Programación y ejecución de una reunión
Las reuniones son una característica estándar en la vida de los vendedores. Las empresas orientadas a las ventas tienen reuniones frecuentes al día; Algunas empresas incluso permiten que los jefes de equipo convoquen reuniones cada dos horas para seguir motivando a sus compañeros de equipo.
La habilidad más importante que se necesita para programar y llevar a cabo una reunión es que el gerente debe estar actualizado e informado. Debería tener la capacidad de adelantarse a algunas situaciones y estar preparado con las soluciones para ellas.
Algunos otros pasos clave que se deben seguir para una reunión eficaz son:
Make your objectives clear - antes de convocar una reunión, asegúrese de darse cuenta de cuál es el propósito de la reunión y cuál es el resultado que espera de ella.
Mention the list of invited members- de antemano, para que los miembros del equipo sepan qué puntos podrían plantearse y puedan prepararse en consecuencia. Esto también les permite saber si van a compartir algunos datos con las otras personas en la reunión.
Create a proper schedule of meeting- para todos, para que todos puedan hacer una asistencia confirmada. Mantenga la reunión según lo programado e intente finalizarla dentro del tiempo asignado. Asegúrese de que todos tengan el mismo tiempo para expresar sus puntos, puntos de vista, opiniones, comentarios, etc.
Decision should not be lop-sided- y la decisión final debe tomarse siempre de acuerdo con todos los miembros. Mantenga una conversación adecuada con los demás para obtener el resultado deseado.
Creating a schedule of timing- ayuda a asignar tiempo a las personas para presentar sus puntos, y también para generar ideas después de la propuesta. Es importante comenzar y concluir las reuniones a tiempo, pero es aún más crucial escuchar todas las voces.
Restrict usage of phones and communicative devices- tanto como sea posible en la sala de reuniones. Solicite a los compañeros de equipo que no lleven sus teléfonos a las reuniones y, si lo hacen, manténgalos en modo silencioso.
Los gerentes de ventas también siguen una práctica común de distribuir una hoja común en la sala de reuniones, para que todos sepan qué puntos se discutirán en la reunión. Estas hojas o agendas se elaboran mucho antes de que se convoque la reunión. Ayuda a mantener la discusión enfocada en diferentes puntos.