Etiqueta comercial: redacción de documentos

Una vez que haya identificado la audiencia de su escritura, intente anticipar la información que su lector pueda considerar necesaria e inclúyala en su documento mientras escribe. Puede hacerlo haciéndose las "preguntas WH".

  • Answer the WH questions- Respondiendo “¿Quién? ¿Qué? ¿Por qué? ¿Dónde? ¿Cuando? ¿Quién? ¿Cómo?" le dará una ventaja sobre el contenido del escrito.

  • Determine the Start and Finish- Después de recopilar todas las ideas posibles que tenga sobre el tema, puede revisarlas y rechazar algunas que no tendrán sentido en este artículo. Después de eso, descubra la idea que dejará el máximo impacto al leerlo, y colóquelo al principio del artículo. El final debe tener la idea que resume todas las ideas de una manera clara y nítida.

  • Get a Second-Person Opinion- Siempre haga que alguien revise su texto escrito antes de enviarlo. Esto le da una perspectiva objetiva en segunda persona a la revisión y evita que sus emociones y su indulgencia se interpongan en el camino. No haga esto si el contenido es confidencial y no debe compartirse.

  • Discuss Suggestions and Include Improvements - Una vez que sus amigos hayan sugerido algunos cambios, implemente los que considere relevantes.

Desarrollo de flujo

Mucha gente tiene ideas muy interesantes e incluso consigue plasmarlas en papel. Desafortunadamente, sus lectores no se extienden más allá de una etapa en particular. Esto se debe a que, aunque su escritura es buena y los pensamientos se mencionaron correctamente, es posible que no haya habido una selección adecuada de palabras, o tal vez se usó un proverbio como "cortarlo de raíz", que los lectores pueden no entender.

Discutamos 15 cosas para recordar mientras revisa y revisa su escritura:

Claridad

  • Su escritura debe entenderse en la primera lectura. Evite la jerga técnica, las palabras desconocidas o el lenguaje formal.

Formal vs. Moderno

  • El pago ha sido debidamente registrado vs. recibimos su cheque.
  • Adjunto al presente vs. por favor encuentre Adjunto

Evite la ambigüedad

  • Deben evitarse las palabras con doble significado u oraciones que confundan a los lectores

  • Después de comerse el pescado, Kiran habló con Karan. (¿Quién comió el pescado?)

Evite los coloquialismos

  • En pocas palabras vs. en resumen
  • En esta época versus hoy, en la actualidad

Evite usar muchas palabras

  • Antes del evento vs.antes
  • En este momento vs. ahora

Evite la repetición innecesaria

  • Absolutamente esencial
  • Combinar juntos

Incluya solo información relevante

  • Omita la información de fondo innecesaria.
  • Mantenga las oraciones cortas y simples: 17 palabras o menos.

Lo completo

Compruebe que se incluye toda la información que necesitará el lector:

  • ¿OMS? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuando? ¿Por qué? ¿Cómo?

Exactitud

Verifique la exactitud de la gramática y la ortografía de los nombres de personas y lugares.

  • Lo hizo versus lo hizo.
  • Su color se ha desvanecido vs. su color se ha desvanecido.

No confíe en el corrector ortográfico

  • Si escribe 'no / on', 'then / than', 'quite / quiet', 'lose / loose' no mostrará errores.

Concreción

Dar detalles específicos.

  • Su plan de inversión generará altos intereses.
  • Su plan de inversión devengará un interés del 8%.

Convincente

Utilice un lenguaje que sea creíble. Evite las exageraciones y los superlativos.

  • Siempre vs. Usualmente
  • Nunca contra rara vez

Cortesía

Muestre buenos modales en su escritura. Utilice la voz pasiva cuando comunique malas noticias para evitar matices negativos. Por ejemplo,

  • No podemos aceptar los términos y condiciones descritos en el contrato.
  • Es necesario realizar algunas discusiones sobre los términos y condiciones.

Escribe pensando en el lector

  • Sexista - Presidente, empresario
  • Condescendencia - 'Por supuesto', 'Obviamente'

Usar viñetas

  • Comunica tu mensaje de manera fácil y clara.
  • Destaca la información más importante.