MS Project: informes de estado

Después de crear un plan de proyecto y líneas de base, el proyecto comienza. En esta etapa, el gerente del proyecto se concentrará en recopilar, monitorear, analizar el desempeño del proyecto y actualizar el estado del proyecto comunicándose con las partes interesadas.

Cuando hay una diferencia entre lo planificado y el rendimiento real del proyecto, se denomina Variance. La varianza se mide principalmente en términos de tiempo y costo.

Deslizamiento de tareas

Hay varias formas de ver la tarea con variación.

Método 1: Vista gráfica mediante seguimiento de Gantt

Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.

Al comparar las barras de Gantt programadas actualmente con las barras de Gantt de referencia, puede ver qué tareas comenzaron más tarde de lo planeado o tardaron más en completarse.

Método 2: Vista gráfica por detalle Gantt

Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.

Método 3: Tabla de varianza

Click View tab → Data group → Tables → Variance.

Método 4: filtros

Click View tab → Data group → Filters → More 
   Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.

MS Project 2013 filtrará la lista de tareas para mostrar solo las tareas filtradas en este proceso. Por lo tanto, si selecciona Slipping Task, verá solo las tareas incompletas. Cualquier tarea que ya esté completa no aparecerá.

Costos de tareas

Para examinar el costo en el ciclo de vida de un proyecto, debe conocer estos términos y lo que significan en MS Project 2013:

  • Baseline costs - Todos los costos planificados guardados en el plan básico.

  • Actual costs - Costos en los que se ha incurrido por tareas, recursos o asignaciones.

  • Remaining costs - Diferencia entre costos de línea base / actuales y costos reales.

  • Current costs- Cuando se cambian los planes debido a la asignación o eliminación de recursos, o al agregar o restar tareas, MS Project 2013 volverá a calcular todos los costos. Esto aparecerá debajo de los campos etiquetados como Costo o Costo total. Si ha comenzado a realizar un seguimiento del costo real, incluirá el costo real + el costo restante (tarea sin completar) por tarea.

  • Variance - Diferencia entre el costo inicial y el costo total (costo actual o programado).

Click View Tab → Data group → Tables → Cost.

Podrás ver toda la información relevante. También puede utilizar filtros para ver las tareas que se han sobrepasado del presupuesto.

Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.

Costo de recursos

Para algunas organizaciones, los costos de recursos son costos primarios y, a veces, el único costo, por lo que deben vigilarse de cerca.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Podemos ordenar la columna Costo para ver qué recursos son más y menos costosos.

Haga clic en la flecha de Autofiltro en el encabezado de la columna Costo, cuando aparezca el menú desplegable, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

Puede utilizar la función Autofiltro para cada una de las columnas. Al ordenar la columna de variación, podrá ver el patrón de variación.

Informe del proyecto

Project 2013 viene con un conjunto de informes y paneles predefinidos. Encontrará todos estos en la pestaña Informe. También puede crear y personalizar informes gráficos para su proyecto.

Informes del panel

Click Report → View Reports group → Dashboards.

Informes de recursos

Click Report → View Reports group → Resources.

Reportes de costos

Click Report → View Reports group → Costs.

Reporte de progreso

Click Report → View Reports group → In Progress.

Reportes personalizados

Click Report → View Reports group → New Report.

Hay cuatro opciones.

  • Blank- Crea un lienzo en blanco. Utilice la pestaña Herramientas de informes - Diseño para agregar gráficos, tablas, texto e imágenes.

  • Chart- Crea un gráfico que compara el trabajo real, el trabajo restante y el trabajo de forma predeterminada. Utilice el panel Lista de campos para elegir diferentes campos para comparar. El aspecto del gráfico se puede cambiar haciendo clic en las pestañas Herramientas de gráficos, Diseño y Diseño.

  • Table- Crea una mesa. Utilice el panel Lista de campos para elegir qué campos mostrar en la tabla (Nombre, Inicio, Finalizar y% Completado aparecen de forma predeterminada). El cuadro de nivel de esquema le permite seleccionar cuántos niveles en el esquema del proyecto debe mostrar la tabla. El aspecto de la tabla se puede cambiar haciendo clic en las pestañas Herramientas de tabla, Diseño y Presentación.

  • Comparison- Crea dos gráficos uno al lado del otro. Los gráficos tendrán los mismos datos al principio. Puede hacer clic en uno de los gráficos y seleccionar los datos que desee en el panel Lista de campos para comenzar a diferenciarlos.