SAP Business: creación de flujos de trabajo

Puede crear sus flujos de trabajo en el sistema SAP para automatizar los procesos comerciales que contienen la secuencia de tareas, pasos y eventos. Cuando automatiza tareas utilizando el flujo de trabajo, esto ayuda al usuario a tomar medidas fácilmente sin enfrentar dificultades técnicas / funcionales. Puede configurar notificaciones en la bandeja de entrada de SAP del usuario sobre elementos de trabajo pendientes y con un solo clic, llama a la transacción correcta y navega a la pantalla correspondiente.

Veamos cómo crear un flujo de trabajo, cuando un empleado genera una solicitud de licencia en el sistema. Deben realizarse los siguientes pasos:

Step 1 - Definir plan de organización T-Code PPOCE

Esta transacción es la forma más sencilla de definir un plan de organización en el sistema SAP. Debe ingresar la fecha de inicio de la unidad de organización → haga clic en la marca de verificación verde como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Step 2 - Cree una plantilla de flujo de trabajo T-Code PFTC_INS

En el campo Tipo de tarea, elija la plantilla de flujo de trabajo. Para crear tareas: elija Tarea estándar en el campo Tipo de tarea como se muestra arriba y haga clic en Crear.

Ahora para crear el flujo de trabajo en el generador de flujo de trabajo, navegue hasta T-Code: SWDD

En Workflow Builder, tiene diferentes opciones llamadas Tipos de pasos, puede arrastrar y soltar e insertar en el flujo de trabajo.

Step 3 - Crear una notificación de ausencia.

Para definir la primera tarea, navegue hasta T-Code: PFTC_INS

Seleccione Tarea estándar en el campo Tipo de tarea.

Ingrese los siguientes valores y guarde la tarea. Una vez que guarde la tarea, obtendrá el código de identificación en el número 93XXX989

  • En el campo Nombre, seleccione Form_created
  • En Abbr, seleccione create_form
  • En el texto de Workitem, seleccione vik_notif_absence-create
  • En Tipo de objeto, seleccione FORMABSENC
  • En el campo Método, seleccione CREAR
  • Casilla de verificación Método de objeto síncrono, Método de objeto con cuadro de diálogo marcado

Step 4 - Agregue la tarea creada en el paso anterior al flujo de trabajo.

En lugar del paso indefinido en el flujo de trabajo, debe agregar una actividad a su flujo de trabajo.

Como se ve en la siguiente captura de pantalla, usando T-Code: PFTC_INS, se ha creado una Tarea TS99500654 por separado.

En Propiedades del paso, puede seleccionar diferentes opciones según el requisito. Aquí, seleccionemos la casilla de verificación - Avanzar con el diálogo como se muestra en la captura de pantalla anterior. Muestra que el elemento de trabajo del flujo de trabajo está disponible para su procesamiento inmediatamente. Como hemos ingresado WF_INITIATOR en Expresión en Agentes, la persona que iniciará el flujo de trabajo es uno de los destinatarios del workitem. También se define la opción de vinculación que confirma que la notificación de ausencia no solo está en esta tarea, sino también en el flujo de trabajo - _WI_ObjectId → & ABSENCEFORM &.

Ahora, el Workflow Builder en modo gráfico se ve así:

Step 5 - Primera tarea en SAP Inbox.

Ahora que se ejecuta el flujo de trabajo, crea elementos de trabajo como correos electrónicos en la bandeja de entrada de SAP. Cuando se ejecuta, llama a la tarea respectiva o la pantalla de transacciones. Cuando ejecuta este flujo de trabajo, muestra el formulario de notificación de ausencia.

Haga clic en Cancelar para cancelar el procesamiento de la primera notificación. La bandeja de entrada del flujo de trabajo contiene un elemento para su procesamiento, creando una notificación de ausencia. Seleccione el elemento de trabajo y haga clic en Ejecutar (F8). Esto volverá a "Crear pantalla de notificación de ausencia" donde se muestra el formulario de notificación de ausencia. Ingrese los detalles en el formulario y haga clic en Guardar. Esto eliminará el Workitem de la bandeja de entrada.

Step 6 - Verificar Notificación de ausencia en la bandeja de entrada.

El formulario que se ha creado se enviará al supervisor para su aprobación utilizando el objeto formabsenc-aprobar objeto. Lo siguiente es crear una nueva tarea usando T-Code: PFTC_INS

Step 7 - Agregue una segunda tarea en el flujo de trabajo.

Debe incluir la tarea "Verificar notificación de ausencia en el flujo de trabajo" utilizando el código de tarea generado en el paso anterior.

Además, defina las propiedades de enlace como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Debe crear la variable Aprobador en el contenedor de flujo de trabajo. Navegue hasta el menú del lado izquierdo en la parte inferior, verá una opción de menú Contenedor de flujo de trabajo. Haga doble clic en la opción para crear.

Ingrese los siguientes campos -

  • Elemento - Aprobador

  • Nombre: aprobador

  • Descripción - Aprobador de la solicitud de ausencia

  • Tabla de referencia - WFSYST

  • Campo de referencia - AGENTE

En el campo Cargo, debe ingresar el ID del cargo según el plan de la organización. Esto se puede verificar usando T-Code: PPOCE. No coloque el prefijo "S" en el campo de texto.

Si un aprobador no ha tomado una decisión sobre la solicitud de licencia, también puede agregar fechas límite para agregar un elemento de trabajo para la fecha límite incumplida en el lugar de trabajo comercial del aprobador.

Puede ver dos resultados en el generador de flujo de trabajo: Aprobado y Rechazado.

Step 8 - Prueba de nuevo en la bandeja de entrada.

Lo siguiente es ejecutar el flujo de trabajo y será trasladado al elemento de trabajo para crear una notificación de ausencia para su procesamiento. Esto se debe a la opción Avanzar con diálogo inmediato seleccionada al momento de crear una tarea.

Ahora, navegue a Business Workplace utilizando el ID de usuario del aprobador y verá el elemento de trabajo para procesar y otros atributos para mencionar en el elemento de trabajo. Seleccione el elemento de trabajo para verificar la notificación de ausencia y elija Ejecutar.

Rechace o apruebe la solicitud. Observe los dos botones: Aprobar y Rechazar.

Step 9 - Integrar la decisión del usuario para volver a enviarla.

En caso de que el aprobador rechace la solicitud de permiso, también tiene la opción de agregar la decisión del usuario a la salida rechazada. Esto permite al solicitante realizar cambios y volver a enviar la solicitud para su aprobación.

Debe agregar el tipo de paso: decisión del usuario al flujo de trabajo. Esto hará que su flujo de trabajo se vea como el siguiente:

El paso de decisión del usuario se define de la siguiente manera:

Step 10 - Tercera prueba en SAP Inbox.

Cuando la solicitud no se aprueba, el siguiente paso es la decisión del usuario. Como hemos ingresado: (& WF_INITIATOR &) como el agente para el paso, la solicitud volverá para tomar la decisión. Tiene dos opciones Revisar solicitud o retirar la solicitud.

Step 11 - Definir revisar notificación de ausencia

Para esto, debe agregar un paso indefinido: Revisar notificación.

Step 12 - Agregar actividad → tercera tarea al flujo de trabajo.

Para agregar este paso, debe realizar las siguientes entradas:

Utilice FORMABSENC-UPDATE como objeto.

En la opción de enlace, ingrese _WI_Object_ID <= & ABSENCEFORM &

En Agentes → agregue & _WF_INITIATOR & en el campo de expresión

Step 13 - Enviar notificación para la aprobación de la licencia.

Para enviar una notificación, debe agregar un nuevo paso "Enviar correo". Debe arrastrar este paso al Paso indefinido, después del resultado del paso "Verificar notificación de ausencia".

Para agregar este paso, debe realizar las siguientes entradas:

  • Seleccione el tipo de destinatario: ingrese el objeto de la organización

  • Seleccione Agentes → Elija la expresión & _WF_INITIATOR &.

  • Ingrese la línea de asunto como <"Dejar aprobado">

  • Ingrese el texto del correo electrónico como <"Aprobado">

Cuando presione el botón Enter, se le pedirá el nombre y la abreviatura de la tarea.