Alcance de la observación de la dirección
Cada departamento tiene un scope of notingmás allá del cual no estarán autorizados a tomar una decisión. En base a eso, los departamentos deberán observar las siguientes instrucciones al señalar los casos:
Todas las notas deben ser claramente entendidas por todos y estar redactadas en un lenguaje sencillo; deben ser concisos y al grano.
Todas las notas deben estar escritas con un punto de vista objetivo y deben tener razones justificables detrás de ellas, en comparación con tener solo opiniones personales. Todas las observaciones, críticas y comentarios de otros departamentos deben tomarse de manera deportiva y con un comportamiento cortés.
Se supone que el gerente responsable de la tramitación del caso revisará todo el 'documento en consideración' y las notas anteriores, de modo que se puedan generar las reproducciones y los informes textuales necesarios según las situaciones necesarias.
UN precis(resumen o resumen) de un solo artículo a menudo se hace cuando el artículo original es de gran longitud y complejidad, lo que lo hace prácticamente imposible de encontrar y una referencia cómoda. Como tal resumen puede causar los errores de citar ejemplos fuera de contexto, dicho resumen no se prepara sin las instrucciones de un administrador.
Si es probable que la inclusión de cualquier información en la nota oscurezca el punto principal en cuestión o haga que la nota sea innecesariamente larga, se debe colocar en el archivo una declaración separada o un apéndice con la información.
Cuando hay, en un solo caso, varios puntos u órdenes que pueden tratarse más convenientemente por separado que en una nota continua, cada punto debe anotarse por separado en Department Notes. El Gerente de Departamento y / o gerentes superiores registrarán sus pedidos en cada 'Nota de Departamento' por separado y estas notas se fusionarán posteriormente para formar las notas en el archivo con el propósito de emitir pedidos, etc.
La secuencia de anotaciones generalmente sigue la misma secuencia que la del número de serie en la correspondencia, y en caso de que haya habido alguna interrupción en la continuidad de las notas, los documentos deben fusionarse con el archivo principal lo antes posible.
No se debe escribir ninguna nota en el recibo a menos que sea un asunto de rutina. Si algún Gerente ha hecho algún comentario sobre la PUC, estos comentarios deben hacerse primero en las notas y el departamento puede usarlos como instrucciones.
Se debe proporcionar suficiente espacio para las firmas y observaciones de los gerentes superiores. Las notas que se enviarán al Gerente de Departamento o gerentes superiores deben colocarse al final de la página. Siempre se debe agregar una nueva hoja en blanco a las notas en caso de que haya demasiado contenido para corregir.
Siempre que se reciban notificaciones o solicitudes de los directores de departamento u otras personas en pequeños trozos de papel, no se transmitirán tal como están. Esto se hace debido a la probabilidad de que se pierdan en tránsito. El primer Departamento de recepción pegará o recortará la tira de papel, así recibida, en una hoja blanca del tamaño de un pliego de papel antes de pasarla en una tapa de archivo al gerente o departamento correspondiente para su eliminación.
El departamento en cuestión presentará la solicitud y luego emitirá un aviso. Después de eso, enviarán el mensaje y esperarán el recibo. La práctica de escribir notas largas en la sección lateral debe reducirse tanto como sea posible.
La regla 80/20
Una oficina sin una lista de procedimientos debidamente archivada y procesada es una guarida del caos. Tomando prestado del80/20Regla que establece que el 80% de nuestro éxito proviene de solo el 20% de nuestras acciones. En palabras simples, es importante centrarse más en el 20% que exige acciones para deshuesar para el 80% de éxito.
Por eso es muy importante planificar, priorizar y empezar a trabajar en el 20%. En una de las decisiones corporativas más importantes jamás tomadas,BIM Manufacturinghabía evitado que todas las comunicaciones importantes fueran de naturaleza oral, e incluso con el alto costo de tener que documentar cada palabra hablada en papel, lo hicieron para que sus futuros oficiales pudieran beneficiarse de la riqueza de la discusión. Hoy en día, todas las demás empresas siguen sus pasos.
La mayoría de las veces, un documento mal diseñado puede propagar una falta de comunicación masiva y discrepancias entre los departamentos de trabajo de una organización. Espero que este tutorial, diseñado para aquellos jóvenes profesionales que han comenzado a trabajar en un departamento relacionado con la documentación extensivamente, como Administración, Cuentas, Recursos Humanos, etc., aprenda a archivar documentos importantes que contienen detalles confidenciales.