Consejos para los recién llegados
Los candidatos que estén interesados en tener una carrera como Asistente Ejecutivo sin conocimientos o experiencia previa en el trabajo administrativo de oficina, deben darse cuenta del hecho de que inicialmente el proceso será mucho más difícil para ellos. Es posible que al principio tengan que optar por algunos trabajos no tradicionales, principalmente porque sus hojas de vida pueden no reflejar los antecedentes necesarios. Esto a menudo lleva a que se pasen por alto los currículums; a veces, incluso rechazado.
Aquellos que quieran convertirse en Asistente Ejecutivo deben probar rutas alternativas de trabajo en red, como amigos y familiares, para construir un currículum con una experiencia laboral considerable. El currículum debe reflejar cuáles son tus habilidades reales, en lugar de solo lo que el trabajo quiere que seas. Intente asignar cada una de las nueve competencias necesarias a un trabajo específico que haya mencionado en su currículum.
Prepárese extensamente. En caso de que reciba la llamada, debe tener todos los detalles necesarios en mente durante la entrevista. Sea claro en sus intenciones y enfoque y no trate de mezclarse y convertirse en un tipo. Mantente fiel a lo que eres y preséntate como un todo orgánico, que es mucho más que la suma de partes explicadas en tu propio currículum.
Comprensión de las responsabilidades
Para comprender qué hace que el puesto de un asistente ejecutivo eficaz sea tan distinto y especial, primero debemos comprender el hecho de que el título del trabajo de "asistente ejecutivo" conlleva sus propios desafíos en forma de escenarios únicos y desafiantes que ocurren con frecuencia.
Reconocer todos los desafíos y escenarios únicos ayudará a los candidatos a comprender mejor las demandas del trabajo y su responsabilidad. Dicho esto, el trabajo no solo presenta desafíos. Tiene su parte de beneficios únicos y raros que no vienen con otros perfiles laborales; al menos no tan temprano en esta carrera.
En la línea de fuego directa
El trabajo del asistente ejecutivo es comunicarse constantemente y directamente con el jefe, incluso si otros empleados rara vez interactúan con sus jefes. Esto proporciona un requisito diferente del trabajo, ya que siempre están en la línea de fuego de sus jefes.
Si los asistentes ejecutivos se deleitan con el éxito de sus jefes, también estarán lidiando con la frustración de sus jefes. Los jefes esperan que sus asistentes dediquen tanto esfuerzo y tiempo como ellos, lo que deja poco tiempo para la vida fuera del trabajo.
Niveles de autoridad confusos
Incluso si un asistente ejecutivo actúa en nombre del gerente, las personas a menudo olvidan que son solo el mensajero, no el que toma las decisiones. Esto hace que los asistentes se sientan tentados a realizar cambios directamente o realizar aportaciones bajo su propia autoridad, incluso sin preguntar a la dirección.
A veces, comienzan a responder preguntas que idealmente deberían estar dirigidas al jefe. El Asistente Ejecutivo puede compartir sus aportes y sugerencias con el jefe. Sin embargo, debe tener en cuenta el hecho de que la responsabilidad siempre se detiene en el jefe.
La expectativa de saberlo todo
Los propios asistentes ejecutivos admiten que una vez que han trabajado con un jefe durante mucho tiempo, se conectan tanto que pueden adelantarse a las necesidades del jefe. Esto puede ser posible en lo que respecta al estilo de vida y los hábitos. Sin embargo, los jefes a menudo confunden a sus asistentes con una persona que "lo sabe todo".
Esperan que su asistente pueda leer su mente, lo que lo hace complaciente y menos comunicativo. Él / ella debe comprender que incluso los asistentes más experimentados necesitan comunicación hablada en ocasiones para resolver ciertas decisiones.
Distancia de los compañeros de trabajo
Los asistentes a menudo se consideran parte del equipo del gerente, incluso si no siempre es necesariamente el caso. Por lo tanto, la percepción general es que están al tanto de información privilegiada. Esto hace que los compañeros de trabajo sean cautelosos en sus interacciones con los asistentes, ya que sienten que cada palabra suya podría ser informada al jefe.
Los asistentes también deben saber que todo lo que digan se considerará como palabras del jefe. Por lo tanto, deben evitar participar en chismes o en la difusión de rumores, ya que todo lo que digan será malinterpretado como "primicia".
El papel de un intermediario
El papel más difícil que desempeña un asistente ejecutivo es el de intermediario. Este es un trabajo que les ocupa la mayor parte de su tiempo. Son como porteros, que dan permiso selectivo a las personas para que conozcan a su jefe y evitan que el resto de los forasteros se inmiscuyan en el espacio personal de su jefe y pierdan su valioso tiempo.
Esto puede hacer que ganen los elogios de su jefe, pero se vuelven malvados a los ojos de los que no conocen al jefe. Los asistentes a menudo se convierten en reemplazos del jefe en muchos casos, ya sea tomando notas o haciendo sus preguntas en las reuniones.