Tableros de Excel - Guía rápida

Para aquellos que son nuevos en los paneles de control, sería ideal que primero comprendan los paneles de control. En este capítulo, conocerá la definición de tablero, cómo obtuvo su nombre, cómo se hicieron populares en TI, métricas clave, beneficios de los tableros, tipos de tableros, datos y formatos del tablero y datos en vivo en tableros.

En tecnología de la información, un tablero es una interfaz de usuario en tiempo real fácil de leer, a menudo de una sola página, que muestra una presentación gráfica del estado actual (instantánea) y las tendencias históricas de los indicadores clave de desempeño de una organización o departamento para permitir decisiones instantáneas e informadas para ser hecho de un vistazo.

Los paneles toman su nombre de automobile dashboards. Debajo del capó de su vehículo, puede haber cientos de procesos que impactan el desempeño de su vehículo. Su tablero resume estos eventos usando visualizaciones para que tenga la tranquilidad de concentrarse en operar su vehículo de manera segura. De manera similar, los paneles de negocios se utilizan para ver y / o monitorear el desempeño de la organización con facilidad.

La idea de digital dashboardssurgió del estudio de los sistemas de apoyo a las decisiones en la década de 1970. Los paneles comerciales se desarrollaron por primera vez en la década de 1980, pero debido a los problemas con la actualización y el manejo de datos, se dejaron en el estante. En la década de 1990, la era de la información se aceleró y el almacenamiento de datos, y el procesamiento analítico en línea (OLAP) permitió que los tableros funcionaran adecuadamente. Sin embargo, el uso de cuadros de mando no se hizo popular hasta el auge de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y la introducción del Cuadro de Mando Integral de Robert S. Kaplan y David P. Norton. Hoy en día, el uso de paneles forma una parte importante de la toma de decisiones.

En el entorno empresarial actual, la tendencia es hacia Big Data. Gestionar y extraer valor real de todos esos datos es la clave para el éxito empresarial moderno. Un panel de control bien diseñado es una herramienta de gestión de información notable.

Tablero - Definición

Stephen Few ha definido un tablero como “una presentación visual de la información más importante necesaria para lograr uno o más objetivos que se ajusta completamente a una sola pantalla de computadora para que pueda ser monitoreada de un vistazo”.

En los términos actuales, un tablero se puede definir como una herramienta de visualización de datos que muestra el estado actual de las métricas y los indicadores clave de rendimiento (KPI), simplificando conjuntos de datos complejos para proporcionar a los usuarios un conocimiento de un vistazo del rendimiento actual.

Los paneles consolidan y organizan números y métricas en una sola pantalla. Se pueden adaptar para un rol específico y mostrar métricas de un departamento o una organización en general.

Los paneles pueden ser estáticos para una vista única o dinámicos que muestran los resultados consolidados de los cambios de datos detrás de la pantalla. También se pueden hacer interactivos para mostrar los diversos segmentos de datos grandes en una sola pantalla.

Métricas clave para el tablero

El núcleo del tablero se encuentra en las métricas clave necesarias para el seguimiento. Por lo tanto, en función de si el tablero es para una organización en su conjunto o para un departamento como ventas, finanzas, recursos humanos, producción, etc., las métricas clave que se requieren para la visualización varían.

Además, las métricas clave para un tablero también dependen del rol de los destinatarios (audiencia). Por ejemplo, Ejecutivo (CEO, CIO, etc.), Gerente de Operaciones, Jefe de Ventas, Gerente de Ventas, etc. Esto se debe al hecho de que el objetivo principal de un tablero es permitir la visualización de datos para la toma de decisiones.

El éxito de un tablero a menudo depende de las métricas que se eligieron para el seguimiento. Por ejemplo, los indicadores clave de rendimiento, los cuadros de mando integrales y las cifras de rendimiento de ventas podrían ser el contenido apropiado en los cuadros de mando comerciales.

Beneficios del panel

Los paneles permiten a los gerentes monitorear la contribución de los distintos departamentos de la organización. Para monitorear el desempeño general de la organización, los cuadros de mando le permiten capturar y reportar puntos de datos específicos de cada uno de los departamentos de la organización, proporcionando una instantánea del desempeño actual y una comparación con el desempeño anterior.

Los beneficios de los paneles incluyen los siguientes:

Presentación visual de medidas de desempeño.
Capacidad para identificar y corregir tendencias negativas.
Medición de eficiencias / ineficiencias.
Capacidad para generar informes detallados que muestren nuevas tendencias.
Capacidad para tomar decisiones más informadas basadas en los datos recopilados.
Alineación de estrategias y metas organizacionales.
Visibilidad instantánea de todos los sistemas en total.
Identificación rápida de datos atípicos y correlaciones.
Ahorro de tiempo con la visualización completa de datos en comparación con la ejecución de varios informes.

Tipos de paneles

Los paneles se pueden clasificar según su utilidad de la siguiente manera:

Cuadros de mando estratégicos
Paneles analíticos
Paneles operativos
Paneles informativos

Cuadros de mando estratégicos

Los cuadros de mando estratégicos apoyan a los gerentes de cualquier nivel en una organización para la toma de decisiones. Proporcionan una instantánea de los datos, mostrando la salud y las oportunidades del negocio, enfocándose en las medidas de alto nivel de desempeño y pronósticos.

Los tableros estratégicos requieren tener instantáneas de datos periódicas y estáticas (por ejemplo, diaria, semanal, mensual, trimestral y anual). No es necesario que cambien constantemente de un momento a otro y requieren una actualización en los intervalos de tiempo especificados.
Representan solo los datos de alto nivel, sin dar necesariamente los detalles.
Pueden ser interactivos para facilitar las comparaciones y diferentes vistas en caso de grandes conjuntos de datos con solo hacer clic en un botón. Pero no es necesario proporcionar más funciones interactivas en estos paneles.

La siguiente captura de pantalla muestra un ejemplo de un panel ejecutivo que muestra los objetivos y el progreso.

Paneles analíticos

Los paneles analíticos incluyen más contexto, comparaciones e historial. Se centran en las diversas facetas de los datos necesarios para el análisis.

Los cuadros de mando analíticos suelen admitir interacciones con los datos, como profundizar en los detalles subyacentes y, por lo tanto, deben ser interactivos.

Algunos ejemplos de paneles analíticos incluyen el panel de gestión financiera y el panel de gestión de ventas.

Paneles operativos

Los cuadros de mando operativos sirven para un seguimiento constante de las operaciones. A menudo se diseñan de manera diferente a los paneles de control estratégicos o analíticos y se enfocan en el monitoreo de actividades y eventos que cambian constantemente y pueden requerir atención y respuesta en cualquier momento. Por lo tanto, los paneles operativos requieren datos en vivo y actualizados disponibles en todo momento y, por lo tanto, deben ser dinámicos.

Un ejemplo de un panel de operaciones podría ser un support-system dashboard, mostrando datos en vivo sobre tickets de servicio que requieren una acción inmediata del supervisor en tickets de alta prioridad.

Paneles informativos

Los paneles de información son solo para mostrar cifras, hechos y / o estadísticas. Pueden ser estáticos o dinámicos con datos en vivo, pero no interactivos. Por ejemplo, el panel de información de llegada / salida de vuelos en un aeropuerto.

Datos y formatos del tablero

Los datos necesarios para un tablero dependen de su categoría. La premisa de los datos es que deben ser relevantes, estar libres de errores, estar actualizados y en vivo si es necesario. Los datos pueden provenir posiblemente de diversas fuentes y formatos (hojas de cálculo, archivos de texto, páginas web, bases de datos organizativas, etc.).

Los resultados que se muestran en un tablero deben ser auténticos, correctos y aptos. Esto es crucial ya que la información en un tablero conduciría a decisiones, acciones y / o inferencias. Por lo tanto, junto con los datos que se muestran, el medio elegido para la pantalla es igualmente importante, ya que no debe dar una impresión errónea en la representación de los datos. El enfoque debe estar en la capacidad de visualización de datos que proyecte sin ambigüedades las conclusiones.

Datos en vivo en paneles

Como se mencionó anteriormente en este capítulo, el almacenamiento de datos y el procesamiento analítico en línea (OLAP) hacen posible actualizar los tableros dinámicos al instante con datos en vivo. También está haciendo que quienes diseñan los tableros sean independientes del departamento de TI de la organización para obtener datos.

Así, los cuadros de mando se han convertido en el medio más buscado desde la alta dirección hasta un usuario habitual.

Puede crear un tablero en Excel usando varias características que lo ayudan a resaltar la visualización de datos, que es la característica principal de cualquier tablero. Puede mostrar datos en tablas con formato condicional para resaltar los buenos y malos resultados, puede resumir los datos en gráficos y tablas dinámicas, puede agregar controles interactivos y puede definir y administrar KPI, etc.

En este capítulo, conocerá las funciones de Excel más importantes que resultan útiles cuando crea un tablero. Estas características lo ayudan a llegar a los elementos del tablero que simplifican los datos complejos y brindan un impacto visual sobre el estado actual o el rendimiento en tiempo real.

Tablas de Excel

El componente más importante de cualquier tablero es su data. Los datos pueden ser de una sola fuente o de múltiples fuentes. Los datos pueden ser limitados o pueden abarcar varias filas.

Las tablas de Excel son adecuadas para introducir los datos en el libro de trabajo en el que desea crear el panel. Hay varias formas de importar datos a Excel, estableciendo conexiones con varias fuentes. Esto hace posible actualizar los datos en su libro de trabajo cada vez que se actualizan los datos de origen.

Puede nombrar las tablas de Excel y usar esos nombres para hacer referencia a sus datos en el tablero. Esto sería más fácil que referir el rango de datos con referencias de celda. Estas tablas de Excel son sus tablas de trabajo que contienen los datos sin procesar.

Puede llegar a un resumen del análisis de datos y representar el mismo en una tabla de Excel que se puede incluir como parte de un tablero.

Minigráficos

Puede utilizar minigráficos en sus tablas de Excel para mostrar tendencias durante un período de tiempo. Los minigráficos son minigráficos que puede colocar en celdas individuales. Puede utilizar gráficos de líneas, gráficos de columnas o gráficos de ganancias y pérdidas para representar las tendencias en función de sus datos.

Formato condicional

El formato condicional es un gran activo para resaltar datos en las tablas. Puede definir las reglas mediante las cuales puede variar las escalas de color, las barras de datos y / o los conjuntos de iconos. Puede utilizar las reglas definidas por Excel o crear sus propias reglas, según la aplicabilidad a sus datos.

Aprenderá estas técnicas de formato condicional en el capítulo ─ Conditional Formatting for Data Visualization.

Gráficos de Excel

Los gráficos de Excel son los componentes de visualización de datos más utilizados para paneles. Puede hacer que la audiencia vea los patrones de datos, comparaciones y tendencias en conjuntos de datos de cualquier tamaño, agregando colores y estilos de manera sorprendente.

Excel tiene varios tipos de gráficos integrados, como línea, barra, columna, dispersión, burbuja, circular, dona, área, stock, superficie y radar si tiene Excel 2013.

Comprenderá cómo usar estos gráficos y los elementos del gráfico de manera efectiva en su tablero en el capítulo: Excel Charts for Dashboards.

Además de los tipos de gráficos mencionados anteriormente, existen otros tipos de gráficos ampliamente utilizados que son útiles para representar ciertos tipos de datos. Estos son el gráfico de cascada, el gráfico de bandas, el gráfico de Gantt, el gráfico de termómetro, el histograma, el gráfico de Pareto, el gráfico de embudo, el gráfico de cajas y bigotes y el gráfico de gofres.

Aprenderá acerca de estos gráficos en el capítulo: Gráficos avanzados de Excel para paneles.

Cámara Excel

Una vez que cree gráficos, debe colocarlos en su tablero. Si desea que su panel sea dinámico, con los datos que se actualizan cada vez que cambian los datos de origen, como es el caso de la mayoría de los paneles, le gustaría proporcionar una interfaz entre los gráficos en su panel y los datos en el backend . Puede lograr esto con la función de cámara de Excel.

Tablas dinámicas de Excel

Cuando tiene grandes conjuntos de datos y le gustaría resumir los resultados de forma dinámica mostrando varias facetas de los resultados del análisis, las tablas dinámicas de Excel son útiles para incluirlas en su tablero. Puede utilizar las tablas de Excel o las tablas de datos más potentes del modelo de datos para crear tablas dinámicas.

Las principales diferencias entre los dos enfoques son:

Tablas de Excel	Tablas de datos
Los datos de una sola tabla se pueden usar para crear una tabla dinámica.	Los datos de más de una tabla se pueden usar para crear una tabla dinámica, definiendo relaciones entre las tablas.
Cuando las tablas aumentan en el no. de filas, el manejo y almacenamiento de la memoria no será optimista.	Puede manejar grandes conjuntos de datos con miles de filas de datos con optimización de memoria y tamaño de archivo reducido.

Si intenta crear una tabla dinámica con más de una tabla de Excel, se le pedirá que cree una relación y las tablas con la relación se agregarán al modelo de datos.

Aprenderá sobre las tablas dinámicas en el capítulo: Excel PivotTables for Dashboards.

Si tiene datos en el modelo de datos de su libro de trabajo, puede crear Power PivotTables y Power PivotCharts que abarcan datos en varias tablas de datos.

Aprenderá sobre estos en el capítulo: Excel Power PivotTables and Power PivotCharts for Dashboards.

Elementos dinámicos del tablero con controles interactivos

Puede hacer que los elementos de su tablero sean interactivos con controles fáciles de usar, como barras de desplazamiento, botones de radio, casillas de verificación y etiquetas dinámicas. Aprenderá más sobre estos en el capítulo:Interactive Controls in Excel Dashboards.

Barras de desplazamiento

Botones de radio

Casillas de verificación

Excel Power PivotTables y Power PivotCharts

Excel Power PivotTables y Power PivotCharts son útiles para resumir datos de varios recursos mediante la creación de un modelo de datos optimizado para la memoria en el libro. Las tablas de datos del modelo de datos se pueden ejecutar a través de varios miles de datos dinámicos que permiten el resumen con menos esfuerzo y tiempo.

Aprenderá sobre el uso de Power PivotTables y Power PivotCharts en paneles en el capítulo - Excel Power PivotTables y Power PivotCharts para paneles.

Modelo de datos de Excel

Excel Power PivotTable y Power PivotChart

Informes de Excel Power View

Los informes Power View de Excel proporcionan visualización de datos interactiva de grandes conjuntos de datos, lo que resalta el poder del modelo de datos y la naturaleza interactiva de las visualizaciones dinámicas de Power View.

Aprenderá a usar Power View como lienzo del panel en el capítulo: Informes de Excel Power View para paneles.

Informe de Power View

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son parte integral de muchos paneles. Puede crear y administrar KPI en Excel. Aprenderá sobre los KPI en el capítulo:Key Performance Indicators in Excel Dashboards.

Indicadores clave de rendimiento

Formato condicional para visualización de datos

Si ha elegido Excel para crear un tablero, intente usar tablas de Excel si cumplen este propósito. Con formato condicional y minigráficos, las tablas de Excel son la mejor y más sencilla opción para su panel.

En Excel, puede usar formato condicional para la visualización de datos. Por ejemplo, en una tabla que contiene las cifras de ventas del último trimestre por región, puede resaltar los valores del 5% superior.

Puede especificar cualquier número de condiciones de formato especificando Reglas. Puede elegir las Reglas integradas de Excel que coincidan con sus condiciones en Reglas de celdas destacadas o Reglas superiores / inferiores. También puede definir sus propias reglas.

Usted elige las opciones de formato que son apropiadas para su visualización de datos: barras de datos, escalas de color o conjuntos de iconos.

En este capítulo, aprenderá Reglas de formato condicional, opciones de formato y cómo agregar / administrar Reglas.

Destacando celdas

Puede utilizar las reglas de resaltado de celdas para asignar un formato a las celdas que contienen los datos que cumplen cualquiera de los siguientes criterios:

Números dentro de un rango numérico dado: mayor que, menor que, entre e igual a.
Valores duplicados o únicos.

Considere el siguiente resumen de resultados que desea presentar:

Suponga que desea resaltar los valores de Cantidad total que son más de 1000000.

Seleccione la columna - Importe total.
Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
Haga clic en Resaltar reglas de celdas en la lista desplegable.
Haga clic en Mayor que en la segunda lista desplegable que aparece.

Aparece el cuadro de diálogo Mayor que.

En el cuadro Formato de celdas MAYORES QUE:, especifique la condición como 1000000.
En el cuadro con, seleccione la opción de formato como Relleno verde con texto verde oscuro.

Haga clic en el botón Aceptar.

Como puede observar, los valores que satisfacen la condición especificada se resaltan con el formato especificado.

Reglas superiores / inferiores

Puede utilizar las reglas superiores / inferiores para asignar un formato a los valores que cumplan con cualquiera de los siguientes criterios:

Top 10 Items - Celdas que se ubican en la parte superior N, donde 1 <= N <= 1000.
Top 10% - Celdas que se ubican en el n% superior, donde 1 <= n <= 100.
Bottom 10 Items - Celdas que se ubican en el N inferior, donde 1 <= N <= 1000.
Bottom 10% - Celdas que se ubican en el n% inferior, donde 1 <= n <= 100.
Above Average - Celdas que están por encima del promedio para el rango seleccionado.
Below Average - Celdas que están por debajo del promedio para el rango seleccionado.

Suponga que desea resaltar los valores de Cantidad total que se encuentran en el 5% superior.

Seleccione la columna - Importe total.
Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
Haga clic en Reglas superiores / inferiores en la lista desplegable.
Haga clic en Top Ten% en la segunda lista desplegable que aparece.

Aparece el cuadro de diálogo Top Ten%.

En el cuadro Formato de celdas que se clasifican en el TOP :, especifique la condición como 5%.
En el cuadro con, seleccione la opción de formato como Relleno verde con texto verde oscuro.

Haga clic en el botón Aceptar. Los valores superiores del 5% se resaltarán con el formato especificado.

Barras de datos

Puede utilizar barras de datos de colores para ver el valor relativo a los otros valores. La longitud de la barra de datos representa el valor. Una barra más larga representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Puede utilizar colores sólidos o colores degradados para las barras de datos.

Seleccione la columna - Importe total.
Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
Haga clic en Barras de datos en la lista desplegable.
Haga clic en Blue Data Bar debajo de Gradient Fill en la segunda lista desplegable que aparece.

Los valores de la columna se resaltarán mostrando valores pequeños, intermedios y grandes con barras de relleno de degradado de color azul.

Seleccione la columna - Importe total.
Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
Haga clic en Barras de datos en la lista desplegable.
Haga clic en la barra de datos naranja debajo de relleno sólido en la segunda lista desplegable que aparece.

Los valores de la columna se resaltarán mostrando valores pequeños, intermedios y grandes por altura de barra con barras de color naranja.

Suponga que desea resaltar las ventas en comparación con un objetivo de ventas, digamos 800000.

Cree una columna con valores = [@ [Importe total]] - 800000.
Seleccione la nueva columna.
Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
Haga clic en Barras de datos en la lista desplegable.
Haga clic en la Barra de datos verde debajo de Relleno degradado en la segunda lista desplegable que aparece.

Las barras de datos comenzarán en el medio de cada celda y se extenderán hacia la izquierda para valores negativos y hacia la derecha para valores positivos.

Como puede observar, las barras que se extienden hacia la derecha son de color verde, lo que indica valores positivos, y las barras que se extienden hacia la izquierda, son de color rojo, lo que indica valores negativos.

Escalas de color

Puede utilizar Escalas de color para ver el valor de una celda en relación con los valores de las otras celdas de una columna. El color indica dónde cae cada valor de celda dentro de ese rango. Puede tener una escala de 3 colores o una escala de 2 colores.

Seleccione la columna - Importe total.
Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
Haga clic en Escalas de color en la lista desplegable.
Haga clic en Escala de color verde-amarillo-rojo en la segunda lista desplegable que aparece.

Como en el caso de las reglas de resaltado de celdas, una escala de color utiliza el sombreado de celda para mostrar las diferencias en los valores de celda. Como puede observar en la vista previa, las diferencias de tono no son notorias para este conjunto de datos.

Haga clic en Más reglas en la segunda lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores en el cuadro Seleccionar un tipo de regla.
En el cuadro Editar la descripción de la regla, seleccione lo siguiente:
- Seleccione Escala de 3 colores en el cuadro Estilo de formato.
- En Punto medio, para Valor, escriba 75.

Haga clic en el botón Aceptar.

Como puede observar, con la escala de colores definida, los valores están claramente sombreados representando el rango de datos.

Conjuntos de iconos

Puede utilizar conjuntos de iconos para visualizar diferencias numéricas. En Excel, tiene una variedad de conjuntos de iconos:

Tipo de conjunto de iconos	Conjuntos de iconos
Direccional
Formas
Indicadores
Calificaciones

Como puede observar, un conjunto de iconos consta de tres a cinco símbolos. Puede definir criterios para asociar un icono con los valores en un rango de celdas. Por ejemplo, una flecha hacia abajo roja para números pequeños, una flecha hacia arriba verde para números grandes y una flecha horizontal amarilla para valores intermedios.

Seleccione la columna - Importe total.
Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
Haga clic en Conjuntos de iconos en la lista desplegable.
Haga clic en 3 flechas (coloreadas) en el grupo Direccional en la segunda lista desplegable que aparece.

Aparecen flechas de colores en la columna seleccionada según los valores.

Usar reglas personalizadas

Puede definir sus propias reglas y formatear un rango de celdas que satisfaga una condición particular.

Seleccione la columna - Importe total.
Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
Haga clic en Nueva regla en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Haga clic en Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear, en el cuadro Seleccionar un tipo de regla.
En el cuadro Editar la descripción de la regla, haga lo siguiente:
- Escriba una fórmula en el cuadro - Valores de formato donde esta fórmula sea verdadera. Por ejemplo, =PercentRank.INC($E$3:$E$13,E3)>=0.7
- Haga clic en el botón Formato.
- Elige el formato. Por ejemplo, fuente: negrita y relleno: naranja.
- Haga clic en Aceptar.
Compruebe la vista previa.

Haga clic en Aceptar si la vista previa está bien. Los valores del conjunto de datos que satisfacen la fórmula se resaltarán con el formato que haya elegido.

Administrar reglas de formato condicional

Puede administrar las reglas de formato condicional mediante el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

Hacer clic Conditional Formattingen el grupo Estilos en la pestaña Inicio. Haga clic en Administrar reglas en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional. Puede ver todas las reglas existentes. Puede agregar una nueva regla, eliminar una regla y / o editar una regla para modificarla.

Si elige gráficos para la visualización visual de datos, los gráficos de Excel le ayudarán a elegir y cambiar las diferentes vistas. Excel proporciona varios tipos de gráficos que le permiten expresar el mensaje que desea transmitir con los datos disponibles en su tablero con una representación gráfica de cualquier conjunto de datos.

Además, existen ciertos gráficos sofisticados que son útiles para algunos propósitos específicos. Algunos de estos están disponibles en Excel 2016. Pero también se pueden crear a partir de los tipos de gráficos integrados en Excel 2013.

En este capítulo, aprenderá sobre los tipos de gráficos en Excel y cuándo usar cada tipo de gráfico. Recuerde que en un gráfico del panel, debe transmitir solo un mensaje. De lo contrario, puede causar confusión en la interpretación. Puede dimensionar los gráficos de tal manera que pueda acomodar más gráficos en el tablero, cada uno de los cuales transmite un mensaje en particular.

Además de los tipos de gráficos que se analizan en este capítulo, existen ciertos gráficos avanzados que se utilizan ampliamente para representar la información con señales visuales. Aprenderá sobre los tipos de gráficos avanzados y su uso en el capítulo:Advanced Excel Charts for Dashboards.

Tipos de gráficos

Puede encontrar los siguientes tipos de gráficos principales si tiene Excel 2013:

Gráficos de columnas

Gráficos de líneas

Gráficos circulares

Gráfico de anillos

Gráfica de barras

Gráficos de área

Gráficos XY (dispersión)

Gráficos de burbujas

Gráficos de acciones

Gráficos de superficie

Gráficos de radar

Para obtener más información sobre estos gráficos, consulte el tutorial: Gráficos de Excel .

Gráficos combinados

Cuando tiene tipos de datos mixtos, puede mostrarlos con gráficos combinados (combinados). Los gráficos pueden tener solo el eje vertical primario o una combinación de eje vertical primario y eje secundario. Aprenderá sobre los gráficos combinados en una sección posterior.

Selección del tipo de gráfico apropiado

Para mostrar los datos mediante un gráfico en su tablero, primero identifique el propósito del gráfico. Una vez que tenga claridad sobre lo que desea representar mediante un gráfico, puede seleccionar el mejor tipo de gráfico que describa su mensaje.

A continuación se ofrecen algunas sugerencias para seleccionar un tipo de gráfico:

Si desea comparar valores de datos, puede elegir un gráfico de barras, un gráfico circular, un gráfico de líneas o un gráfico de dispersión.
Si desea mostrar la distribución, puede hacerlo con un gráfico de columnas, un gráfico de dispersión o un gráfico de líneas.
Si desea mostrar tendencias a lo largo del tiempo, puede utilizar un gráfico de líneas.
Si desea representar partes de un todo, un gráfico circular puede ser una opción. Pero, mientras usa un gráfico circular, recuerde que solo dos o tres puntos de datos diferentes con valores de datos muy diferentes se pueden representar de manera efectiva con los diferentes tamaños de los sectores del Pie. Si intenta representar más puntos de datos en un gráfico circular, puede resultar difícil derivar la comparación.
Puede usar el gráfico de dispersión si alguno de los siguientes es el propósito:
- Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos.
- Desea comparar muchos puntos de datos sin importar el tiempo. Cuantos más datos incluya en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que podrá realizar.
Los gráficos recomendados en Excel le ayudan a encontrar un tipo de gráfico que se adapte a sus datos.

En Excel, puede crear un gráfico con un tipo de gráfico y modificarlo más tarde en cualquier momento fácilmente.

Mostrar tendencias con minigráficos en tablas

Los minigráficos son gráficos diminutos colocados en celdas individuales, cada una de las cuales representa una fila de datos en su selección. Proporcionan una forma rápida de ver las tendencias. En Excel, puede tener minigráficos de línea, minigráficos de columna o minigráficos de ganancia / pérdida.

Puede agregar minigráficos a su tabla rápidamente con la herramienta Análisis rápido.

Identifique los datos para los que desea agregar minigráficos.
Mantenga una columna vacía al lado derecho de los datos y asigne un nombre a la columna. Los minigráficos se colocarán en esta columna.
Seleccione los datos.

El botón de la herramienta Análisis rápido aparece en la esquina inferior derecha de los datos seleccionados.

Haga clic en el botón Análisis rápido . Aparece la herramienta Análisis rápido.
Haga clic en SPARKLINES. Aparecen las opciones de gráfico.

Haga clic en Línea. Se mostrarán gráficos de líneas para cada fila de los datos seleccionados.

Haga clic en Columna. Se mostrarán gráficos de columnas para cada fila de los datos seleccionados.

Los gráficos de ganancias / pérdidas no son adecuados para estos datos. Considere los siguientes datos para comprender cómo se ven los gráficos de ganancias / pérdidas.

Uso de gráficos combinados para comparaciones

Puede usar gráficos combinados para combinar dos o más tipos de gráficos para comparar valores de datos de diferentes categorías, si los rangos de datos varían significativamente. Con un eje secundario para representar el otro rango de datos, el gráfico será más fácil de leer y captar la información rápidamente.

Gráficos de ajuste fino rápidamente

Puede ajustar con gráficos sintonizar rápidamente usando los tres botones , y que aparecen junto a la esquina superior derecha de la tabla.

Con Elementos de gráfico, puede agregar o eliminar ejes, títulos de ejes, leyendas, etiquetas de datos, líneas de cuadrícula, barras de error, etc. al gráfico.
Con los estilos de gráfico, puede personalizar el aspecto del gráfico formateando el estilo y los colores del gráfico.
Con los filtros de gráfico, puede editar dinámicamente los puntos de datos (valores) y los nombres que están visibles en el gráfico que se muestra.

Puede seleccionar / anular la selección de elementos del gráfico.

Puede formatear las líneas de cuadrícula para mostrar el eje de profundidad.

Puede establecer un estilo de gráfico.

Puede elegir un esquema de color para su gráfico.

Puede seleccionar valores y nombres de forma dinámica para mostrarlos.
- Los valores son las series de datos y las categorías.
- Los nombres son los nombres de las series de datos (columnas) y las categorías (filas).

Uso de etiquetas de datos estéticas

Puede tener etiquetas de datos estéticas y significativas.

Puede colocar etiquetas de datos en cualquier posición con respecto a los puntos de datos.

Puede formatear etiquetas de datos con varias opciones, incluidos efectos.

Puede cambiar las etiquetas de datos a cualquier forma.

Las etiquetas de datos pueden ser de diferentes tamaños. Puede cambiar el tamaño de cada etiqueta de datos para que el texto en ella sea visible.

Puede incluir texto de puntos de datos o cualquier otro texto para cualquiera de las etiquetas de datos para que sean actualizables y, por lo tanto, dinámicas.

Puede conectar etiquetas de datos a sus puntos de datos con líneas guía.

Puede colocar etiquetas de datos con líneas guía a cualquier distancia de los puntos de datos moviéndolas.

Puede formatear la línea de referencia para hacerlos visibles.

Puede elegir cualquiera de estas opciones para mostrar las etiquetas de datos en el gráfico según sus datos y lo que desea resaltar.

Las etiquetas de datos permanecen en su lugar, incluso cuando cambia a un tipo de gráfico diferente. Pero, finalice el tipo de gráfico antes de formatear cualquier elemento del gráfico, incluidas las etiquetas de datos.

Usar líneas de tendencia en gráficos

Puede representar el pronóstico de los resultados en un gráfico utilizando Trendlines.

Usar formas en gráficos

Puede insertar diferentes tipos de formas en su gráfico. Después de insertar una forma, puede agregarle texto con Editar texto. Puede editar forma con Cambiar forma y / o Editar puntos.

Puede cambiar el estilo de la forma, elegir un color de relleno de forma, dar formato al contorno de la forma y agregar efectos visuales a la forma.

Usando cilindros, conos y pirámides

En los gráficos de columnas 3-D, de forma predeterminada, tendrá cuadros.

Para hacer que sus gráficos sean más visibles en los paneles, puede elegir otras formas de columnas en 3D como cilindros, conos, pirámides, etc. Puede seleccionar estas formas en el panel Formato de serie de datos.

Columnas con forma de pirámide

Columnas con forma de cilindro

Columnas con forma de cono

Usar imágenes en gráficos

Puede crear más énfasis en la presentación de datos utilizando una imagen en lugar de columnas.

Si tiene más datos para mostrar en el tablero que no caben en una sola pantalla, puede optar por usar los controles de Excel que vienen como parte de Excel Visual Basic. Los controles más utilizados son las barras de desplazamiento, los botones de opción y las casillas de verificación. Al incorporarlos en el tablero, puede hacerlo interactivo y permitir al usuario ver las diferentes facetas de los datos mediante posibles selecciones.

Puede proporcionar controles interactivos como barras de desplazamiento, casillas de verificación y botones de radio en sus paneles para facilitar que los destinatarios vean dinámicamente las diferentes facetas de los datos que se muestran como resultados. Puede decidir sobre un diseño particular del tablero junto con los destinatarios y usar el mismo diseño en adelante. Los controles interactivos de Excel son fáciles de usar y no requieren ninguna experiencia en Excel.

Los controles interactivos de Excel estarán disponibles en la pestaña DESARROLLADOR de la cinta.

Si no encuentra la pestaña DESARROLLADOR en la cinta, haga lo siguiente:

Haga clic en Personalizar cinta en el cuadro Opciones de Excel.
Seleccione Fichas principales en el cuadro Personalizar la cinta.
Marque la casilla Desarrollador en la lista de pestañas principales.

Haga clic en Aceptar. Encontrará la pestaña DESARROLLADOR en la cinta.

Barras de desplazamiento en paneles

Una de las características de cualquier tablero es que cada componente del tablero es lo más compacto posible. Suponga que sus resultados se ven como sigue:

Si puede presentar esta tabla con una barra de desplazamiento como se indica a continuación, sería más fácil navegar a través de los datos.

También puede tener una línea objetivo dinámica en un gráfico de barras con barra de desplazamiento. A medida que mueve la barra de desplazamiento hacia arriba y hacia abajo, la Línea de destino se mueve hacia arriba y hacia abajo y las barras que cruzan la Línea de destino se resaltarán.

En las siguientes secciones, aprenderá cómo crear una barra de desplazamiento y cómo crear una línea de destino dinámica que esté vinculada a una barra de desplazamiento. También aprenderá a mostrar etiquetas dinámicas en barras de desplazamiento.

Crear una barra de desplazamiento

Para crear una barra de desplazamiento para una tabla, primero copie los encabezados de las columnas en un área vacía de la hoja como se muestra a continuación.

Inserte una barra de desplazamiento.
- Haga clic en la pestaña DESARROLLADOR de la cinta.
- Haga clic en Insertar en el grupo Controles.
- Haga clic en el icono de la barra de desplazamiento debajo de Controles de formulario en la lista desplegable de iconos.

Lleve el cursor a la columna I y tire hacia abajo para insertar una barra de desplazamiento vertical.
Ajuste la altura y el ancho de la barra de desplazamiento y alinéela con la tabla.

Haga clic derecho en la barra de desplazamiento.
Haga clic en Control de formato en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Control de formato.

Haga clic en la pestaña Control.
Escriba lo siguiente en los cuadros que aparecen.

Haga clic en el botón Aceptar. La barra de desplazamiento está lista para usarse. Ha elegido la celda O2 como enlace de celda para la barra de desplazamiento, que toma valores de 0 a 36, cuando mueve la barra de desplazamiento hacia arriba y hacia abajo. A continuación, debe crear una copia de los datos en la tabla con una referencia basada en el valor en la celda O2.
En la celda K3, escriba lo siguiente:

= COMPENSACIÓN (Resumen [@ [S. No.]], $ O $ 2,0).

Presiona el botón Enter. Complete las celdas de la columna copiando la fórmula.

Complete las celdas de las otras columnas copiando la fórmula.

Su tabla dinámica y desplazable está lista para copiarse en su tablero.

Mueva la barra de desplazamiento hacia abajo.

Como puede observar, el valor de la celda - el vínculo de celda de la barra de desplazamiento cambia y los datos de la tabla se copian en función de este valor. A la vez, se muestran 12 filas de datos.

Arrastre la barra de desplazamiento hacia abajo.

Las últimas 12 filas de datos se muestran como el valor actual es 36 (como se muestra en la celda O2) y 36 es el valor máximo que ha establecido en el cuadro de diálogo Control de formulario.

Puede cambiar la posición relativa de la tabla dinámica, cambiar el número de filas que se mostrarán a la vez, el enlace de la celda a la barra de desplazamiento, etc. según sus requisitos. Como ha visto anteriormente, estos deben configurarse en el cuadro de diálogo Control de formato.

Creación de una línea objetivo dinámica e interactiva

Suponga que desea mostrar las ventas por región durante los últimos 6 meses. También ha establecido objetivos para cada mes.

Puede hacer lo siguiente:

Cree un gráfico de columnas que muestre toda esta información.
Cree una línea objetivo a lo largo de las columnas.
Haga que la línea objetivo sea interactiva con una barra de desplazamiento.
Haga que la línea objetivo establezca dinámicamente los valores objetivo en sus datos.
Resalte los valores que cumplen con el objetivo.

Cree un gráfico de columnas que muestre toda esta información

Seleccione los datos. Inserte un gráfico de columnas agrupadas.

Cree una línea objetivo a través de las columnas

Cambie el tipo de gráfico a combinado. Seleccione el tipo de gráfico como Línea para la serie de destino y Columna agrupada para el resto de la serie.

Cree una tabla base para la línea objetivo. Harás esta dinámica más tarde.

Cambie los valores de la serie de datos para la Línea objetivo a la columna Objetivo en la tabla anterior.

Haga clic en el botón Aceptar.

Cambie el esquema de color de la columna agrupada. Cambie la línea de destino a una línea de puntos verde.

Haga que la línea objetivo sea interactiva con una barra de desplazamiento

Inserte una barra de desplazamiento y colóquela debajo del gráfico y ajústela para que abarque de enero a junio.
Introduzca los parámetros de la barra de desplazamiento en el cuadro de diálogo Control de formato.

Cree una tabla con dos columnas: Mes y Objetivo.
Ingrese los valores basados en la tabla de datos y el enlace de celda de la barra de desplazamiento.

Esta tabla muestra el mes y el objetivo correspondiente según la posición de la barra de desplazamiento.

Haga que la línea objetivo sea dinámica estableciendo los valores objetivo en sus datos

Ahora, está listo para hacer que su línea objetivo sea dinámica.

Cambie los valores de la columna de destino en la tabla base que creó para la línea de destino escribiendo = $ G $ 12 en todas las filas.

Como sabe, la celda G12 muestra el valor objetivo de forma dinámica.

Como puede observar, la Línea de destino se mueve según la barra de desplazamiento.

Resalte los valores que cumplen con el objetivo

Este es el paso final. Desea resaltar los valores que cumplen con el objetivo en cualquier momento.

Agregue columnas al lado derecho de su tabla de datos: Resultados Este, Resultados Norte, Resultados Sur y Resultados Oeste.
En la celda H3, ingrese la siguiente fórmula:

= SI (D3> = $ G $ 12, D3, NA ())

Copie la fórmula en las otras celdas de la tabla. Cambie el tamaño de la mesa.

Como puede observar, los valores en las columnas - East-Results, North-Results, SouthResults y West-Results cambian dinámicamente en función de la barra de desplazamiento (es decir, valor objetivo). Se muestran los valores mayores o iguales al objetivo y los otros valores son solo # N / A.

Cambie el rango de datos del gráfico para incluir las columnas recién agregadas en la tabla de datos.
Haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
Haga que la serie Target sea Línea y el resto Columna agrupada.
Para la serie de datos recién agregada, seleccione Eje secundario.
Formatee las series de datos de tal manera que las series Este, Norte, Sur y Oeste tengan un color de relleno naranja y las series East-Results, North-Results, South-Results y WestResults tengan un color de relleno verde.
Ingrese una etiqueta de datos para la línea objetivo y hágala dinámica con la referencia de celda al valor del mes en la tabla de datos dinámicos.

Su gráfico con Target Line dinámico está listo para su inclusión en el tablero.

Puede borrar el eje secundario ya que no es necesario. A medida que mueve la barra de desplazamiento, la Línea de destino se mueve y las barras se resaltarán en consecuencia. Target Line también tendrá una etiqueta que muestra el mes.

Botones de opción (radio) de Excel

Los botones de opción se utilizan normalmente para seleccionar una opción de un conjunto de opciones dado. Siempre está representado por un círculo pequeño, que tendrá un punto cuando se seleccione. Cuando tiene un conjunto de botones de opción, puede seleccionar solo uno de ellos.

En Excel, los botones de opción se denominan botones de opción.

Puede utilizar los botones de opción de Excel en los gráficos para elegir los datos específicos que el lector desea ver. Por ejemplo, en el ejemplo de la sección anterior, ha creado una barra de desplazamiento para obtener una Línea objetivo dinámica con valores objetivo basados en Mes. Puede utilizar los botones de opción para seleccionar un mes y, por lo tanto, el valor objetivo, y basar la línea objetivo en el valor objetivo. Los siguientes serán los pasos:

Cree un gráfico de columnas que muestre toda esta información.
Cree una línea objetivo a lo largo de las columnas.
Haga que la línea objetivo sea interactiva con los botones de opción.
Haga que la línea objetivo establezca dinámicamente los valores objetivo en sus datos.
Resalte los valores que cumplen con el objetivo.

Los pasos 1 y 2 son los mismos que en el caso anterior. Al final del segundo paso, tendrá el siguiente cuadro.

Haga que la línea objetivo sea interactiva con los botones de opción

Inserte un botón de opción.
- Haga clic en la pestaña DESARROLLADOR de la cinta.
- Haga clic en Insertar en el grupo Controles.
- Haga clic en el icono del botón de opción en Controles de formulario en la lista desplegable de iconos.

Colóquelo en la esquina superior derecha del gráfico.

Haga clic derecho en el botón Opción. Haga clic en la opción Control de formato en la lista desplegable.

Introduzca los parámetros del botón de opción en el cuadro de diálogo Formato de objeto, en la pestaña Control.

La celda F10 está vinculada al botón de opción. Haga 5 copias del botón de opción verticalmente.

Como puede observar, todos los botones de opción tienen el mismo nombre, denominado Nombres de subtítulos. Pero, internamente, Excel tendrá diferentes nombres para estos botones de opción, que puede ver en el cuadro Nombre. Además, como el botón de opción 1 se configuró para vincularse a la celda F10, todas las copias también se refieren a la misma celda.

Haga clic en cualquiera de los botones de opción.

Como puede observar, el número en la celda vinculada cambia al número de serie del botón de opción. Cambie el nombre de los botones de opción a enero, febrero, marzo, abril, mayo y junio.

Cree una tabla con dos columnas: Mes y Objetivo. Ingrese los valores basados en la tabla de datos y el enlace de celda de la barra de desplazamiento.

Esta tabla muestra el mes y el objetivo correspondiente según el botón de opción seleccionado.

Haga que la línea objetivo sea dinámica estableciendo los valores objetivo en sus datos

Ahora, está listo para hacer que su línea objetivo sea dinámica.

Cambie los valores de la columna de destino en la tabla base que creó para la línea de destino escribiendo = $ G $ 12 en todas las filas.

Como sabe, la celda G12 muestra el valor objetivo de forma dinámica.

Como puede observar, la Línea de destino se muestra en función del Botón de opción seleccionado.

Resalte los valores que cumplen con el objetivo

Este es el paso final. Desea resaltar los valores que cumplen con el objetivo en cualquier momento.

Agregue columnas al lado derecho de su tabla de datos: Resultados Este, Resultados Norte, Resultados Sur y Resultados Oeste.
En la celda H3, ingrese la siguiente fórmula:

= SI (D3> = $ G $ 12, D3, NA ())

Copie la fórmula en las otras celdas de la tabla. Cambie el tamaño de la mesa.

Cambie el rango de datos del gráfico para incluir las columnas recién agregadas en la tabla de datos.
Haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
Haga que la serie Target sea Línea y el resto Columna agrupada.
Para la serie de datos recién agregada, seleccione Eje secundario.
Formatee las series de datos de tal manera que las series Este, Norte, Sur y Oeste tengan un color de relleno naranja y las series East-Results, North-Results, South-Results y WestResults tengan un color de relleno verde.

Agregue una etiqueta de datos dinámica a la línea objetivo con el valor de la celda $ G $ 12.
Limpiar el eje secundario ya que no es necesario.
En la pestaña VER de la cinta, desmarque la casilla Líneas de cuadrícula.
Cambie la opción Etiqueta a Alto en las opciones de Formato de eje. Esto desplaza las etiquetas del eje vertical hacia la derecha, haciendo que la etiqueta de datos de la línea objetivo sea visible.

Su gráfico con línea de destino dinámica y botones de opción está listo para su inclusión en el tablero.

Al seleccionar un botón de opción, la línea objetivo se muestra según el valor objetivo del mes seleccionado y las barras se resaltarán en consecuencia. La línea objetivo también tendrá una etiqueta de datos que muestra el valor objetivo.

Casillas de verificación de Excel

Las casillas de verificación se utilizan normalmente para seleccionar una o más opciones de un conjunto dado de opciones. Las casillas de verificación siempre están representadas por pequeños cuadrados, que tendrán una marca de verificación cuando se seleccionen. Cuando tiene un conjunto de casillas de verificación, es posible seleccionar cualquier número de ellas. Por ejemplo,

Puede usar las casillas de verificación de Excel en los gráficos para elegir los datos específicos que el lector desea ver. Por ejemplo, en el ejemplo de la sección anterior, ha creado un gráfico de columnas que muestra los datos de 4 regiones: este, norte, sur y oeste. Puede utilizar las casillas de verificación para seleccionar las regiones para las que se muestran los datos. Puede seleccionar cualquier número de regiones a la vez.

Puede comenzar con el último paso de la sección anterior:

Inserte una casilla de verificación.
- Haga clic en la pestaña DESARROLLADOR de la cinta.
- Haga clic en Insertar en el grupo Controles.
- Haga clic en el icono Casilla de verificación debajo de Controles de formulario en la lista desplegable de iconos.

Colóquelo en la esquina superior izquierda del gráfico.
Cambie el nombre de la casilla de verificación a Este.

Haga clic derecho en la casilla de verificación. Haga clic en Control de formato en la lista desplegable.
Introduzca los parámetros de la casilla de verificación en el cuadro de diálogo Control de formato, en la pestaña Control.

Haga clic en el botón Aceptar. Puede observar que en la celda vinculada C19, se mostrará VERDADERO si selecciona la casilla de verificación y se mostrará FALSO si anula la selección de la casilla de verificación.
Copie la casilla de verificación y péguela 3 veces horizontalmente.
Cambie los nombres a Norte, Sur y Oeste.

Como puede observar, cuando copia una casilla de verificación, la celda vinculada permanece igual para la casilla de verificación copiada también. Sin embargo, dado que las casillas de verificación pueden tener múltiples selecciones, debe hacer que las celdas vinculadas sean diferentes.

Cambie las celdas vinculadas para Norte, Sur y Oeste a $ C $ 20, $ C $ 21 y $ C $ 22 respectivamente.

El siguiente paso es tener solo los datos de las regiones seleccionadas en el gráfico.

Cree una estructura de tabla de la siguiente manera:

Escriba = IF ($ C $ 19, H3, NA ()) en la celda C21.
Escriba = SI ($ D $ 19, I3, NA ()) en la celda D21.
Escriba = IF ($ E $ 19, J3, NA ()) en la celda E21.
Escriba = IF ($ F $ 19, K3, NA ()) en la celda F21.
Complete otras filas de la tabla.

Agregue la columna Destino.
Cambie los datos del gráfico a esta tabla.

El gráfico muestra los datos de las regiones seleccionadas que superan el valor objetivo establecido para el mes seleccionado.

Sabe que los gráficos son útiles para transmitir su mensaje de datos visualmente. Además de los tipos de gráficos que están disponibles en Excel, existen algunos gráficos de aplicaciones ampliamente utilizados que se hicieron populares. Algunos de estos también se incluyen en Excel 2016.

En caso de que esté utilizando Excel 2013 o versiones anteriores, consulte el tutorial: Gráficos avanzados de Excel para obtener información sobre estos gráficos y cómo crearlos con los tipos de gráficos integrados.

Tipos de gráficos avanzados de Excel

Los siguientes tipos de gráficos avanzados de Excel serán útiles para incluirlos en sus paneles:

Gráfico de cascada

Los gráficos en cascada son ideales para mostrar cómo ha llegado a un valor neto, como los ingresos netos, al desglosar el efecto acumulativo de las contribuciones positivas y negativas.

Gráfico de bandas

El gráfico de bandas es adecuado para representar gráficamente datos a lo largo de un período de tiempo, confiando cada punto de datos a un intervalo definido. Por ejemplo, resultados de encuestas a clientes de un producto de diferentes regiones.

Gráfico de gantt

Un diagrama de Gantt es un diagrama en el que una serie de líneas horizontales muestra la cantidad de trabajo realizado en ciertos períodos de tiempo en relación con la cantidad de trabajo planificada para esos períodos.

Tabla de termómetro

Cuando tenga que representar un valor objetivo y un valor real, puede mostrar enfáticamente estos valores con un gráfico de termómetro.

Gráfico de calibre

Un gráfico de calibre muestra el valor mínimo, máximo y actual que muestra qué tan lejos del máximo se encuentra.

Gráfico de viñetas

El gráfico de viñetas se puede utilizar para comparar una medida con una o más medidas relacionadas y relacionar la medida con rangos cuantitativos definidos que declaran su estado cualitativo, por ejemplo, bueno, satisfactorio y malo. También puede utilizar el gráfico de viñetas para mostrar los KPI.

Gráfico de embudo

El gráfico de embudo se utiliza para visualizar la reducción progresiva de datos a medida que pasan de una fase a otra. Por ejemplo, canal de ventas.

Tabla de gofres

El gráfico de gofres es una buena opción para mostrar el progreso del trabajo como porcentaje de finalización, objetivo logrado frente al objetivo, etc.

Mapa de calor

Un mapa de calor es una representación visual de datos en una tabla para resaltar los puntos de datos de importancia.

Gráfico de pasos

Si tiene que mostrar los cambios que ocurren a intervalos irregulares que permanecen constantes entre los cambios, el gráfico de pasos es útil.

Cuadro de caja y bigotes

Los gráficos de caja y bigotes se utilizan comúnmente en análisis estadístico. Por ejemplo, puede utilizar una tabla de caja y bigotes para comparar resultados experimentales o resultados de exámenes competitivos.

Histograma

Un histograma es una representación gráfica de la distribución de datos numéricos y se usa ampliamente en análisis estadístico.

Diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto es otro diagrama muy utilizado en el análisis estadístico para la toma de decisiones. Representa el análisis de Pareto, también llamado Regla 80/20, lo que significa que el 80% de los resultados se deben al 20% de las causas.

Visualización del rendimiento trimestral con gráficos de viñetas

Suponga que tiene que mostrar el desempeño del equipo de ventas trimestralmente en el tablero. Los datos pueden ser los que se indican a continuación.

Puede mostrar esta información en el tablero usando el gráfico de viñetas de la siguiente manera:

Como puede observar, esto ocupa menos espacio, pero transmite mucha información.

Visualización del porcentaje de beneficio según la región con gráficos de waffle

Suponga que tiene que mostrar el% de beneficio para las regiones: Este, Norte, Sur y Oeste.

Puede mostrar esta información enfáticamente en su tablero con gráficos de Waffle como se muestra a continuación.

Esta pantalla no solo muestra los valores, sino también una buena comparación.

Si tiene sus datos en una sola tabla de Excel, puede resumir los datos de la forma requerida utilizando las tablas dinámicas de Excel. Una tabla dinámica es una herramienta extremadamente poderosa que puede utilizar para cortar y cortar datos. Puede rastrear, analizar cientos de miles de puntos de datos con una tabla compacta que se puede cambiar dinámicamente para permitirle encontrar las diferentes perspectivas de los datos. Es una herramienta simple de usar, pero poderosa.

Excel le ofrece una forma más eficaz de crear una tabla dinámica a partir de varias tablas, diferentes fuentes de datos y fuentes de datos externas. Se denomina Power PivotTable que funciona en su base de datos conocida como modelo de datos. En otros capítulos, conocerá Power PivotTable y otras herramientas eléctricas de Excel, como Power PivotChart y Power View Reports.

Las tablas dinámicas, Power PivotTables, Power PivotCharts y los informes de Power View son útiles para mostrar resultados resumidos de grandes conjuntos de datos en su tablero. Puede dominar la tabla dinámica normal antes de aventurarse en las herramientas eléctricas.

Crear una tabla dinámica

Puede crear una tabla dinámica a partir de un rango de datos o de una tabla de Excel. En ambos casos, la primera fila de datos debe contener los encabezados de las columnas.

Puede comenzar con una tabla dinámica vacía y construirla desde cero o hacer uso del comando Tablas dinámicas recomendadas de Excel para obtener una vista previa de las posibles tablas dinámicas personalizadas para sus datos y elegir una que se adapte a su propósito. En cualquier caso, puede modificar una tabla dinámica sobre la marcha para obtener información sobre los diferentes aspectos de los datos disponibles.

Considere el siguiente rango de datos que contiene los datos de ventas de cada vendedor, en cada región y en los meses de enero, febrero y marzo:

Para crear una tabla dinámica a partir de este rango de datos, haga lo siguiente:

Asegúrese de que la primera fila tenga encabezados. Necesita encabezados porque serán los nombres de los campos en su tabla dinámica.
Nombre el rango de datos como SalesData_Range.
Haga clic en el rango de datos - SalesData_Range.
Haga clic en la pestaña INSERTAR en la cinta.
Haga clic en Tabla dinámica en el grupo Tablas.

Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Como puede observar, en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en Elija los datos que desea analizar, puede seleccionar una Tabla o Rango del libro actual o usar una fuente de datos externa. Por lo tanto, puede utilizar los mismos pasos para crear un formulario de tabla dinámica, ya sea un rango o una tabla.

Haga clic en Seleccionar una tabla o rango.
En el cuadro Tabla / Rango, escriba el nombre del rango: SalesData_Range.
Haga clic en Nueva hoja de trabajo debajo de Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica.

También puede observar que puede optar por analizar varias tablas, agregando este rango de datos al modelo de datos. El modelo de datos es una base de datos Excel Power Pivot.

Haga clic en el botón Aceptar. Se insertará una nueva hoja de trabajo en su libro de trabajo. La nueva hoja de trabajo contiene una tabla dinámica vacía.
Nombra la hoja de trabajo: Range-PivotTable.

Como puede observar, la lista de Campos de tabla dinámica aparece en el lado derecho de la hoja de trabajo, que contiene los nombres de encabezado de las columnas en el rango de datos. Además, en la cinta de opciones, aparecen Herramientas de tabla dinámica: ANALIZAR y DISEÑO.

Debe seleccionar los campos de la tabla dinámica según los datos que desee mostrar. Al colocar los campos en las áreas apropiadas, puede obtener el diseño deseado para los datos. Por ejemplo, para resumir el monto del pedido por parte del vendedor para los meses (enero, febrero y marzo), puede hacer lo siguiente:

Haga clic en el campo Vendedor en la lista Campos de tabla dinámica y arrástrelo al área FILAS.
Haga clic en el campo Mes en la lista Campos de tabla dinámica y arrástrelo también al área FILAS.
Haga clic en Monto del pedido y arrástrelo al área area VALORES.

Su tabla dinámica está lista. Puede cambiar el diseño de la tabla dinámica simplemente arrastrando los campos por las áreas. Puede seleccionar / deseleccionar campos en la lista Campos de tabla dinámica para elegir los datos que desea mostrar.

Filtrado de datos en tabla dinámica

Si debe centrarse en un subconjunto de los datos de la tabla dinámica, puede filtrar los datos de la tabla dinámica según un subconjunto de los valores de uno o más campos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, puede filtrar los datos según el campo Rango para que pueda mostrar datos solo para las regiones seleccionadas.

Hay varias formas de filtrar datos en una tabla dinámica:

Filtrado mediante filtros de informes.
Filtrado mediante Slicers.
Filtrar datos manualmente.
Filtrado mediante filtros de etiquetas.
Filtrado mediante filtros de valor.
Filtrado mediante filtros de fecha.
Filtrado con el filtro Top 10.
Filtrado usando la línea de tiempo.

Conocerá el uso de los filtros de informes en esta sección y los segmentadores en la siguiente. Para otras opciones de filtrado, consulte el tutorial de tablas dinámicas de Excel.

Puede asignar un filtro a uno de los campos para poder cambiar dinámicamente la tabla dinámica según los valores de ese campo.

Arrastre el campo Región al área FILTROS.
Arrastre el campo Vendedor al área FILAS.
Arrastre el campo Mes al área COLUMNAS.
Arrastre el campo Importe del pedido al área ∑ VALORES.

El filtro con la etiqueta Región aparece encima de la tabla dinámica (en caso de que no tenga filas vacías encima de la tabla dinámica, la tabla dinámica se empuja hacia abajo para dejar espacio para el filtro).

Como puedes observar,

Los valores del vendedor aparecen en filas.
Los valores de los meses aparecen en columnas.
El filtro de región aparece en la parte superior con la opción predeterminada seleccionada como TODAS.
El valor resumido es la suma del monto del pedido.
- Suma de la cantidad de la orden El vendedor aparece en la columna Total general.
- Suma del monto del pedido mensual aparece en la fila Gran total.
Haga clic en la flecha en el filtro de región.

Aparece una lista desplegable con los valores del campo Región.

Marque la casilla Seleccionar varios elementos. Aparecerán casillas de verificación para todos los valores. De forma predeterminada, todas las casillas están marcadas.
Desmarque la casilla (Todo). Todas las casillas quedarán sin marcar.
Marque las casillas: Sur y Oeste.

Haga clic en el botón Aceptar. Solo se resumirán los datos pertenecientes a las regiones Sur y Oeste.

Como puede observar, en la celda al lado del Filtro de región, se muestra (Elementos múltiples), lo que indica que ha seleccionado más de un valor. Pero cuántos valores y / o qué valores se desconocen del informe que se muestra. En tal caso, usar Slicers es una mejor opción para filtrar.

Usar segmentaciones en tabla dinámica

Filtrar con Slicers tiene muchas ventajas:

Puede tener varios filtros seleccionando los campos para las rebanadoras.
Puede visualizar los campos sobre los que se aplica el Filtro (un Slicer por campo).
Un Slicer tendrá botones que indican los valores del campo que representa. Puede hacer clic en los botones de la cortadora para seleccionar / deseleccionar los valores en el campo.
Puede visualizar qué valores de un campo se utilizan en el Filtro (los botones seleccionados se resaltan en el Rebanador).
Puede utilizar un Slicer común para varias tablas dinámicas y / o gráficos dinámicos.
Puede ocultar / mostrar una rebanadora.

Para comprender el uso de Slicers, considere la siguiente tabla dinámica.

Suponga que desea filtrar esta tabla dinámica según los campos: Región y Mes.

Haga clic en la pestaña ANALIZAR debajo de HERRAMIENTAS PIVOTABLES en la cinta.
Haga clic en Insertar rebanador en el grupo Filtro.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar rebanadores. Contiene todos los campos de sus datos.

Marque las casillas Región y Mes.

Haga clic en el botón Aceptar. Las rebanadoras para cada uno de los campos seleccionados aparecen con todos los valores seleccionados por defecto. Las herramientas de la cortadora aparecen en la cinta para trabajar en la configuración, apariencia y sensación de la cortadora.

Como puede observar, cada Slicer tiene todos los valores del campo que representa y los valores se muestran como botones. De forma predeterminada, todos los valores de un campo están seleccionados y, por lo tanto, todos los botones están resaltados.

Suponga que desea mostrar la tabla dinámica solo para las regiones Sur y Oeste y para los meses de febrero y marzo.

Haga clic en Sur en el Rebanador de regiones. Solo el sur se resaltará en la región de Slicer.
Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en West en el Region Slicer.
Haga clic en febrero en el cortador de meses.
Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en Marzo en el Rebanador de meses. Los valores seleccionados en las Slicers están resaltados. La tabla dinámica se resumirá para los valores seleccionados.

Para agregar / eliminar valores de un campo del filtro, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en esos botones en el Slicer respectivo.

Cuando sus conjuntos de datos son grandes, puede usar Excel Power Pivot que puede manejar cientos de millones de filas de datos. Los datos pueden estar en fuentes de datos externas y Excel Power Pivot crea un modelo de datos que funciona en un modo de optimización de memoria. Puede realizar los cálculos, analizar los datos y llegar a un informe para sacar conclusiones y decisiones. El informe puede ser como una Power PivotTable o Power PivotChart o una combinación de ambos.

Puede utilizar Power Pivot como una solución de informes y análisis ad hoc. Por lo tanto, una persona con experiencia práctica con Excel podría realizar el análisis de datos de alta gama y la toma de decisiones en cuestión de minutos y son un gran activo para ser incluido en los tableros.

Usos de Power Pivot

Puede usar Power Pivot para lo siguiente:

Para realizar análisis de datos de gran alcance y crear modelos de datos sofisticados.
Para combinar grandes volúmenes de datos de varias fuentes diferentes rápidamente.
Realizar análisis de información y compartir los conocimientos de forma interactiva.
Crear indicadores clave de rendimiento (KPI).
Para crear Power PivotTables.
Para crear Power PivotCharts.

Diferencias entre tabla dinámica y Power PivotTable

Power PivotTable se parece a PivotTable en su diseño, con las siguientes diferencias:

PivotTable se basa en tablas de Excel, mientras que Power PivotTable se basa en tablas de datos que forman parte del modelo de datos.
La tabla dinámica se basa en una única tabla de Excel o un rango de datos, mientras que Power PivotTable se puede basar en varias tablas de datos, siempre que se agreguen al modelo de datos.
La tabla dinámica se crea desde la ventana de Excel, mientras que Power PivotTable se crea desde la ventana de PowerPivot.

Crear una tabla dinámica de energía

Suponga que tiene dos tablas de datos: vendedor y ventas en el modelo de datos. Para crear una Power PivotTable a partir de estas dos tablas de datos, proceda de la siguiente manera:

Haga clic en la pestaña Inicio en la cinta de opciones en la ventana de PowerPivot.
Haga clic en Tabla dinámica en la cinta.
Haga clic en Tabla dinámica en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Haga clic en Nueva hoja de trabajo.

Haga clic en el botón Aceptar. Se crea una nueva hoja de trabajo en la ventana de Excel y aparece una Power PivotTable vacía.

Como puede observar, el diseño de Power PivotTable es similar al de PivotTable.

La lista de campos de la tabla dinámica aparece en el lado derecho de la hoja de trabajo. Aquí encontrará algunas diferencias con respecto a la tabla dinámica. La lista de campos de Power PivotTable tiene dos pestañas: ACTIVO y TODOS, que aparecen debajo del título y encima de la lista de campos. La pestaña TODOS está resaltada. La pestaña TODOS muestra todas las tablas de datos en el Modelo de datos y la pestaña ACTIVO muestra todas las tablas de datos que se eligen para la Power PivotTable en cuestión.

Haga clic en los nombres de las tablas en la lista Campos de tabla dinámica debajo de TODOS.

Aparecerán los campos correspondientes con casillas de verificación.

Cada nombre de mesa tendrá el símbolo en el lado izquierdo.
Si coloca el cursor sobre este símbolo, se mostrarán la fuente de datos y el nombre de la tabla del modelo de esa tabla de datos.

Arrastre Vendedor de la tabla Vendedor al área FILAS.
Haga clic en la pestaña ACTIVO.

El campo Vendedor aparece en Power PivotTable y la tabla Vendedor aparece en la pestaña ACTIVO.

Haga clic en la pestaña TODOS.
Haga clic en Mes y Monto del pedido en la tabla Ventas.
Haga clic en la pestaña ACTIVO.

Ambas tablas, Ventas y Vendedor, aparecen en la pestaña ACTIVO.

Arrastre Mes al área COLUMNAS.
Arrastre Región al área FILTROS.

Haga clic en la flecha junto a TODOS en el cuadro de filtro Región.
Haga clic en Seleccionar varios elementos.
Haga clic en Norte y Sur.

Haga clic en el botón Aceptar. Ordene las etiquetas de las columnas en orden ascendente.

Power PivotTable se puede modificar dinámicamente para explorar y reportar datos.

Crear un Power PivotChart

Un Power PivotChart es un PivotChart que se basa en el modelo de datos y se crea a partir de la ventana de Power Pivot. Aunque tiene algunas características similares a Excel PivotChart, hay otras características que lo hacen más poderoso.

Suponga que desea crear un Power PivotChart basado en el siguiente modelo de datos.

Haga clic en la pestaña Inicio en la cinta de opciones en la ventana de Power Pivot.
Haga clic en la tabla dinámica.
Haga clic en PivotChart en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Crear gráfico dinámico. Haga clic en Nueva hoja de trabajo.

Haga clic en el botón Aceptar. Se crea un gráfico dinámico vacío en una nueva hoja de trabajo en la ventana de Excel. En este capítulo, cuando decimos PivotChart, nos referimos a Power PivotChart.

Como puede observar, todas las tablas del modelo de datos se muestran en la lista Campos del gráfico dinámico.

Haga clic en la tabla Vendedor en la lista Campos del gráfico dinámico.
Arrastre los campos - Vendedor y Región al área AXIS.

En el gráfico dinámico aparecen dos botones de campo para los dos campos seleccionados. Estos son los botones del campo Eje. El uso de botones de campo es para filtrar los datos que se muestran en el gráfico dinámico.

Arrastre TotalSalesAmount de cada una de las 4 tablas: East_Sales, North_Sales, South_Sales y West_Sales al área ∑ VALUES.

Como puede observar, lo siguiente aparece en la hoja de trabajo:

En el gráfico dinámico, el gráfico de columnas se muestra de forma predeterminada.
En el área LEYENDA, se agregan ∑ VALORES.
Los valores aparecen en la leyenda del gráfico dinámico, con el título Valores.
Los botones de campo de valor aparecen en el gráfico dinámico.

Puede eliminar la leyenda y los botones de campo de valor para una apariencia más ordenada del gráfico dinámico.

Haga clic en el botón en la esquina superior derecha del gráfico dinámico.
Anule la selección de Leyenda en los elementos del gráfico.

Haga clic derecho en los botones del campo de valor.
Haga clic en Ocultar botones de campo de valor en el gráfico en la lista desplegable.

Los botones de campo de valor en el gráfico estarán ocultos.

Tenga en cuenta que la visualización de los botones de campo y / o la leyenda depende del contexto del gráfico dinámico. Debe decidir qué se debe mostrar.

Como en el caso de Power PivotTable, la lista de campos de Power PivotChart también contiene dos pestañas: ACTIVO y TODOS. Además, hay 4 áreas:

EJE (Categorías)
LEYENDA (Serie)
∑ VALORES
FILTERS

Como puede observar, Legend se completa con ∑ Values. Además, los botones de campo se agregan al gráfico dinámico para facilitar el filtrado de los datos que se muestran. Puede hacer clic en la flecha de un botón de campo y seleccionar / anular la selección de los valores que se mostrarán en el Power PivotChart.

Combinaciones de tablas y gráficos

Power Pivot le proporciona diferentes combinaciones de Power PivotTable y Power PivotChart para la exploración, visualización y generación de informes de datos.

Considere el siguiente modelo de datos en Power Pivot que usaremos para las ilustraciones:

Puede tener las siguientes combinaciones de tablas y gráficos en Power Pivot.

Gráfico y tabla (horizontal): puede crear un Power PivotChart y una Power PivotTable, uno al lado del otro horizontalmente en la misma hoja de trabajo.

Gráfico y tabla (vertical): puede crear un Power PivotChart y una Power PivotTable, uno debajo de otro verticalmente en la misma hoja de trabajo.

Estas combinaciones y algunas más están disponibles en la lista desplegable que aparece cuando hace clic en Tabla dinámica en la cinta de opciones en la ventana de Power Pivot.

Jerarquías en Power Pivot

Puede utilizar las jerarquías en Power Pivot para realizar cálculos y profundizar y desglosar los datos anidados.

Considere el siguiente modelo de datos para las ilustraciones de este capítulo.

Puede crear jerarquías en la vista de diagrama del modelo de datos, pero basándose únicamente en una única tabla de datos.

Haga clic en las columnas: Deporte, Disciplina y Evento en la tabla de datos Medalla en ese orden. Recuerde que el orden es importante para crear una jerarquía significativa.
Haz clic derecho en la selección.
Haga clic en Crear jerarquía en la lista desplegable.

Se crea el campo de jerarquía con los tres campos seleccionados como niveles secundarios.

Haga clic derecho en el nombre de la jerarquía.
Haga clic en Cambiar nombre en la lista desplegable.
Escriba un nombre significativo, por ejemplo, EventHierarchy.

Puede crear una Power PivotTable utilizando la jerarquía que creó en el modelo de datos.

Cree una tabla dinámica de energía.

Como puede observar, en la lista Campos de tabla dinámica, EventHierarchy aparece como un campo en la tabla Medallas. Los otros campos de la tabla Medallas se contraen y se muestran como Más campos.

Haga clic en la flecha frente a EventHierarchy.
Haga clic en la flecha frente a Más campos.

Se mostrarán los campos bajo EventHierarchy. Todos los campos de la tabla Medallas se mostrarán en Más campos.

Agregue campos a Power PivotTable de la siguiente manera:

Arrastre EventHierarchy al área ROWS.
Arrastre Medalla al área ∑ VALUES.

Como puede observar, los valores del campo Sport aparecen en la Power PivotTable con un signo + delante de ellos. Se muestra el recuento de medallas de cada deporte.

Haga clic en el signo + antes de Aquatics. Se mostrarán los valores del campo DisciplineID debajo de Acuáticos.
Haga clic en el niño D22 que aparece. Se mostrarán los valores del campo Evento debajo de D22.

Como puede observar, el recuento de medallas se da para los eventos, que se resumen en el nivel de padres - DisciplineID, que se resumen en el nivel de padres - Deporte.

Cálculos con jerarquía en Power PivotTables

Puede crear cálculos utilizando una jerarquía en una Power PivotTable. Por ejemplo, en EventsHierarchy, puede mostrar el no. de medallas a nivel infantil como porcentaje del no. de medallas en su nivel principal de la siguiente manera:

Haga clic con el botón derecho en un valor de Conteo de medallas de un evento.
Haga clic en Configuración del campo de valor en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Haga clic en la pestaña Mostrar valores como.
Haga clic en la casilla Mostrar valores como.
Haga clic en% del total de la fila principal.

Haga clic en el botón Aceptar.

Como puede observar, los niveles secundarios se muestran como el porcentaje de los totales principales. Puede verificar esto sumando los valores porcentuales del nivel secundario de un padre. La suma sería del 100%.

Profundizar y desglosar una jerarquía

Puede profundizar y profundizar rápidamente en los niveles de una jerarquía en una Power PivotTable con la herramienta Exploración rápida.

Haga clic en un valor del campo Evento en Power PivotTable.
Haga clic en la herramienta Exploración rápida, que aparece en la esquina inferior derecha de la celda que contiene el valor seleccionado.

Aparece el cuadro EXPLORE con la opción Drill Up. Esto se debe a que desde Event solo puede desglosar, ya que no hay niveles secundarios debajo.

Haga clic en Drill Up. Los datos de Power PivotTable se desglosan hasta el nivel de disciplina.

Haga clic en la herramienta Exploración rápida, que aparece en la esquina inferior derecha de la celda que contiene un valor.

Aparece el cuadro EXPLORE con las opciones Drill Up y Drill Down mostradas. Esto se debe a que desde Disciplina puede profundizar en Deportes o profundizar en los niveles de Evento.

De esta manera, puede moverse rápidamente hacia arriba y hacia abajo en la jerarquía en una Power PivotTable.

Usando una rebanadora común

Puede insertar Slicers y compartirlos en Power PivotTables y Power PivotCharts.

Cree un Power PivotChart y Power PivotTable uno al lado del otro horizontalmente.
Haga clic en Power PivotChart.
Arrastre Disciplina de la tabla Disciplinas al área EJE.
Arrastre Medalla desde la tabla Medallas al área ∑ VALORES.
Haga clic en Power PivotTable.
Arrastre Disciplina de la tabla Disciplinas al área FILAS.
Arrastre Medalla desde la tabla Medallas al área ∑ VALORES.

Haga clic en la pestaña ANALIZAR en HERRAMIENTAS PIVOTABLES en la cinta.
Haga clic en Insertar rebanador.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar rebanadores.

Haga clic en NOC_CountryRegion y Sport en la tabla de medallas.
Haga clic en Aceptar.

Aparecen dos segmentaciones: NOC_CountryRegion y Sport.

Organícelos y cámbielos para alinearlos correctamente junto a la tabla dinámica de energía, como se muestra a continuación.

Haga clic en USA en NOC_CountryRegion Slicer.
Haga clic en Aquatics en el Sport Slicer.

Power PivotTable se filtra a los valores seleccionados.

Como puede observar, el Power PivotChart no está filtrado. Para filtrar Power PivotChart con los mismos filtros, puede usar los mismos Slicers que ha usado para Power PivotTable.

Haga clic en NOC_CountryRegion Slicer.
Haga clic en la pestaña OPCIONES en HERRAMIENTAS CORTADORAS en la cinta.
Haga clic en Report Connections en el grupo Slicer.

Aparece el cuadro de diálogo Conexiones de informes para NOC_CountryRegion Slicer.

Como puede observar, todas las Power PivotTables y Power PivotCharts en el libro de trabajo se enumeran en el cuadro de diálogo.

Haga clic en el Power PivotChart que se encuentra en la misma hoja de trabajo que la Power PivotTable seleccionada.
Haga clic en el botón Aceptar.
Repita para Sport Slicer.

El Power PivotChart también se filtra a los valores seleccionados en los dos Slicers.

A continuación, puede agregar más detalles a Power PivotChart y Power PivotTable.

Haga clic en Power PivotChart.
Arrastre Género al área LEYENDA.
Haga clic derecho en el Power PivotChart.
Haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
Seleccione Columna apilada en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico.
Haga clic en Power PivotTable.
Arrastre Evento al área FILAS.
Haga clic en la pestaña DISEÑO en HERRAMIENTAS PIVOTABLES en la cinta.
Haga clic en Diseño de informe.
Haga clic en Formulario de esquema en la lista desplegable.

Informes estéticos para paneles

Puede crear informes estéticos con Power PivotTables y Power PivotCharts e incluirlos en paneles. Como ha visto en la sección anterior, puede usar las opciones de Diseño de informe para elegir la apariencia de los informes. Por ejemplo, con la opción - Mostrar en forma de esquema y con Filas con bandas seleccionadas, obtendrá el informe como se muestra a continuación.

Como puede observar, los nombres de los campos aparecen en lugar de Etiquetas de fila y Etiquetas de columna y el informe parece autoexplicativo.

Puede seleccionar los objetos que desea mostrar en el informe final en el panel de selección. Por ejemplo, si no desea mostrar las segmentaciones que creó y utilizó, puede ocultarlas anulando la selección en el panel de selección.

Excel Power View permite la visualización de datos interactiva que fomenta la exploración de datos ad-hoc intuitiva. Las visualizaciones de datos son versátiles y dinámicas, lo que facilita la visualización de datos con un solo informe de Power View.

Puede manejar grandes conjuntos de datos que abarcan varios miles de filas sobre la marcha, cambiando de una visualización a otra, profundizando y desglosando los datos y mostrando la esencia de los datos.

Los informes de Power View se basan en el modelo de datos que se puede denominar base de datos de Power View y que optimiza la memoria, lo que permite cálculos y visualizaciones de datos más rápidos. Un modelo de datos típico será el que se muestra a continuación.

En este capítulo, comprenderá las características destacadas de los informes de Power View que puede incorporar en su tablero.

Visualizaciones de Power View

Power View proporciona varios tipos de visualizaciones de datos:

Mesa

La visualización de tablas es la visualización más simple y predeterminada. Si desea crear cualquier otra visualización, se creará la primera tabla que debe convertir a la visualización requerida mediante Cambiar opciones de visualización.

Matriz

Tarjeta

Gráficos

Power View tiene los siguientes tipos de gráficos en visualizaciones:

Gráfico de linea
Gráfico de barras
Gráfico de columnas
Gráfico de dispersión
Gráfico de burbujas
Gráfico circular

Line Chart

Bar Chart

Column Chart

Scatter Chart and Bubble Chart

Pie Chart

Map

Map with Pie Charts

Combinación de visualizaciones de Power View

Las visualizaciones de Power View, a diferencia de los gráficos de Excel, son poderosas, ya que pueden mostrarse como una combinación y cada una representa y / o destaca resultados significativos.

Por ejemplo, puede tener tres visualizaciones en Power View:

Table visualization - muestra el país, la medalla y el recuento de medallas.
Stacked Column chart visualization - Mostrar país, género y recuento de medallas.
Pie chart visualization - Mostrar medalla, género y recuento de medallas.

Naturaleza interactiva de los gráficos en visualizaciones de Power View

Suponga que hace clic en un sector circular en la vista de energía anterior. Observará lo siguiente:

El sector circular en el que se hace clic se resaltará, mientras que el resto de los sectores circulares se atenuarán.
La tabla mostrará solo los datos correspondientes al sector resaltado.
La columna Agrupada resaltará los datos correspondientes al segmento resaltado y el resto del gráfico se atenuará.

Esta función le ayuda a permitir que su audiencia vea los resultados de grandes conjuntos de datos para explorar los puntos de datos importantes.

Cortadoras en Power View

Puede usar Slicers comunes en Power View para filtrar los datos que se muestran en todas las visualizaciones en Power View.

Por ejemplo, en la siguiente Power View, tiene 2 visualizaciones:

Gráfico de barras apiladas que muestra el recuento de medallas por país y medalla.
Gráfico de columnas apiladas que muestra el recuento de medallas por deporte y medalla.

Suponga que tiene dos Slicers: uno para el género y otro para la temporada, los datos en ambos gráficos se filtrarán a los campos seleccionados en los Slicers.

Azulejos en Power View

En Power View, Tiles le ayuda a elegir un punto de datos de un campo y ver los valores correspondientes. Los mosaicos se pueden utilizar en visualizaciones de tabla, matriz, tarjeta, gráfico de barras apiladas y mapa.

Mosaicos en visualización de tabla

Mosaicos en visualización de matriz

Mosaicos en visualización de cartas

Mosaicos en visualización de gráfico de barras apiladas

Mosaicos en visualización de mapas

Los mosaicos también se pueden utilizar con una combinación de visualizaciones.

También puede utilizar la naturaleza interactiva de los gráficos en estas visualizaciones.

Informes de Power View

Puede producir informes estéticos de Power View que puede incluir en su panel.

Esto se puede hacer eligiendo un fondo adecuado, eligiendo la fuente, tamaño de fuente, escalas de color, etc.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas cuantificables para evaluar lo que se logra en comparación con las metas / objetivos / objetivos comerciales establecidos. En los cuadros de mando, los KPI necesariamente tendrán una posición para mostrar visualmente dónde se encuentra una persona / departamento / organización actualmente en comparación con donde se supone que debe estar.

Algunos ejemplos de KPI incluyen los siguientes:

El departamento de ventas de una organización puede usar un KPI para medir el beneficio bruto mensual contra el beneficio bruto proyectado.
El departamento de contabilidad puede medir los gastos mensuales con los ingresos para evaluar los costos.
El departamento de recursos humanos podría medir la rotación trimestral de empleados.
Los profesionales empresariales utilizan con frecuencia KPI que se agrupan en un cuadro de mando empresarial para obtener un resumen histórico rápido y preciso del éxito empresarial o para identificar tendencias.

Los paneles de control, ya sea visualizados públicamente o de forma selectiva, presentan KPI monitoreados continuamente y, por lo tanto, se eligen como las mejores herramientas de monitoreo y generación de informes.

Componentes de un KPI

Un KPI contiene esencialmente tres componentes:

Valor base
Valor objetivo / objetivo
Status

Aunque es el estado lo que le interesa a uno, el valor base y el valor objetivo también son igualmente importantes, ya que un KPI no necesita ser estático y puede sufrir cambios a medida que avanza el tiempo.

En Excel, el valor base, el valor objetivo y el estado se definen como se indica en las siguientes secciones.

Valor base

Un valor base se define mediante un campo calculado que se resuelve en un valor. El campo calculado representa el valor actual para el elemento en esa fila de la Tabla o Matriz. Por ejemplo, total de ventas, beneficio de un período determinado, etc.

Valor objetivo

Un valor objetivo (u objetivo) se define mediante un campo calculado que se resuelve en un valor o en un valor absoluto. Es el valor con el que se evalúa el valor actual. Este podría ser uno de los siguientes:

Un número fijo que es el objetivo que deben alcanzar todas las filas. Ej. Objetivo de ventas para todos los vendedores.
Un campo calculado que puede tener un objetivo diferente para cada fila. Ej. Presupuesto (campo calculado), por departamento en una organización.

Estado y umbrales de estado

El estado es el indicador visual del valor. Excel proporciona diferentes formas de visualizar el estado en comparación con el valor objetivo.

Puede utilizar el gráfico de viñetas para visualizar los KPI. Puede ilustrar los umbrales de estado mediante regiones sombreadas de una columna y el estado como una columna superpuesta a los umbrales de estado.
También puede definir y visualizar KPI en Power View.

Definición de KPI en Excel

Para definir un KPI, debe contar con lo siguiente:

Valor base
Valor objetivo
Umbrales de estado (p. Ej., Pobre, bueno, excelente)

Por ejemplo, para definir un KPI para monitorear el desempeño de las ventas, debe hacer lo siguiente:

Identifique la (s) celda (s) que contienen los valores calculados de las ventas totales. Esto es para el valor base.
Defina el valor objetivo que puede ser absoluto o variable.
Defina los umbrales de estado que le ayudarán a visualizar el estado.

Visualización de KPI con gráficos de viñetas

Puede visualizar KPI con gráficos de viñetas, en los que se representará claramente lo siguiente.

El objetivo
Umbrales de estado
El valor (estado)

Visualización de KPI con Power View

Puede visualizar los KPI que se definen en Power View mediante iconos.

También puede producir un informe estético en Power View con los KPI que se pueden incluir en su tablero.

Como puede observar, en Power View podría representar los resultados de la siguiente manera:

Visualización de tablas con iconos para mostrar el estado de los KPI.
Visualización de gráfico de barras apiladas al 100% que muestra el porcentaje alcanzado con respecto al objetivo. También puede notar que ofrece una comparación clara del desempeño de todos los Vendedores.
Visualización de la tarjeta que muestra el estado de los KPI de los vendedores junto con la región a la que pertenecen. Puede desplazarse de forma interactiva a través de los mosaicos para mostrar los resultados de las diferentes regiones que le darían un margen para evaluar el rendimiento también por región.

En los capítulos anteriores, aprendió acerca de varias funciones de Excel que son útiles para configurar su tablero. En este capítulo, aprenderá a crear un tablero, es decir, los pasos necesarios para instalar el tablero. También conocerá los pros y los contras de los paneles de control.

Como cualquier panel se basa en la intención específica de lo que más le interesa a la audiencia, los componentes del panel y el diseño del panel varían de un caso a otro.

Preparación inicial

El primer paso para crear un tablero es la preparación inicial. Tómese un tiempo para comprender lo siguiente:

Why do you need the dashboard?- ¿Este panel de control es para una tarea específica, como mostrar el estado de un proyecto, o necesita alcanzar un objetivo más amplio, como medir el rendimiento empresarial? Comprender por qué está creando el tablero lo guiará en el diseño.
What purpose the dashboard will serve?- Su tablero debe resaltar solo los datos que agregan valor. Debe comprender los datos que se requieren. Cualquier cosa externa que sea innecesaria.
What is the source of data?- Debe comprender de dónde provienen los datos. Puede ser simplemente una hoja de cálculo de Excel o puede ser a través de conexiones de datos a su libro de Excel desde varias fuentes de datos dinámicas.
Who is the audience for the dashboard?- ¿Es esto para un gerente, un ejecutivo, una parte interesada, un proveedor externo o una audiencia general? Comprenda sus requisitos y preferencias, como cuánto tiempo tienen para mirar el tablero, el nivel de detalle que esperan y cómo les gustaría digerir la información. Por ejemplo, al elegir un tipo de gráfico, conocer la audiencia le ayuda a decidir si tiene que mostrar relaciones entre valores o si tiene que hacer una comparación específica.
Does the dashboard need to be static or dynamic?- ¿Se puede actualizar el tablero periódicamente, por ejemplo, semanal o mensualmente, o es necesario actualizarlo para optimizar continuamente los cambios de datos que ocurren en el backend? Esta opción cambiará la forma en que construye el tablero.
Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- ¿Puede el tablero tener acceso de solo lectura o debe proporcionar controles / funciones interactivos que permitan a ciertas personas explorar los datos según sea necesario? Esta elección también cambiará la forma en que construye el tablero.

Una vez que tenga las respuestas a estas preguntas, decida qué funciones de Excel necesita y qué no necesita. Esto se debe a que su objetivo y experiencia es producir un panel de control eficaz que se adapte al propósito.

A continuación, identifique los componentes del tablero. Estos pueden ser texto, tablas, gráficos, controles interactivos, etc. Decida el diseño del tablero con estos componentes.

Haga una maqueta de su tablero de Excel en una diapositiva de PowerPoint. Dibuje cuadros para cada componente para tener una idea del diseño y agregue bocetos rápidos de los componentes que desea incluir. También puede hacer esto en una hoja de papel. Obtenga la aprobación para esta maqueta de la administración y / o la audiencia clave antes de comenzar a trabajar en el tablero real. Esto le ahorrará tiempo en la repetición. Sin embargo, es muy posible que tenga que modificar algunos cambios en el panel de control a medida que se utiliza y recibe comentarios. Pero, la maqueta de tablero aprobada es un buen comienzo para su trabajo.

Organizar la fuente de datos para el tablero de Excel

Antes de crear el tablero en Excel, debe organizar la fuente de datos. En Excel, esto es posible de varias maneras:

Si los datos son solo una tabla de Excel, establezca un vínculo a su libro de trabajo desde el libro de trabajo donde se actualizarán los datos.
Si los datos provienen de varias tablas de Excel, o si provienen de varias fuentes de datos, es una buena opción crear el modelo de datos en su libro de trabajo.

Puede importar los datos al libro de trabajo periódicamente o establecer conexiones de datos para actualizar los datos cuando se actualizan, en función de si el tablero debe ser estático o dinámico.

Configurar el libro de trabajo del panel de Excel

Una vez que haya organizado los datos, debe estructurar su libro de trabajo. Inserte de dos a tres hojas de trabajo en el libro de trabajo: una hoja de trabajo para su panel y una o dos hojas de trabajo para los datos (datos o tablas dinámicas / gráficos dinámicos o informes de Power View, que puede ocultar). Esto le ayudará a organizar y mantener su libro de Excel.

Prepare los datos para el tablero de Excel

Según las opciones que tenga, es decir, las respuestas que tenga para las preguntas del paso Preparación inicial, prepare los datos para el tablero de Excel. Los datos pueden ser cualquiera de los siguientes:

Resultados del análisis de datos
Resultados de la exploración de datos
Datos resultantes de cálculos sobre los datos de entrada
Resumen de datos de tablas dinámicas o tablas PowerPivot

Seleccione los componentes del tablero

Ha aprendido sobre las diversas funciones de Excel que puede usar en un tablero. Según sus requisitos para el panel en cuestión, seleccione cualquiera de las siguientes funciones de Excel para los componentes del panel.

Tables
Sparklines
Formato condicional.
Charts
Slicers
Controles interactivos
PivotTables
PivotCharts
Tablas PowerPivot
Gráficos de PowerPivot
Informes de Power View
KPIs

La selección de los componentes del tablero le ayudará a alinearse con el diseño de la maqueta del tablero aprobado.

Identifique los componentes estáticos y dinámicos y los componentes que se van a agrupar para Slicers, si los hay.

Identificar partes del tablero para resaltarlas

Identifique las partes del tablero que requieren atención inmediata, como% Completado o Estado actual. Puede usar una fuente más grande y una fuente y un color de fuente llamativos para estos.

Decida cuánto color desea incorporar en su tablero. Esta decisión puede basarse en la audiencia del panel. Si el tablero es para ejecutivos y / o gerentes, elija colores que impacten la visualización de los resultados que se muestran. Puede agregar un color de fondo del tablero para hacer que los componentes del tablero resalten. Puede utilizar el mismo código de color para gráficos similares o resultados relacionados. También puede usar formato condicional.

Una cuidadosa selección de las partes del tablero para resaltar lo hace efectivo.

Construye el tablero

Este es el paso crucial y final en la creación de su tablero de Excel. Este paso implica ensamblar los componentes de su tablero que puede hacer de manera eficiente y efectiva usando la cámara de Excel. Aprenderá a usar la cámara de Excel en la siguiente sección.

Una vez que los componentes del tablero estén ensamblados, dele un toque final:

Asigne un título al tablero.
Incorpora una marca de tiempo.
Incluya la información de derechos de autor, si es necesario.

En los siguientes capítulos, aprenderá a utilizar estos pasos para crear un tablero basado en algunos ejemplos. No existe una regla o diseño universal para un tablero, aparte de algunos puntos en común. Todo depende de tus necesidades. Y su objetivo es producir un panel de control eficaz.

Usando la cámara de Excel

La cámara de Excel lo ayuda a capturar instantáneas de sus hojas de trabajo y colocarlas en una hoja de trabajo diferente. Por ejemplo, puede capturar una tabla con formato condicional en una hoja de trabajo y colocarla en su tablero. Siempre que los datos se actualizan, el tablero se actualizará para mostrar los datos modificados.

Puede incluir la cámara de Excel como parte de su barra de acceso rápido de la siguiente manera:

Haga clic con el botón derecho en la flecha pequeña de la barra de herramientas de acceso rápido.
Haga clic en Más comandos en la lista Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

Haga clic en la barra de herramientas de acceso rápido.
Seleccione Todos los comandos en Elegir comandos de.
Haga clic en Cámara en la lista de comandos.

Haga clic en el botón Agregar ». La cámara aparece en la lista del lado derecho.

Haga clic en el botón Aceptar. El icono de la cámara aparece en la barra de herramientas de acceso rápido de su libro de trabajo.

Puede usar la cámara de Excel de la siguiente manera:

Seleccione el rango de celdas a capturar.
Haga clic en la cámara en la barra de herramientas de acceso rápido.

El rango de celdas aparece con un borde de línea discontinua.

Haga clic en la hoja de trabajo donde desea colocar la región capturada. Puede ser la hoja de su tablero.
Haga clic en una posición en la que desee colocarlo.

La región capturada aparece en ese punto.

Siempre que realice cambios en los datos originales, los cambios se reflejarán en el panel.

Sello de fecha y hora en el panel de Excel

Puede incorporar un sello de fecha o fecha y hora en su tablero para mostrar cuándo se actualizaron los datos por última vez. Puede hacer esto usando las funciones de Excel HOY () y AHORA ().

Para incorporar un sello de fecha, ingrese = HOY () en la celda donde desea colocar el sello de fecha en su hoja de trabajo de datos.

Esto mostrará la fecha actual cada vez que se actualice el libro.

Asegúrese de que la celda donde ingresó la función HOY () tenga el formato de fecha que desea mostrar.
Capture la pantalla con la cámara y colóquela en el tablero.

La fecha en el tablero reflejará la fecha en la que se actualizó por última vez el libro.

Puede incorporar una fecha y una marca de tiempo en su tablero de manera similar con la función AHORA ().

Ingrese = AHORA () en la celda donde desea colocar el Sello de fecha y hora en su hoja de trabajo de datos.

Asegúrese de tener el formato correcto para la fecha y la hora.
Capture la pantalla con la cámara y colóquela en el tablero.

La marca de fecha y hora se incorporará en el tablero y reflejará la fecha y hora en que se actualizó por última vez el libro.

Pruebe, muestree y mejore el tablero

Debe probar su tablero para asegurarse de que muestra los datos con precisión.

Pruébelo en varios escenarios posibles.
Pruebe las actualizaciones precisas (estáticas o dinámicas como es el caso).
Pruebe los controles interactivos, si los hay.
Pruebe el aspecto y la sensación.

Es posible que deba realizar algunas pruebas para asegurarse de que su panel sea el que desea.

El siguiente paso es hacer que el panel sea evaluado por la audiencia de muestra, especialmente aquellos que aprobaron su panel de maqueta. Dado que utilizarán el tablero, sin duda participarán en su uso y eficacia. Esta retroalimentación lo ayuda a asegurarse de que su tablero sea efectivo. No dudes en solicitar comentarios.

Una vez que reciba los comentarios, mejórelos con los cambios necesarios, si los hubiera. Su panel de Excel está listo para usar.

Comparte el panel

Debe hacer que el panel de Excel esté disponible para la audiencia prevista. Puedes hacerlo de varias formas.

Envíe por correo el libro de trabajo del tablero de Excel (debe ocultar las hojas de trabajo que no sean la hoja de trabajo del tablero. También puede proteger el libro).
Guarde el libro de trabajo del panel de Excel en una unidad de red compartida.
Comparta el panel en línea.

Si el tablero de Excel es estático, puede enviarlo por correo, pero si es dinámico o tiene controles interactivos, entonces debe tener una conexión con los datos del backend y, por lo tanto, debe compartirlo en línea.

Puede compartir un panel de Excel en línea con cualquiera de las siguientes opciones:

Microsoft OneDrive.
- Con su cuenta de Windows Live, obtendrá acceso a OneDrive donde puede publicar y compartir documentos.
Nuevo Microsoft Office Online.
Microsoft SharePoint.

También puede guardar el archivo del libro de trabajo de Excel como un archivo de Acrobat Reader (.pdf) y publicarlo en la web. Pero, una vez más, esta opción es solo para los cuadros de mando estáticos.

Sugerencias para paneles de Excel eficaces

Para que un tablero de Excel sea efectivo, debe hacer ciertas cosas y evitar algunas. Algunos consejos para paneles de Excel efectivos son los siguientes:

Mantenlo simple.
- Un tablero simple y fácil de entender es mucho más efectivo que un tablero llamativo. Recuerde que son los datos los que necesitan énfasis.
- Según Glenna Shaw, debe encontrar un equilibrio entre hacer que su tablero sea lo suficientemente atractivo para mantener el interés de su audiencia, pero no tan estilizado que oscurezca la información que se muestra.
- Es mejor evitar efectos 3D, degradados, formas adicionales y dispositivos innecesarios.
- Si puede lograr una visualización enfática con formato condicional o minigráficos, prefiera usar tablas en gráficos.
Utilice el formato condicional de Excel.
- Utilice el formato condicional de Excel que proporciona varias opciones para actualizar automáticamente según los valores de su tabla.
Seleccione los tipos de gráficos adecuados.
- Recuerde que no existe una regla general para usar un tipo de gráfico. A veces, los tipos de gráficos convencionales, como el gráfico de columnas, el gráfico de barras, el gráfico de anillos, etc., transmiten el mensaje de manera enfática más que los gráficos sofisticados que están surgiendo.
- Puede utilizar el comando Recomendar gráficos de Excel para evaluar inicialmente los tipos de gráficos adecuados.
- Como puede cambiar el tipo de gráfico con un solo comando de Excel - Cambiar tipo de gráfico, puede jugar para visualizar la pantalla y elegir el gráfico apropiado.
Usa controles interactivos.
- Utilice controles interactivos como barras de desplazamiento, botones de opción (radio) y casillas de verificación que ayudan al usuario a visualizar de manera fácil y eficaz los diferentes aspectos de los datos.
Utilice el modelo de datos de Excel para Big Data.
- Si tiene grandes conjuntos de datos de varias fuentes de datos, es mejor que use el modelo de datos de Excel que puede manejar miles de filas de datos con optimización de memoria y puede agrupar tablas de datos con relaciones.
Elija los colores apropiados.
- Tenga cuidado al elegir los colores. Use los colores judicialmente para proporcionar un impacto suficiente, pero sin anular su propósito. Además, si es probable que la audiencia incluya personas daltónicas, no use los colores rojo y verde. En tales casos, aunque los símbolos de semáforo suenan eficaces para los datos que se muestran, no son adecuados para el tablero. En su lugar, utilice una escala de grises.
Utilice rebanadoras.
- Las rebanadoras son más efectivas que las listas desplegables, ya que tienen un impacto visual.
- Puede agrupar gráficos, tablas dinámicas y gráficos dinámicos para utilizar un rebanador común.
Agrupe los componentes del tablero de Excel.
- Puede agregar interés visual a su tablero insertando una forma, como un rectángulo y colocando los componentes de su tablero que se pueden agrupar encima de esa forma. Por ejemplo, si está utilizando un Slicer común, puede agrupar todos los componentes del tablero que comparten el Slicer.
Utilice jerarquías de datos de Excel.
- Si sus datos tienen jerarquías de datos innatas, defínelas en el modelo de datos y utilícelas para desglosar y desglosar los datos de forma interactiva.
Evite el diseño del tablero abarrotado.
- Recuerde que mostrar más información de la necesaria abrumará a la audiencia y ganará el enfoque en el propósito real.
- No incluya ningún dato o gráfico en su tablero, si puede eliminarlo.
- Este es un punto de control importante al probar su tablero. Evalúe cada componente del tablero si es necesario y suficiente.
- Los componentes del tablero y el diseño deben ser compatibles con el único propósito de su tablero.

Hay varios tipos posibles de paneles. No hay un conjunto de estándares para los paneles de control, a excepción de lo que se debe y no se debe hacer. Puede comprender el propósito y usar su imaginación para seleccionar los componentes y el diseño de su tablero. Sin embargo, debe estar en la misma página con los espectadores del tablero y, por lo tanto, se deben tener cuidado sus preferencias para que sea efectivo. Un tablero se puede modificar a medida que avanza el tiempo en función del contexto y las necesidades cambiantes.

Como aprendió en las secciones anteriores, el propósito de un tablero es mostrar de manera efectiva los datos necesarios y suficientes con un impacto visual adicional según lo requiera la audiencia potencial. El diseño del tablero y sus componentes varían entre los diferentes espectadores según sus preferencias.

Ejemplo: panel ejecutivo

En este capítulo, aprenderá acerca de un panel ejecutivo de muestra. Una vez más, este panel puede variar de una empresa a otra según los requisitos y preferencias.

Llaves metricas

Los cuadros de mando ejecutivos normalmente se centran en el rendimiento empresarial, los ingresos, las ganancias, los nuevos clientes, etc. Por lo tanto, los cuadros de mando ejecutivos muestran esencialmente los KPI. El impacto visual necesario en este caso sería proporcionar resultados de un vistazo, sin muchos detalles, ya que los ejecutivos normalmente no tendrán mucho tiempo para profundizar en los detalles a menos que sea absolutamente necesario.

Un ejecutivo puede ser el jefe de la empresa o el jefe de un departamento específico en una gran empresa. El jefe de una empresa puede ser un director ejecutivo (director ejecutivo) o un director general (director general). El ejecutivo estaría principalmente interesado en un resumen de los KPI operativos de los departamentos y el desempeño de la empresa en su conjunto.

KPI operativos por departamento

A continuación se muestran algunos ejemplos de departamentos y sus KPI operativos:

Finance
- Revenue
- Expenses
- Profits
Ventas
- Desempeño regional
- nuevos clientes
Recursos humanos (RRHH)
- Recruitments
- Attrition

Estructura del tablero de Excel

Para la visualización de los KPI, la mayoría de los ejecutivos todavía prefieren los gráficos de indicadores a los gráficos de viñetas. Asegúrese de las preferencias antes de comenzar a diseñar el tablero.

Un ejemplo de un tablero ejecutivo de Excel simple puede ser el que se muestra a continuación.

Ejemplo: panel de gestión de proyectos

El propósito de un panel de gestión de proyectos es proporcionar el estado de ejecución del proyecto y las características destacadas del proyecto para que estén disponibles en una instantánea. Un director de proyecto debe utilizar estos datos representados no solo para el seguimiento del proyecto, sino también para informar a la alta dirección y al cliente.

Llaves metricas

Las métricas clave en la gestión de proyectos serían las siguientes:

Estado de finalización de la tarea
Estado de riesgos
Estado de los problemas
Presupuesto del proyecto frente a datos reales

Componentes para la descripción general del proyecto

Para obtener una instantánea del proyecto, los componentes principales que serían útiles serían los siguientes:

Instantánea del plan del proyecto
Estado de las tareas por porcentajes
Un vistazo a los riesgos abiertos

Estructura del tablero de Excel

Un ejemplo de panel de gestión de proyectos de Excel se ve como se muestra a continuación.

Ejemplo: panel de gestión de ventas

La gestión de ventas implica examinar la región de datos y analizarlos trimestralmente para obtener información sobre la tendencia de ventas y el pronóstico de ventas. Esto ayudaría a comparar el desempeño de ventas con el de la competencia, evaluar al equipo de ventas, identificar las fortalezas y debilidades potenciales y planificar el futuro.

Llaves metricas

Las métricas clave involucradas en la gestión de ventas son las siguientes:

Ventas totales por región y por mes
Tendencia de ventas durante el trimestre
Las previsiones de ventas

Componentes para la gestión de ventas

Para representar las métricas dadas anteriormente en un tablero, se pueden usar las siguientes características de Excel:

Tabla de Excel para mostrar los valores y tendencias de ventas (minigráficos).
Ventas con gráfico de columnas agrupadas.
Tendencia de ventas con un gráfico de líneas y una línea de tendencia: lineal.
Previsión de ventas con un gráfico de líneas y una línea de tendencia: previsión lineal.

Estructura del tablero de Excel

Un panel de control de gestión de ventas de muestra será el que se muestra a continuación:

Ejemplo: panel de gestión de formación

La Gerencia de Capacitación normalmente estaría interesada en tener una visión general del dinero gastado y la cobertura de la capacitación, para poder comparar con la competencia. Además de esto, la retroalimentación de capacitación proporcionada por los aprendices ayudaría a la gerencia a decidir dónde aprovechar los recursos de capacitación.

Llaves metricas

Las métricas clave en la gestión de la formación serían las siguientes:

Presupuesto vs. Gastos.
Tiempo de formación: planificado frente a real.
Cobertura de capacitación: número de personas a las que se dirige frente a número de personas realmente capacitadas. Esto se puede expresar como porcentaje.
Retroalimentación de la capacitación: para cada una de las capacitaciones realizadas, la retroalimentación promedio de los alumnos, en la escala 1 - 5 (1 - Más bajo, 5 - Más alto).

Componentes para el panel de gestión de la formación

Puede elegir las siguientes funciones de Excel como componentes para el tablero, según las métricas dadas anteriormente.

Gráfico de barras agrupadas para: presupuesto frente a gastos.
Gráfico de área para: tiempo planificado frente a tiempo real para el entrenamiento.
Gráfico de termómetro para - Cobertura de entrenamiento - como% real en comparación con el objetivo como 100%.
Gráfico de columnas agrupadas para: Comentarios de capacitación para las capacitaciones realizadas.

Estructura del tablero de Excel

Un panel de Excel de Gestión de formación de muestra puede ser como se muestra a continuación:

Ejemplo: panel de gestión de servicios / soporte

La gestión de servicios o el soporte o la mesa de ayuda implica recibir tickets de servicio y proporcionar una resolución lo antes posible. Por lo tanto, un tablero actualizado diariamente ayudaría a mejorar la gestión del servicio y así mejorar la satisfacción del cliente.

Llaves metricas

Las métricas clave para la gestión de servicios serían las siguientes:

Número de entradas recibidas: asistencia personal.
Número de tickets resueltos: asistencia personalizada
Promedio Velocidad de resolución - apoyo a nivel de persona - asumiendo 8 horas de trabajo.
Porcentaje de resolución: apoyo personal.
Número total de tickets recibidos y número total de tickets resueltos.
Resolución%.
Promedio Puntuaciones de satisfacción recibidas: apoyo personal.
Puntuación de satisfacción general.

Componentes para el panel de gestión de servicios

Las características de Excel que se pueden usar para representar las métricas dadas anteriormente como componentes de un tablero serían las siguientes:

Tabla de Excel para 1-5 con formato condicional aplicado a 5.
Cuadro de viñetas para 6.
Gráfico de barras agrupadas para 7.
Tabla de viñetas para 8.

Además, puede incluir la fecha que corresponde a los datos en el tablero, con la función de Excel - HOY ().

Estructura del tablero de Excel

Un panel de control de gestión de servicios de muestra puede ser como se muestra a continuación:

Paneles: más ejemplos

El tablero se puede usar literalmente para mostrar cualquier resultado que requiera atención. Los ejemplos que ha visto en los capítulos anteriores son solo una selección manual de varias aplicaciones en las que se utilizan paneles de control. Además, los componentes del tablero y el diseño del tablero para el mismo propósito también pueden variar según las preferencias del usuario. Por lo tanto, no existen formatos de tablero estándar.

En este capítulo, tendrá un resumen sobre algunas áreas más en las que se utilizan paneles. Puede usar su propia imaginación para crear un tablero basado en los datos que tiene y el propósito al que tiene que servir.

Tablero de Juegos Olímpicos

Puede tener un tablero que muestre los resultados del análisis de datos de los datos de los Juegos Olímpicos. A continuación, se muestra un panel de ejemplo que se crea a partir de más de 35000 filas de datos utilizando Excel Data Model y Excel Power View.

Panel de turismo

Un panel de turismo de muestra con respecto a la cantidad de visitantes a un sitio específico puede ser como se muestra a continuación.

Panel de gestión del hospital

Un tablero de administración de un hospital es una forma de tablero ejecutivo con el nivel de detalle requerido por el gerente específico. Una muestra utilizada en un hospital es la que se da a continuación.

Tablero del restaurante

A continuación, se muestra un panel de control de muestra que se utiliza en un restaurante.

Tablero de deportes

La arena deportiva es el lugar más buscado para los tableros. Cada deporte tendrá un tablero en vivo que mostrará las estadísticas requeridas para el juego en el que se encuentra. A continuación, se muestra un panel de control de muestra.

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