Proceso de registro de información
El registro es el proceso de realizar entradas en la parte de 'Notas' de un archivo sobre cada Serial Number (Receipt or Issue)en la 'Correspondencia' para su identificación. De manera similar, se registrará un recibo por escrito con tinta roja, a lo largo de la página, con el número de serie de la comunicación seguido de su número y fecha y la designación / nombre del remitente.
El registro de una 'Emisión' se realiza ingresando el número de serie, la fecha de su emisión, junto con el nombre y la designación del destinatario.
Anclaje de archivos de pieza
Durante el proceso de registro, ninguna de las entradas temporales a lápiz debe permanecer en el archivo principal y todas las entradas revisadas deben hacerse con tinta roja. El acoplamiento en los archivos de pieza debedone in Pencil de la siguiente manera:
- Número de serie ............................................. (Recibo)
- Número de serie ............................................. (Problema)
Referencia y uso de resguardos
La referencia es el método de seleccionar y utilizar Registros, Precedentes, Reglas, Regulaciones, etc. conectados que pueden tener una similitud o relación con un caso. Dichos materiales de referencia son posibles mediante el uso de archivos, números de archivo apropiados y citando el número de página correcto. Los papeles de deslizamiento se utilizan como arreglos temporales para identificar rápidamente las páginas. No se debe depender exclusivamente de ellos para fines de mantenimiento de registros y, como tales, los números de página a los que se hace referencia en una discusión deben registrarse.
Referencia cruzada de correspondencia
Los libros o reglas, etc., que se utilizan como referencia, no necesitan agregarse al archivo original, si las copias de la misma correspondencia están disponibles. La última referencia siempre debe ser utilizada por el gerente que hace referencia a la fuente y también debe mencionar los límites de aplicabilidad al citar la fuente.
Para cualquier PUC, el gerente no necesita revisar toda la correspondencia, sino que debe ir marcando todas las referencias anteriores al margen con un lápiz.
Vinculación de archivos
En caso de que haya dos o más documentos que estén vinculados y sobre los que se necesite una acción simultáneamente, la hoja impresa que lleva 'por favor vea también el archivo vinculado' debe adjuntarse a la portada de los archivos superiores, y el número del archivo vinculado debe ser dado en la hoja.
Generalmente, los archivos deben organizarse en un solo archivo conveniente mediante una selección y disposición lógica y estructurada. La vinculación de archivos debe realizarse por necesidad y no para impresionar a otros con el gran volumen de información relacionada, es por eso que los Jefes de Departamento deben tener cuidado al vincular archivos y hacerlo cuando sea una circunstancia inevitable.
Fijación de papeles
Cuando los papeles de un archivo se sujetan con alfileres, se debe tener cuidado para que la punta afilada del alfiler no sobresalga y pinche los dedos de cualquier persona que quiera acceder al archivo. Para evitar lesiones por alfileres, la punta afilada del alfiler debe mantenerse debajo de la superficie del papel.
Perforación de papeles
Cada papel debe perforarse en la esquina superior izquierda con el calibre correcto (3/4 de pulgada de cada lado) antes de que se etiquete con la correspondencia o las notas.
Marcado de artículos en un archivo
Si es un recibo que se está considerando, entonces una bandera con las palabras Paper Under Consideration(PUC) debe adjuntarse. Si hay un recibo que ya ha sido enviado, pero hay otros cambios en él, entonces el comprobante de la PUC debe quitarse del recibo anterior y pegarse al nuevo.