Tableros de Excel - Introducción
Para aquellos que son nuevos en los paneles de control, sería ideal que primero comprendan los paneles de control. En este capítulo, conocerá la definición de tablero, cómo obtuvo su nombre, cómo se hicieron populares en TI, métricas clave, beneficios de los tableros, tipos de tableros, datos y formatos de tablero y datos en vivo en tableros.
En tecnología de la información, un tablero es una interfaz de usuario en tiempo real fácil de leer, a menudo de una sola página, que muestra una presentación gráfica del estado actual (instantánea) y las tendencias históricas de los indicadores clave de desempeño de una organización o departamento para permitir decisiones instantáneas e informadas para ser hecho de un vistazo.
Los paneles toman su nombre de automobile dashboards. Bajo el capó de su vehículo, puede haber cientos de procesos que impactan el desempeño de su vehículo. Su tablero resume estos eventos usando visualizaciones para que tenga la tranquilidad de concentrarse en operar su vehículo de manera segura. De manera similar, los paneles de negocios se utilizan para ver y / o monitorear el desempeño de la organización con facilidad.
La idea de digital dashboardssurgió del estudio de los sistemas de apoyo a las decisiones en la década de 1970. Los paneles comerciales se desarrollaron por primera vez en la década de 1980, pero debido a los problemas con la actualización y el manejo de datos, se dejaron en el estante. En la década de 1990, la era de la información se aceleró y el almacenamiento de datos, y el procesamiento analítico en línea (OLAP) permitió que los tableros funcionaran adecuadamente. Sin embargo, el uso de cuadros de mando no se hizo popular hasta el surgimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y la introducción del Cuadro de Mando Integral de Robert S. Kaplan y David P. Norton. Hoy en día, el uso de cuadros de mando forma una parte importante de la toma de decisiones.
En el entorno empresarial actual, la tendencia es hacia Big Data. Gestionar y extraer valor real de todos esos datos es la clave para el éxito empresarial moderno. Un panel de control bien diseñado es una herramienta de gestión de información notable.
Tablero - Definición
Stephen Few ha definido un tablero como “una presentación visual de la información más importante necesaria para lograr uno o más objetivos que se ajusta completamente a una sola pantalla de computadora para que pueda ser monitoreada de un vistazo”.
En los términos actuales, un tablero se puede definir como una herramienta de visualización de datos que muestra el estado actual de las métricas y los indicadores clave de rendimiento (KPI), simplificando conjuntos de datos complejos para proporcionar a los usuarios un conocimiento rápido del rendimiento actual.
Los paneles consolidan y organizan números y métricas en una sola pantalla. Se pueden adaptar para un rol específico y mostrar métricas de un departamento o una organización en general.
Los paneles pueden ser estáticos para una vista única o dinámicos que muestran los resultados consolidados de los cambios de datos detrás de la pantalla. También se pueden hacer interactivos para mostrar los diversos segmentos de datos grandes en una sola pantalla.
Métricas clave para el tablero
El núcleo del tablero se encuentra en las métricas clave requeridas para el monitoreo. Por lo tanto, en función de si el tablero es para una organización en general o para un departamento como ventas, finanzas, recursos humanos, producción, etc., las métricas clave que se requieren para la visualización varían.
Además, las métricas clave para un tablero también dependen del rol de los destinatarios (audiencia). Por ejemplo, Ejecutivo (CEO, CIO, etc.), Gerente de Operaciones, Jefe de Ventas, Gerente de Ventas, etc. Esto se debe al hecho de que el objetivo principal de un tablero es permitir la visualización de datos para la toma de decisiones.
El éxito de un tablero a menudo depende de las métricas que se eligieron para el seguimiento. Por ejemplo, los indicadores clave de rendimiento, los cuadros de mando integrales y las cifras de rendimiento de ventas podrían ser el contenido apropiado en los cuadros de mando comerciales.
Beneficios del panel
Los paneles permiten a los gerentes monitorear la contribución de los distintos departamentos de la organización. Para monitorear el desempeño general de la organización, los paneles le permiten capturar y reportar puntos de datos específicos de cada uno de los departamentos de la organización, proporcionando una instantánea del desempeño actual y una comparación con el desempeño anterior.
Los beneficios de los paneles incluyen los siguientes:
Presentación visual de medidas de desempeño.
Capacidad para identificar y corregir tendencias negativas.
Medición de eficiencias / ineficiencias.
Capacidad para generar informes detallados que muestren nuevas tendencias.
Capacidad para tomar decisiones más informadas basadas en los datos recopilados.
Alineación de estrategias y objetivos organizacionales.
Visibilidad instantánea de todos los sistemas en total.
Identificación rápida de datos atípicos y correlaciones.
Ahorro de tiempo con la visualización completa de datos en comparación con la ejecución de varios informes.
Tipos de paneles
Los paneles se pueden clasificar según su utilidad de la siguiente manera:
- Cuadros de mando estratégicos
- Paneles analíticos
- Paneles operativos
- Paneles informativos
Cuadros de mando estratégicos
Los cuadros de mando estratégicos apoyan a los gerentes de cualquier nivel en una organización para la toma de decisiones. Proporcionan una instantánea de los datos, mostrando la salud y las oportunidades del negocio, enfocándose en las medidas de alto nivel de desempeño y pronósticos.
Los cuadros de mando estratégicos requieren tener instantáneas de datos periódicas y estáticas (por ejemplo, diaria, semanal, mensual, trimestral y anual). No necesitan estar cambiando constantemente de un momento a otro y requieren una actualización en los intervalos de tiempo especificados.
Representan solo los datos de alto nivel, sin dar necesariamente los detalles.
Pueden ser interactivos para facilitar las comparaciones y diferentes vistas en caso de grandes conjuntos de datos con solo hacer clic en un botón. Pero no es necesario proporcionar más funciones interactivas en estos paneles.
La siguiente captura de pantalla muestra un ejemplo de un panel ejecutivo que muestra los objetivos y el progreso.
Paneles analíticos
Los paneles analíticos incluyen más contexto, comparaciones e historial. Se centran en las diversas facetas de los datos necesarios para el análisis.
Los cuadros de mando analíticos suelen admitir interacciones con los datos, como profundizar en los detalles subyacentes y, por lo tanto, deben ser interactivos.
Algunos ejemplos de paneles analíticos incluyen el panel de Gestión financiera y el panel de Gestión de ventas.
Paneles operativos
Los cuadros de mando operativos sirven para un seguimiento constante de las operaciones. A menudo se diseñan de manera diferente a los paneles de control estratégicos o analíticos y se enfocan en el monitoreo de actividades y eventos que cambian constantemente y pueden requerir atención y respuesta en cualquier momento. Por lo tanto, los cuadros de mando operativos requieren datos en vivo y actualizados disponibles en todo momento y, por lo tanto, deben ser dinámicos.
Un ejemplo de un panel de operaciones podría ser un support-system dashboard, mostrando datos en vivo sobre tickets de servicio que requieren una acción inmediata del supervisor en tickets de alta prioridad.
Paneles informativos
Los paneles informativos son solo para mostrar cifras, hechos y / o estadísticas. Pueden ser estáticos o dinámicos con datos en vivo, pero no interactivos. Por ejemplo, el panel de información de llegada / salida de vuelos en un aeropuerto.
Datos y formatos del tablero
Los datos necesarios para un tablero dependen de su categoría. La premisa de los datos es que deben ser relevantes, estar libres de errores, estar actualizados y en vivo si es necesario. Los datos pueden provenir posiblemente de diversas fuentes y formatos (hojas de cálculo, archivos de texto, páginas web, bases de datos organizativas, etc.).
Los resultados que se muestran en un tablero deben ser auténticos, correctos y aptos. Esto es crucial ya que la información en un tablero conduciría a decisiones, acciones y / o inferencias. Por lo tanto, junto con los datos que se muestran, el medio elegido para la pantalla es igualmente importante, ya que no debe dar una impresión errónea en la representación de los datos. El enfoque debe estar en la capacidad de visualización de datos que proyecte sin ambigüedades las conclusiones.
Datos en vivo en paneles
Como se discutió anteriormente en este capítulo, el almacenamiento de datos y el procesamiento analítico en línea (OLAP) hacen posible actualizar los tableros dinámicos al instante con datos en vivo. También está haciendo que quienes diseñan los tableros sean independientes del departamento de TI de la organización para obtener datos.
Así, los cuadros de mando se han convertido en el medio más buscado desde la alta dirección hasta un usuario habitual.