Paneles de Excel: formato condicional

Formato condicional para visualización de datos

Si ha elegido Excel para crear un tablero, intente usar tablas de Excel si cumplen este propósito. Con formato condicional y minigráficos, las tablas de Excel son la mejor y más sencilla opción para su panel.

En Excel, puede usar formato condicional para la visualización de datos. Por ejemplo, en una tabla que contiene las cifras de ventas del último trimestre por región, puede resaltar los valores del 5% superior.

Puede especificar cualquier número de condiciones de formato especificando Reglas. Puede elegir las Reglas integradas de Excel que coincidan con sus condiciones en Reglas de celdas destacadas o Reglas superiores / inferiores. También puede definir sus propias reglas.

Usted elige las opciones de formato que son apropiadas para su visualización de datos: barras de datos, escalas de color o conjuntos de iconos.

En este capítulo, aprenderá Reglas de formato condicional, opciones de formato y cómo agregar / administrar Reglas.

Destacando celdas

Puede utilizar las reglas de resaltado de celdas para asignar un formato a las celdas que contienen los datos que cumplen cualquiera de los siguientes criterios:

  • Números dentro de un rango numérico dado: mayor que, menor que, entre e igual a.

  • Valores duplicados o únicos.

Considere el siguiente resumen de resultados que desea presentar:

Suponga que desea resaltar los valores de Cantidad total que son más de 1000000.

  • Seleccione la columna - Importe total.
  • Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
  • Haga clic en Resaltar reglas de celdas en la lista desplegable.
  • Haga clic en Mayor que en la segunda lista desplegable que aparece.

Aparece el cuadro de diálogo Mayor que.

  • En el cuadro Formato de celdas MAYORES QUE:, especifique la condición como 1000000.

  • En el cuadro con, seleccione la opción de formato como Relleno verde con texto verde oscuro.

  • Haga clic en el botón Aceptar.

Como puede observar, los valores que satisfacen la condición especificada se resaltan con el formato especificado.

Reglas superiores / inferiores

Puede utilizar las reglas superiores / inferiores para asignar un formato a los valores que cumplan con cualquiera de los siguientes criterios:

  • Top 10 Items - Celdas que se ubican en la parte superior N, donde 1 <= N <= 1000.

  • Top 10% - Celdas que se ubican en el n% superior, donde 1 <= n <= 100.

  • Bottom 10 Items - Celdas que se ubican en el N inferior, donde 1 <= N <= 1000.

  • Bottom 10% - Celdas que se ubican en el n% inferior, donde 1 <= n <= 100.

  • Above Average - Celdas que están por encima del promedio para el rango seleccionado.

  • Below Average - Celdas que están por debajo del promedio para el rango seleccionado.

Suponga que desea resaltar los valores de Cantidad total que se encuentran en el 5% superior.

  • Seleccione la columna - Importe total.
  • Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
  • Haga clic en Reglas superiores / inferiores en la lista desplegable.
  • Haga clic en Top Ten% en la segunda lista desplegable que aparece.

Aparece el cuadro de diálogo Top Ten%.

  • En el cuadro Formato de celdas que se clasifican en el TOP :, especifique la condición como 5%.

  • En el cuadro con, seleccione la opción de formato como Relleno verde con texto verde oscuro.

  • Haga clic en el botón Aceptar. Los valores superiores del 5% se resaltarán con el formato especificado.

Barras de datos

Puede utilizar barras de datos de colores para ver el valor relativo a los otros valores. La longitud de la barra de datos representa el valor. Una barra más larga representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Puede utilizar colores sólidos o colores degradados para las barras de datos.

  • Seleccione la columna - Importe total.

  • Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.

  • Haga clic en Barras de datos en la lista desplegable.

  • Haga clic en Blue Data Bar debajo de Gradient Fill en la segunda lista desplegable que aparece.

Los valores de la columna se resaltarán mostrando valores pequeños, intermedios y grandes con barras de relleno de degradado de color azul.

  • Seleccione la columna - Importe total.

  • Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.

  • Haga clic en Barras de datos en la lista desplegable.

  • Haga clic en la barra de datos naranja debajo de relleno sólido en la segunda lista desplegable que aparece.

Los valores de la columna se resaltarán mostrando valores pequeños, intermedios y grandes por altura de barra con barras de color naranja.

Suponga que desea resaltar las ventas en comparación con un objetivo de ventas, digamos 800000.

  • Cree una columna con valores = [@ [Importe total]] - 800000.

  • Seleccione la nueva columna.

  • Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.

  • Haga clic en Barras de datos en la lista desplegable.

  • Haga clic en la Barra de datos verde debajo de Relleno degradado en la segunda lista desplegable que aparece.

Las barras de datos comenzarán en el medio de cada celda y se extenderán hacia la izquierda para valores negativos y hacia la derecha para valores positivos.

Como puede observar, las barras que se extienden hacia la derecha son de color verde, lo que indica valores positivos, y las barras que se extienden hacia la izquierda, son de color rojo, lo que indica valores negativos.

Escalas de color

Puede utilizar Escalas de color para ver el valor de una celda en relación con los valores de las otras celdas de una columna. El color indica dónde cae cada valor de celda dentro de ese rango. Puede tener una escala de 3 colores o una escala de 2 colores.

  • Seleccione la columna - Importe total.

  • Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.

  • Haga clic en Escalas de color en la lista desplegable.

  • Haga clic en Escala de color verde-amarillo-rojo en la segunda lista desplegable que aparece.

Como en el caso de las reglas de resaltado de celdas, una escala de color utiliza el sombreado de celda para mostrar las diferencias en los valores de celda. Como puede observar en la vista previa, las diferencias de tono no son notorias para este conjunto de datos.

  • Haga clic en Más reglas en la segunda lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores en el cuadro Seleccionar un tipo de regla.

  • En el cuadro Editar la descripción de la regla, seleccione lo siguiente:

    • Seleccione Escala de 3 colores en el cuadro Estilo de formato.

    • En Punto medio, para Valor, escriba 75.

Haga clic en el botón Aceptar.

Como puede observar, con la escala de colores definida, los valores están claramente sombreados representando el rango de datos.

Conjuntos de iconos

Puede utilizar conjuntos de iconos para visualizar diferencias numéricas. En Excel, tiene una variedad de conjuntos de iconos:

Tipo de conjunto de iconos Conjuntos de iconos
Direccional
Formas
Indicadores
Calificaciones

Como puede observar, un conjunto de iconos consta de tres a cinco símbolos. Puede definir criterios para asociar un icono con los valores en un rango de celdas. Por ejemplo, una flecha hacia abajo roja para números pequeños, una flecha hacia arriba verde para números grandes y una flecha horizontal amarilla para valores intermedios.

  • Seleccione la columna - Importe total.

  • Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.

  • Haga clic en Conjuntos de iconos en la lista desplegable.

  • Haga clic en 3 flechas (coloreadas) en el grupo Direccional en la segunda lista desplegable que aparece.

Aparecen flechas de colores en la columna seleccionada según los valores.

Usar reglas personalizadas

Puede definir sus propias reglas y formatear un rango de celdas que satisfaga una condición particular.

  • Seleccione la columna - Importe total.
  • Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña Inicio.
  • Haga clic en Nueva regla en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Haga clic en Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear, en el cuadro Seleccionar un tipo de regla.

  • En el cuadro Editar la descripción de la regla, haga lo siguiente:

    • Escriba una fórmula en el cuadro - Valores de formato donde esta fórmula sea verdadera. Por ejemplo, =PercentRank.INC($E$3:$E$13,E3)>=0.7

    • Haga clic en el botón Formato.

    • Elige el formato. Por ejemplo, fuente: negrita y relleno: naranja.

    • Haga clic en Aceptar.

  • Compruebe la vista previa.

Haga clic en Aceptar si la vista previa está bien. Los valores del conjunto de datos que satisfacen la fórmula se resaltarán con el formato que haya elegido.

Administrar reglas de formato condicional

Puede administrar las reglas de formato condicional mediante el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

Hacer clic Conditional Formattingen el grupo Estilos en la pestaña Inicio. Haga clic en Administrar reglas en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional. Puede ver todas las reglas existentes. Puede agregar una nueva regla, eliminar una regla y / o editar una regla para modificarla.