Componentes y funciones de un archivo

Un archivo se puede bifurcar en 2 partes, que son: Notes y Correspondence. Ambos se colocan en un solo archivo; sin embargo, difieren en cuanto a ubicación. Las notas se colocan generalmente en el lado izquierdo y la correspondencia en el lado derecho respectivamente.

Las notas contienen los registros que se registran en un paper Under Consideration y fresh Receipt. Del mismo modo, la correspondencia contiene todos los detalles de las comunicaciones oficiales entrantes y salientes.

Archivo de pieza

La necesidad del archivo de pieza surge en los dos casos siguientes.

• En caso de que sea necesario procesar un recibo o una nota nuevos en ausencia de no disponibilidad temporal del archivo principal.

  (Or)

• En caso de que el archivo principal se vuelva voluminoso y se requiera una hoja de notas separada para subcontratar solo los papeles esenciales para la eliminación del punto.

Es fundamental fusionar el archivo de pieza con los archivos principales lo más rápido posible y eliminar los papeles duplicados. En el caso de varios archivos de piezas, cada uno debe numerarse por separado. La persona que se ocupa de estos debe mantener una lista con todos los archivos abiertos por él.

Cubierta de la colección

Contiene toda otra información que no se considera parte del archivo principal. Algunos de esos casos son:

• Notas de información secundaria

• Reminders

• Acknowledgements

• Mantenerse al día con la correspondencia informal intercambiada para recopilar más información de diversas fuentes.

Un archivo principal consta del material necesario recogido en la portada de la colección. La mayoría de los elementos presentes sobre la portada de la colección tienen una importancia temporal.

En el momento de la grabación, es deber del Jefe de Departamento borrar todos los papeles que hayan perdido su valor. Más importante aún, la colección debe permanecer dentro del departamento al que pertenece.

Funciones de un archivo

Para cada departamento / sección / unidad, es fundamental contar con un File Register. Generalmente se mantiene en forma deAppendix-Iy es utilizado por los Departamentos de la Tienda General para Impresión, Stock, Emisión, etc. La necesidad de cada departamento puede no ser la misma y, por lo tanto, el número de hojas en un archivo también es diferente para cada departamento. Se mantienen como un registro permanente.

El registro del archivo se llena con el número y el tema que se le asignó al momento de su apertura. El registro incluirá los detalles de todos los archivos que se hayan abierto durante el año. Si las páginas se asignan por año, entonces las entradas para el próximo año se harán en eso; de lo contrario, se abrirá un nuevo registro de archivo por separado.

Las entradas al archivo se realizan únicamente con tinta azul. Se garantiza que todas las entradas se hayan realizado correctamente y, en la medida de lo posible, se evite el borrado o la sobrescritura. Para evitar su uso indebido, el archivo es conservado por el secretario menor de ese departamento o sección respectiva.

Apertura y numeración de archivos nuevos

Para cada tema nuevo se crea un archivo separado. A veces, el archivo se vuelve demasiado general o voluminoso. En este caso, se le infunden trabajos que tratan de diferentes aspectos, por lo que el archivo ahora será más corto, pero esto obstaculiza el buen avance del trabajo.

En el capítulo anterior, hemos comentado que los nuevos archivos se registran individualmente para cada departamento para su aplicación general, pero su clasificación se basa en el tipo de su tema. Si el tema es el principal, se llamará comoStandard Headings y una mayor clasificación de eso conducirá a Sub-headings.

Durante el proceso de registro de archivos, se preparará una lista alfabética de contenidos. Esto indicará elStandard Headings, Sub-headingsy las páginas que se les asignan. Esto hace que esos archivos sean fácilmente rastreables durante el tiempo de necesidad.

Al comienzo de cada año, la lista se actualiza con una inspección adecuada. Los temas principales siempre se intentan mantener con los mismos estándares, año tras año. Si se considera necesario, con el permiso del Jefe del Departamento se puede agregar cualquier encabezado nuevo a esa lista.

La apertura de un nuevo archivo pasa por una serie de procesos. El trabajo inicial comienza con la selección del Título estándar bajo el cual se abrirá. Luego, la mano inicial agregará un título adecuado para el nuevo tema y codificará un número. Este número no es más que el número de serie que se encuentra en el registro de archivos.

Título de un archivo

El título de un archivo da una idea del tema del archivo y se intenta hacer con algunas combinaciones de palabras. La primera palabra indica el nombre del sujeto con el que se abrió el archivo. El resto de palabras describen la parte descriptiva del título.

Por ejemplo, si el nombre del sujeto principal es 'Reglas de organizaciones (contratación y condiciones de servicio)', entonces el nombre del archivo abierto en virtud del mismo se puede nombrar como 'Reglas de organizaciones (contratación y condiciones de servicio) - Delegación de autoridad para imponer castigo'.

Registro de un archivo

El objetivo de una titulación adecuada es necesario para dar una idea correcta al lector sobre el tema y hacerlo fácilmente rastreable entre los demás. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. El número de sujetos se mantiene exactamente igual que se muestra en el registro de archivos.

Un número dado a un archivo es una combinación del año de apertura, las letras iniciales utilizadas para identificar el departamento / sección / unidad, el número de “Título estándar” y el número de serie del archivo presente debajo de él.

Si el archivo que estamos abriendo es un archivo de política, entonces debe tener una letra '(P)' después del 'encabezado estándar'. Un archivo separado contiene la acción de rutina tomada o el asunto tratado debido a una decisión política.

La tramitación y archivo de esos papeles es independiente del año al que pertenece la referencia de ese expediente. Para cada archivo, el número de notas y correspondencia está limitado a 150. Si el número excede ese, se abrirá un nuevo archivo con el mismo número, pero con un número de volumen diferente. El archivo anterior se renombrará comoVol-I en la actualidad y el mismo debe citarse en el espacio provisto para las referencias anteriores y posteriores.

Si el archivo es de Sesión, se cerrará después de la expiración de esa Sesión y lo mismo es el caso de un Comité, donde el archivo se cerrará después de que finalice el mandato del comité. En todos los casos anteriores, la terminación del archivo se realiza independientemente del hecho, si el archivo tiene 150 páginas o menos.