MS Project - Programación avanzada
Hay cuatro tipos de dependencias de tareas.
Finish to Start (FS)- Termine el primer piso antes de comenzar a construir el segundo piso. Más usado.
Finish to Finish (FF) - Cocinar todos los platos para que la cena termine a tiempo.
Start to Start (SS)- Al hacer una encuesta, buscaríamos las respuestas de la encuesta, pero también comenzaremos a tabular las respuestas. No es necesario terminar de recopilar las respuestas de la encuesta antes de comenzar la tabulación.
Start to Finish (SF)- La preparación del examen terminará cuando comience el examen. Menos utilizado.
Ajustar la relación del vínculo de tareas
Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.
Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.
Aplicar ventaja y retraso
De forma predeterminada, cuando vincula las tareas, se les asigna una relación de "Fin a Inicio". En esta relación,
Lead - El tiempo de espera hace que la tarea sucesora comience antes de que finalice su tarea predecesora.
Lag - El tiempo de retraso hace que la tarea sucesora se inicie después de que finalice su tarea predecesora.
Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.En la columna de encabezado Retraso, ingrese el retraso en términos de horas, días, semanas o años. También puede aplicar el retraso o el adelanto como porcentaje. Si ingresa el 50% para la Tarea seleccionada que tiene una duración de 6 días, la tarea se retrasa 3 días después de que finaliza la predecesora.
El retraso se ingresa como unidades positivas y el adelanto en unidades negativas (ejemplo, -3d o -50%).
Aplicar restricciones de tareas
Cada tarea creada en MS Project 2013 estará restringida como "Tan pronto como sea posible" de forma predeterminada cuando la programación automática esté activada. As Soon As Possiblesignifica que la tarea comienza tan pronto como se inicia el proyecto, si no hay dependencias que la retrasen. Por lo tanto, este tipo de restricción no impone fechas fijas de inicio o finalización, pero, por supuesto, se mantienen las dependencias predecesoras y sucesoras.
Cuando MS Project 2013 realiza cálculos para ahorrarle tiempo en un proyecto que se retrasa, se aplica la configuración de restricciones.
Hay 8 restricciones de tareas.
| Tipo de restricción | Nombre de la restricción | Descripción |
|---|---|---|
| Flexible | Lo más tarde posible (ALAP) | La tarea se programa lo más tarde posible y la tarea finaliza antes de que finalice el proyecto y sin retrasar las tareas posteriores. Restricción predeterminada cuando programa desde la fecha de finalización del proyecto. No ingrese una fecha de inicio o finalización de tarea con esta restricción. |
| Tan pronto como sea posible (lo antes posible) | La tarea está programada para comenzar lo antes posible. Restricción predeterminada cuando programa desde la fecha de inicio del proyecto. No ingrese una fecha de inicio o finalización con esta restricción. | |
| Semi flexibles | No comience antes de (SNET) | La tarea está programada para comenzar en una fecha especificada o después. |
| No terminar antes de (FNET) | La tarea está programada para finalizar en una fecha especificada o después. | |
| No comience más tarde de (SNLT) | La tarea está programada para comenzar en una fecha especificada o antes. | |
| Finalizar no más tarde de (FNLT) | La tarea está programada para finalizar en una fecha especificada o antes. | |
| Inflexible | Debe terminar en (MFO) | La tarea está programada para finalizar en una fecha específica. |
| Debe comenzar en (MSO) | La tarea está programada para comenzar en una fecha específica. |
Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
Task Information dialog box opens → Advanced Tab.
Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.
Ingrese la fecha límite
Si usa Tasks Restraints, limita su flexibilidad de programación, donde MS Project 2013 fijará una fecha de inicio o finalización particular de la tarea de acuerdo con la restricción. Es una mejor idea usar una Fecha límite que no tiene ningún efecto en la programación de una tarea o tarea de resumen. MS Project lo alertará con un símbolo de exclamación rojo en la columna de indicadores, si la finalización programada de la tarea excede la fecha límite.
Haga clic en la pestaña Tarea → haga doble clic en la tarea requerida en la columna Nombre de la tarea → Se abre el cuadro de diálogo Información de la tarea → pestaña Avanzada.
Ingrese el costo fijo
El costo fijo está asociado con una tarea que no está vinculada a ningún recurso o cantidad de trabajo.
Haga clic en Ver pestaña → Grupo de datos → Tablas → Costo.
Ingrese el costo en la columna de Costo fijo para la tarea de interés. En el siguiente ejemplo, hemos asignado un costo fijo de $ 500 a la Tarea 7.
Ingrese una tarea recurrente
Las reuniones de estado, los informes de estado y las fechas de inspección pueden repetirse con una frecuencia determinada. En MS Project 2013, puede especificar tareas recurrentes sin tener que asignar tareas cada vez por separado. También puede asignar recursos a estas tareas.
En la vista Diagrama de Gantt → pestaña Tarea → Insertar grupo → cuadro desplegable para Tarea → Tarea recurrente.
Ingrese el Nombre de la tarea y elija Patrón de recurrencia.
También puede elegir una hora específica para que comience la tarea. De forma predeterminada, Project programa una tarea recurrente para que comience a la hora de inicio predeterminada del plan. Puede agregar valor de tiempo en el cuadro Inicio para el cuadro de diálogo Información de tareas periódicas para cambiar esto. En la siguiente figura, se ingresa la hora de inicio de 10:00 AM.
Ver ruta crítica
Critical Pathes la sucesión de tareas conectadas que tardarán más en completarse. La palabra “crítica” no significa que las tareas sean complejas o importantes o que necesiten ser monitoreadas de cerca, pero el enfoque está en el cronograma de términos que afectará la fecha de finalización del proyecto.
Entonces, si desea acortar la duración de un proyecto, primero debe comenzar con actividades / tareas en la ruta crítica. La ruta crítica puede ser una sola secuencia de tareas (una sola ruta crítica) o puede haber más de 1 ruta crítica para un solo proyecto. Si bien se realizan cambios en el cronograma, también es probable que la ruta crítica cambie de vez en cuando.
Siempre es necesario enfocarse primero en la Ruta Crítica, cuando se quiere aplicar un seguimiento rápido o un bloqueo para acortar la duración del proyecto.
La holgura o la flotación son clave para comprender la ruta crítica. Hay dos tipos de flotación:
Free Float - Es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar otra tarea.
Total Float - Es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la finalización del proyecto.
In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.Todas las barras de tareas en la ruta crítica, en la Vista de diagrama de Gantt a la derecha, se volverán de color rojo.
Verifique las asignaciones de recursos
La relación entre la capacidad de un recurso y las asignaciones de tareas se denomina allocation.
Esto se puede definir por 3 estados:
Under allocated - Un Ingeniero que trabaja 40 horas a la semana, tiene asignado un trabajo de solo 20 horas.
Fully allocated - Un trabajador calificado que trabaja 40 horas a la semana, se le asignan 40 horas de trabajo en esa semana.
Over allocated - A un carpintero se le asignan 65 horas de trabajo, cuando solo tiene una semana laboral de 40 horas.
En la vista de diagrama de Gantt
Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.La vista de diagrama de Gantt muestra información de recursos limitada, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Resume si puede haber un problema mediante el icono rojo sobre asignado en la columna del indicador.
Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.La vista Uso de recursos muestra los recursos y todas las tareas asignadas debajo del Nombre del recurso. El lado izquierdo de la pantalla enumera los recursos y los nombres de las tareas junto con columnas de información total para el recurso o la asignación. El lado derecho muestra una vista por fases.
También puede contraer el esquema en la tabla para ver el trabajo total por recurso a lo largo del tiempo.
Haga clic en el encabezado de la columna Nombre del recurso.
Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.
Resolver la asignación excesiva de recursos
Se necesitaría cambiar el alcance (reducir la cantidad de trabajo), asignar más recursos o aceptar un cronograma más largo para resolver la sobreasignación.
Esto se puede lograr utilizando algunas de las siguientes técnicas:
Ajustar horario
Al cambiar su tiempo de anticipación o retraso cuando el recurso tiene más tareas asignadas de las que se pueden completar durante un período de tiempo determinado. Si agrega una demora menor o igual a la cantidad de holgura en la tarea, no afectará la fecha de finalización del proyecto.
De forma predeterminada, cuando se vinculan tareas, se les asigna una relación de "Fin a Inicio". En esta relación,
Lead - El tiempo de espera hace que la tarea sucesora comience antes de que finalice su tarea predecesora.
Lag - El tiempo de retraso hace que la tarea sucesora se inicie después de que finalice su tarea predecesora.
Haga clic en la pestaña Tarea → haga doble clic en la Tarea requerida en la columna Nombre de la tarea → Se abre el cuadro de diálogo Información de la tarea → Pestaña Predecesores.
En la columna de encabezado Retraso, ingrese el retraso en términos de horas, días, semanas o años. También puede aplicar el retraso o el adelanto como porcentaje. Si ingresa el 50% para la Tarea seleccionada que tiene una duración de 6 días, la tarea se retrasa 3 días después de que finaliza la predecesora.
El retraso se ingresa como unidades positivas y el adelanto en unidades negativas (ejemplo, -3d o -50%).
Sustituir recursos o agregar recursos adicionales
Puede asignar manualmente algún otro recurso a la tarea.
Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.
Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.
From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.También puede seleccionar varios recursos para trabajar en una sola tarea.
Reducir el trabajo asignado
Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.En el siguiente ejemplo, Trish Patrick tiene una asignación excesiva, el nombre del recurso y el trabajo aparecen en rojo.
On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.También puede hacer clic con el botón derecho en la cuadrícula por fases en la ventana del lado derecho para mostrar la cantidad de sobreasignación activando la sobreasignación.
Ahora puedes reducir las horas asignadas. En el siguiente ejemplo, la asignación de 8 horas se reduce a asignaciones de 4 horas. No solo se reduce el trabajo de Trish Patrick, sino que el trabajo total en el plan ha cambiado. También notará un nuevo icono en la columna del indicador para informarle que el trabajo de asignación ha sido editado.
Disminuir la duración de la tarea
Puede disminuir la duración de la tarea (si no se ha ingresado trabajo real) para reducir la cantidad de trabajo requerido del recurso, que está asignado para completar la tarea. Si se ha registrado el trabajo real, debe reducir manualmente el trabajo restante en la tarea.
Eliminar recurso sobreasignado
Puede simplemente eliminar una asignación de recursos de un recurso sobreasignado.
Nivel de recursos sobreasignados
Si los recursos están sobreasignados, puede usar la función de nivelación de recursos en MS Project 2013. Funciona dividiendo tareas o agregando demoras a las tareas para garantizar que el recurso no se sobrecargue. La nivelación puede retrasar las fechas de finalización de las tareas individuales e incluso la fecha de finalización del proyecto. El proyecto no cambia quién está asignado a cada tarea, trabajo total o valores de unidad de asignación.
El proyecto primero retrasa las tareas para utilizar cualquier holgura disponible. Una vez que la holgura se vuelve cero, MS Project 2013 realiza cambios de acuerdo con las prioridades, las relaciones de dependencia y las restricciones de tareas (como una restricción Finalizar no más tarde de).
Establecer prioridades
Siempre es mejor establecer prioridades de tarea (esta es una medida de la importancia / disponibilidad de una tarea para nivelar). Puede ingresar un valor entre 1 y 1000, de acuerdo con la cantidad de control que desee en el proceso de nivelación. Un nivel de prioridad de 1000 garantizará que MS Project no nivele una tarea en particular. De forma predeterminada, la prioridad se establece en 500 o un nivel de control medio. Las tareas que tienen una prioridad más baja se retrasan o se dividen antes que las que tienen una prioridad más alta.
Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.
In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.
Click on the dropdown box and select Priority.
Ahora puede agregar prioridad a cada tarea según sea necesario.
Arrasamiento
Los pasos del proceso de nivelación son solo algunos, pero es importante comprender lo que hace cada opción. Los pasos son los siguientes:
Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.
Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.El proyecto realiza la nivelación y se eliminan los indicadores sobreasignados (si la nivelación se realiza por completo, a veces esto podría no suceder).
En la siguiente sección, veremos las Opciones de nivelación en detalle:
Click Resource tab → Level group → Leveling Options.
En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Cálculos de nivel, intente utilizar Manual con más frecuencia. Esto garantizará que MS Project 2013 realice el proceso de nivelación solo cuando se lo solicite, y no tan pronto como un recurso se sobreasigne, incluso si no lo desea (cuando elige la opción Automática). Por ejemplo, si un recurso está sobreasignado, digamos media hora más en una semana, de 40 horas a 40,5 horas, no querrás que esto te moleste al nivelarte automáticamente.
En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Cálculos de nivel, elija la opción Día a día para la opción "Buscar sobreasignaciones en a". Hacerlo no nivelará los recursos, pero determinará cuándo Project muestra indicadores de sobreasignación junto a los nombres de los recursos.
En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Cálculos de nivel, utilice los valores de nivelación claros antes de seleccionar la casilla de verificación de nivelación. Si lo hace, se asegurará de que Project elimine cualquier retraso de nivelación existente de todas las tareas y asignaciones antes de nivelar. Y si anteriormente nivelaste el plan y luego agregaste más asignaciones, es posible que desees desmarcar la casilla de verificación para asegurarte de no perder los resultados de nivelación anteriores.
En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Rango de nivelación para “…….”, Puede elegir Nivelar todo el proyecto. Aquí elige nivelar todo el plan o solo las asignaciones que se encuentran dentro de un rango de fechas que especifique.
En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Resolución de sobreasignaciones, cuadro desplegable Orden de nivelación, puede elegir Estándar. Tienes 3 opciones aquí -
ID onlyLa opción retrasa las tareas solo de acuerdo con sus números de identificación. Los números de identificación numéricamente más altos (por ejemplo, 10) se retrasarán antes que los números de identificación numéricamente más bajos. Es posible que desee utilizar esta opción cuando su plan no tenga relaciones de tareas ni restricciones.
Standard option retrasa las tareas de acuerdo con las relaciones anteriores, las fechas de inicio, las limitaciones de la tarea, la holgura, la prioridad y los ID.
Priority, standard option mira el valor de prioridad de la tarea antes que los otros criterios estándar (la prioridad de la tarea es una clasificación numérica entre 0 y 1000).
En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Resolución de sobreasignaciones, tiene varias opciones que puede seleccionar. Estos se explican de la siguiente manera:
Level only within available slack.Seleccionar esta casilla de verificación evitaría que Project extienda la fecha de finalización del plan. MS Project utilizará solo la holgura libre dentro del cronograma existente, lo que podría significar que las sobreasignaciones de recursos podrían no resolverse por completo.
Leveling can adjust individual assignments.Al seleccionar esta casilla de verificación, Project puede agregar un retraso de nivelación (o dividir el trabajo en las asignaciones si la nivelación puede crear divisiones en el trabajo restante también está seleccionada) independientemente de cualquier otro recurso asignado a la misma tarea. Esto puede hacer que los recursos comiencen y terminen el trabajo en una tarea en diferentes momentos.
Leveling can create splits in remaining work checkbox. Esto permite a Project dividir el trabajo en una tarea (o en una asignación si la nivelación puede ajustar asignaciones individuales en una tarea también está seleccionada) como una forma de resolver la sobreasignación.
Level manually scheduled tasks. Seleccionar esto permite que Project nivele una tarea programada manualmente tal como lo haría con una tarea programada automáticamente.
Verificar el costo del plan
Los tipos de costos en el ciclo de vida de un proyecto incluyen:
Baseline costs - Todos los costos planificados guardados en el plan básico.
Actual costs - Costos en los que se ha incurrido por tareas, recursos o asignaciones.
Remaining costs - Diferencia entre costos de línea base / actuales y costos reales.
Current costs- Cuando se cambian los planes debido a la asignación o eliminación de recursos, o la adición o sustracción de tareas, MS Project 2013 volverá a calcular todos los costos. Esto aparecerá debajo de los campos etiquetados como Costo o Costo total. Si ha comenzado a realizar un seguimiento del costo real, incluirá el costo real + el costo restante por tarea.
Método 1
Puede ver los valores de costo del plan en el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto.
Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…
Método 2
Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.
Click View tab → Data group → Tables → Cost.