación es el acto de posponer la realización de tareas para una fecha o hora posterior. Se dice que es la mayor amenaza para la productividad. Es bueno tomarse un descanso, pero postergar las cosas afecta cualquier posibilidad de éxito a largo plazo.
Todos pasamos por un poco de dilación de vez en cuando. Habiendo dicho eso, hay algunos procrastinadores crónicos, que comienzan a evitar las cosas solo porque no les apetece, cuando en realidad hay que trabajar.
Todos hemos visto situaciones en las que los descansos de cinco minutos se convierten en un descanso de 60 minutos. Ocurre cuando estamos realmente cansados o hemos utilizado nuestra concentración en un trabajo mentalmente agotador. Sin embargo, a veces terminamos tomando esos descansos probablemente sin otra razón que la tentación de hacer otras cosas innecesarias. Para esas personas, una navegación por Internet de cinco minutos puede convertirse fácilmente en dos horas en Facebook.
La gente no procrastina instintivamente
La gente no procrastina instintivamente. Muchos de ellos planean meticulosamente cómo van a realizar sus tareas, pero en un momento posterior. La pereza es una de las principales razones de la procrastinación. Sin embargo, algunos lo hacen para poder obtener un mejor trato con la estrategia de "esperar y observar".
Invariablemente, los procrastinadores procrastinarán y usarán varias excusas para justificar sus acciones (o más bien inactions).
Algunas de las excusas más comunes que tiende a dar un procrastinador son:
Stress- Dirán que llevan muchas horas trabajando y se han agotado, por eso acaban tomando largas pausas. Esto es independiente del hecho de que la mayor parte del tiempo dedicado a trabajar tales "largas horas" se dedicaría a la navegación inactiva por la red o al chisme.
Fear- El miedo al fracaso y la intimidación del éxito, ambos pueden llevar a la procrastinación. Algunas personas dan la excusa de que no son lo suficientemente fuertes emocionalmente para soportar las consecuencias de sus acciones incorrectas y prefieren no actuar en absoluto.
Boredom- A veces la gente dice que "se aburren", lo que les hizo llevar todo el trabajo a una fecha posterior. Una persona genuinamente aburrida buscará hacer cualquier cosa para deshacerse de él, en lugar de invitarlo con más inactividad.
Las razones, o mejor dicho excusas, para la postergación son siempre diferentes para diferentes personas. Esto se debe solo a que la gente piensa y actúa de manera diferente. Sin olvidar que sus metas y expectativas de vida son diferentes.
Tenga en cuenta que todos tenemos esta tendencia a pasar por esta fase de procrastinación al menos una vez a la semana. Sin embargo, no todos nos convertimos en trabajadores perezosos.
La procrastinación se alimenta de las personas que no tienen control sobre sus emociones y de aquellas personas que no saben programar su trabajo. Las personas que tienen el hábito de cambiar constantemente sus metas deben decidir primero qué es lo más importante para ellos a largo plazo.
Salir de la oficina y comer un bocadillo con té caliente atraerá a casi cualquier persona, especialmente en una calurosa tarde de miércoles. Por otro lado, una persona emocionalmente fuerte sabría que lo mismo le espera una vez que haya terminado con esta tarea actual.
Los siguientes pasos ayudarán a las personas a equilibrar sus prioridades y a adquirir mejores habilidades de gestión del tiempo. Aquí hay algunas formas en las que puede superar la procrastinación:
Delete It- ¿Qué pasa si no trabajas en absoluto? Piense en el trabajo que requiere su atención inmediata y en lo que sucede si deja algo atrás.
Delegate- Pregúntese si es responsable de la finalización de la tarea en primer lugar o si el trabajo se puede entregar a otra persona. Sea siempre claro sobre su papel en una tarea, para no confundir su trabajo con el de los demás.
Do It Now- Pregúntese si la tarea necesita atención inmediata o se puede posponer por algún tiempo. Sea honesto al responder esta pregunta, ya que retrasar un trabajo importante siempre aumenta el estrés y la ansiedad.
Ask for Advice- Está bien si no lo sabe todo. Siempre puede buscar el consejo de un guía de confianza o de una persona mayor que pueda ayudarlo y guiarlo en su trabajo. Es un paso mucho mejor que ofrecer la falta de conocimiento como excusa para no hacer ese trabajo.
Chop It Up- Siempre puede hacer que una gran tarea sea pequeña sumergiéndolos en secciones más pequeñas. A medida que estos bits le quitan la mente a la gran tarea y lo hacen concentrarse en uno por uno. Esto hace que el trabajo sea más fácil de completar.
Obey The 15 Minute Rule- Para evitar la procrastinación, intente asignar cada paso factible de su trabajo 15 minutos de tiempo, y no más que eso. Trabaja en ráfagas de 15 minutos durante los cuales no permitirás distracciones.
Have Clear Deadlines- Tener plazos claramente definidos y tener una forma planificada de cómo vas a lograr tus objetivos en los plazos. Antes de establecer fechas límite, eche un vistazo a su equipo y dibuje una fecha límite realista.
Give Yourself a Reward- Cada vez que complete una fecha límite, no olvide darse un capricho para usted y los demás. Esto mantendrá al equipo motivado y le dirá que hizo un buen trabajo.
Remove Distractions - Trate de mantener un ambiente de trabajo positivo alrededor, limite las distracciones que provienen de los chismes, la navegación por Internet, etc. Esto ayudará a las personas a concentrarse más en su trabajo.
Para una gestión de la atención exitosa, debe comenzar priorizando las cosas. El siguiente paso es reconocer que existe una necesidad urgente de que mueva su energía positiva en una dirección productiva. Esto le ayuda a mantener un equilibrio y avanzar hacia su objetivo con una mejor gestión del tiempo.
Siendo asertivo
A veces, la gente le pedirá que los ayude con alguna tarea que requiera su atención inmediata. Sin embargo, es posible que no esté vinculado con su propio trabajo. Estas solicitudes pueden consumir el tiempo que necesita su trabajo y, al mismo tiempo, no se pueden descuidar. La mejor manera de manejar esta situación es aprender el arte de decir cortésmente "No".
Esto se puede hacer de las siguientes formas:
Negarse a aceptar la tarea, seguida de una explicación honesta, como: "Lamento no poder ayudarte, porque no me siento cómodo haciendo eso".
Cuando dice "no" en lugar de dar una excusa, le da al oyente una idea real y honesta de su situación. También le permite a la persona saber que usted no es alguien a quien pueda dar por sentado. Por supuesto, dar una razón adecuada ayuda mucho a no crear malos sentimientos más adelante. Por ejemplo, "No puedo ayudarte en este momento porque tengo otro proyecto que vence mañana".
Cuando diga “no”, intente dar una solución alternativa al oyente, esto le ayudará a pensar en una solución diferente y tampoco hará que piense negativamente en usted. Por ejemplo, "No puedo asistir hoy, pero podríamos programarlo para mañana por la mañana".
Cada vez que diga "no", intente repetir la solicitud con sus propias palabras. Como "Entiendo que necesita el paquete para mañana, pero no podré hacerlo por usted".
Otra forma de decir "no" es primero decir "sí" y luego dar un razonamiento adecuado para no poder hacerlo y luego sugerirles alguna solución alternativa. Como "Sí, me encantaría ayudarte con tu fiesta, pero no tengo tiempo hasta mañana por la noche".
A veces, es posible que te encuentres con una persona realmente manipuladora y agresiva, que empleará tácticas de presión sobre ti para que hagas lo que él quiere. Al tratar con esas personas, diga "no" y simplemente apéguese sin importar lo que diga la persona. Sea firme y repítase para aclarar a la persona. Esta es la mejor manera de lidiar con personas agresivas o manipuladoras y este método también te ayuda a controlar tus emociones. Como "Entiendo tu situación, pero no puedo ayudarte".
Estos son algunos métodos para decirle que no a las personas fácilmente y continuar con su trabajo. Pero es importante distinguir entre cuándo debe ayudar y cuándo tiene que decir que no. No puedes ser egocéntrico todo el tiempo, si no ayudas a los demás, tal vez ellos no te ayuden cuando los necesites.