Paneles de Excel: cree un panel

En los capítulos anteriores, aprendió acerca de varias funciones de Excel que son útiles para configurar su tablero. En este capítulo, aprenderá a crear un tablero, es decir, los pasos necesarios para instalar el tablero. También conocerá los pros y los contras de los paneles de control.

Como cualquier tablero se basa en la intención específica de lo que más le interesa a la audiencia, los componentes del tablero y el diseño del tablero varían de un caso a otro.

Preparación inicial

El primer paso para crear un tablero es la preparación inicial. Tómese un tiempo para comprender lo siguiente:

• Why do you need the dashboard?- ¿Este panel de control es para una tarea específica, como mostrar el estado de un proyecto, o necesita alcanzar un objetivo más amplio, como medir el rendimiento empresarial? Comprender por qué está creando el tablero lo guiará en el diseño.

• What purpose the dashboard will serve?- Su tablero debe resaltar solo los datos que agregan valor. Debe comprender los datos que se requieren. Cualquier cosa externa que sea innecesaria.

• What is the source of data?- Debe comprender de dónde provienen los datos. Puede ser simplemente una hoja de cálculo de Excel o puede ser a través de conexiones de datos a su libro de Excel desde varias fuentes de datos dinámicas.

• Who is the audience for the dashboard?- ¿Es esto para un gerente, un ejecutivo, una parte interesada, un proveedor externo o una audiencia general? Comprenda sus requisitos y preferencias, como cuánto tiempo tienen para mirar el tablero, el nivel de detalle que esperan y cómo les gustaría digerir la información. Por ejemplo, al elegir un tipo de gráfico, conocer la audiencia le ayuda a decidir si tiene que mostrar relaciones entre valores o si tiene que hacer una comparación específica.

• Does the dashboard need to be static or dynamic?- ¿Se puede actualizar el tablero periódicamente, digamos, semanalmente o mensualmente, o es necesario actualizarlo para optimizar continuamente los cambios de datos que ocurren en el backend? Esta opción cambiará la forma en que construye el tablero.

• Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- ¿Puede el tablero tener acceso de solo lectura o debe proporcionar controles / funciones interactivos que permitan a ciertas personas explorar los datos según sea necesario? Esta opción también cambiará la forma en que construye el tablero.

Una vez que tenga las respuestas a estas preguntas, decida qué funciones de Excel necesita y qué no necesita. Esto se debe a que su objetivo y experiencia es producir un panel de control eficaz que se adapte al propósito.

A continuación, identifique los componentes del tablero. Estos pueden ser texto, tablas, gráficos, controles interactivos, etc. Decida el diseño del tablero con estos componentes.

Haga una maqueta de su tablero de Excel en una diapositiva de PowerPoint. Dibuje cuadros para cada componente para tener una idea del diseño y agregue bocetos rápidos de los componentes que desea incluir. También puede hacer esto en una hoja de papel. Obtenga la aprobación para esta maqueta de la administración y / o la audiencia clave antes de comenzar a trabajar en el tablero real. Esto le ahorrará tiempo en la repetición. Sin embargo, es muy posible que tenga que modificar algunos cambios en el panel de control a medida que se utiliza y recibe comentarios. Pero, la maqueta de tablero aprobada es un buen comienzo para su trabajo.

Organizar la fuente de datos para el tablero de Excel

Antes de crear el tablero en Excel, debe organizar la fuente de datos. En Excel, esto es posible de varias maneras:

• Si los datos son solo una tabla de Excel, establezca un vínculo a su libro de trabajo desde el libro de trabajo donde se actualizarán los datos.

• Si los datos provienen de varias tablas de Excel, o si provienen de varias fuentes de datos, es una buena opción crear el modelo de datos en su libro de trabajo.

Puede importar los datos en el libro de trabajo periódicamente o establecer conexiones de datos para actualizar los datos cuando se actualizan, en función de si el tablero debe ser estático o dinámico.

Configurar el libro de trabajo del panel de Excel

Una vez que haya organizado los datos, debe estructurar su libro de trabajo. Inserte dos o tres hojas de trabajo en el libro de trabajo: una hoja de trabajo para su panel y una o dos hojas de trabajo para los datos (datos o tabla dinámica / gráficos dinámicos o informes de Power View, que puede ocultar). Esto le ayudará a organizar y mantener su libro de Excel.

Prepare los datos para el tablero de Excel

Según las opciones que tenga, es decir, las respuestas que tenga para las preguntas del paso Preparación inicial, prepare los datos para el tablero de Excel. Los datos pueden ser cualquiera de los siguientes:

• Resultados del análisis de datos
• Resultados de la exploración de datos
• Datos resultantes de cálculos sobre los datos de entrada
• Resumen de datos de tablas dinámicas o tablas PowerPivot

Seleccione los componentes del tablero

Ha aprendido sobre las diversas funciones de Excel que puede usar en un tablero. Según sus requisitos para el panel en cuestión, seleccione cualquiera de las siguientes funciones de Excel para los componentes del panel.

• Tables
• Sparklines
• Formato condicional.
• Charts
• Slicers
• Controles interactivos
• PivotTables
• PivotCharts
• Tablas PowerPivot
• Gráficos de PowerPivot
• Informes de Power View
• KPIs

La selección de los componentes del tablero le ayudará a alinearse con el diseño de la maqueta del tablero aprobado.

Identifique los componentes estáticos y dinámicos y los componentes que se van a agrupar para Slicers, si los hay.

Identificar partes del tablero para resaltarlas

Identifique las partes del tablero que requieren atención inmediata, como% Completado o Estado actual. Puede usar una fuente más grande y una fuente y un color de fuente llamativos para estos.

Decida cuánto color desea incorporar en su tablero. Esta decisión puede basarse en la audiencia del panel. Si el tablero es para ejecutivos y / o gerentes, elija colores que impacten la visualización de los resultados que se muestran. Puede agregar un color de fondo del tablero para hacer que los componentes del tablero resalten. Puede utilizar el mismo código de color para gráficos similares o resultados relacionados. También puede usar formato condicional.

Una cuidadosa selección de las partes del tablero para resaltar lo hace efectivo.

Construye el tablero

Este es el paso crucial y final en la creación de su tablero de Excel. Este paso implica ensamblar los componentes de su tablero que puede hacer de manera eficiente y efectiva usando la cámara de Excel. Aprenderá a usar la cámara de Excel en la siguiente sección.

Una vez que los componentes del tablero estén ensamblados, dele un toque final:

• Asigne un título al tablero.
• Incorpora una marca de tiempo.
• Incluya la información de derechos de autor, si es necesario.

En los siguientes capítulos, aprenderá a utilizar estos pasos para crear un tablero basado en algunos ejemplos. No existe una regla o diseño universal para un tablero, aparte de algunos puntos en común. Todo depende de tus necesidades. Y su objetivo es producir un panel de control eficaz.

Usando la cámara de Excel

La cámara de Excel lo ayuda a capturar instantáneas de sus hojas de trabajo y colocarlas en una hoja de trabajo diferente. Por ejemplo, puede capturar una tabla con formato condicional en una hoja de trabajo y colocarla en su tablero. Siempre que los datos se actualizan, el tablero se actualizará para mostrar los datos modificados.

Puede incluir la cámara de Excel como parte de su barra de acceso rápido de la siguiente manera:

• Haga clic con el botón derecho en la flecha pequeña de la barra de herramientas de acceso rápido.
• Haga clic en Más comandos en la lista Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

• Haga clic en la barra de herramientas de acceso rápido.
• Seleccione Todos los comandos en Elegir comandos de.
• Haga clic en Cámara en la lista de comandos.

• Haga clic en el botón Agregar ». La cámara aparece en la lista del lado derecho.

• Haga clic en el botón Aceptar. El icono de la cámara aparece en la barra de herramientas de acceso rápido de su libro de trabajo.

Puede usar la cámara de Excel de la siguiente manera:

• Seleccione el rango de celdas a capturar.

• Haga clic en la cámara en la barra de herramientas de acceso rápido.

El rango de celdas aparece con un borde de línea discontinua.

• Haga clic en la hoja de trabajo donde desea colocar la región capturada. Puede ser la hoja de su tablero.

• Haga clic en una posición en la que desee colocarlo.

La región capturada aparece en ese punto.

Siempre que realice cambios en los datos originales, los cambios se reflejarán en el panel.

Sello de fecha y hora en el panel de Excel

Puede incorporar un sello de fecha o fecha y hora en su tablero para mostrar cuándo se actualizaron los datos por última vez. Puede hacer esto usando las funciones de Excel HOY () y AHORA ().

Para incorporar un sello de fecha, ingrese = HOY () en la celda donde desea colocar el sello de fecha en su hoja de trabajo de datos.

Esto mostrará la fecha actual cada vez que se actualice el libro.

• Asegúrese de que la celda donde ingresó la función HOY () tenga el formato de fecha que desea mostrar.

• Capture la pantalla con la cámara y colóquela en el tablero.

La fecha en el tablero reflejará la fecha en la que se actualizó por última vez el libro.

Puede incorporar una fecha y una marca de tiempo en su tablero de manera similar con la función AHORA ().

• Ingrese = AHORA () en la celda donde desea colocar el Sello de fecha y hora en su hoja de trabajo de datos.

• Asegúrese de tener el formato correcto para la fecha y la hora.
• Capture la pantalla con la cámara y colóquela en el tablero.

La marca de fecha y hora se incorporará en el tablero y reflejará la fecha y hora en que se actualizó por última vez el libro.

Pruebe, muestree y mejore el tablero

Debe probar su tablero para asegurarse de que muestra los datos con precisión.

• Pruébelo en varios escenarios posibles.
• Pruebe las actualizaciones precisas (estáticas o dinámicas como es el caso).
• Pruebe los controles interactivos, si los hay.
• Pruebe el aspecto y la sensación.

Es posible que deba realizar algunas pruebas para asegurarse de que su panel sea el que desea.

El siguiente paso es hacer que el panel sea evaluado por la audiencia de muestra, especialmente aquellos que aprobaron su panel de maqueta. Dado que utilizarán el tablero, sin duda participarán en su uso y eficacia. Esta retroalimentación le ayuda a asegurarse de que su panel sea eficaz. No dudes en solicitar comentarios.

Una vez que reciba los comentarios, mejórelos con los cambios necesarios, si los hubiera. Su panel de Excel está listo para usar.

Comparte el panel

Debe hacer que el panel de Excel esté disponible para la audiencia prevista. Puedes hacerlo de varias formas.

• Envíe por correo el libro de trabajo del tablero de Excel (debe ocultar las hojas de trabajo que no sean la hoja de trabajo del tablero. También puede proteger el libro).

• Guarde el libro de trabajo del panel de Excel en una unidad de red compartida.

• Comparta el tablero en línea.

Si el tablero de Excel es estático, puede enviarlo por correo, pero si es dinámico o tiene controles interactivos, entonces debe tener una conexión con los datos del backend y, por lo tanto, debe compartirlo en línea.

Puede compartir un panel de Excel en línea con cualquiera de las siguientes opciones:

• Microsoft OneDrive.

  • Con su cuenta de Windows Live, obtendrá acceso a OneDrive donde puede publicar y compartir documentos.

• Nuevo Microsoft Office Online.

• Microsoft SharePoint.

También puede guardar el archivo del libro de trabajo de Excel como un archivo de Acrobat Reader (.pdf) y publicarlo en la web. Pero, una vez más, esta opción es solo para los cuadros de mando estáticos.

Sugerencias para paneles de Excel efectivos

Para que un tablero de Excel sea efectivo, debe hacer ciertas cosas y evitar algunas. Algunos consejos para paneles de Excel efectivos son los siguientes:

• Mantenlo simple.

  • Un tablero simple y fácil de entender es mucho más efectivo que un tablero llamativo. Recuerde que son los datos los que necesitan énfasis.

  • Según Glenna Shaw, debe encontrar un equilibrio entre hacer que su tablero sea lo suficientemente atractivo para mantener el interés de su audiencia, pero no tan estilizado que oscurezca la información que se muestra.

  • Es mejor evitar los efectos 3D, los degradados, las formas adicionales y los dispositivos innecesarios.

  • Si puede lograr una visualización enfática con formato condicional o minigráficos, prefiera usar Tablas a Gráficos.

• Utilice el formato condicional de Excel.

  • Utilice el formato condicional de Excel que proporciona varias opciones para actualizar automáticamente según los valores de su tabla.

• Seleccione los tipos de gráficos adecuados.

  • Recuerde que no existe una regla general para usar un tipo de gráfico. A veces, los tipos de gráficos convencionales, como el gráfico de columnas, el gráfico de barras, el gráfico de anillos, etc., transmiten el mensaje de manera enfática más que los gráficos sofisticados que están surgiendo.

  • Puede utilizar el comando Recomendar gráficos de Excel para evaluar inicialmente los tipos de gráficos adecuados.

  • Como puede cambiar el tipo de gráfico con un solo comando de Excel - Cambiar tipo de gráfico, puede jugar para visualizar la pantalla y elegir el gráfico apropiado.

• Utilice controles interactivos.

  • Utilice controles interactivos como barras de desplazamiento, botones de opción (radio) y casillas de verificación que ayudan al usuario a visualizar de manera fácil y eficaz los diferentes aspectos de los datos.

• Utilice el modelo de datos de Excel para Big Data.

  • Si tiene grandes conjuntos de datos de varias fuentes de datos, es mejor que use el modelo de datos de Excel que puede manejar miles de filas de datos con optimización de memoria y puede agrupar tablas de datos con relaciones.

• Elija los colores apropiados.

  • Tenga cuidado al elegir los colores. Use los colores judicialmente para proporcionar un impacto suficiente, pero sin anular su propósito. Además, si es probable que la audiencia incluya personas daltónicas, no use los colores rojo y verde. En tales casos, aunque los símbolos de semáforo suenan eficaces para los datos que se muestran, no son adecuados para el tablero. En su lugar, utilice una escala de grises.

• Utilice rebanadoras.

  • Las rebanadoras son más efectivas que las listas desplegables, ya que tienen un impacto visual.

  • Puede agrupar gráficos, tablas dinámicas y gráficos dinámicos para utilizar un rebanador común.

• Agrupe los componentes del tablero de Excel.

  • Puede agregar interés visual a su tablero insertando una forma, como un rectángulo y colocando los componentes de su tablero que se pueden agrupar encima de esa forma. Por ejemplo, si está utilizando un Slicer común, puede agrupar todos los componentes del tablero que comparten el Slicer.

• Utilice jerarquías de datos de Excel.

  • Si sus datos tienen jerarquías de datos innatas, defínelas en el modelo de datos y utilícelas para desglosar y desglosar los datos de forma interactiva.

• Evite el diseño del tablero abarrotado.

  • Recuerde que mostrar más información de la necesaria abrumará a la audiencia y ganará el enfoque en el propósito real.

  • No incluya ningún dato o gráfico en su tablero, si puede eliminarlo.

  • Este es un punto de control importante al probar su tablero. Evalúe cada componente del tablero si es necesario y suficiente.

  • Los componentes y el diseño del tablero deben ser compatibles con el único propósito de su tablero.