Etiqueta de correo electrónico

El correo electrónico se utiliza ampliamente como una forma de herramienta de comunicación empresarial económica pero muy eficaz. Las impresiones de correos electrónicos rara vez se toman y se utilizan copias electrónicas porque archivar y recuperar correos electrónicos es fácil. La razón de su popularidad es la facilidad de acceso, que pueden utilizar todos los miembros de una organización, desde el director ejecutivo hasta el conserje.

Los correos electrónicos son una forma eficaz de comunicar información de una manera bien presentada, fácil de leer y profesionalmente adecuada. Muchas personas citan la falta de tiempo como una razón para reenviar correos electrónicos de calidad inferior que van desde incompletos hasta incomprensibles.

Mucha gente confunde los correos electrónicos con mensajes de texto, o al menos su enfoque para escribir correos electrónicos así lo sugiere. Analicemos la diferencia entre una conversación de texto y escribir un correo electrónico. En una conversación por mensaje de texto, dos personas pueden intercambiar información, compartir detalles, proporcionar correcciones y pedir aclaraciones en una forma rápida de comunicación de ida y vuelta.

En comparación con esto, los correos electrónicos son leídos por profesionales que, dependiendo de su trabajo, pueden recibir entre 20 y 200 correos electrónicos al día. No quieren entablar una conversación de ida y vuelta, ni tienen tiempo para pedir detalles varias veces. Solo quieren comprender el contenido del correo electrónico, leer las instrucciones, procesar la información, completar la tarea y vaciar la sección "no leídos" de la bandeja de entrada.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

• Planifique su mensaje.
• Utilice la línea de asunto para captar la atención del lector.
• Mantenga su mensaje breve y claro.
• No escriba todo su mensaje en minúsculas.
• Revise su mensaje antes de enviarlo y asuma la responsabilidad.
• Tómate unos minutos para calmarte antes de enviar un correo electrónico mientras estás enojado.
• No escriba su mensaje en mayúsculas. Se considera que las capitales GRITAN.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

• Tienes que discutir información personal, sensible o confidencial.
• Vas a dar malas noticias.
• Su mensaje es complejo y el significado puede perderse en la redacción.
• necesita una respuesta inmediata.

Riesgos legales de los correos electrónicos

Los correos electrónicos son el modo de comunicación preferido en muchos lugares de trabajo, y esto significa que contienen mucha información que podría ser confidencial. Muchas empresas capacitan a las personas ampliamente sobre cómo se supone que deben enmarcar sus correos electrónicos y qué tipo de correos electrónicos, a quién se supone que deben reenviar.

La seguridad y confidencialidad de la información contenida en los correos electrónicos es responsabilidad conjunta tanto del remitente como de los destinatarios. Las empresas tienen pautas estrictas para salvaguardar sus documentos y su contenido. Analicemos algunas de las pautas que se siguen más comúnmente para evitar el uso indebido del correo electrónico.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

• Envía o reenvía correos electrónicos con contenido ofensivo.
• Envías un archivo adjunto que tiene un virus.
• Reenvía el correo electrónico del remitente a otra persona sin permiso.
• Intenta falsificar los correos electrónicos de otros o enviar correos electrónicos desde las cuentas de otros.
• Intenta ocultar su identidad a los destinatarios al enviar correo electrónico.
• Copia un mensaje que pertenece a otra persona sin permiso.

Elementos de un correo electrónico formal

Si bien la mayoría de nosotros enviamos correos electrónicos informales a amigos que pueden contener errores gramaticales, no ocurre lo mismo cuando escribimos a colegas, especialmente cuando queremos causar una buena impresión, ya que esta vez tenemos que ser más cuidadosos y diplomáticos. A continuación, se ofrecen algunos consejos generales sobre el formato correcto de un correo electrónico:

Background- Se debe utilizar el fondo blanco predeterminado para todos los correos electrónicos. Los fondos de colores o los diseños de pergaminos parecen ser poco profesionales y distraen.

Font - Las fuentes preferidas son Times New Roman o Arial, tamaño de fuente-12.

Font Color - La fuente debe ser azul marino o negra únicamente.

Contact Details- La información de contacto oficial como nombre, designación, identificación de correo electrónico, número de contacto, logotipo de la empresa y dirección de correspondencia debe mencionarse en el área de la firma. Es mejor evitar las declaraciones personales.

First Name and Surname- Deben mencionarse en la misma fuente que se usa en el cuerpo del correo electrónico, solo dos tamaños de fuente más grandes. No se recomiendan las fuentes cursivas para el nombre.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

• Designation
• Department
• Nombre y dirección de la empresa
• Punto de referencia y código postal
• Número de contacto
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono de la empresa
• Número de fax de la empresa
• URL de la compañía
• Disclaimer

Ejemplo de correo electrónico