Procedimiento de presentación en la oficina - Guía rápida
El procedimiento de archivo de la oficina es un conjunto de prácticas claramente definidas y seguidas por toda la organización para archivar documentos y papeles importantes. En general, se trata de instrucciones para todos los empleados sobre las acciones que deben tomarse en caso de determinadas situaciones, probables o improbables. Los procedimientos de archivo de la oficina pueden incluir descripciones de trabajo de los empleados, etiqueta en el lugar de trabajo, así como ciertos protocolos de confidencialidad.
La responsabilidad de redactar los procedimientos de la oficina y archivarlos correctamente recae a menudo en los directores de oficina o los propietarios de la empresa. Los siguientes capítulos están diseñados para aquellos profesionales en activo que han comenzado a trabajar en departamentos que dependen de documentos como cuentas, administración general o de oficina y recursos humanos. Pueden aprender a archivar qué documento y de qué manera.
Dependiendo de la amplia accesibilidad o aplicación del procedimiento, algunos procedimientos se pueden archivar para toda la oficina, mientras que otros se pueden hacer para individuos o departamentos de trabajo conjunto dentro de la misma oficina.
Definiciones de presentación oficial
Muy a menudo, un documento diseñado incorrectamente puede propagar una falta de comunicación masiva y discrepancias entre los departamentos de trabajo de una organización. A veces, surgen situaciones para las que no se menciona un procedimiento claro. A menudo, es posible que no haya habido un conjunto de instrucciones escritas sobre cómo tratar con un cliente iracundo que entra a una oficina y desahoga su enojo con el gerente. Sin embargo, se supone que estos escenarios se documentarán más tarde y se archivará al respecto.
Por ejemplo, después de tratar con un cliente específico, el propietario de la empresa o el gerente pueden presentar una protocol eso incluye informing the immediate supervisor, offering a grievance formy pedirle al cliente de forma cortés pero asertiva que mantenga la calma para que se resuelva el problema.
Muchos documentos oficiales siguen una cierta metodología para archivar documentos que se considera un estándar universal en el archivo de información. En tales casos, se utilizan algunas palabras especiales que tienen un significado muy específico que se les atribuye. Algunas de estas palabras y sus definiciones se dan a continuación:
Apéndice a la correspondencia
El término 'Apéndice a la correspondencia' se refiere a los extensos anexos a una comunicación escrita mencionada o mencionada en el archivo. Esta parte normalmente se agrega al final del documento como una parte de correspondencia, de modo que no obstaculice la lectura fluida del documento.
Apéndice de notas
El término 'Apéndice a las notas' se refiere al extenso resumen de todos los detalles de la información que se proporciona en el documento sobre los diferentes aspectos de la pregunta tal como se discutió. Estos detalles pueden trivializar el punto principal o hacer que el mensaje principal sea innecesariamente largo.
Gerente de departamento
El Gerente de Departamento (es decir, Subgerente con rango equivalente) supervisa el Departamento y, en esa capacidad, tiene derecho a ejercer su poder y control con respecto al envío de información y el mantenimiento de los procesos comerciales. El trabajo le llega de los departamentos a su cargo.
Caso
Un caso se refiere al archivo que tiene todos los documentos importantes que se están considerando o remitiendo actualmente. También menciona todos los diferentes trabajos y libros que se pueden utilizar como acompañamiento del documento original para ser utilizados como estudio, lectura o referencia complementaria.
Caso de regreso
Un caso de regreso se utiliza para definir un documento o informe que necesita un nuevo examen y redacción, ya que se encontró que el documento original estaba incompleto o defectuoso. También es un resumen del número actual.
Correspondencia
La correspondencia es la recopilación completa y detallada de todas las comunicaciones enviadas desde la organización y recibidas de las diferentes partes. La correspondencia se puede utilizar para incluir los tres estilos de correspondencia, es decir, correspondencia oficial, correspondencia semioficial y correspondencia no oficial.
Archivo actual
Un archivo actual es un archivo que se está modificando o introduciendo detalles. Se diferencia de un caso de regreso en que es un documento recién redactado y no uno que se está revisando y reelaborando.
Mano de reparto
Una mano de reparto puede significar cualquier funcionario, como el secretario junior, el secretario superior, el asistente ejecutivo, etc., a quien se le puede dar la responsabilidad de examinar y anotar inicialmente los casos.
Correspondencia semioficial
Una correspondencia semioficial es aquella que se produce entre dos directivos o entre una organización y el público, que no sigue los protocolos de comunicación habituales y se realiza para obtener una opinión del público sobre un producto o servicio.
Gerente de Division
Un Gerente de División es una persona que puede ejercer los poderes del rango equivalente a un gerente en su ausencia, y es responsable del buen funcionamiento del Departamento a su cargo.
Docketing
El registro es la acción de realizar entradas de números de serie en el área de toma de notas de un archivo. Esto se hace para que el archivo pueda identificarse posteriormente fácilmente a partir de la marca o el número de identificación.
Sequía
Un Borrador significa una copia preliminar del documento que se está preparando actualmente. La palabra 'Redacción', cuando se usa en una Compañía, generalmente significa redacción de comunicaciones oficiales de todas las notas u órdenes de los gerentes. Estos borradores generalmente se guardan para comentarios y revisiones.
Archivo
Un archivo significa una colección de artículos sobre un tema específico, que se reconoce a partir de un número de serie específico, o un número de archivo, y tiene muchas notas de correspondencia y un Apéndice a la correspondencia.
Presentación
Archivar es el acto de organizar algunos documentos importantes de una manera legible y organizada para que se puedan consultar rápidamente y localizar en un período corto de tiempo sin mucha búsqueda.
Recibo fresco
Un nuevo recibo se refiere a la nueva información que se agrega a un documento que se encuentra actualmente en revisión para que su valor y su cociente integral puedan incrementarse.
Problema
El término "Problema" significa las diversas etapas de acción por las que pasa un borrador después de su aprobación. Algunas de estas etapas podrían ser archivarlo bajo “Confidencial” o obtener su autorización con la firma del gerente.
Libro de Messenger
Un Messenger Book se refiere a un libro que se utiliza para mantener un registro de los diferentes detalles de la comunicación y marcar los importantes con las respuestas que recibieron.
Notas
Las notas se utilizan para mantener un registro de los comentarios hechos sobre un caso una vez que se depositó en el cuerpo para una rápida retroalimentación. Las notas incluyen un conjunto de los documentos originales anteriores, las preguntas planteadas sobre partes importantes del mismo y el análisis de los cambios necesarios y las órdenes finales que se aprobaron.
Correspondencia oficial
La Correspondencia Oficial es la información compartida con cualquier organismo público o individuo de acuerdo con la estructura prescrita y el modo de comunicación según el procedimiento de la empresa.
Papel en consideración
El Paper Under Consideration (PUC) es un recibo del caso que se está discutiendo actualmente, de modo que se puedan proponer los cambios y modificaciones adecuados.
Ingresos
Los recibos son los registros de todas las comunicaciones que han tomado en diferentes niveles, tales como oficiales, semioficiales o extraoficiales recibidas en la Compañía, o por cualquier gerente de dicha compañía.
Grabación
La grabación de un archivo es el proceso de cerrar un archivo después de que se hayan realizado todas las acciones sobre él y se haya completado el proceso de modificación. Un registro es la inclusión de todas las referencias, eliminaciones y revisiones realizadas en el documento original.
Referenciar
La referencia es el proceso de conectarse con los otros registros relacionados para obtener precedentes, fallos de diferentes países y organizaciones, o cualquier otro documento que pueda tener alguna conexión con el caso.
Correspondencia interdepartamental
Una Correspondencia Interdepartamental es aquella en la que un expediente o un caso se remite desde un departamento de una organización a otro departamento para obtener sus opiniones, sugerencias y comentarios.
Un archivo se puede bifurcar en 2 partes, que son: Notes y Correspondence. Ambos se colocan en un solo archivo; sin embargo, difieren en cuanto a ubicación. Las notas se colocan generalmente en el lado izquierdo y la correspondencia en el lado derecho respectivamente.
Las notas contienen los registros que se registran en un paper Under Consideration y fresh Receipt. Del mismo modo, la correspondencia contiene todos los detalles de las comunicaciones oficiales entrantes y salientes.
Archivo de pieza
La necesidad del archivo de pieza surge en los dos casos siguientes.
En caso de que sea necesario procesar un recibo o una nota nuevos en ausencia de no disponibilidad temporal del archivo principal.
(Or)
En caso de que el archivo principal se vuelva voluminoso y se requiera una hoja de notas separada para subcontratar solo los papeles esenciales para la eliminación del punto.
Es fundamental fusionar el archivo de pieza con los archivos principales lo más rápido posible y eliminar los papeles duplicados. En el caso de varios archivos de piezas, cada uno debe numerarse por separado. La persona que se ocupa de estos debe mantener una lista con todos los archivos abiertos por él.
Cubierta de la colección
Contiene toda otra información que no se considera parte del archivo principal. Algunos de esos casos son:
Notas de información secundaria
Reminders
Acknowledgements
Mantenerse al día con la correspondencia informal intercambiada para recopilar más información de diversas fuentes.
Un archivo principal consta del material necesario recogido en la portada de la colección. La mayoría de los elementos presentes sobre la portada de la colección tienen una importancia temporal.
En el momento de la grabación, es deber del Jefe de Departamento borrar todos los papeles que hayan perdido su valor. Más importante aún, la colección debe permanecer dentro del departamento al que pertenece.
Funciones de un archivo
Para cada departamento / sección / unidad, es fundamental contar con un File Register. Generalmente se mantiene en forma deAppendix-Iy es utilizado por los Departamentos de la Tienda General para Impresión, Stock, Emisión, etc. La necesidad de cada departamento puede no ser la misma y, por lo tanto, el número de hojas en un archivo también es diferente para cada departamento. Se mantienen como un registro permanente.
El registro del archivo se llena con el número y el tema que se le asignó al momento de su apertura. El registro incluirá los detalles de todos los archivos que se hayan abierto durante el año. Si las páginas se asignan por año, entonces las entradas para el próximo año se harán en eso; de lo contrario, se abrirá un nuevo registro de archivo por separado.
Las entradas al archivo se realizan únicamente con tinta azul. Se garantiza que todas las entradas se hayan realizado correctamente y, en la medida de lo posible, se evite el borrado o la sobrescritura. Para evitar su uso indebido, el archivo es conservado por el secretario menor de ese departamento o sección respectiva.
Apertura y numeración de archivos nuevos
Para cada tema nuevo se crea un archivo separado. A veces, el archivo se vuelve demasiado general o voluminoso. En este caso, se le infunden trabajos que tratan de diferentes aspectos, por lo que el archivo ahora será más corto, pero esto obstaculiza el buen avance del trabajo.
En el capítulo anterior, hemos comentado que los nuevos archivos se registran individualmente para cada departamento para su aplicación general, pero su clasificación se basa en el tipo de su tema. Si el tema es el principal, se llamará comoStandard Headings y una mayor clasificación de eso conducirá a Sub-headings.
Durante el proceso de registro de archivos, se preparará una lista alfabética de contenidos. Esto indicará elStandard Headings, Sub-headingsy las páginas que se les asignan. Esto hace que esos archivos sean fácilmente rastreables durante el tiempo de necesidad.
Al comienzo de cada año, la lista se actualiza con una inspección adecuada. Los temas principales siempre se intentan mantener con los mismos estándares, año tras año. Si se considera necesario, con el permiso del Jefe del Departamento se puede agregar cualquier encabezado nuevo a esa lista.
La apertura de un nuevo archivo pasa por una serie de procesos. El trabajo inicial comienza con la selección del Título estándar bajo el cual se abrirá. Luego, la mano inicial agregará un título adecuado para el nuevo tema y codificará un número. Este número no es más que el número de serie que se encuentra en el registro de archivos.
Título de un archivo
El título de un archivo da una idea del tema del archivo y se intenta hacer con algunas combinaciones de palabras. La primera palabra indica el nombre del sujeto con el que se abrió el archivo. El resto de palabras describen la parte descriptiva del título.
Por ejemplo, si el nombre del sujeto principal es 'Reglas de organizaciones (contratación y condiciones de servicio)', entonces el nombre del archivo abierto en virtud del mismo se puede nombrar como 'Reglas de organizaciones (contratación y condiciones de servicio) - Delegación de autoridad para imponer castigo'.
Registro de un archivo
El objetivo de una titulación adecuada es necesario para dar una idea correcta al lector sobre el tema y hacerlo fácilmente rastreable entre los demás. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. El número de sujetos se mantiene exactamente igual que se muestra en el registro de archivos.
Un número dado a un archivo es una combinación del año de apertura, las letras iniciales utilizadas para identificar el departamento / sección / unidad, el número de “Título estándar” y el número de serie del archivo presente debajo de él.
Si el archivo que estamos abriendo es un archivo de política, entonces debe tener una letra '(P)' después del 'encabezado estándar'. Un archivo separado contiene la acción de rutina tomada o el asunto tratado debido a una decisión política.
La tramitación y archivo de esos papeles es independiente del año al que pertenece la referencia de ese expediente. Para cada archivo, el número de notas y correspondencia está limitado a 150. Si el número excede ese, se abrirá un nuevo archivo con el mismo número, pero con un número de volumen diferente. El archivo anterior se renombrará comoVol-I en la actualidad y el mismo debe citarse en el espacio provisto para las referencias anteriores y posteriores.
Si el archivo es de Sesión, se cerrará después de la expiración de esa Sesión y lo mismo es el caso de un Comité, donde el archivo se cerrará después de que finalice el mandato del comité. En todos los casos anteriores, la terminación del archivo se realiza independientemente del hecho, si el archivo tiene 150 páginas o menos.
A veces, un gerente puede aprobar una orden relacionada con cualquier asunto del archivo. En este punto, es el deber de la persona interesada ejecutar la orden antes de la fecha de vencimiento, de lo contrario, la importancia de esa información se reducirá.
Sin embargo, si se produce un retraso debido a algunas situaciones que están fuera de control y la persona interesada se encuentra incapaz de realizar la tarea antes de la fecha límite, debe solicitar al responsable en cuestión una extensión del tiempo con total y razones suficientes.
Número de páginas
Es necesario numerar cada página de notas y correspondencia desesperadamente con números de serie en la esquina superior derecha de abajo hacia arriba. Como queremos distinguir la PUC del recinto, cada página en blanco también debe estar numerada.
Generalmente, el recinto consta de varios materiales, que también se numeran en consecuencia. Durante la grabación del archivo, ahora se entintarán los números de página que se marcaron con un lápiz anteriormente.
Número de serie
Cada comunicación de una 'Correspondencia' está marcada con un número de serie con tinta roja colocada en el centro de su primera página. Cualquiera que ocupe el primer lugar en la lista de comunicaciones se denominará 'Número de serie 1' y el resto seguirá en consecuencia. Cuando se trata de garantizar la finalización de cualquier archivo o hacer referencia a cualquier documento, este número de serie juega un papel importante.
El registro es el proceso de realizar entradas en la parte de 'Notas' de un archivo sobre cada Serial Number (Receipt or Issue)en la 'Correspondencia' para su identificación. De manera similar, se registrará un recibo por escrito con tinta roja, a lo largo de la página, con el número de serie de la comunicación seguido de su número y fecha y la designación / nombre del remitente.
El registro de una 'Emisión' se realiza ingresando el número de serie, la fecha de su emisión, junto con el nombre y la designación del destinatario.
Anclaje de archivos de pieza
Durante el proceso de registro, ninguna de las entradas temporales a lápiz debe permanecer en el archivo principal y todas las entradas revisadas deben hacerse con tinta roja. El acoplamiento en los archivos de pieza debedone in Pencil de la siguiente manera:
- Número de serie ............................................. (Recibo)
- Número de serie ............................................. (Problema)
Referencia y uso de resguardos
La referencia es el método de seleccionar y utilizar Registros, Precedentes, Reglas, Regulaciones, etc. conectados que pueden tener una similitud o relación con un caso. Dichos materiales de referencia son posibles mediante el uso de archivos, números de archivo apropiados y citando el número de página correcto. Los papeles de deslizamiento se utilizan como arreglos temporales para identificar rápidamente las páginas. No se debe depender exclusivamente de ellos para fines de mantenimiento de registros y, como tales, los números de página a los que se hace referencia en una discusión deben registrarse.
Referencia cruzada de correspondencia
Los libros o reglas, etc., que se utilizan como referencia, no necesitan agregarse al archivo original, si las copias de la misma correspondencia están disponibles. La última referencia siempre debe ser utilizada por el gerente que hace referencia a la fuente y también debe mencionar los límites de aplicabilidad al citar la fuente.
Para cualquier PUC, el gerente no necesita revisar toda la correspondencia, sino que debe ir marcando todas las referencias anteriores al margen con un lápiz.
Vinculación de archivos
En caso de que haya dos o más documentos que estén vinculados y sobre los que se necesite una acción simultáneamente, la hoja impresa que lleva 'por favor vea también el archivo vinculado' debe adjuntarse a la portada de los archivos superiores, y el número del archivo vinculado debe ser dado en la hoja.
Generalmente, los archivos deben organizarse en un solo archivo conveniente mediante una selección y disposición lógica y estructurada. La vinculación de archivos debe realizarse por necesidad y no para impresionar a otros con el gran volumen de información relacionada, es por eso que los Jefes de Departamento deben tener cuidado al vincular archivos y hacerlo cuando sea una circunstancia inevitable.
Fijación de papeles
Cuando los papeles de un archivo se sujetan con alfileres, se debe tener cuidado para que la punta afilada del alfiler no sobresalga y pinche los dedos de cualquier persona que quiera acceder al archivo. Para evitar lesiones por alfileres, la punta afilada del alfiler debe mantenerse debajo de la superficie del papel.
Perforación de papeles
Cada papel debe perforarse en la esquina superior izquierda con el calibre correcto (3/4 de pulgada de cada lado) antes de que se etiquete con la correspondencia o las notas.
Marcado de artículos en un archivo
Si es un recibo que se está considerando, entonces una bandera con las palabras Paper Under Consideration(PUC) debe adjuntarse. Si hay un recibo que ya ha sido enviado, pero hay otros cambios en él, entonces el comprobante de la PUC debe quitarse del recibo anterior y pegarse al nuevo.
Los archivos enviados por el Head of the Departmentsdebe ser entregado a los respectivos Jefes de Departamento el mismo día. En algunas organizaciones, existe un procedimiento que establece: si un archivo no puede llegar al gerente en cuestión el mismo día, debe llegar a él a la mañana siguiente a las 10.00 en punto.
Marcado de prioridad en archivos
La clasificación de prioridad de un archivo se puede medir a partir de las marcas "ACCIÓN ESTE DÍA" e "INMEDIATO". La etiqueta "ACCIÓN ESTE DÍA" debe utilizarse sólo en casos de urgencia inmediata. Los tiempos de disposición y recepción en tales casos siempre se mencionan en el margen de la última nota. La etiqueta 'INMEDIATO' debe usarse en los casos que tienen una prioridad más baja que el otro caso que está marcado como "ACCIÓN ESTE DÍA", pero que debe hacerse el mismo día.
Los gerentes que se ocupan de los archivos deben verificar el contenido y hacer un recuento de las marcas de prioridad y ver si es justificable. Si la asignación de prioridad no es justa, entonces puede cambiar la calificación en consecuencia. Ninguno de estos archivos puede enviarse a la residencia del Gerente a menos que así lo indique una figura autorizada con una autorización superior a la del Gerente de manera específica y clara.
It will be the duty of the Department to −
ver si todos los hechos que están abiertos son correctos o no.
señalar cualquier error o inexactitud de los hechos.
llamar la atención, cuando sea necesario, sobre el procedimiento legal o habitual.
señale la ley y las reglas y dónde se encuentran.
suministrar otros hechos y cifras relevantes disponibles en la Compañía.
poner precedentes o documentos que contengan decisiones previas de la política.
enuncie la pregunta o preguntas para su consideración.
resalte claramente los puntos que requieren decisión.
sugiera un curso de acción, siempre que sea posible.
Acción del Jefe de Departamento
El Gerente de Departamento revisará la nota, ya que tiene la autorización para disponer su observación en sus departamentos y departamentos inferiores. Tales casos a menudo estarán relacionados con las siguientes acciones:
Emisión de Órdenes de Oficina, Órdenes de Rutina y Circulares de naturaleza efímera.
Cualquier otro caso, el Jefe de Departamento está autorizado a disponer de forma independiente.
Concesión de licencia casual y licencia compensatoria.
Emisión de recordatorios y agradecimientos.
Grabación de archivos.
En el próximo capítulo, discutiremos sobre los poderes delegados a los Jefes de Departamento y cómo autenticarlos.
Las facultades delegadas a los Jefes de Departamento les permite disponer de tantos casos como sea posible bajo su propia responsabilidad. Generalmente, estos casos están relacionados con órdenes naturales suficientemente importantes o son cuestiones de política. En situaciones en las que el número de casos es demasiado, puede enviarlos a los subgerentes del mismo departamento.
Incluso en aquellos casos en los que debe hacer recomendaciones o aprobar órdenes importantes, debe limitar su nota a los puntos reales que se van a entregar, en lugar de repetir los puntos que ya estaban registrados con notas anteriores. Una vez hechas todas las recomendaciones y sugerencias, pondrá su firma en el documento original y también firmará el acuerdo con la propuesta.
En los casos en que un gerente haya aprobado una nota y la haya enviado a otro gerente oa un Departamento para comentarios o examen, es el propio gerente quien debe revisarla y dar sus sugerencias. El gerente de revisión puede solicitar al departamento de envío que proporcione toda la información objetiva que necesite. Esto requiere seguir una rutina de comunicación separada, para que el Gerente de Departamento pueda hacer un registro de esta nota en el archivo.
Notas y órdenes dadas por el gerente de división
El Gerente de División debería, por lo general, resolver la mayoría de los casos que se le presenten bajo su propia responsabilidad. Debería utilizar su discreción para recibir órdenes del Cosecretario / Secretario Adicional / Secretario / Secretario General en los casos más importantes, ya sea oralmente o mediante la presentación de documentos.
El método oral debe adoptarse en la medida de lo posible. Los temas de trabajo que normalmente deberían enviarse al Secretario General se han incorporado al folleto titulado:Items of work to be submitted to Secretary-General.
En los casos en que una nota haya sido escrita y aprobada por un gerente y enviada a otro gerente o un Departamento para comentarios o examen de la propuesta o para un propósito similar, un gerente a quien se le marque el archivo invariablemente debe escribir la nota él mismo. El gerente receptor puede solicitar a su Departamento que examine el asunto o proporcione información fáctica.
En tales casos, los Departamentos deben presentar una nota de rutina separada para información del Gerente de Departamento, quien finalmente registrará su nota en el archivo. Los departamentos no deben escribir notas en archivos eliminados a nivel de gerente.
Cada departamento tiene un scope of notingmás allá del cual no estarán autorizados a tomar una decisión. En base a eso, los departamentos deberán observar las siguientes instrucciones al señalar los casos:
Todas las notas deben ser claramente entendidas por todos y estar redactadas en un lenguaje sencillo; deben ser concisos y al grano.
Todas las notas deben estar escritas con un punto de vista objetivo y deben tener razones justificables detrás de ellas, en comparación con tener solo opiniones personales. Todas las observaciones, críticas y comentarios de otros departamentos deben tomarse de manera deportiva y con un comportamiento cortés.
Se supone que el gerente responsable de la tramitación del caso revisará todo el 'documento en consideración' y las notas anteriores, de modo que se puedan generar las reproducciones y los informes textuales necesarios según las situaciones necesarias.
UN precis(resumen o resumen) de un solo artículo a menudo se hace cuando el artículo original es de gran longitud y complejidad, lo que lo hace prácticamente imposible de encontrar y una referencia cómoda. Como tal resumen puede causar los errores de citar ejemplos fuera de contexto, dicho resumen no se prepara sin las instrucciones de un administrador.
Si es probable que la inclusión de cualquier información en la nota oscurezca el punto principal en cuestión o haga que la nota sea innecesariamente larga, se debe colocar en el archivo una declaración separada o un apéndice con la información.
Cuando hay, en un solo caso, varios puntos u órdenes que pueden tratarse más convenientemente por separado que en una nota continua, cada punto debe anotarse por separado en Department Notes. El Gerente de Departamento y / o gerentes superiores registrarán sus pedidos en cada 'Nota de Departamento' por separado y estas notas se fusionarán posteriormente para formar las notas en el archivo con el propósito de emitir pedidos, etc.
La secuencia de anotaciones generalmente sigue la misma secuencia que la del número de serie en la correspondencia, y en caso de que haya habido alguna interrupción en la continuidad de las notas, los documentos deben fusionarse con el archivo principal lo antes posible.
No se debe escribir ninguna nota en el recibo a menos que sea un asunto de rutina. Si algún Gerente ha hecho algún comentario sobre la PUC, estos comentarios deben hacerse primero en las notas y el departamento puede usarlos como instrucciones.
Se debe proporcionar suficiente espacio para las firmas y observaciones de los gerentes superiores. Las notas que se enviarán al Gerente de Departamento o gerentes superiores deben colocarse al final de la página. Siempre se debe agregar una nueva hoja en blanco a las notas en caso de que haya demasiado contenido para corregir.
Siempre que se reciban notificaciones o solicitudes de los directores de departamento u otras personas en pequeños trozos de papel, no se transmitirán tal como están. Esto se hace debido a la probabilidad de que se pierdan en tránsito. El primer Departamento de recepción pegará o recortará la tira de papel, así recibida, en una hoja blanca del tamaño de un pliego de papel antes de pasarla en una tapa de archivo al gerente o departamento correspondiente para su eliminación.
El departamento en cuestión presentará la solicitud y luego emitirá un aviso. Después de eso, enviarán el mensaje y esperarán el recibo. La práctica de escribir notas largas en la sección lateral debe reducirse tanto como sea posible.
La regla 80/20
Una oficina sin una lista de procedimientos debidamente archivada y procesada es una guarida del caos. Tomando prestado del80/20Regla que establece que el 80% de nuestro éxito proviene de solo el 20% de nuestras acciones. En palabras simples, es importante centrarse más en el 20% que exige acciones para deshuesar para el 80% de éxito.
Por eso es muy importante planificar, priorizar y empezar a trabajar en el 20%. En una de las decisiones corporativas más importantes jamás tomadas,BIM Manufacturinghabía evitado que todas las comunicaciones importantes fueran de naturaleza oral, e incluso con el alto costo de tener que documentar cada palabra hablada en papel, lo hicieron para que sus futuros oficiales pudieran beneficiarse de la riqueza de la discusión. Hoy en día, todas las demás empresas siguen sus pasos.
La mayoría de las veces, un documento mal diseñado puede propagar una falta de comunicación masiva y discrepancias entre los departamentos de trabajo de una organización. Espero que este tutorial, diseñado para aquellos jóvenes profesionales que han comenzado a trabajar en un departamento relacionado con la documentación extensivamente, como Administración, Cuentas, Recursos Humanos, etc., aprenda a archivar documentos importantes que contienen detalles confidenciales.