Movimiento rápido de archivos
Los archivos enviados por el Head of the Departmentsdebe ser entregado a los respectivos Jefes de Departamento el mismo día. En algunas organizaciones, existe un procedimiento que establece: si un archivo no puede llegar al gerente en cuestión el mismo día, debe llegar a él a la mañana siguiente a las 10.00 en punto.
Marcado de prioridad en archivos
La clasificación de prioridad de un archivo se puede medir a partir de las marcas "ACCIÓN ESTE DÍA" e "INMEDIATO". La etiqueta "ACCIÓN ESTE DÍA" debe utilizarse sólo en casos de urgencia inmediata. Los tiempos de disposición y recepción en tales casos siempre se mencionan en el margen de la última nota. La etiqueta 'INMEDIATO' debe usarse en los casos que tienen una prioridad más baja que el otro caso que está marcado como "ACCIÓN ESTE DÍA", pero que debe hacerse el mismo día.
Los gerentes que se ocupan de los archivos deben verificar el contenido y hacer un recuento de las marcas de prioridad y ver si es justificable. Si la asignación de prioridad no es justa, entonces puede cambiar la calificación en consecuencia. Ninguno de estos archivos puede enviarse a la residencia del Gerente a menos que así lo indique una figura autorizada con una autorización superior a la del Gerente de manera específica y clara.
It will be the duty of the Department to −
ver si todos los hechos que están abiertos son correctos o no.
señalar cualquier error o inexactitud de los hechos.
llamar la atención, cuando sea necesario, sobre el procedimiento legal o habitual.
señale la ley y las reglas y dónde se encuentran.
suministrar otros hechos y cifras relevantes disponibles en la Compañía.
poner precedentes o documentos que contengan decisiones previas de la política.
enuncie la pregunta o preguntas para su consideración.
resalte claramente los puntos que requieren decisión.
sugiera un curso de acción, siempre que sea posible.
Acción del Jefe de Departamento
El Gerente de Departamento revisará la nota, ya que tiene la autorización para disponer su observación en sus departamentos y departamentos inferiores. Tales casos a menudo estarán relacionados con las siguientes acciones:
Emisión de Órdenes de Oficina, Órdenes de Rutina y Circulares de naturaleza efímera.
Cualquier otro caso, el Jefe de Departamento está autorizado a disponer de forma independiente.
Concesión de licencia casual y licencia compensatoria.
Emisión de recordatorios y agradecimientos.
Grabación de archivos.
En el próximo capítulo, discutiremos sobre los poderes delegados a los Jefes de Departamento y cómo autenticarlos.