SAP SRM - Gestión de contratos

En SAP SRM, un contrato se define como una negociación entre un proveedor y una organización para el suministro de bienes y materiales o la entrega de servicios dentro de términos y condiciones definidos en un período de tiempo específico. Estos contratos se colocan en una ubicación central segura para resolver la falta de visibilidad del contrato en los diferentes grupos.

Esto le permite administrar diferentes contratos locales con diferentes términos y condiciones para tipos similares de bienes.

CCM permite a los compradores formar diferentes departamentos de la empresa desde diferentes ubicaciones para aprovechar los términos y condiciones negociados. Los términos y condiciones se transfieren a un contrato central y se distribuyen al grupo de compras local para realizar el proceso de adquisición para la empresa.

SAP SRM proporciona las siguientes funciones de CCM:

  • SAP SRM lo ayuda a mejorar y agilizar el proceso de adquisición al automatizar y agilizar el proceso de gestión de contratos.

  • SAP SRM le ayuda a automatizar la transferencia de condiciones negociadas globales a múltiples sistemas ERP y a soluciones que no son de SAP utilizando Enterprise Services.

  • SAP SRM le permite garantizar el cumplimiento de los contratos al proporcionar un depósito de contratos estándar que se puede utilizar para crear nuevos contratos.

  • Puede crear o cambiar fácilmente un contrato central negociando directamente con los proveedores o creando RFx.

  • Con CCM, puede controlar el acceso al contrato central mediante la asignación de autorización en el repositorio central.

  • También puede configurar el sistema para generar alertas para los contratos que vencen, etc.

  • Puede personalizar la distribución central del contrato según sus necesidades y puede ser un contrato individual o varios contratos para la misma categoría.

Integración con SAP ERP para cargar contratos

Para cargar los contratos centrales y programar acuerdos desde el sistema SAP ERP al sistema SAP SRM, puede utilizar el programa BBP_CONTRACT_INITIAL_UPLOAD. Según su configuración, estos contratos se cargan y programan desde ERP al sistema SAP SRM.

Se supone que la carga inicial es una actividad única y se realiza en el momento de la instalación en el sistema backend.

Para realizar la búsqueda de contratos, puede utilizar TREXbuscador. Este motor de búsqueda se proporciona con SAP SRM, pero debe instalarlo y ejecutar un programa para crear indexación para todos los contratos disponibles. Deberías ejecutar el programaBBP_TREX_INDEX_ADMIN que crea un nuevo índice para los documentos existentes y le ayuda a realizar la indexación de todos los documentos nuevos o modificados cuando se guarda un contrato.

También puede evaluar sus contratos creando informes de BI cuando se integra con SAP NetWeaver Business Intelligence.

Para generar informes de BI, vaya a SAP NetWeaver → BI Content → Supplier Relationship Management → Contract Management.

Historial de cambios en la gestión central de contratos

También puede ver los documentos de cambio disponibles para todos los campos en la Gestión central de contratos (CCM) y se utilizan para la prueba de auditoría. Puede comparar las versiones de un contrato comparando los cambios a nivel de artículo y encabezado entre estas versiones.

Sigamos estos pasos para comparar las versiones:

Step 1 - Para realizar esto, vaya a SRM Server → Configuración básica de aplicaciones cruzadas → Active el control de versiones para los documentos de compra.

Step 2 - Inicie sesión en el sistema SRM como en la siguiente captura de pantalla utilizando SAP GUI.

Step 3 - Escriba SPRO → IMG → Navegue a SRM Server → Configuración básica de aplicaciones cruzadas.

Step 4 - Puede ver todas las categorías de transacciones comerciales para las que el control de versiones está activado / desactivado.

Step 5 - Para mostrar documentos de cambio y comparar versiones de un contrato central, haga clic en Tracking cuando muestra el contrato central.

Carga y gestión de contratos centrales en ERP

Ahora entendamos cómo cargar y administrar contratos centrales en ERP. Puede cargar contratos en el sistema SAP ERP yendo a Componente central de SAP ERP → Logística → Gestión de materiales → Compras → Esquema de acuerdos de compra con proveedores → Contrato → Contrato central → Contrato central de SRM

Gestión de autorización en contrato central

En SAP ERP, es posible autorizar a los usuarios a asignar un rol para crear, cambiar o mostrar un contrato central en el repositorio. El departamento jurídico de la empresa analiza el acuerdo antes de que se publique para los usuarios. Puedes asignar un roldisplay/change al equipo legal para ver notas sin acceso a campos confidenciales como términos y condiciones.

Sigamos estos pasos para asignar un rol display/change -

Step 1 - Para asignar la autorización para Contrato central, vaya a SAP SRM → Compras estratégicas → Gestión de contratos → Contrato.

Step 2 - Si no puede llamar a esta transacción desde SAP Easy Access, puede ir al portal SRP e ir a la pestaña Compras estratégicas.

Step 3 - Tienes que ir a Authorization pestaña → Para editar un usuario existente, seleccione un usuario y edítelo.

Puede crear un nuevo usuario y asignar la autorización según el requisito del usuario.

Realización de cambios en el contrato central

Puede realizar los mismos cambios en uno o más contratos centrales o en una jerarquía de contratos central. Esto se utiliza para realizar cambios masivos en varios contratos según las necesidades comerciales.

Ejemplo

Considere un caso en el que tiene varios contratos con un proveedor ABC. Ahora, con el aumento en el volumen de pedidos, obtendrá un descuento adicional del x%. Ahora, para mantener varios contratos con este proveedor ABC, debe cambiar todos los contratos a la vez.

Nota

No puede realizar cambios en los contratos centrales que están marcados como completados.

Para realizar cambios masivos para el contrato central, debe buscar y seleccionar contratos en el repositorio central.

Para realizar un cambio masivo, vaya a la opción de cambio masivo y se abrirá el asistente.

Puede ver todos los contratos que ha seleccionado. Para realizar un cambio de masa, seleccione el parámetro de cambio de masa y especifique el cambio y de la misma manera seleccione otros parámetros de cambio de masa y especifique el cambio.

Puede ver una bandera junto a todos los campos para los que se ha cambiado el parámetro y esto indica que ha cambiado este parámetro. Todos los contratos del Asistente permanecen bloqueados cuando realiza cambios masivos para que ningún otro usuario realice cambios en estos proyectos.

También es posible realizar los cambios en segundo plano, ya que el tiempo necesario para realizar cambios depende del número de contratos centrales y puede cerrar la ventana Cambio masivo. Una vez que se completen los cambios, recibirá un correo electrónico con el enlace de los cambios masivos completados. Puede ver si los cambios se aplican correctamente o no.