Coaching de asistente ejecutivo - Guía rápida
A decir verdad, el trabajo de un asistente ejecutivo no viene con el dinero y el glamour habituales, lo cual es un gran incentivo para aquellos que quieren hacer una carrera codeándose con los ricos y las personas exitosas. Sin embargo, así es exactamente como este tipo de perfil de trabajo le aparece a un extraño.
El trabajo de un asistente ejecutivo es mucho más: se trata de brindar un valioso apoyo a una persona y su organización, lo que hace que el trabajo de un asistente ejecutivo sea único. Para que cualquier individuo tenga éxito en esta carrera, se necesita una práctica a largo plazo de las habilidades únicas asociadas con este perfil. Este trabajo no siempre es fácil y divertido como podría parecer, sin embargo, la experiencia puede ser gratificante.
Se espera que los asistentes ejecutivos se coordinen con varios miembros del personal y supervisen todas las funciones administrativas cruciales como parte de su apoyo diario a su jefe. Su trabajo es asegurar que su gerente haga un uso óptimo de su tiempo, mientras que el trabajo y las responsabilidades se llevan a cabo de manera eficiente.
Estos asistentes ejecutivos ayudan a generar valor para la empresa apoyando a sus gerentes y facilitando su trabajo. Actúan como organizadores de sus jefes. Recuerdan citas, coordinan con equipos y sincronizan eventos, para que las tareas se manejen de forma sistemática.
El trabajo de un asistente ejecutivo conlleva muchos desafíos y muchas oportunidades profesionales. Es un trabajo saludable, en el sentido de que no hay que “escoger y elegir”. Lo bueno viene con lo malo en este trabajo, y aunque algunos lo encontrarán fascinante y desafiante, otros pueden malinterpretarlo como un trabajo aburrido y tedioso.
Hay numerosos casos de asistentes ejecutivos que aman tanto su trabajo que quieren seguir siendo asistentes ejecutivos hasta el día de su jubilación. Ven el trabajo de un asistente ejecutivo como una recompensa que sienten que se han ganado por ser excelentes en sus habilidades de gestión de personas.
Dependiendo de la forma en que aborde el trabajo, ayudado en gran medida por su experiencia previa en el trabajo administrativo, encontrará muchos aspectos positivos en este trabajo que pueden hacer que la carrera de alguien crezca más rápido que cualquier otra plataforma posible. Este es el único trabajo que te da la oportunidad de trabajar con los dueños del negocio, lo cual no está mal para alguien que quiere tener un alto crecimiento en su carrera, ¿verdad?
Lo más importante de ser un asistente ejecutivo es un fuerte compromiso con el trabajo. En otras palabras, debe haber un fuerte deseo de tener éxito. Como candidato, la persona debe estar dispuesta a mejorar constantemente su desempeño y agregar nuevas habilidades.
Las demandas del puesto siempre cambian con el advenimiento de nuevas tecnologías y prácticas comerciales, por lo que los asistentes ejecutivos deben ser adaptive, flexible and inquisitive. Gran parte del apoyo que brinda un asistente ejecutivo es casi invisible ya que trabaja sin supervisión, por lo que no hay informes de desempeño que deba presentar un asistente.
El único criterio de su desempeño es la forma en que facilitan la vida a sus jefes; algunas de sus responsabilidades principales se detallan a continuación:
Mantenerlos informados sobre todos los detalles
Asegurando su presencia en todos los eventos importantes
Anticipando sus necesidades
Priorizar su trabajo y otros compromisos
Gestionar el flujo de trabajo diario.
Además de las responsabilidades mencionadas anteriormente, en total, hay nueve competencias básicas en las que todo asistente ejecutivo debe ser bueno, que se enumeran a continuación:
Habilidades adaptativas
Es flexible a los cambios y se ajusta en consecuencia.
Tiene una actitud positiva hacia el trabajo, independientemente de la naturaleza del trabajo.
Puede gestionar y priorizar muchas prioridades en conflicto de manera compuesta
Habilidades organizativas
Sabe cómo aprovechar mejor el tiempo.
Sabe distribuir el tiempo según las tareas a realizar.
Sabe cómo utilizar el espacio de la oficina y organizar el papeleo.
Habilidades de gestión de tareas
Anticiparse a las necesidades y abordarlas.
Asegurar la finalización de proyectos cruciales dentro del marco de tiempo.
Equilibra muchas prioridades y diseña un flujo de trabajo adecuado.
Ser capaz de prever problemas y tomar acciones preventivas.
Habilidades de comunicación
Escucha y trabaja activamente para mejorar esas habilidades.
Escribe oraciones completas en un lenguaje profesional sin errores.
Habla con confianza y envía mensajes claros que se entienden fácilmente.
Sabe emplear habilidades orales y escritas para transmitir un mensaje positivo.
Habilidades de servicio al cliente
Responde a las consultas de manera oportuna y profesional.
Conoce las últimas novedades sobre el negocio del cliente.
Interactúa de forma formal y profesional con clientes y compañeros.
Habilidades de conceptos comerciales
Conoce los principios empresariales fundamentales.
Conoce el comportamiento organizacional y lo demuestra.
Comprende la industria en general y las operaciones comerciales.
Habilidades del jugador de equipo
Le gusta ser considerado un miembro competente del equipo.
Da importancia a los objetivos del grupo y participa en consecuencia.
Está dispuesto a ser un apoyo de respaldo para otros que trabajan con el gerente.
Habilidades informáticas / técnicas
Demuestra competencia en el uso del equipo de oficina estándar.
Demuestra competencia en el uso de computadoras, periféricos y accesorios.
Demuestra competencia avanzada al adaptarse rápidamente a la nueva tecnología.
Habilidades de juicio
Demuestra habilidad para tomar decisiones sólidas y juicio justo.
Remite los problemas a la autoridad correspondiente cuando sea necesario.
Funciona eficazmente independientemente de la supervisión o dirección constante.
Estas nueve competencias básicas no son fáciles de cultivar en cuestión de días, por lo que a estas alturas está claro que la lista de cosas que debería hacer un asistente ejecutivo es exhaustiva. El papel de un asistente ejecutivo nunca es fácil; a veces no hay un momento de descanso. En estos casos, es imperativo que la persona mantenga una actitud positiva y un enfoque inquebrantable en el trabajo. Este trabajo es mucho más grande que la suma de sus partes.
Hay tres tipos de asistentes ejecutivos; sin embargo, las diferencias entre estos tres tipos no dependen de las responsabilidades laborales, sino de las aspiraciones profesionales de los propios asistentes. A medida que su carrera crece y cambia, se encuentran cambiando entre estas tres clasificaciones.
El lector puede tomarse un tiempo aquí y tratar de adivinar a qué categoría pertenece. Él es libre de hacer una suposición salvaje solo por la forma en que interpretan los nombres dados a las siguientes tres categorías:
- Climbers
- Lifers
- Partners
Escaladores
Los escaladores son asistentes ejecutivos que piensan en el trabajo como su "trampolín" hacia un mayor éxito en el mundo empresarial. Usan su posición para aumentar la creación de redes y ascender en la escala corporativa, de modo que puedan avanzar en sus carreras de esa manera.
Este pensamiento es un método probado y comprobado de aprender del trabajo mientras se gana con él. Los asistentes conocen las complejidades del trabajo, se hacen un nombre e interactúan con los principales líderes de la empresa y la industria. También tienen una oportunidad única en la vida de presentar sus ideas a las personas que pueden marcar la diferencia.
Estilo
Los escaladores están muy motivados por su carrera, por lo que son personas naturalmente entusiastas. Les gusta que se escuchen sus ideas, por lo que son oradores afirmativos. Tratan el trabajo como una plataforma para consolidar su imagen, construir una reputación y hacerse notar. No son muy leales ni a su trabajo ni a sus empleadores.
Los escaladores tienen más enfoque y dedicación hacia sus propias carreras, por lo que prestan más atención a sus propios objetivos. No consideran que el trabajo de asistente ejecutivo sea a largo plazo y lo consideran una escalera hacia el crecimiento profesional.
Motivación
Como están motivados por los objetivos profesionales futuros, pueden ir más allá del llamado del deber para mejorar sus posibilidades de crecimiento profesional. Los escaladores deben enviar un mensaje claro a su jefe sobre sus ambiciones, para que él / ella pueda brindarles oportunidades o, al menos, comprender cuándo cambian de trabajo.
Sin embargo, el hecho es que a algunos gerentes no les apetece la idea de contratar a un asistente, capacitarlo, prepararlo, brindarle detalles de la red comercial y profesional, solo para perderlo en otro puesto, incluso dentro de la misma empresa. Por lo tanto, siempre es importante mantener las expectativas claras y transparentes.
Lifers
Algunos asistentes ejecutivos aman tanto su trabajo que quieren seguir siendo asistentes ejecutivos hasta el día de su jubilación. No les preocupa pasar a una carrera diferente. Ven el trabajo de un asistente ejecutivo como una recompensa que sienten que se han ganado por ser excelentes en sus habilidades de gestión de personas.
Los vitalicios no quieren cambiar su carrera o empresa. La razón detrás de esto podría no ser explícitamente solo la lealtad hacia sus clientes y su empresa; es posible que hayan perdido el apetito por una carrera diferente al ver que él está contento con su puesto.
Estilo
Los profesionales ven su puesto desde el punto de vista de una elección de carrera a largo plazo, ya que les gusta su trabajo lo suficiente como para mantenerlo para el futuro, por lo que siempre esperan tener un buen desempeño. Sin embargo, como buscan una curva profesional gradual en lugar de un crecimiento profesional pronunciado, están menos motivados para superar las expectativas.
A los amantes de la vida les gustan los entornos predecibles y evitan sorpresas. No son particularmente leales a sus gerentes, sino a sus propios trabajos. Si el gerente con el que han estado trabajando durante años renuncia, pueden seguir trabajando con el reemplazo.
Motivación
Las personas de por vida están motivadas por la estabilidad que viene con sus trabajos. No están interesados en ascender en la escala corporativa, ya que les gusta el espacio en el que se encuentra su vida ahora y les encantaría persistir en él hasta el final de sus carreras. Les gusta la coherencia porque están acostumbrados a una carga de trabajo sistemática que viene con cierto grado de certeza.
Por lo general, evitan asumir nuevas responsabilidades de repente, sin embargo, eso no significa que no estén dispuestos a asumir nuevas responsabilidades. Si las nuevas responsabilidades surgen como un resultado natural pero gradual de las tareas que están realizando, las asumirán.
Socios
Los asistentes ejecutivos que se consideran socios de sus gerentes o jefes tienen un enfoque mental positivo hacia su trabajo y terminan estando en la mejor posición para crecer y progresar en sus habilidades y carrera. Para ellos, el trabajo es como la colaboración, donde se encargan de la coordinación y el ejecutivo al que reportan se encarga del proceso.
Este tipo de asistentes ejecutivos pueden trabajar de manera eficiente en el entorno de trabajo adecuado, es decir, un lugar de trabajo donde hay respeto mutuo y reconocimiento por el trabajo en equipo y los esfuerzos que realizan los asistentes. Estos asistentes ven el éxito de su gerente como el resultado de un esfuerzo colaborativo.
Estilo
Los socios tienen un estilo fluido de comunicación con el ejecutivo al que asisten. Atraviesan la jerarquía y, a menudo, intercambian ideas y ofrecen opiniones. Los socios aprecian cuando se les da un campo de juego nivelado y realmente funcionan en su mejor momento cuando el gerente los trata como a sus iguales, en lugar de a un subordinado.
Cuando trabajan juntos, el ejecutivo y el asistente ofrecen mucho mutuo y persiguen objetivos como equipo. Esto los hace muy leales entre sí y, a menudo, estos asistentes acompañan a sus gerentes, o el gerente les pide que se muden con ellos cuando cambian de empresa.
Motivación
Los socios se sienten animados y motivados por el hecho de que están haciendo una contribución importante al trabajo que se está realizando. Se sienten conectados con los objetivos de la empresa y sienten una responsabilidad personal en su función. Quieren hacer contribuciones importantes proporcionando un apoyo excepcional.
También están motivados por la fuerte relación entre ellos y el gerente. El hecho de que su jefe aprecie sus esfuerzos y su contribución al trabajo que se realiza correctamente los inspira a hacerlo mejor. Dichos asistentes tienen salarios altos, ya que funcionan no solo como subordinados, sino también como el segundo cerebro del jefe.
Antes de pasar al siguiente capítulo, tómese un tiempo para considerar qué tipo de asistente ejecutivo es y cuál le gustaría ser. Aquí no hay aciertos ni errores. Cualquier tipo de asistente es bueno. Sin embargo, el tipo debe coincidir con su temperamento, actitud hacia el trabajo y el tipo de objetivos de vida que tiene.
La mayoría de los asistentes ejecutivos comienzan su carrera como asistente administrativo, desde donde son promovidos a designaciones más altas dentro de la empresa. Sin embargo, no significa que un asistente ejecutivo deba tener algunas habilidades especiales.
De hecho, muchos empleados con las habilidades adecuadas se convierten en Asistente Ejecutivo, ya que la experiencia puede resultar útil para muchos puestos en la empresa.
Trabajar como asistente administrativo no es solo una de las formas más enriquecedoras de adquirir experiencia empresarial, sino también una de las más efectivas. Como asistente administrativo, puede obtener un conocimiento valioso sobre cómo funcionan los negocios y qué redes se pueden utilizar para promover su carrera.
Como asistente ejecutivo administrativo, usted:
Construya una reputación de trabajador, aprendizaje rápido y un intérprete dedicado.
Conozca los procedimientos estándar de oficina y las operaciones comerciales.
Conocer a las personas importantes en los diferentes departamentos de la empresa.
Adquirir una conciencia y una idea generales del entorno empresarial.
Familiarizarse con el flujo de trabajo diario.
Empiece a comprender los ciclos a largo plazo del negocio.
Competencias básicas de un asistente ejecutivo
Al revisar la lista de nueve competencias básicas que se supone que debe tener un asistente ejecutivo, se puede observar que estas habilidades no están asociadas con un trabajo específico, sino con casi todos los trabajos relacionados con la gestión, especialmente aquellos que tratan con el público, como ventas o Servicio al Cliente. Las 9 competencias básicas son las siguientes:
- Adaptability
- Organization
- Habilidades de comunicación
- Anticipación proactiva de las necesidades
- Judgment
- Jugador de equipo
- Servicio al cliente
- Habilidades informáticas / técnicas
- Conceptos de negocio
Esa es la razón por la que no es fácil obtener el puesto de asistente ejecutivo sin experiencia previa en trabajo administrativo. Para presentar todos sus mejores talentos, puede concentrarse en cómo su experiencia es una indicación de su clara capacidad para cumplir con los requisitos del trabajo.
Para comprender mejor este concepto, estaremos discussing two resumes -
Uno cuya experiencia laboral ha ido en constante progresión con niveles crecientes de responsabilidad con respecto a la experiencia y
El otro de un individuo que comenzó a trabajar en un campo completamente diferente, pero cambió y adoptó un sólido camino de crecimiento profesional.
Esta lista de trabajos no administrativos que se mencionan a continuación también se considera una buena experiencia para convertirse en asistente ejecutivo:
- Servidores en Restaurantes
- Asociados de ventas
- Receptionists
- Salón / spa, Asociados de fitness
- Teachers
- Representantes de Servicio al Cliente
- Auxiliares médicos
En el próximo capítulo, consideraremos ejemplos de currículums para un asistente ejecutivo.
Los candidatos que estén interesados en tener una carrera como Asistente Ejecutivo sin conocimientos o experiencia previa en el trabajo administrativo de oficina, deben darse cuenta del hecho de que inicialmente el proceso será mucho más difícil para ellos. Es posible que al principio tengan que optar por algunos trabajos no tradicionales, principalmente porque sus hojas de vida pueden no reflejar los antecedentes necesarios. Esto a menudo lleva a que se pasen por alto los currículums; a veces, incluso rechazado.
Aquellos que quieran convertirse en Asistente Ejecutivo deben probar rutas alternativas de trabajo en red, como amigos y familiares, para construir un currículum con una experiencia laboral considerable. El currículum debe reflejar cuáles son tus habilidades reales, en lugar de solo lo que el trabajo quiere que seas. Intente asignar cada una de las nueve competencias necesarias a un trabajo específico que haya mencionado en su currículum.
Prepárese extensamente. En caso de que reciba la llamada, debe tener todos los detalles necesarios en mente durante la entrevista. Sea claro en sus intenciones y enfoque y no trate de mezclarse y convertirse en un tipo. Mantente fiel a lo que eres y preséntate como un todo orgánico, que es mucho más que la suma de partes explicadas en tu propio currículum.
Comprensión de las responsabilidades
Para comprender qué hace que el puesto de un asistente ejecutivo eficaz sea tan distinto y especial, primero debemos comprender el hecho de que el título del trabajo de "asistente ejecutivo" conlleva sus propios desafíos en forma de escenarios únicos y desafiantes que ocurren con frecuencia.
Reconocer todos los desafíos y escenarios únicos ayudará a los candidatos a comprender mejor las demandas del trabajo y su responsabilidad. Dicho esto, el trabajo no solo presenta desafíos. Tiene su parte de beneficios únicos y raros que no vienen con otros perfiles laborales; al menos no tan temprano en esta carrera.
En la línea de fuego directa
El trabajo del asistente ejecutivo es comunicarse constantemente y directamente con el jefe, incluso si otros empleados rara vez interactúan con sus jefes. Esto proporciona un requisito diferente del trabajo, ya que siempre están en la línea de fuego de sus jefes.
Si los asistentes ejecutivos se deleitan con el éxito de sus jefes, también estarán lidiando con la frustración de sus jefes. Los jefes esperan que sus asistentes dediquen tanto esfuerzo y tiempo como ellos, lo que deja poco tiempo para la vida fuera del trabajo.
Niveles de autoridad confusos
Incluso si un asistente ejecutivo actúa en nombre del gerente, las personas a menudo olvidan que son solo el mensajero, no el que toma las decisiones. Esto hace que los asistentes se sientan tentados a realizar cambios directamente o realizar aportaciones bajo su propia autoridad, incluso sin preguntar a la dirección.
A veces, comienzan a responder preguntas que idealmente deberían estar dirigidas al jefe. El Asistente Ejecutivo puede compartir sus aportes y sugerencias con el jefe. Sin embargo, debe tener en cuenta el hecho de que la responsabilidad siempre se detiene en el jefe.
La expectativa de saberlo todo
Los propios asistentes ejecutivos admiten que una vez que han trabajado con un jefe durante mucho tiempo, se conectan tanto que pueden adelantarse a las necesidades del jefe. Esto puede ser posible en lo que respecta al estilo de vida y los hábitos. Sin embargo, los jefes a menudo confunden a sus asistentes con una persona que "lo sabe todo".
Esperan que su asistente pueda leer su mente, lo que lo hace complaciente y menos comunicativo. Él / ella debe comprender que incluso los asistentes más experimentados necesitan comunicación hablada en ocasiones para resolver ciertas decisiones.
Distancia de los compañeros de trabajo
Los asistentes a menudo se consideran parte del equipo del gerente, incluso si no siempre es necesariamente el caso. Por lo tanto, la percepción general es que están al tanto de información privilegiada. Esto hace que los compañeros de trabajo sean cautelosos en sus interacciones con los asistentes, ya que sienten que cada palabra suya podría ser informada al jefe.
Los asistentes también deben saber que todo lo que digan se considerará como palabras del jefe. Por lo tanto, deben evitar participar en chismes o en la difusión de rumores, ya que todo lo que digan será malinterpretado como "primicia".
El papel de un intermediario
El papel más difícil que desempeña un asistente ejecutivo es el de intermediario. Este es un trabajo que les ocupa la mayor parte de su tiempo. Son como porteros, que dan permiso selectivo a las personas para que conozcan a su jefe y evitan que el resto de los forasteros se inmiscuyan en el espacio personal de su jefe y pierdan su valioso tiempo.
Esto puede hacer que ganen los elogios de su jefe, pero se vuelven malvados a los ojos de los que no conocen al jefe. Los asistentes a menudo se convierten en reemplazos del jefe en muchos casos, ya sea tomando notas o haciendo sus preguntas en las reuniones.
Además de los desafíos que conlleva el trabajo de un asistente ejecutivo, también hay muchas ventajas y oportunidades profesionales únicas que son raras de encontrar en otras carteras de trabajo.
Interacción uno a uno con el jefe
Si bien estar constantemente en comunicación con el jefe tiene su parte de desafíos, es tanto una bendición como una maldición. Sin embargo, este nivel de discusión directa y transparente brinda la oportunidad de saber exactamente qué problemas están en la mente de los jefes, de modo que el asistente ejecutivo pueda brindar un apoyo y una asistencia sólidos y duraderos.
Junto con eso, el asistente tiene la oportunidad de oro de estudiar cómo una persona exitosa piensa, se comunica e influye en las decisiones. Muy pocas posiciones permiten la oportunidad de tener una interacción directa y frecuente con la fuente de inspiración.
Oportunidad de realizar varias tareas a diario
Los asistentes están acostumbrados a realizar una gran variedad de tareas que van desde tareas diarias hasta tareas únicas como asistir a reuniones con clientes y planificar eventos.
Si al asistente le gusta hacer estas tareas únicas, encontrará más de ellas. Sin embargo, si el asistente se aburre, necesita comunicarle a su jefe que quiere hacer otra cosa. A menudo, los jefes cumplen y proporcionan nuevas tareas.
Creando una reputación en la organización
Trabajar directamente con el jefe de la organización presenta la oportunidad de conocer y conocer a los jefes de muchos departamentos, lo que a su vez ayuda a construir una buena presencia y reputación.
Los asistentes ejecutivos saben que cada persona con la que interactúan podría ser su empleador en el futuro. Por lo tanto, hacen todo lo posible por ser lo más cordiales y profesionales posible, de modo que puedan forjar una relación sólida y duradera con las personas con las que interactúan y trabajan con regularidad.
Cuando un trabajo exige tanta discreción como lo exige el trabajo de Asistente Ejecutivo, existe la posibilidad de que la gente comience a hacer conjeturas sobre la naturaleza real del trabajo. Mucha gente podría pensar que los asistentes están sobrevalorados, mientras que otros piensan que son ellos quienes dirigen el programa de proxy.
Es cierto que hay muchas responsabilidades no oficiales que vienen con el trabajo, por lo que los Asistentes Ejecutivos entienden que pueden tener que vivir con algunos mitos en torno a su trabajo.
Algunos de los mitos más destacados se mencionan a continuación.
Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary
Reality- Si bien las tareas más importantes de un asistente ejecutivo son de naturaleza secretaria, sus responsabilidades laborales a menudo les otorgan autoridad adicional para intervenir como un alter ego en nombre de sus jefes en reuniones y presentaciones. Se les considera una extensión natural de sus jefes.
Muchos ejecutivos dependen completamente de sus asistentes para realizar un seguimiento de su progreso, trabajo y tareas. También confían en sus asistentes para obtener nuevas ideas, perspectivas y otros pensamientos. En estos casos, los asistentes también pueden influir en la toma de decisiones. Por lo tanto, juegan un papel integral en el éxito del ejecutivo y de la organización de la que forman parte.
Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused
Reality- La relación que comparte un Asistente Ejecutivo con su jefe es complicada y única. Los niveles de dependencia que un jefe desarrolla de su asistente podrían convertir la relación de un trato de “supervisor-subordinado” en una asociación genuina.
Por lo general, la relación entre un asistente y un ejecutivo implica compartir detalles importantes que son de naturaleza confidencial. Por tanto, implica un alto nivel de confianza. El asistente participa explícitamente en la planificación y debe ser una persona de gran integridad. Debido a esta lealtad que comparten estos dos, sus objetivos a menudo se definen por el éxito del otro.
El asistente se enfrenta a algunos de los mayores desafíos simplemente porque dirige al ejecutivo más poderoso de todo el departamento, posiblemente la organización. Habrá muchos procesos que se ejecutarán en paralelo y se espera que el asistente realice un seguimiento de todos estos y proporcione una conclusión oportuna para todos ellos.
La mayoría de los líderes están intensamente motivados por sus objetivos y visión, lo que los hace muy expresivos con sus opiniones. Esto a menudo conduce a estrés y mal genio. Los asistentes se ven sometidos a veces a tales arrebatos emocionales. Sin embargo, los asistentes ejecutivos experimentados saben que lidiar con los conflictos es una parte estándar de cualquier trabajo y saben cómo comunicarse de manera efectiva incluso en condiciones estresantes.
Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity
Reality- Un asistente ejecutivo tiene al mundo entero como su ostra para hablar. Tiene el privilegio de conseguir una apertura en todos los departamentos importantes de la organización. Ya que es muy probable que obtenga oportunidades profesionales con las que pocos pueden soñar. Es posible debido a sus interacciones regulares con personas influyentes en su organización.
Trabajar como asistente ejecutivo también es una opción de carrera muy lucrativa, a diferencia de lo que es la percepción del público. Además, los asistentes ejecutivos también tienen derecho a muchas bonificaciones basadas en el desempeño. Sin mencionar los diversos beneficios, descuentos, complementos e incentivos que reciben en su trabajo en forma de beneficios de viaje, millas aéreas, beneficios de salud, membresías en gimnasios, etc.
Esto hace que el trabajo del asistente ejecutivo sea económicamente seguro y un trabajo envidiable en muchos sentidos. No solo están trabajando con la crème 'le crème' de las organizaciones, sino que también están demostrando sus habilidades y recibiendo una generosa compensación por sus sinceros esfuerzos.
Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant
Reality- Si bien algunas partes del trabajo de un asistente ejecutivo son bastante básicas y de naturaleza administrativa, la responsabilidad general del trabajo rivaliza con la del jefe mismo. Aunque la designación no siempre exige un título universitario, puede ser un activo valioso para alguien que intenta alcanzar una meta profesional ambiciosa e influyente.
Muchos asistentes ejecutivos no comienzan sus carreras con un título. En ausencia de un título, optan por servicios adicionales como asistir a cursos universitarios y obtener certificaciones importantes y relevantes, preferiblemente en tecnología informática o administración de empresas o cualquier cosa que ayude al asistente a expandir profesionalmente su conjunto de habilidades.
Esta posición requiere una persona con un enfoque sensato y una personalidad agradable. La persona debe ser un solucionador de problemas, por lo que debe tener las habilidades analíticas de uno. Estas habilidades llegarán con el tiempo y al enfrentar diferentes escenarios. Estos intrincados detalles no se pueden aprender de la noche a la mañana.
Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.
Reality- El asistente ejecutivo es tan aburrido como el asistente quiere hacerlo. En otras palabras, existen innumerables oportunidades profesionales y oportunidades de aprendizaje disponibles en este puesto. Cuando reportas directamente al jefe de una organización, no faltan las diferentes responsabilidades y los mejores asistentes trabajan duro para aprender todos los roles, para que representen a sus jefes en las reuniones con confianza.
Debido a esta naturaleza extremadamente personal del trabajo, algunas personas lo encuentran extremadamente fascinante, mientras que otras lo consideran demasiado desafiante. Algunos también lo encontrarán aburrido y aburrido, sin embargo, se puede decir que nunca entendieron el trabajo en primer lugar.
La mayoría de ellos se sienten recompensados y enriquecidos con la experiencia después de pasar algún tiempo trabajando como asistente ejecutivo. Dicho esto, la importancia y el valor de la designación cambian según las necesidades de la empresa y la organización.
En este capítulo, le mostraremos dos currículums de muestra, uno para un asistente ejecutivo de grado 1 y otro para un asistente ejecutivo de grado 2.
Ejemplo de currículum vitae para un asistente ejecutivo - Grado 1
Jane Doe
Antwon, Berkley, USA
Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]
Resumen de calificaciones
Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
Capaz de trabajar bajo presión con limitaciones de tiempo.
Capacidad para trabajar en equipo y brindar un excelente servicio al cliente.
Capacidad para desarrollar y mantener relaciones productivas a largo plazo.
Competencia avanzada en Excel, Word, Power Point, Investigación en Internet.
Capacidad para interactuar con las personas de manera cortés y profesional.
Experiencia profesional
Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016
Responsable de la coordinación de todas las reuniones con los clientes.
Desarrollar un sistema de seguimiento para verificar la programación oportuna y adecuada.
Diseñar agendas y hojas de cálculo, etc.
Manejo del flujo de trabajo diario de los asociados y priorizando tareas y obligaciones.
Realización de tareas administrativas como correspondencia con el cliente y otros servicios.
Hacer trabajos administrativos como contestar el teléfono, actualizar la base de datos de la computadora, completar el papeleo, etc.
Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010
Consultas y solicitudes de servicio al cliente gestionadas de forma eficiente.
Tareas realizadas de manera eficaz para garantizar el saldo de caja y el saldo de caja
Brindado atención al cliente superior siempre con habilidades de administración del tiempo.
Trabajé con clientes en transacciones financieras, como depósitos, retiros, etc.
Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008
De vez en cuando archivar papeleo.
Mantener el espacio de la oficina ordenado y organizado.
Saludar a los clientes y visitantes de manera profesional y agradable.
Responder consultas y dirigir a los clientes al miembro del equipo apropiado.
Educación
Grado Asociado, Jackson's Senior College.
Certificación de formación profesional de 1 año, tecnología empresarial.
Competencia avanzada MS Office, Excel, Investigación en Internet.
Ejemplo de currículum vitae para un asistente ejecutivo - Grado 2
Vickey Rourke
Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081
Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]
Resumen de calificaciones
Artista altamente motivado con doce años de experiencia en la industria del turismo. Experto en crear y establecer relaciones laborales productivas a largo plazo con clientes y personal. Excelentes habilidades de coordinación, organización y gestión del tiempo, con un historial comprobado de proporcionar resoluciones compuestas en escenarios estresantes y sensibles al tiempo.
Historia profesional
1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor
Asistí en la programación y supervisión de un lote de 40 turistas.
Mantuve excelentes relaciones con los clientes y habilidades interpersonales.
Manejó varias responsabilidades financieras y administrativas que incluyen:
- Programación de diferentes recorridos
- Realización de lotes y facturas
- Juegos y lugares turísticos
- Comprobación de recibos
- Comprobación de alojamientos y embarque
- Comprobación de transacciones en efectivo
2. Shift Supervisor, Troxy Travels (2008 - 2012) Tourism Package Company
Manejo eficazmente el tiempo y brindó un servicio al cliente rápido.
Proporcionó una coordinación eficaz entre los miembros del personal y los clientes.
Ejecutó tareas de supervisión del frente de la casa, como hospitalidad e inventario.
3. Lead Guide, The Fun House (2006 - 2008), a tourism package company
Responsable de guiar aproximadamente a 10 visitantes.
Nuevos guías capacitados en políticas, procedimientos y etiqueta de la empresa.
Promocioné diferentes paquetes de empresas y atendí las consultas de los clientes.
4. Guide, Italian Stallion (2004 – 2006) Family Tourism Package Company
Demostrado siempre la más alta calidad de atención al cliente.
Coordinado con supervisores para acomodar a los clientes con prontitud.
Responsable de atender llamadas, atender consultas, saludar a los clientes.
Educación y licencias
Licenciado, Bramhas Senior College - Administración de empresas.
Competencia avanzada: MS Word, Excel, 10 teclas, investigación en Internet.