MS Project - Seguimiento del progreso

Una vez que su plan de proyecto está listo en MS Project, es esencial que un gerente de proyecto mida los datos reales (en términos de trabajo completado, recursos utilizados y costos incurridos) y revise y cambie la información sobre tareas y recursos debido a cualquier cambio en el planes. Un Gerente de Proyecto no debe asumir que todo está progresando según el plan y siempre debe realizar un seguimiento de cada tarea. La resistencia al seguimiento formal de los datos de gestión de proyectos es normal. Puede superar la resistencia al seguimiento explicando sus expectativas, explicando los beneficios del seguimiento y capacitando a las personas para que realicen un seguimiento de la tarea.

Guardar una línea de base

Para evaluar el desempeño del proyecto, debe crear una línea de base con la que comparará el progreso. Es necesario guardar la línea de base, una vez que el plan esté completamente desarrollado. Por supuesto, debido a la planificación progresiva o la elaboración progresiva necesaria para administrar proyectos, siempre se pueden agregar nuevas tareas, recursos, restricciones y costos al plan.

También tenga en cuenta que tiene sentido guardar la línea de base antes de ingresar cualquier valor real, como el porcentaje de finalización de la tarea.

Note- Con MS Project 2013, puede guardar hasta 11 líneas base en un plan único. Estas múltiples líneas de base parecen contrarias a la definición de línea de base. Puede utilizar esta flexibilidad cuando:

• Tienes un plan de referencia para el cliente externo y otro para el equipo interno.

• Te estás preparando para un evento de riesgo. Desea desarrollar planes de referencia independientes para la respuesta al riesgo y la recuperación.

• Está acomodando una gran solicitud de cambio, es posible que aún desee mantener el plan original para referencia futura cuando se comunique con un interesado.

Crear una línea de base

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Ver línea de base en el diagrama de Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart.

Click Format Tab → Bars and Styles group → Baseline (that you want to display).

Verá las barras de Gantt de línea base junto con las barras de Gantt actuales.

Actualizar una línea de base

A medida que avanza el tiempo y el trabajo en un proyecto, es posible que también deba cambiar la línea de base. Tienes varias opciones para lo mismo:

• Actualice la línea de base.
• Actualice la línea de base para las tareas seleccionadas.
• Guarde varias líneas de base.

Actualizar la línea de base para todo el proyecto

Esto simplemente reemplaza los valores iniciales originales con los valores programados actualmente.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Actualizar la línea de base para las tareas seleccionadas

Esto no afecta los valores de línea base para otras tareas o los valores de línea base de recursos en el plan.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → For select Selected tasks → OK.

Guardar varias líneas base

Puede guardar hasta 11 líneas de base en un solo plan. El primero se llama Línea de base y el resto son Línea de base 1 a Línea de base 10.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → click 
   the dropdown box to save any baseline you like.
	
Click OK.

Planes provisionales

Un plan provisional guarda solo dos tipos de información para cada tarea: fechas de inicio actuales y fechas de finalización actuales.

Se puede utilizar como marcador de proyectos. Es visualmente fácil ver qué tan fuera de o encaminado está el progreso del proyecto. Debido a que solo especifica fechas, es una información simple, clara y fácil.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → Set interim plan → OK.

Seguimiento del plan por fecha específica

Si todas las tareas comenzaron y terminaron según lo programado, puede registrarlo en el cuadro de diálogo Actualizar proyecto. La mayoría de las veces, un gerente de proyecto experimentado comprende que esto no es cierto. Pero a veces este enfoque puede resultar adecuado cuando el trabajo real y los valores de costo generados se acercan lo suficiente a su programa de referencia.

Click Project tab → Status group → Update Project.

Switch on the radio button for “Update work as complete through”
   option, and then Set 0% -100% complete. Select the current date.
	
Click OK.

Aparecerán marcas de verificación en la columna de indicadores para las tareas que se han completado. A la derecha, en la parte del gráfico, se generan barras de progreso en las barras de Gantt de cada tarea.

Seguimiento del plan como% completado

Método 1

Click any Task → Task Tab → Schedule group → either 0%, 25%, 50%, 75% or 100%.

Método 2

Click View tab → Data group → Tables → Tracking.

Ahora, para la tarea requerida, haga clic en el correspondiente % Comp columna e ingrese el% completado requerido.

Seguimiento del plan por valores reales

Puede introducir los siguientes valores reales para su proyecto:

• Fechas reales de inicio y finalización: el proyecto mueve la programación en consecuencia.

• Duración real de la tarea: si es igual o mayor que la duración del programa: tarea = 100% completa.

Duración real de la tarea

Click View Tab → Data group → Tables → Work.

Verá el% W. Comp. columna (% trabajo completado).

Esta tabla incluye las columnas Trabajo (trabajo programado), Real y Restante.

Haga clic en la Tarea que desea actualizar. En el siguiente ejemplo, se hace clic en el campo Real de la Tarea 9 y se ingresan 24 horas. Para esta tarea, el trabajo programado inicial fue de 16 horas, porque 24 horas es mayor. El proyecto marca la tarea como completada al 100% y actualiza la columna Trabajo a 24 horas (desde las 16 horas iniciales). En el ejemplo, se guarda una línea de base, porque la línea de base no cambia y se utiliza como comparación. La línea de base sigue siendo de 16 horas y ahora MS Project calcula una variación de 8 horas.

Note - El trabajo real se acumula y también se refleja en la tarea de resumen.

Fechas reales de inicio y finalización

Haga clic en Tarea cuyas fechas le gustaría cambiar.

Click Task tab → Schedule group → dropdown menu for Mark on Track → Update Tasks.

Change Start or Finish field in Actual group.

También puede completar el campo Duración real.