Autenticación de pedidos
Las facultades delegadas a los Jefes de Departamento les permite disponer de tantos casos como sea posible bajo su propia responsabilidad. Generalmente, estos casos están relacionados con órdenes naturales suficientemente importantes o son cuestiones de política. En situaciones en las que el número de casos es demasiado, puede enviarlos a los subgerentes del mismo departamento.
Incluso en aquellos casos en los que debe hacer recomendaciones o aprobar órdenes importantes, debe limitar su nota a los puntos reales que se van a entregar, en lugar de repetir los puntos que ya estaban registrados con notas anteriores. Una vez hechas todas las recomendaciones y sugerencias, pondrá su firma en el documento original y también firmará el acuerdo con la propuesta.
En los casos en que un gerente haya aprobado una nota y la haya enviado a otro gerente oa un Departamento para comentarios o examen, es el mismo gerente quien debe revisarla y dar sus sugerencias. El gerente de revisión puede solicitar al departamento de envío que proporcione toda la información fáctica que necesite. Esto requiere seguir una rutina de comunicación separada, para que el Gerente de Departamento pueda hacer un registro de esta nota en el archivo.
Notas y órdenes dadas por el gerente de división
El Gerente de División debería, normalmente, resolver la mayoría de los casos que se le presenten bajo su propia responsabilidad. Debería utilizar su discreción para recibir órdenes del Cosecretario / Secretario Adicional / Secretario / Secretario General en los casos más importantes, ya sea verbalmente o mediante la presentación de documentos.
En la medida de lo posible, debería adoptarse el método oral. Los temas de trabajo que normalmente deberían enviarse al Secretario General se han incorporado al Folleto titulado:Items of work to be submitted to Secretary-General.
En los casos en que una nota haya sido escrita y aprobada por un gerente y enviada a otro gerente o un Departamento para comentarios o examen de la propuesta o para un propósito similar, un gerente a quien se le marcó el archivo invariablemente debe escribir la nota él mismo. El gerente receptor puede solicitar a su Departamento que examine el asunto o proporcione información fáctica.
En tales casos, los Departamentos deben presentar una nota de rutina separada para información del Gerente de Departamento, quien finalmente registrará su nota en el archivo. Los departamentos no deben escribir notas sobre los archivos eliminados a nivel de gerente.