Indicadores clave de rendimiento
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas cuantificables para evaluar lo que se logra en comparación con las metas / objetivos / objetivos comerciales establecidos. En los cuadros de mando, los KPI necesariamente tendrán una posición para mostrar visualmente dónde se encuentra una persona / departamento / organización actualmente en comparación con donde se supone que debe estar.
Algunos ejemplos de KPI incluyen los siguientes:
El departamento de ventas de una organización puede usar un KPI para medir el beneficio bruto mensual contra el beneficio bruto proyectado.
El departamento de contabilidad puede medir los gastos mensuales con los ingresos para evaluar los costos.
El departamento de recursos humanos podría medir la rotación trimestral de empleados.
Los profesionales empresariales suelen utilizar KPI que se agrupan en un cuadro de mando empresarial para obtener un resumen histórico rápido y preciso del éxito empresarial o para identificar tendencias.
Los paneles de control, ya sea visualizados públicamente o de forma selectiva, presentan KPI monitoreados continuamente y, por lo tanto, se eligen como las mejores herramientas de monitoreo e informes.
Componentes de un KPI
Un KPI contiene esencialmente tres componentes:
- Valor base
- Valor objetivo / objetivo
- Status
Aunque es el estado lo que le interesa a uno, el valor base y el valor objetivo también son igualmente importantes, ya que un KPI no necesita ser estático y puede sufrir cambios a medida que avanza el tiempo.
En Excel, el valor base, el valor objetivo y el estado se definen como se indica en las siguientes secciones.
Valor base
Un valor base se define mediante un campo calculado que se resuelve en un valor. El campo calculado representa el valor actual para el elemento en esa fila de la Tabla o Matriz. Por ejemplo, conjunto de ventas, beneficio de un período determinado, etc.
Valor objetivo
Un valor objetivo (u objetivo) se define mediante un campo calculado que se resuelve en un valor o en un valor absoluto. Es el valor con el que se evalúa el valor actual. Este podría ser uno de los siguientes:
Un número fijo que es el objetivo que deben alcanzar todas las filas. Ej. Objetivo de ventas para todos los vendedores.
Un campo calculado que puede tener un objetivo diferente para cada fila. Ej. Presupuesto (campo calculado), por departamento en una organización.
Estado y umbrales de estado
El estado es el indicador visual del valor. Excel proporciona diferentes formas de visualizar el estado en comparación con el valor objetivo.
Puede utilizar el gráfico de viñetas para visualizar los KPI. Puede ilustrar los umbrales de estado mediante regiones sombreadas de una columna y el estado como una columna superpuesta a los umbrales de estado.
También puede definir y visualizar KPI en Power View.
Definición de KPI en Excel
Para definir un KPI, debe contar con lo siguiente:
- Valor base
- Valor objetivo
- Umbrales de estado (p. Ej., Pobre, bueno, excelente)
Por ejemplo, para definir un KPI para monitorear el desempeño de las ventas, debe hacer lo siguiente:
Identifique la (s) celda (s) que contienen los valores calculados de las ventas totales. Esto es para el valor base.
Defina el valor objetivo que puede ser absoluto o variable.
Defina los umbrales de estado que le ayudarán a visualizar el estado.
Visualización de KPI con gráficos de viñetas
Puede visualizar KPI con gráficos de viñetas, en los que se representará claramente lo siguiente.
- El objetivo
- Umbrales de estado
- El valor (estado)
Visualización de KPI con Power View
Puede visualizar los KPI que se definen en Power View mediante iconos.
También puede producir un informe estético en Power View con los KPI que se pueden incluir en su tablero.
Como puede observar, en Power View podría representar los resultados de la siguiente manera:
Visualización de tablas con iconos para mostrar el estado de los KPI.
Visualización de gráfico de barras apiladas al 100% que muestra el porcentaje alcanzado con respecto al objetivo. También puede notar que ofrece una comparación clara del desempeño de todos los Vendedores.
Visualización de la tarjeta que muestra el estado de los KPI de los vendedores junto con la región a la que pertenecen. Puede desplazarse de forma interactiva a través de los mosaicos para mostrar los resultados de las diferentes regiones que le darían un margen para evaluar el rendimiento también por región.