Procedimiento de presentación en la oficina - Introducción
El procedimiento de archivo de la oficina es un conjunto de prácticas claramente definidas y seguidas por toda la organización en la presentación de documentos y papeles importantes. En general, se trata de instrucciones para todos los empleados sobre las acciones a tomar en caso de determinadas situaciones, probables o improbables. Los procedimientos de archivo de la oficina pueden incluir descripciones de trabajo de los empleados, etiqueta en el lugar de trabajo, así como ciertos protocolos de confidencialidad.
La responsabilidad de redactar los procedimientos de la oficina y archivarlos correctamente recae a menudo en los directores de oficina o los propietarios de la empresa. Los siguientes capítulos están diseñados para aquellos profesionales en activo que han comenzado a trabajar en departamentos que dependen de documentos como cuentas, administración general o de oficina y recursos humanos. Pueden aprender a archivar qué documento y de qué manera.
Dependiendo de la amplia accesibilidad o aplicación del procedimiento, algunos procedimientos se pueden archivar para toda la oficina, mientras que otros se pueden hacer para individuos o departamentos de trabajo conjunto dentro de la misma oficina.
Definiciones de presentación oficial
La mayoría de las veces, un documento mal diseñado puede propagar una falta de comunicación masiva y discrepancias entre los departamentos de trabajo de una organización. A veces, surgen situaciones para las que no se menciona un procedimiento claro. A menudo, es posible que no haya habido un conjunto de instrucciones escritas sobre cómo lidiar con un cliente iracundo que entra a una oficina y desahoga su enojo con el gerente. Sin embargo, se supone que estos escenarios se documentarán más adelante y se archivará al respecto.
Por ejemplo, después de tratar con un cliente específico, el propietario de la empresa o el gerente pueden presentar una protocol eso incluye informing the immediate supervisor, offering a grievance formy pedirle al cliente de manera cortés pero asertiva que mantenga la calma para que se resuelva el problema.
Muchos documentos oficiales siguen una cierta metodología para archivar documentos que se considera un estándar universal en el archivo de información. En tales casos, se utilizan algunas palabras especiales que tienen un significado muy específico que se les atribuye. Algunas de estas palabras y sus definiciones se dan a continuación:
Apéndice a la correspondencia
El término 'Apéndice a la correspondencia' se refiere a los extensos anexos a una comunicación escrita mencionada o mencionada en el archivo. Esta parte normalmente se agrega al final del documento como una parte de correspondencia, de modo que no se interponga en el camino de una lectura fluida del documento.
Apéndice de notas
El término 'Apéndice a las notas' se refiere al extenso resumen de todos los detalles de la información que se proporciona en el documento sobre los diferentes aspectos de la pregunta tal como se discutió. Estos detalles podrían trivializar el punto principal o hacer que el mensaje principal sea innecesariamente largo.
Gerente de departamento
El Gerente de Departamento (es decir, el Subgerente con rango equivalente) supervisa el Departamento y, en esa capacidad, tiene derecho a ejercer su poder y control con respecto al envío de información y el mantenimiento de los procesos comerciales. El trabajo le llega de los departamentos a su cargo.
Caso
Un caso se refiere al archivo que tiene todos los documentos importantes que se están considerando o remitiendo actualmente. También menciona todos los diferentes trabajos y libros que se pueden utilizar como acompañamiento del documento original para ser utilizados como estudio, lectura o referencia complementaria.
Caso de regreso
Un caso de regreso se utiliza para definir un documento o informe que necesita un nuevo examen y redacción, ya que se encontró que el documento original estaba incompleto o defectuoso. También es un resumen del número actual.
Correspondencia
La correspondencia es la recopilación completa y detallada de todas las comunicaciones enviadas desde la organización y recibidas de las diferentes partes. La correspondencia se puede utilizar para incluir los tres estilos de correspondencia, es decir, correspondencia oficial, correspondencia semioficial y correspondencia no oficial.
Archivo actual
Un archivo actual es un archivo que actualmente se está modificando o introduciendo detalles. Se diferencia de un caso de regreso en que es un documento recién redactado y no uno que se está revisando y reelaborando.
Mano de reparto
Una mano de reparto puede significar cualquier funcionario, como el secretario junior, el secretario superior, el asistente ejecutivo, etc., a quien se le puede dar la responsabilidad de examinar y anotar inicialmente los casos.
Correspondencia semioficial
Una correspondencia semioficial es aquella que se produce entre dos directivos o entre una organización y el público, que no sigue los protocolos de comunicación habituales y se realiza para obtener una opinión del público sobre un producto o servicio.
Gerente de Division
Un Gerente de División es una persona que puede ejercer los poderes del rango equivalente a un gerente en su ausencia, y es responsable del buen funcionamiento del Departamento a su cargo.
Docketing
El registro es la acción de realizar entradas de números de serie en el área de toma de notas de un archivo. Esto se hace para que el archivo pueda identificarse posteriormente fácilmente a partir de la marca o el número de identificación.
Sequía
Un Borrador significa una copia preliminar del documento que se está preparando actualmente. La palabra 'Redacción', cuando se usa en una Compañía, generalmente significa redactar comunicaciones oficiales de todas las notas u órdenes de los gerentes. Estos borradores generalmente se guardan para comentarios y revisiones.
Archivo
Un archivo significa una colección de artículos sobre un tema específico, que se reconoce a partir de un número de serie específico, o un número de archivo, y tiene muchas notas de correspondencia, y un Apéndice a la correspondencia.
Presentación
Archivar es el acto de organizar algunos documentos importantes de una manera legible y organizada para que se puedan consultar rápidamente y localizar en un período corto de tiempo sin mucha búsqueda.
Recibo fresco
Un nuevo recibo se refiere a la nueva información que se agrega a un documento actualmente en revisión para que su valor y su cociente integral puedan incrementarse.
Problema
El término "Problema" significa las diversas etapas de acción por las que pasa un borrador después de su aprobación. Algunas de estas etapas podrían ser archivarlo bajo “Confidencial” o obtener su autorización con la firma del gerente.
Libro Messenger
Un Messenger Book se refiere a un libro que se utiliza para mantener un registro de los diferentes detalles de la comunicación y marcar los importantes con las respuestas que recibieron.
Notas
Las notas se utilizan para mantener un registro de los comentarios hechos en un caso una vez que se depositó en el cuerpo para una rápida retroalimentación. Las notas incluyen un conjunto de los documentos originales anteriores, las preguntas planteadas sobre partes importantes de él y el análisis de los cambios necesarios y las órdenes finales que se aprobaron.
Correspondencia oficial
La Correspondencia Oficial es la información compartida con cualquier organismo público o individuo de acuerdo con la estructura prescrita y el modo de comunicación según el procedimiento de la empresa.
Papel en consideración
El Paper Under Consideration (PUC) es un recibo del caso que se está discutiendo actualmente, de modo que se puedan proponer los cambios y modificaciones adecuados.
Ingresos
Los recibos son los registros de todas las comunicaciones que se han tomado a diferentes niveles, como oficiales, semificiales o extraoficiales recibidas en la Compañía, o por cualquier gerente de dicha compañía.
Grabación
La grabación de un archivo es el proceso de cerrar un archivo después de que se hayan realizado todas las acciones sobre él y se haya completado el proceso de modificación. Un registro es la inclusión de todas las referencias, eliminaciones y revisiones realizadas en el documento original.
Referenciar
La referencia es el proceso de conectarse con los otros registros relacionados para obtener precedentes, fallos de diferentes países y organizaciones, o cualquier otro documento que pueda tener alguna conexión con el caso.
Correspondencia interdepartamental
Una Correspondencia Interdepartamental es aquella en la que un expediente o caso se reenvía de un departamento de una organización a otro departamento para obtener sus opiniones, sugerencias y comentarios.