Técnicas de gestión del tiempo

Muchas personas tienen una queja injusta de que no tienen suficiente tiempo para hacer muchas cosas que les encantaría hacer. Ahora, cuando el presidente de un país dice eso, tú estarías de acuerdo y dirías, "ese es un hombre ocupado", pero cuando alguien entre tus amigos dice eso, no significa que tenga muy poco tiempo; es solo que tiene muy pocas habilidades para administrar el tiempo.

Tenemos la tendencia a confundirnos entre trabajo urgente y trabajo importante. Cuando nos enfrentamos a una situación, en la que tienes que elegir entre una tarea, que necesita ser atendida con urgencia, y una tarea que entendemos que es muy importante, normalmente nos coge desprevenido tratando de averiguar cuál es la prioridad aquí.

Las tareas urgentes como tomar impresiones o reenviar correos electrónicos pueden llamar su atención y desviar la atención de cosas importantes. De manera similar, decir que está ocupado con una reunión importante cuando su jefe está esperando en la línea para tener una conversación con usted tampoco es una prioridad agradable.

Aprender a compartimentar estos dos tipos diferentes de trabajo en nuestra rutina diaria, para que nuestras tareas urgentes no se superpongan con las importantes y viceversa, es el núcleo de los conceptos de gestión del tiempo.

Matriz de gestión del tiempo

Eisenhower ha definido claramente la diferencia entre una tarea urgente y una tarea importante. Esta definición es ahora, considerada, la piedra angular de una clasificación importante en trabajos relacionados con el tiempo.

Según él, las tareas urgentes son aquellas que ponen las cosas en movimiento y ponen a una persona en acción, ya sea mental o física, de inmediato. Esto incluye llamadas urgentes, correos electrónicos, reuniones, amontonamientos, subirse a un tren, responder a mensajes abusivos, etc.

Por otro lado, las tareas importantes son aquellas que revelan su valor a largo plazo. Son cosas que requieren tiempo para entregarse y necesitan un pensamiento maduro, relajado y completo. La razón por la que la entrega lleva tiempo es que involucra muchos parámetros que exigen el mismo tiempo y pensamiento. El énfasis aquí está en la calidad del resultado de la acción.

En comparación con esto, una acción urgente requiere algunas acciones muy específicas y limitadas, ya que la atención se centra menos en la calidad y más en completarla en un plazo limitado.

Hay situaciones en las que un trabajo importante también podría ser un trabajo urgente, sin embargo, en un entorno de trabajo ideal, esta es una situación poco común.

Teniendo esto en cuenta, las tareas se pueden organizar en un cuadrante llamado “Cuadrante urgente vs. importante”. Según esto, las tareas se pueden dividir en cuatro tipos:

  • Quadrant-1 = Tarea urgente e importante

  • Quadrant-2 = Tarea urgente y no importante

  • Quadrant-3 = Tarea no urgente e importante

  • Quadrant-4 = Tarea no urgente ni importante

Quadrant-1- define tareas que no solo son muy críticas, sino que también deben realizarse en un período. Manejar una situación de crisis, la gestión de desastres, el cumplimiento de los plazos del proyecto son tareas que hacen hincapié en la producción de alta calidad en un marco de tiempo ajustado.

Quadrant-2- define aquellas tareas que pueden ser necesarias en poco tiempo pero que pueden no ser importantes. Tareas como tomar el primer autobús un viernes por la noche, responder a un mensaje de texto tan pronto como recibimos uno, hacer una llamada telefónica a colegas, reenviar correos electrónicos son urgentes, pero el resultado no tiene por qué ser de alta calidad.

Quadrant-3- define tareas que pueden no ser urgentes pero son muy importantes. Ejemplos como la construcción de relaciones, la planificación estratégica toman mucho tiempo para implementarse, pero son muy importantes.

Quadrant-4- define aquellas tareas que no son ni urgentes ni importantes. Estos incluyen tareas como charlar con amigos, chismear sobre material irrelevante. Son la verdadera pérdida de tiempo. Muchas veces, cuando decimos que no tenemos tiempo para hacer cosas que están clasificadas en los Cuadrantes 1, 2, 3 solo porque están ocupados en las tareas del cuadrante 4.