Etiqueta comercial - Guía rápida

No importa a dónde vaya, la gente espera que se comporte de cierta manera en la sociedad. Puede haber ligeras variaciones de costumbres y tradiciones que debes respetar. Sin embargo, la mayoría de estas expectativas serán comunes. Por ejemplo, sonreír es una señal universalmente reconocida de una persona amable. Por otro lado, fruncir el ceño y ser grosero mientras interactúas se considera descortés.

En "Etiqueta comercial", discutiremos qué etiqueta, el mundo empresarial / corporativo espera de sus empleados y qué debe hacer usted para cumplir con sus expectativas. Ayuda a construir una red buena y positiva de gente de negocios.

También discutiremos la etiqueta comercial con respecto a las convenciones establecidas de negocios y las diversas expectativas culturales.

En algunas partes del mundo, comenzar la reunión con una discusión directa sobre negocios se considera de mala educación, y hay ciertos lugares donde hablar de negocios mientras se come se considera inapropiado. Gracias a la globalización, no podemos permitirnos el lujo de ignorar las diferentes culturas con las que vivimos.

La etiqueta comercial es un conjunto de sensibilidades sociales, profesionales y culturales que se espera que una persona posea para ser considerada una persona de negocios bien informada y con la perspicacia empresarial adecuada. La etiqueta comercial se enfoca principalmente en ser cortés en sus interacciones con las personas y en mostrarles respeto al tratar con ellos, de la manera que esperaría que lo hicieran.

Esta cortesía y respeto no se limita a las reuniones realizadas en persona únicamente. De hecho, estos niveles de respeto mutuo y la forma cortés de dirigirse a las personas y tratarlas se extienden también a los correos electrónicos comerciales, las conversaciones telefónicas y las cartas comerciales.

La etiqueta comercial sirve como una herramienta importante para cerrar brechas y desarrollar una red rápida de empresarios que tienen una impresión positiva de sus habilidades interpersonales y sensibilidad cultural.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la etiqueta comercial varía de un lugar a otro. Un conjunto de etiquetas que se pueden tener en alta estima en un país puede que no necesariamente se observen de cerca en otro país y, de hecho, a veces pueden considerarse extrañas o groseras.

La mayoría de la gente confunde la etiqueta empresarial con solo un estudio de las diferencias culturales y las formas en que se pueden romper las barreras interculturales. Sin embargo, la verdad del asunto es que múltiples culturas y sus estudios son solo una parte de la etiqueta empresarial.

La cultura corporativa tiene una cultura distinta. Puede que no sea necesariamente un lugar de trabajo intercultural y, sin embargo, existen muchas reglas y códigos de idoneidad no escritos que existen y que se siguen con habilidad.

Estas normas se practican y se siguen tanto entre empresas como dentro de ellas. Por ejemplo, los empleados obtienen el reconocimiento de sus clientes por elegir vestirse con ropa formal en una reunión, incluso si no existe un código de vestimenta estricto.

Algo interesante a tener en cuenta es que la comprensión de la etiqueta comercial de una persona también podría verse influenciada y, a veces, incluso limitada por muchos factores que prevalecen en su lugar de trabajo.

Cosas como la declaración de la misión de una empresa, las líneas de productos, la imagen, la percepción, el valor de la marca, el alcance, los socios comerciales, los inversores, los clientes y los clientes pueden influir en la idea y la importancia de la etiqueta en la mente de los empleados de la empresa.

Creamos una impresión sobre una persona a los pocos segundos de conocerla. Esta sensación de juzgar a una persona sin saber nada de ella es una cualidad intrínseca.

Esta capacidad de formarnos una impresión de una persona, rápidamente, de modo que podamos clasificarla en la categoría de “amigo”, nos ayuda a prepararnos para la defensa propia. Activa el mecanismo de defensa de "lucha o huida", que actuamos en consecuencia. En términos modernos, a esta intuición se le ha dado el término "primera impresión".

Siempre tendemos a respetar nuestro instinto y a escuchar nuestra voz interior más que cualquier explicación racional y esto forma una cualidad fundamental en todos los seres humanos. Esa es la razón, los expertos sugieren que cuando conoces a alguien por primera vez, debemos esforzarnos por lograr el look perfecto y presentar la imagen perfecta.

Conocer las etiquetas no solo nos permitirá comprender la sensibilidad de la otra persona, sino que también nos ayudará a presentar una impresión de un caballero o una mujer. Le ayudará a dar lo mejor de sí mismo para que el foco de la discusión subsiguiente se centre más en los temas comerciales en lugar de que usted parezca fuera de lugar.

Intente recordar la primera vez que conoció a alguien en una reunión de negocios. Podría ser una entrevista de trabajo o la oportunidad de interactuar con personas de la industria.

What were the initial impressions you had when you met him?
What were the thoughts going through your mind after the meeting?
How would you describe him given an opportunity?

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¡Juguemos a un juego de adivinanzas! Se le dan dos fotografías de dos personas diferentes. Tienes que adivinar los siguientes detalles sobre ellos, dependiendo de la primera impresión que te hayan dado. No es necesario que sea preciso con sus respuestas y no piense mucho antes de dar las respuestas. La idea es capturar la forma en que interpretarás sus looks.

Mujer	Hombre
¿Dónde se criaron?
una ciudad b) Pueblo c) Pueblo	una ciudad b) Pueblo c) Pueblo
Cual es su comida favorita?
una pizza b) Legumbres c) Pita Naan	una pizza b) Legumbres c) Pita Naan
¿Qué música escuchan?
a) Clásico b) País c) Jazz	a) Clásico b) País c) Jazz
¿Qué harían en el ocio?
una lectura b) Cocinar c) Jardinería	una lectura b) Cocinar c) Jardinería
¿Cuál sería su auto ideal?
a) Audi b) Toyota c) Lamborghini	a) Audi b) Toyota c) Lamborghini
¿Cuál sería su trabajo ideal?
un chef b) Bordado c) Práctica jurídica	un chef b) Bordado c) Práctica jurídica

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Independientemente de las nociones preconcebidas que pueda haber tenido sobre ambos, me gustaría mencionar que a Richard le encanta conducir su automóvil Ford a su bistró todas las mañanas y le encanta pasar tiempo con sus clientes mientras les prepara pizzas calientes y calientes. tartas.

Después de cerrar la tienda por la noche, conduce de regreso a su casa de campo, tarareando "I walk the line" de Johnny Cash durante todo el camino. No hay premios por adivinar su afición.

¿Cuántos crees que estarán de acuerdo conmigo si te dijera que el hombre de la imagen de arriba es en realidad Richard?

¿Esperabas eso?

¿Notaste lo importante que son las apariencias al crear la primera impresión? Una persona no sabe nada de ti y no tiene ni idea de tus cualidades antes de conocerte. Lo primero que nota de ti es tu apariencia.

El comportamiento organizacional puede variar mucho de una empresa a otra, pero a muchas personas les sorprende que el comportamiento organizacional también pueda variar de manera apreciable dentro de una empresa. Las etiquetas también variarán de una persona a otra, dependiendo de con quién interactúes.

Por ejemplo, el lenguaje corporal, la corrección del habla, la selección correcta de palabras y la claridad en la presentación variarán cuando hable con su jefe o su supervisor en comparación con un colega que está al mismo nivel que usted.

Te sentirás aún más relajado cuando la persona sea un amigo cercano. De manera similar, podría omitir fácilmente algunos pasos en decoro cuando su amigo lo invite a su casa. Si su jefe lo invita a cenar, su etiqueta será diferente.

Las etiquetas comerciales no necesariamente abordan la sensibilidad al vestir, las habilidades interpersonales y las buenas habilidades para hablar en público. Aunque estas cualidades son necesarias, también hay otras cualidades que son igualmente importantes.

Here is a list of such important qualities -

Puntualidad

Una persona a tiempo es una persona confiable. Esta es una impresión general que las personas puntuales logran dejar efectivamente en la mente de muchas personas. Alguien que aprecia el valor de su tiempo no apreciará esperar a que otros lo esperen.

Preparación

Una persona siempre debe estar bien informada y preparada para brindar información detallada sobre cualquier tema relacionado con su trabajo y responsabilidad en un momento dado. Esto crea la impresión de ser una persona ingeniosa.

Cortés

Debe ser cortés con todas las personas con las que interactúa, en lugar de limitar la cortesía solo a aquellos que cree que lo merecen. Cuando trabajas en una organización que tiene muchas personas talentosas y creativas, siempre existe la posibilidad de que las ideas choquen entre sí. En ese caso, debe abordar el pensamiento opuesto y no la persona.

Representación adecuada de pensamientos

Hay ocasiones en las que su pensamiento sería muy claro sobre un tema en particular, pero la elección de sus palabras podría enviar una señal mixta a los oyentes. Muchas personas terminan siendo mal citadas e incomprendidas debido a la falta de conexión con las personas que te escuchan. Debe preparar su presentación a fondo, de antemano y tener una comprensión clara de cada palabra y las diferentes formas en que se puede interpretar. Intervenga para aclarar cualquier concepto erróneo que la gente pueda tener sobre un punto.

Participación

Empresas, esperan mucho de ti. Estas expectativas pueden adoptar la forma de objetivos específicos, que la empresa establece para usted. En esos momentos, es muy fácil dar la espalda a una discusión que no te concierne y decir "ese no es mi problema". Sin embargo, ese problema bien podría ser su problema en un futuro próximo. Por lo tanto, intente participar en el proceso de resolución de problemas.

Bien vestido

La forma en que te ves cuando conoces a alguien por primera vez ayuda en gran medida a establecer una percepción de ti en la mente de esa persona. Eso no significa que debas derrochar en la ropa que se supone que debes usar. Tu ropa no debe llamar demasiado la atención sobre ellos mismos. Vístase de manera conservadora pero profesional.

El código de vestimenta comercial es a menudo una cuestión de sentido común que prevalece al decidir qué ponerse en el lugar de trabajo. Sin embargo, continúan ocurriendo casos de desastres de vestimenta, especialmente durante los veranos, cuando puede encontrar a un colega disfrazado para trabajar con una resaca de "día en la playa".

La razón por la que ocurren estos asombrosos errores en los códigos de vestimenta es que muchas empresas, especialmente las nuevas empresas y las pequeñas y medianas empresas, han relajado las normas hasta casi ninguna norma sobre el código de vestimenta. Incluso si hay reglas de código de vestimenta, a veces, son vagas y ambiguas. En tales situaciones, siempre es aconsejable equivocarse por parte del atuendo "demasiado formal", en lugar de llegar vestido lo suficientemente informal como para levantar algunas cejas.

A few common errors people make in business dressing are −

Ill-Fitting Clothes- La ropa demasiado grande le da un aspecto hinchado y la ropa demasiado ajustada acentúa el cuerpo de una manera no formal. En una reunión, no querrá que la atención se desvíe de usted y su presentación hacia su ropa.
Wearing Short Skirts/Sleeves- Las faldas y mangas cortas llaman la atención sobre las piernas y las manos cuando se sienta. Eso desvía la atención de los oyentes y parece poco profesional.
Wearing Short Socks- Los calcetines cortos, o los calcetines caídos exponen la piel y eso distrae la atención al cruzar las piernas o sentarse. Siempre ir a medias que cubren 3/4 ^ª la distancia desde el tobillo hasta la rodilla. Evite usar calcetines blancos, ya que inmediatamente llaman la atención sobre sí mismos.
Low-Cut or Plunging Tops - Al igual que con las faldas cortas, esto distrae al entrevistador y se ve muy fuera de lugar en un entorno profesional que requiere un código de vestimenta conservador.
Improper Color Choices- Los colores, como verde, amarillo, rojo, etc., no caen bien en los círculos corporativos. No solo llaman la atención sobre sí mismos, sino que también parecen poco profesionales.
Clothes with Quotes, Pictures or Designs- Esto le da un aspecto muy informal y poco serio al entrevistado. Siempre existe el riesgo de que las personas asocien los lemas y los lemas de las camisetas como sus puntos de vista personales.
Poorly-Maintained Shoes- Los zapatos son una parte muy importante de su atuendo de negocios. Los zapatos, en cierto modo, anuncian tu llegada incluso antes de que interactúes con alguien, por lo que, naturalmente, llama mucho la atención. Es por ello que sus zapatos deben estar siempre limpios y lustrados.
Not Dressing Formally For Business Social Events- Incluso las cenas en la casa del jefe son ocasiones formales de negocios. Entonces, vístase en consecuencia. La regla general sobre la vestimenta informal de negocios es que debe tratarse como ropa formal.
Improper Grooming- Las uñas sin cortar, el aliento maloliente y el cabello descuidado son marcas rojas. Si eres de los que transpira profusamente, usa desodorantes anti-sudor. Sin embargo, tenga en cuenta que las reuniones se llevarán a cabo principalmente en salas con aire acondicionado y con muy pocas posibilidades de que entre aire fresco. Por lo tanto, use un perfume o desodorante de fragancia suave.

Además de los consejos discutidos aquí, hay algunas áreas que deben ser atendidas antes de que finalmente ingrese a las instalaciones y llame a esa puerta. Discutamos estos -

Consejos finales para el aseo

Evite los zapatos ruidosos y chirriantes, ya que molestarán y distraerán a todos.
Los bolsillos laterales de los pantalones no deben abultarse con teléfonos móviles, carteras, etc., ya que le dan un aspecto voluminoso a las piernas.
Todos los tatuajes que sean perceptibles en el cuerpo deben estar ocultos, ya que desde hace mucho tiempo los tatuajes están asociados con un comportamiento rebelde.
No fume ni coma alimentos con olor antes de las entrevistas. Usa refrescantes para el aliento.
Limpia bien tus uñas y dientes.

Lea las siguientes oraciones y diga si son verdaderas o falsas. Da tu explicación también.

Los colores llamativos y brillantes como el rosa y el verde se fomentan hoy en día en la oficina.
Si una empresa anima a sus empleados a llevar ropa informal y botas a la oficina, también puede vestirse así para una entrevista con ellos.
Algunas empresas pueden practicar el mandato de que sus empleados no tengan vello facial o cabello largo.
Los tatuajes y perforaciones corporales pueden quedar expuestos durante las entrevistas, ya que es una preferencia personal.
Su primer trabajo es satisfacer sus expectativas primero y luego otras cosas.
Un guardarropa profesional debe ser caro y estar lleno de ropa de marca.
Debes tratar de llamar la atención sobre ti mismo con tu sentido del vestir para que puedas atraer la atención del entrevistador y destacar entre la multitud.
Puede relajarse en su código de vestimenta y sentido del aseo una vez que esté empleado en la empresa.
Vestirse para el éxito significa que tu ropa es más cara que la de cualquier otra persona.
La mejor manera de vestirse para una entrevista de trabajo es con traje.
Las camisas con cuadros y corbatas con rayas y diseños a cuadros son aceptables en las empresas.
Puede tener una vestimenta casual e informal para las entrevistas si su empresa permite que sus empleados se vistan de manera informal.
Mientras se visten para el trabajo, las mujeres pueden ser liberales con sus accesorios.

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Cuando nos invitan a la fiesta de cumpleaños de nuestro jefe en su casa, no podemos vestirnos como lo haríamos si hubiera sido la fiesta de cumpleaños de nuestro mejor amigo. Es necesario que haya un cambio no solo en nuestra manera de vestir, sino también en la forma en que nos comportamos.

En otras palabras, necesitamos tratar a un invitado para cualquier reunión social que implique reunirse con sus compañeros de trabajo como lo haría con un día en la oficina, la única diferencia es que, aquí tiene la libertad de discutir la vida familiar y otros temas. que generalmente no tendrás tiempo para hablar en tu vida profesional.

Dos situaciones que surgen, invocan la necesidad de comprender la necesidad de la etiqueta en la cena y aprenderla: una, si eres el anfitrión de una reunión y la segunda, si eres el invitado.

Cuando eres el anfitrión

Elija un restaurante que sea propicio para la celebración de reuniones importantes y que brinde un buen servicio. Asegúrese de haber realizado todas las reservas y arreglos de asientos adecuados. Aclare el monto facturado y la disponibilidad del menú deseado antes de la reunión.

Llegue quince minutos antes el día de la reunión y presente a las personas si no se han presentado antes. Ofrezca el asiento con la mejor vista a su invitado más importante.
Al ordenar la comida, trate de recomendar cuál es el mejor de todos los platos que hay en el menú si alguien no está decidido sobre qué elegir. Si ese es un enfoque demasiado directo, entonces podrías ayudarlo de una manera diferente haciéndole saber lo que estás pidiendo, para que entienda la indirecta.
Siempre termine con el pedido, antes de comenzar a hablar de negocios con alguien. De lo contrario, habrá muchas molestias con el camarero pidiéndole repetidamente su pedido. Además, los invitados estarán atrapados en dos mentes en cuanto a ordenar o escuchar su discusión de negocios.
Si la reunión es para celebrar un logro o para dedicarlo a alguien, o es una fiesta de felicitación en honor a alguien, siempre es bueno hablar algo al respecto y hacer un pequeño brindis. Está perfectamente bien tostar sentado. Simplemente levante su vaso y cuando otros sigan su ejemplo, puede decir algo al grano y terminarlo.
Esté atento a las necesidades de todos los que se sientan a la mesa y esté atento a sus preferencias, que lo ayudarán a decidir el lugar adecuado para futuras reuniones. Es posible que vea que a su invitado principal le gustan los mariscos, por lo que puede programar su próxima reunión en un lugar donde los mariscos sean buenos.
Siempre trate de involucrar a todos en una conversación y sea el facilitador para llevar a las personas a participar en la discusión, y también ponga en juego sus puntos de vista y experiencia. Esto ayudará a las personas a salir de sus inhibiciones iniciales de conocer a alguien por primera vez y les animará a ser ellos mismos.

Cuando eres el invitado

Siempre, responda con prontitud a una invitación. Su respuesta ayudará al anfitrión a organizar y coordinar la reunión, así que trate de responder lo antes posible.

Llegue siempre antes de la hora y siempre informe antes de la hora, si va a llegar más de cinco minutos tarde. Siempre aproveche la oportunidad para pedirle a su anfitrión que le recomiende lo que debe pedir para romper el hielo.
Muchas veces, se encontrará con un anfitrión generoso que le pedirá que ordene lo que desee. Aunque se le ha dado rienda suelta a su elección de platos, sea considerado al hacer el pedido y no aproveche esta oportunidad para pedir algo extravagantemente caro. De esa manera, es más probable que pierda terreno con el anfitrión.
Pida siempre algo en el rango de presupuesto medio que no llame la atención y sea fácil de comer. No pida comida líquida o sucia, ya que podría ensuciar su ropa. Trate de pedir comida que se pueda comer fácilmente con cubiertos, a diferencia de aquellos platos en los que tiene que usar las manos para comer.
La razón es que podría existir la posibilidad de que alguien llegue tarde a la mesa, se siente a su lado y le ofrezca su mano para saludarlo. En una situación como esta, sería desagradable ver tus manos manchadas de comida.
La cena de negocios sigue casi la misma plantilla de etiqueta que la vestimenta de negocios en el sentido de que, se supone que no debes llamar la atención hacia ti mismo debido a tu elección de comida mientras cenas, al igual que no se suponía que debías llamar la atención hacia ti mismo con tu ropa puesta. una reunión.
Recuerde siempre que una cena o almuerzo de negocios es básicamente una reunión formal y profesional en un restaurante, en lugar de una sala. Use el mismo lenguaje corporal que usaría cuando se sentara para una discusión de negocios con alguien. Tenga una sonrisa en su rostro pero esté en guardia.
Como regla general, el anfitrión es quien dirige la conversación de una pequeña charla a una discusión de negocios, así que espere hasta que dé una pista antes de hablar de negocios. Cuando se le invita a la casa de alguien, se considera inapropiado aparecer con las manos vacías. No se espera que regale algo caro, solo un frasco o incluso postres sería genial.

Si llega un escenario en el que has llegado a la mesa y ves muchas caras desconocidas, y el anfitrión no está presente para presentarte a los demás, toma la iniciativa y preséntate a los demás, en lugar de sentarte tranquilamente en un rincón y fingir otros no existen.

Escribir es similar a comenzar una tarea. Necesita estar bien planificado, preparado, concentrado, comprometido y, lo más importante, apasionado por lo que está haciendo. Si implementa todos los siguientes puntos mencionados, las probabilidades de escribir un texto bien apreciado estarán a su favor.

En primer lugar, aceptemos el hecho de que muy pocas personas, casi ninguna, pueden escribir un documento de la forma en que quisieron ponerlo en papel, en el primer intento. Las ideas y los recuerdos a menudo llegan cuando menos se espera, y estas nuevas ideas cambian su documento con cada entrada posterior. Una vez que hayas plasmado tus ideas en un papel, el siguiente paso sería presentarlas de forma sencilla, lógica, conectada y clara. Esto necesita planificación y preparación, para lo cual hay pasos definidos que puede seguir.

Lenguaje apropiado	Uso de viñetas
Inglés sencillo (sin jerga)	Concisión
Oraciones simples	Mejora constante
Contenido relevante	Retroalimentación

Investigar sobre cualquier tema es un paso muy crítico antes de escribir. Sus fuentes deben ser confiables y ampliamente aceptadas. Antes de identificar y desarrollar su tema, debe encontrar el contexto y la información de fondo sobre su tema.

Esto se puede hacer consultando libros, artículos, revistas, fuentes de noticias y revistas. Hoy en día, la gente también usa grabaciones de video y sonido. Los siguientes pasos le ayudarán a:

Tenga en cuenta los detalles importantes y relevantes.
Evalúe cada punto contra el tema y el propósito de su documento.
Registre los detalles del recurso y la referencia (es decir, autor, título y publicación).
Organice el contenido en un orden lógico bajo títulos y subtítulos apropiados.

Conocer el pulso de la audiencia antes de escribir el documento le dará mucho apoyo para decidir el contenido y el enfoque. En caso de que no esté al tanto de la audiencia, puede escribir teniendo en cuenta el grupo demográfico, es decir, el grupo objetivo de su artículo, como lo hacen los escritores de artículos en línea o los blogueros. Antes de comenzar a escribir, trate de comprender siempre cuál es su razón de escribir. Podría ser cualquiera de los siguientes:

Proporcionar información	Envío de informes
Aplicar la persuasión	Recomendaciones
Presentando tu opinión	Una acción deseada
Proponer ideas	Alcanzando un logro

Por ejemplo, si su intención es vender un producto o conseguir que alguien se suscriba a un servicio que está proporcionando o está promoviendo una causa; Hágase preguntas como: ¿Quiénes son mis lectores potenciales? ¿Cuáles son los antecedentes de mis posibles lectores objetivo? ¿Dónde viven y cuántos años tienen? ¿Cuáles son sus intereses y prioridades? Estas preguntas establecerán el propósito de su escritura.

Una vez que haya identificado la audiencia para su escritura, intente anticipar la información que su lector pueda considerar necesaria e inclúyala en su documento mientras escribe. Puede hacerlo haciéndose las "preguntas WH".

Answer the WH questions- Respondiendo “¿Quién? ¿Qué? ¿Por qué? ¿Dónde? ¿Cuando? ¿Quién? ¿Cómo?" le dará una ventaja sobre el contenido del escrito.
Determine the Start and Finish- Después de recopilar todas las ideas posibles que tenga sobre el tema, puede analizarlas y rechazar algunas que no tengan sentido en este artículo. Después de eso, descubra la idea que dejará el máximo impacto al leerlo, y colóquelo al comienzo del artículo. El final debe tener la idea que resume todas las ideas de una manera clara y nítida.
Get a Second-Person Opinion- Siempre haga que alguien revise su texto escrito antes de enviarlo. Esto le da una perspectiva objetiva de segunda persona a la revisión y evita que sus emociones y su complacencia se interpongan en el camino. No haga esto si el contenido es confidencial y no debe compartirse.
Discuss Suggestions and Include Improvements - Una vez que sus amigos hayan sugerido algunos cambios, implemente los que considere relevantes.

Desarrollo de flujo

Mucha gente tiene ideas muy interesantes e incluso consigue plasmarlas en papel. Desafortunadamente, sus lectores no se extienden más allá de una etapa en particular. Esto se debe a que, aunque su escritura es buena y los pensamientos se mencionaron correctamente, es posible que no haya habido una selección adecuada de palabras, o tal vez se usó un proverbio como "cortarlo de raíz", que los lectores pueden no entender.

Discutamos 15 cosas para recordar mientras revisa y revisa su escritura:

Claridad

Su escritura debe entenderse en la primera lectura. Evite la jerga técnica, las palabras desconocidas o el lenguaje formal.

Formal vs. Moderno

El pago ha sido debidamente registrado vs. recibimos su cheque.
Adjunto al presente vs. por favor encuentre Adjunto

Evite la ambigüedad

Se deben evitar las palabras con doble significado u oraciones que confundan a los lectores
Después de comerse el pescado, Kiran habló con Karan. (¿Quién comió el pescado?)

Evite los coloquialismos

En pocas palabras vs. en resumen
En esta época versus hoy, en la actualidad

Evite usar muchas palabras

Antes del evento vs. antes
En este momento vs. ahora

Evite la repetición innecesaria

Absolutamente esencial
Combinar juntos

Incluya solo información relevante

Omita la información de fondo innecesaria.
Mantenga las oraciones cortas y simples: 17 palabras o menos.

Lo completo

Compruebe que se incluye toda la información que necesitará el lector:

¿OMS? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuando? ¿Por qué? ¿Cómo?

Exactitud

Verifique la exactitud de la gramática y la ortografía de los nombres de personas y lugares.

Lo hizo versus lo hizo.
Su color se ha desvanecido vs. su color se ha desvanecido.

No confíe en el corrector ortográfico

Escribir 'no / on', 'then / than', 'quite / quiet', 'lose / loose' no mostrará errores.

Concreción

Dar detalles específicos.

Su plan de inversión generará altos intereses.
Su plan de inversión devengará un interés del 8%.

Convincente

Utilice un lenguaje que sea creíble. Evite las exageraciones y los superlativos.

Siempre vs. Usualmente
Nunca contra rara vez

Cortesía

Muestre buenos modales en su escritura. Utilice la voz pasiva cuando comunique malas noticias para evitar matices negativos. Por ejemplo,

No podemos aceptar los términos y condiciones descritos en el contrato.
Es necesario realizar algunas discusiones sobre los términos y condiciones.

Escribe pensando en el lector

Sexista - Presidente, empresario
Condescendencia - 'Por supuesto', 'Obviamente'

Usar viñetas

Comunica tu mensaje de manera fácil y clara.
Destaca la información más importante.

El correo electrónico se utiliza ampliamente como una forma de herramienta de comunicación empresarial económica pero muy eficaz. Las impresiones de correos electrónicos rara vez se toman y se utilizan copias electrónicas porque archivar y recuperar correos electrónicos es fácil. La razón de su popularidad es la facilidad de acceso, que pueden utilizar todos los miembros de una organización, desde el director ejecutivo hasta el conserje.

Los correos electrónicos son una forma eficiente de comunicar información de una manera bien presentada, fácil de leer y profesionalmente adecuada. Muchas personas mencionan la falta de tiempo como una razón para reenviar correos electrónicos de calidad inferior que van desde incompletos hasta incomprensibles.

Muchas personas confunden los correos electrónicos con mensajes de texto, o al menos su enfoque para escribir correos electrónicos así lo sugiere. Analicemos la diferencia entre una conversación de texto y escribir un correo electrónico. En una conversación por mensaje de texto, dos personas pueden intercambiar información, compartir detalles, proporcionar correcciones y pedir aclaraciones en una forma rápida de comunicación.

En comparación con esto, los correos electrónicos son leídos por profesionales que, dependiendo de su trabajo, pueden recibir entre 20 y 200 correos electrónicos al día. No quieren entablar una conversación de ida y vuelta, ni tienen tiempo para pedir detalles varias veces. Solo quieren comprender el contenido del correo electrónico, leer las instrucciones, procesar la información, realizar la tarea y vaciar la sección "no leídos" de la bandeja de entrada.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

Planifique su mensaje.
Utilice la línea de asunto para captar la atención del lector.
Mantenga su mensaje breve y claro.
No escriba todo su mensaje en minúsculas.
Revise su mensaje antes de enviarlo y asuma la responsabilidad.
Tómate unos minutos para calmarte antes de enviar un correo electrónico mientras estás enojado.
No escriba su mensaje en mayúsculas. Se considera que las capitales GRITAN.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

Tienes que discutir información personal, sensible o confidencial.
Vas a dar malas noticias.
Su mensaje es complejo y el significado puede perderse en la redacción.
necesita una respuesta inmediata.

Riesgos legales de los correos electrónicos

Los correos electrónicos son el modo de comunicación preferido en muchos lugares de trabajo, y esto significa que contienen mucha información que podría ser confidencial. Muchas empresas capacitan a las personas ampliamente sobre cómo se supone que deben enmarcar sus correos electrónicos y qué tipo de correos electrónicos, a quién se supone que deben reenviar.

La seguridad y confidencialidad de la información contenida en los correos electrónicos es responsabilidad conjunta tanto del remitente como de los destinatarios. Las empresas tienen pautas estrictas para salvaguardar sus documentos y su contenido. Analicemos algunas de las pautas más seguidas para evitar el uso indebido del correo electrónico.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

Envía o reenvía correos electrónicos con contenido ofensivo.
Envías un archivo adjunto que tiene un virus.
Reenvía el correo electrónico del remitente a otra persona sin permiso.
Intenta falsificar los correos electrónicos de otros o enviar correos electrónicos desde las cuentas de otros.
Intenta ocultar su identidad a los destinatarios al enviar correo electrónico.
Copia un mensaje que pertenece a otra persona sin permiso.

Elementos de un correo electrónico formal

Si bien la mayoría de nosotros enviamos correos electrónicos informales a amigos que pueden contener errores gramaticales, no ocurre lo mismo cuando escribimos a colegas, especialmente cuando queremos dar una buena impresión, ya que esta vez tenemos que ser más cuidadosos y diplomáticos. A continuación, se ofrecen algunos consejos generales sobre el formato correcto de un correo electrónico:

Background- Se debe utilizar el fondo blanco predeterminado para todos los correos electrónicos. Los fondos de colores o los diseños de pergaminos parecen ser poco profesionales y distraen.

Font - Las fuentes preferidas son Times New Roman o Arial, tamaño de fuente-12.

Font Color - La fuente debe ser azul marino o negra únicamente.

Contact Details- La información de contacto oficial como nombre, designación, identificación de correo electrónico, número de contacto, logotipo de la empresa y dirección de correspondencia debe mencionarse en el área de la firma. Es mejor evitar las declaraciones personales.

First Name and Surname- Deben mencionarse en la misma fuente que se usa en el cuerpo del correo electrónico, solo dos tamaños de fuente más grandes. No se recomiendan las fuentes cursivas para el nombre.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

Designation
Department
Nombre y dirección de la empresa
Punto de referencia y código postal
Número de contacto
Dirección de correo electrónico
Número de teléfono de la empresa
Número de fax de la empresa
URL de la compañía
Disclaimer

Ejemplo de correo electrónico

Las conversaciones telefónicas están reemplazando rápidamente a las reuniones tradicionales "en el lugar", debido a la logística y al ahorro de tiempo. Hoy en día es mucho más fácil para las personas tener una conversación por teléfono, en comparación con viajar a un lugar distante para hacer lo mismo.

Aunque las ventajas obvias de una conversación telefónica son muchas, una de ellas es que la persona no tiene que estar físicamente presente durante el tiempo de la entrevista, esta también podría ser una de sus desventajas.

En una conversación cara a cara, el 70% de las respuestas de la persona son no verbales y están relacionadas con el lenguaje corporal. En una conversación telefónica, debes compensar ese 70% con tu proyección de voz, tono y modulación.

Some Important Points on Telephonic Etiquette -

Habla lo suficientemente alto como para que te escuchen con claridad. Mantenga su boca cerca de la boquilla. Es aconsejable utilizar un equipo de manos libres, si es posible, para que sus manos estén libres para apuntar puntos. Mucha gente expresa sus puntos usando sus manos para enfatizar áreas específicas de discusión. El uso de equipos de manos libres también mejorará sus habilidades expresivas.
Deje que la otra persona hable la mayor parte del tiempo, ya que le explicará lo que quiere informarle para que usted lo entienda. También hablar fuera de turno podría irritar al oyente.
Sonríe y habla de manera conversacional. Sonreír mientras habla cambia la forma de su boca cuando pronuncia las palabras y el oyente capta fácilmente este cambio de tono.
Coloque un bloc de notas, un bolígrafo y una copia del documento que se está discutiendo cerca de usted como referencia y para anotar información importante.
Trate de ir a un lugar que tenga la menor cantidad de ruido de fondo e interferencia posible mientras asiste a una entrevista telefónica.
Si está atrapado en el tráfico o en un lugar ruidoso cuando alguien de la oficina llama y le pregunta si es el momento adecuado para hablar con usted, discúlpese cortésmente y ofrezca volver a llamar en 5 a 10 minutos. Esto le dará tiempo para ir a un lugar silencioso y preparar su estado de ánimo y su mente para la conversación.
Desactive la función de llamada en espera y las aplicaciones que emiten pitidos durante las llamadas, de modo que la atención de la otra persona no se desvíe debido al sonido que distrae.

Las personas de todo el mundo tienen diferentes etiquetas que observan con respecto a su cultura y nacimiento. Hemos recopilado algunos interesantes aquí. Puede que encuentres algunos de ellos divertidos. Sin embargo, las personas que siguen estas etiquetas las toman muy en serio y deben ser respetadas.

Austria- Ponerse las manos en los bolsillos se considera de mala educación entre los austriacos que destacan el título. Les encanta usar los títulos con los apellidos y se apegan a la forma formal de dirigirse a las personas, en lugar de ponerse por el nombre de las personas en la primera reunión.
Brazil- Los brasileños son personas expresivas y no observan reglas estrictas sobre el espacio personal. Al igual que los argentinos, se sienten cómodos parados cerca de usted mientras hablan y no les importa dar palmaditas a las personas y tomar sus manos. Su forma de llevar a cabo una discusión de negocios también es informal con personas que intervienen generosamente en la conversación de otra persona sin que nadie se preocupe.
Russia- Los besos en la mejilla intercambiados entre personas del mismo sexo es aceptable y es una costumbre que se sigue mucho. Sin embargo, esto no debería darle la impresión de que recibirá una cálida bienvenida en su primera reunión. Los rusos creen en el fuego lento y les gusta conocer a alguien en su momento dulce.
France- A los franceses les encanta la etiqueta de ser gente sofisticada y escucharlos hablar, es como escuchar una conversación larga, continua e ingeniosa. Ponen gran énfasis en la privacidad personal; por lo tanto, absténgase de hacer preguntas personales.
Germany- Las mujeres alemanas esperan que los hombres las protejan y se considera de mala educación masticar chicle en público y perder la paciencia en público. A los alemanes les encanta una conversación de naturaleza intelectual y, por lo general, no les gustan mucho las bromas. Sin embargo, tienen un lado humorístico, que solo exponen después de repetidas reuniones con ellos.
Italy- A los italianos les gusta mantener el contacto visual mientras tienen una conversación. Esto no solo es un signo de confianza para ellos, sino que también les dice que eres genuino y que sientes lo que estás diciendo. También son coquetos por naturaleza y pueden pararse bastante cerca de ti mientras hablan.
United Kingdom- El uso de adjetivos para describir cosas está generalmente mal visto, por lo que las conversaciones tienden a ser muy pulidas y uniformes. El contacto visual prolongado se considera de mala educación y se le da mucha importancia al espacio personal. Tocar la persona de alguien solo está reservado para miembros de la familia.
United States- A los estadounidenses les gusta mantener el contacto visual mientras hablan y están muy felices de hablar por su nombre de pila durante la primera reunión. Suelen ser más informales en su discurso. Sin embargo, le dan un gran valor a la puntualidad, así que nunca pille a un estadounidense en el lado equivocado del reloj.
Argentina- Los argentinos son muy susceptibles cuando usas el signo de "pulgar hacia arriba" con ellos, ya que lo consideran obsceno y muy ofensivo. Además, tienden a golpearse la palma de la mano izquierda cuando piensan que lo que estás diciendo es increíble para ser verdad.
Australia- A los australianos les encanta comprar una ronda de bebidas para los amigos y, en general, no les gusta dividir la cuenta. Se sienten ofendidos por los gestos con los dedos del signo 'V' y el signo de "pulgar hacia arriba". Bostezar en público se considera grosero.
China- Los chinos, en cambio, se abstienen de tocarse y abrazarse en lugares públicos. Tampoco aprecian que las personas hagan clic, crujen los dedos y los señalen mientras hablan. La ropa ruidosa y los silbidos no se ven con luz favorable. A los chinos tampoco les gusta hablar de negocios mientras cenan.

Canada- A los canadienses les encanta el concepto de espacio personal. Por lo tanto, evitan acercarse mucho a la persona con la que se encuentran. Tienden a evitar abrazar y tocar a las personas. Es muy importante mantener un lenguaje corporal adecuado mientras se sienta a tener una conversación de negocios con los canadienses.
Japan- Compare eso con Japón, donde el contacto visual prolongado se considera grosero e irrespetuoso. Además de eso, tocar a alguien mientras habla y no respetar su espacio personal es algo que los japoneses no aprecian.

La etiqueta comercial es una de las partes más importantes y, sin embargo, más descuidadas de la vida de un profesional. Si no conoce las reglas básicas de etiqueta al conocer gente nueva y tratar con clientes, lo más probable es que cometa muchos errores que podrían ser desconocidos o aparentemente inocentes para usted, pero que el personal podría interpretar erróneamente como deliberados y ofensivos. persona que te escucha.

Este fue un pequeño paso para hacerte consciente de las reglas simples de etiqueta que se espera que conozcas y que las sigas cuando interactúas con personas.

Esperamos que ahora esté listo para utilizar lo que ha aprendido de esta lectura y que lo vaya a implementar en su vida. ¡Todo lo que necesitas es un poco de confianza en ti mismo y un poco de práctica! ¡La mejor de las suertes!

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