Competencias fundamentales
Lo más importante de ser un asistente ejecutivo es un fuerte compromiso con el trabajo. En otras palabras, debe haber un fuerte deseo de tener éxito. Como candidato, la persona debe estar dispuesta a mejorar constantemente su desempeño y agregar nuevas habilidades.
Las demandas del puesto siempre cambian con el advenimiento de nuevas tecnologías y prácticas comerciales, por lo que los asistentes ejecutivos deben ser adaptive, flexible and inquisitive. Gran parte del apoyo que brinda un asistente ejecutivo es casi invisible ya que trabaja sin supervisión, por lo que no hay informes de desempeño que deba presentar un asistente.
El único criterio de su desempeño es la forma en que facilitan la vida a sus jefes; algunas de sus responsabilidades principales se detallan a continuación:
Mantenerlos informados sobre todos los detalles
Asegurando su presencia en todos los eventos importantes
Anticipando sus necesidades
Priorizar su trabajo y otros compromisos
Gestionar el flujo de trabajo diario.
Además de las responsabilidades mencionadas anteriormente, en total, hay nueve competencias básicas en las que todo asistente ejecutivo debe ser bueno, que se enumeran a continuación:
Habilidades adaptativas
Es flexible a los cambios y se ajusta en consecuencia.
Tiene una actitud positiva hacia el trabajo, independientemente de la naturaleza del trabajo.
Puede gestionar y priorizar muchas prioridades en conflicto de manera compuesta
Habilidades organizativas
Sabe cómo aprovechar mejor el tiempo.
Sabe distribuir el tiempo según las tareas a realizar.
Sabe cómo utilizar el espacio de la oficina y organizar el papeleo.
Habilidades de gestión de tareas
Anticiparse a las necesidades y abordarlas.
Asegurar la finalización de proyectos cruciales dentro del marco de tiempo.
Equilibra muchas prioridades y diseña un flujo de trabajo adecuado.
Ser capaz de prever problemas y tomar acciones preventivas.
Habilidades de comunicación
Escucha y trabaja activamente para mejorar esas habilidades.
Escribe oraciones completas en un lenguaje profesional sin errores.
Habla con confianza y envía mensajes claros que se entienden fácilmente.
Sabe emplear habilidades orales y escritas para transmitir un mensaje positivo.
Habilidades de servicio al cliente
Responde a las consultas de manera oportuna y profesional.
Conoce las últimas novedades sobre el negocio del cliente.
Interactúa de forma formal y profesional con clientes y compañeros.
Habilidades de conceptos comerciales
Conoce los principios empresariales fundamentales.
Conoce el comportamiento organizacional y lo demuestra.
Comprende la industria en general y las operaciones comerciales.
Habilidades del jugador de equipo
Le gusta ser considerado un miembro competente del equipo.
Da importancia a los objetivos del grupo y participa en consecuencia.
Está dispuesto a ser un apoyo de respaldo para otros que trabajan con el gerente.
Habilidades informáticas / técnicas
Demuestra competencia en el uso del equipo de oficina estándar.
Demuestra competencia en el uso de computadoras, periféricos y accesorios.
Demuestra competencia avanzada al adaptarse rápidamente a la nueva tecnología.
Habilidades de juicio
Demuestra habilidad para tomar decisiones sólidas y juicio justo.
Remite los problemas a la autoridad correspondiente cuando sea necesario.
Funciona eficazmente independientemente de la supervisión o dirección constante.
Estas nueve competencias básicas no son fáciles de cultivar en cuestión de días, por lo que a estas alturas está claro que la lista de cosas que debería hacer un asistente ejecutivo es exhaustiva. El papel de un asistente ejecutivo nunca es fácil; a veces no hay un momento de descanso. En estos casos, es imperativo que la persona mantenga una actitud positiva y un enfoque inquebrantable en el trabajo. Este trabajo es mucho más grande que la suma de sus partes.