Proyecto MS: crear un plan nuevo
Al trabajar con MS Project, puede especificar una fecha de inicio o una fecha de finalización. Porque una vez que ingrese uno de los dos, y otras tareas del proyecto, restricciones y dependencias, MS Project calculará la otra fecha. Siempre es una buena práctica utilizar una fecha de inicio, incluso si conoce la fecha límite del proyecto.
Lanzamiento de MS Project
Windows 7 - Haga clic en el menú Inicio, seleccione Todos los programas, haga clic en Microsoft Office y luego haga clic en Proyecto 2013.
Windows 8 - En la pantalla de Inicio, toque o haga clic en Proyecto 2013.
Windows 10 - Haga clic en el menú Inicio → Todas las aplicaciones → Microsoft Office → Proyecto 2013.
Crear proyecto en blanco
MS Project 2013 mostrará una lista de opciones. En la lista de plantillas disponibles, haga clic enBlank Project.
El proyecto establece la fecha de inicio del plan en la fecha actual, una delgada línea vertical verde en la parte del gráfico de la Vista del diagrama de Gantt indica esta fecha actual.
Información del proyecto
Cambiemos la fecha de inicio del proyecto y agreguemos más información.
Paso 1: fecha de inicio
Haga clic en la pestaña Proyecto → Grupo de propiedades → Información del proyecto.
Aparece un cuadro de diálogo. En el cuadro de la fecha de inicio, escriba 5/11/15, o haga clic en la flecha hacia abajo para mostrar el calendario, seleccione 5 de noviembre de 2015 (o cualquier fecha de su elección).
Haga clic en Aceptar para aceptar la fecha de inicio.
Paso 2: configurar el calendario
Haga clic en la pestaña Proyecto → Grupo de propiedades → Información del proyecto.
Haga clic en la flecha del cuadro desplegable Fecha actual. Aparece una lista que contiene tres calendarios base.
24 Hour - Un calendario sin tiempo no laborable.
Night Shift - Cubre de 23:00 a 8:00 hrs, turnos nocturnos que cubren todas las noches de lunes a viernes, con pausas de una hora.
Standard - Horario habitual de trabajo, de lunes a viernes de 8 a 17 h, con pausas de una hora.
Seleccione un calendario estándar como calendario del proyecto. Haga clic en "Cancelar" o "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo.
Ahora agreguemos excepciones.
Paso 3: agregar excepciones al calendario
Las excepciones se utilizan para modificar un calendario de proyecto para que tenga un día laborable no estándar o un día no laborable. También puede asignar horas de trabajo únicas para un recurso en particular.
A continuación, se muestra un ejemplo para crear un día no laborable, que podría deberse a un día festivo o celebraciones de oficina o eventos distintos del esfuerzo de trabajo de oficina estándar.
Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.Change Working Timeaparece el cuadro de diálogo. En la pestaña Excepciones, haga clic en el campo Nombre, ingrese el evento como "Aniversario de la oficina". En el campo Inicio, ingrese 22/11/15 y luego ingrese la misma fecha en el campo Finalizar. Esta fecha ahora está programada como día no laborable para el proyecto. También puede verificar el color cambiado indicado en el calendario dentro del cuadro de diálogo como se muestra a continuación. Haga clic en Aceptar para cerrar.
Paso 4: configurar el calendario de recursos
Al igual que puedes cambiar un Standard Base Calendar, puede cambiar el tiempo de trabajo y no laborable de cada recurso. Puede modificar el calendario de recursos para adaptarse al tiempo flexible, el tiempo de vacaciones, el tiempo de capacitación, etc.
También recuerda, Resource Calendar sólo se puede aplicar a los recursos de trabajo y no a los recursos materiales y de costos.
De forma predeterminada, cuando creamos los recursos en un plan, el calendario de recursos coincide con el Standard base calendar. Y cualquier cambio que realice en el calendario del proyecto se refleja automáticamente en los calendarios de recursos, excepto cuando crea una excepción en el calendario de recursos. En ese caso, incluso si actualiza el calendario del proyecto, la excepción en el calendario de recursos no se ve afectada.
Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time
Change Working Time dialog box appears.
Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.
Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.En la pestaña Excepciones, haga clic en el NameEn el campo, ingrese el evento como "Día festivo personal". En elStart campo ingrese la fecha (ejemplo 9/15/2015), y luego ingrese la misma fecha en el Finish campo.
Paso 5: cambiar los tiempos de trabajo para cada recurso
Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.
The Change Working Time dialog box appears.
Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.
Select the resource for whom you want to change work schedule.
In the following screen you can see we have chosen John.
Click “Work Weeks” tab.
Double-click the [default] cell below the Name column heading.
Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.
We have chosen Tuesday and Wednesday.
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.
Paso 6: crear días no laborables
Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.
The Change Working Time dialog box appears.
Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.
Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.
Click “Work Weeks” tab.
Double-click the [default] cell below the Name column heading.
Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.
Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.
Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.
Cambiar las propiedades del archivo
Con el sistema operativo Microsoft Windows, al hacer clic derecho en un archivo y seleccionar "Propiedades", aparece el cuadro de diálogo de propiedades del archivo que contiene la versión, la seguridad y otros detalles del archivo. También puede registrar información de nivel superior para su archivo de proyecto .mpp. Esto se puede hacer de la siguiente manera:
Paso 1: Lanzamiento de MS Project
Windows 7 - Haga clic en el menú Inicio, seleccione Todos los programas, haga clic en Microsoft Office y luego haga clic en Proyecto 2013.
Windows 8 - En la pantalla de Inicio, toque o haga clic en Proyecto 2013.
Windows 10 - Haga clic en el menú Inicio → Todas las aplicaciones → Microsoft Office → Proyecto 2013.
Paso 2: guardar propiedades
Haga clic en la pestaña Archivo. En la pestaña Información, vaya a Información del proyecto. Haga clic en la flecha cerca de Información del proyecto para hacer clic en Propiedades avanzadas. Se abre un cuadro de diálogo, puede escribir los cambios según sea necesario. Haga clic en Aceptar y no olvide guardar haciendo clic en Guardar.
Crear lista de tareas
Antes de comenzar, supongamos que ya tiene una estructura de desglose del trabajo (WBS). En el contexto de WBS, "Trabajo" se refiere a "Entregables" y no al esfuerzo.
WBS identifica el entregable en el nivel más bajo como paquete de trabajo. Este paquete de trabajo se descompone en tareas / actividades más pequeñas, que es el esfuerzo necesario para completar el paquete de trabajo. Entonces, una tarea está orientada a la acción y el paquete de trabajo es el entregable o el resultado de una o más tareas realizadas.
Existe una gran confusión entre lo que constituye una actividad y lo que constituye una tarea dentro de la comunidad de gestión de proyectos. Pero para MS Project, una tarea es el esfuerzo y la acción necesarios para producir un entregable de proyecto en particular. MS Project no utiliza el término "actividad".
Ingresar tarea
Esto es simple. EnGantt ChartVer, simplemente haga clic en una celda directamente debajo de la columna Nombre de la tarea. Ingrese el nombre de la tarea. En la siguiente pantalla, hemos ingresado 5 tareas diferentes.
Ingrese Duración
La duración de la tarea es la cantidad de tiempo estimada que llevará completar una tarea. Como gerente de proyecto, puede estimar la duración de una tarea utilizando el juicio de expertos, información histórica, estimaciones análogas o estimaciones paramétricas.
Puede ingresar la duración de la tarea en términos de diferentes unidades dimensionales de tiempo, es decir, minutos, horas, días, semanas y meses. Puede utilizar abreviaturas para simplificar y facilitar, como se muestra en la siguiente tabla.
| Valor que desea ingresar | Abreviatura | Apariencia |
|---|---|---|
| 45 minutos | 45 m | 45 minutos |
| 2 horas | 2h | 2 horas |
| 3 días | 3d | 3 días |
| 6 semanas | 6 semanas | 6 semanas |
| 2 meses | 2 meses | 2 meses |
Recuerde, los valores predeterminados del proyecto dependen de sus horas de trabajo. Entonces, 1 día no equivale a 24 horas, sino que tiene 8 horas de trabajo por día. Por supuesto, puede cambiar estos valores predeterminados cuando lo desee.
| Valor ingresado | Valor | Valor predeterminado del proyecto |
|---|---|---|
| 1 minuto | 60 segundos | 60 segundos |
| 1 hora | 60 minutos | 60 minutos |
| 1 día | 24 horas | 8 horas (1 día laborable) |
| 1 semana | 7 días | 40 horas (5 días laborables) |
| 1 mes | 28 a 31 días | 160 horas (20 días laborables) |
Cambiar las dimensiones de tiempo predeterminadas
Haga clic en la pestaña Proyecto → Grupo de propiedades → Haga clic en Cambiar tiempo de trabajo → Haga clic en Opciones.
Puede aplicar esto a todos los proyectos o un proyecto específico en el que está trabajando actualmente.
Uno de los buenos trucos que posee MS Project es que considera la duración de la tarea en el sentido de la jornada laboral. Por lo tanto, si tiene un día no laborable en el medio, se adapta a esto y garantiza una tarea que tarda 16 horas en completarse para finalizar el tercer día. En otras palabras, si tiene una tarea que necesita 16 horas para completarse a partir del lunes a las 8:00 a. M. (Si esta es la hora a la que comienza su día de trabajo y 8 horas son las horas totales de trabajo en un día), y el martes es un feriado , la tarea terminará lógicamente en la noche del miércoles.
Tip - Con las tareas programadas manualmente, si no está seguro de la duración de una tarea, puede simplemente ingresar texto como "Verificar con el Gerente / Ingeniero" para volver a esto más tarde.
Ingrese la duración de la tarea
Esto es simple en Gantt ChartVer, haga clic en la celda debajo del encabezado de la columna Duración. Ingrese la duración. (Tarea 1 en la siguiente captura de pantalla)
También puede ingresar la fecha de inicio y finalización y MS Project calculará la duración por sí solo. (Tarea 2 en la siguiente captura de pantalla)
También puede ingresar texto cuando no tenga una métrica de duración actualmente. (Tarea 3 y Tarea 4 en la siguiente captura de pantalla)
Note- En la captura de pantalla anterior, la Tarea 6 está programada para comenzar el domingo, que es un día no laborable y termina el miércoles. Entonces, esencialmente, uno podría creer que con estos 3 días lunes, martes, miércoles, la duración calculada sería de 3 días. Pero MS Project 2013 lo calcula como 4 días. Por tanto, hay que tener cuidado al elegir la fecha de inicio de la tarea. Porque para cualquier operación sucesiva, MS Project 2013 considera que la Tarea 6 llevará 4 días. La próxima vez que cambie la fecha de inicio, la fecha de finalización cambiará para reflejar esta duración de 4 días.
Duración transcurrida
La duración transcurrida es el tiempo que transcurre mientras ocurre algún evento que no requiere ningún recurso. La duración transcurrida de una tarea se puede utilizar en casos en los que una tarea se desarrollará las 24 horas del día sin ninguna interrupción. Una jornada laboral normal tiene 8 horas y la duración de un día transcurrido tendrá 24 horas. La tarea también continúa durante los días no laborables (vacaciones y vacaciones) y laborables.
Puede ingresar la duración transcurrida anteponiendo una "e" a cualquier abreviatura de duración. Así que 1ew son siete días de 24 horas.
Por ejemplo, cuando está "Esperando a que se seque la pintura". Y se necesitan 4 días para que esto suceda. No necesita un recurso ni un esfuerzo de trabajo, y lo único que está haciendo es esperar a que se seque. Puede usar 4ed como tiempo de duración, lo que significa 4 días transcurridos, la pintura se puede secar sin importar si es un fin de semana o si cae en un día festivo. En este ejemplo, el secado se produce durante 24 horas durante el fin de semana.
Crear hitos
En Gestión de proyectos, los hitos son puntos específicos en el cronograma de un proyecto. Se utilizan como puntos de progreso importantes para gestionar el éxito del proyecto y las expectativas de las partes interesadas. Se utilizan principalmente para revisión, insumos y presupuestos.
Matemáticamente, un hito es una tarea de duración cero. Y se pueden colocar donde haya una conclusión lógica de una fase de trabajo, o en los plazos impuestos por el plan del proyecto.
Hay dos formas de insertar un hito.
Método 1: insertar un hito
Haga clic en el nombre de la tarea en la que desea insertar un hito
Click Task tab → Insert group → Click Milestone.MS Project nombra la nueva tarea como <Nuevo hito> con una duración de día cero.
Click on <New Milestone> to change its name.Puede ver que el hito aparece con un símbolo de rombo en la Vista de diagrama de Gantt a la derecha.
Método 2: convertir una tarea en un hito
Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.
Under Duration heading type in “0 days “.MS Project lo convierte en un hito.
Método 3: convertir una tarea en un hito
En el Método 2, una tarea se convirtió en un Hito de duración cero. Pero también se puede convertir una tarea de duración distinta de cero en un Hito. Esto se usa con poca frecuencia y causa confusión.
Double-click a particular Task name.
Task Information dialog box opens.
Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.
Hacer visible la tarea de resumen del proyecto
La tarea de resumen del proyecto resume todo su proyecto.
In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.Crear tarea de resumen
Puede haber una gran cantidad de tareas en el cronograma de un proyecto, por lo que es una buena idea tener un montón de tareas relacionadas agrupadas en un Summary Taskpara ayudarlo a organizar el plan de una mejor manera. Le ayuda a organizar su plan en fases.
En MS Project 2013, puede tener varias subtareas en cualquier tarea de nivel superior. Estas tareas de nivel superior se denominan Tarea de resumen. A un nivel aún más alto, se les llamaPhases. El nivel más alto de la estructura del esquema de un plan se llamaProject Summary Task, que abarca todo el cronograma del proyecto.
Recuerde que, dado que la tarea de resumen no es una entidad de tarea separada, sino una fase del proyecto con varias subtareas, la duración de la tarea de resumen es desde el inicio de la primera subtarea hasta el final de la última subtarea. MS Project lo calculará automáticamente.
Por supuesto, también puede ingresar una duración manual de la tarea de resumen que podría ser diferente de la duración calculada automáticamente. MS Project hará un seguimiento de ambos, pero esto puede causar una confusión significativa.
En la mayoría de los casos, debe asegurarse de que no haya una duración ingresada manualmente para ninguna tarea que utilizará como una tarea de resumen.
Usemos la siguiente captura de pantalla como ejemplo. Si desea agrupar la Tarea 4 y la Tarea 5 en una Tarea de resumen 1. Puede hacerlo de dos formas.
Método 1
Seleccione los nombres de la Tarea 4 y la Tarea 5.
Click Task Tab → group Insert → Click SummaryMS Project crea una <Nueva tarea de resumen>.
Rename it to Summary Task 1.Método 2
Puede hacer clic en la fila de la Tarea 4.
Select “Insert Task”. A <New Task> is created.Puede cambiar el nombre de la tarea. Aquí se le cambia el nombre a Resumen de la tarea 1. No ingrese ninguna duración para esta tarea.
Now select Task 4 and Task 5.
Click Task tab → Schedule group → Click Indent TaskVincular tareas
Una vez que tenga una lista de tareas listas para lograr los objetivos de su proyecto, debe vincularlas con sus relaciones de tareas llamadas dependencias. Por ejemplo, la Tarea 2 puede comenzar una vez que la Tarea 1 haya terminado. Estas dependencias se denominan Enlaces.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) no define el término dependencia, sino que se refiere a él como una relación lógica, que a su vez se define como una dependencia entre dos actividades, o entre una actividad y un hito.
En MS Project, la primera tarea se llama predecessorporque precede a las tareas que dependen de él. La siguiente tarea se llamasuccessorporque tiene éxito o sigue tareas de las que depende. Cualquier tarea puede ser predecesora de una o más tareas sucesoras. Asimismo, cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras.
Solo hay cuatro tipos de dependencias de tareas, aquí las presentamos con ejemplos.
Finish to Start(FS) - Termine el primer piso antes de comenzar a construir el segundo piso. Más usado.
Finish to Finish (FF) - Cocinar todos los platos para que la cena termine a tiempo.
Start To Start(SS) - Al hacer una encuesta, buscaríamos las respuestas de la encuesta, pero también comenzaremos a tabular las respuestas. No es necesario terminar de recopilar las respuestas de la encuesta antes de comenzar la tabulación.
Start to Finish(SF): la preparación del examen finalizará cuando comience el examen. Menos utilizado.
En MS Project puede identificar los enlaces de tareas:
Gantt Chart - En diagrama de Gantt y Network Diagram vistas, las relaciones de tareas aparecen como vínculos que conectan tareas.
Tables - En Tablas, los números de ID de tarea de la tarea predecesora aparecen en los campos predecesores de las tareas sucesoras.
Método 1
Seleccione las dos tareas que desea vincular. En la siguiente captura de pantalla tomada como ejemplo, hemos seleccionado nombres, Tarea 1 y Tarea 2.
Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.La Tarea 1 y la Tarea 2 están vinculadas con una relación de Final a Inicio.
Note - La tarea 2 tendrá una fecha de inicio del siguiente día laborable a partir de la fecha de finalización de la tarea 1.
Método 2
Double click a successor task you would like to link.Aquí hice clic en la Tarea 4
Se abre el cuadro de diálogo de información de la tarea
Click Predecessors tab
In the Table, click the empty cell below Task Name column.Aparece un cuadro desplegable con todas las tareas definidas en el proyecto.
Choose the predecessor task. Click OK.Aquí he elegido la Tarea 3.
Método 3
En este método, seleccionará un grupo de tareas y las vinculará a todas con la relación de Final a Inicio.
Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.Todas las tareas se vinculan. Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione cada tarea por separado.
Respetar enlaces
Si está en el modo Programado manualmente, cualquier cambio en la duración de la tarea predecesora no se reflejará en la fecha de inicio de la Tarea 4. Por ejemplo, la Tarea 4 comienza el 9/3/15, que es el día siguiente a la fecha de finalización de la Tarea 3.
Ahora, cuando cambiamos la Duración de la Tarea 3 de 5 a 7 días, la fecha de inicio no se actualiza automáticamente para la Tarea 4 en la Programación manual.
Puede obligar a MS Project a respetar el enlace (dependencia) haciendo lo siguiente:
- Seleccione la Tarea 4.
- Haga clic en la pestaña Tarea → Grupo Programación → Respetar enlaces.
Cambio de tarea: manual a automático
MS Project de forma predeterminada establece nuevas tareas para que se programen manualmente. La programación se controla de dos formas.
Manual Scheduling- Esto se hace para capturar rápidamente algunos detalles sin realmente programar las tareas. Puede omitir detalles para algunas de las tareas con respecto a la duración, las fechas de inicio y finalización, si aún no las conoce.
Automatic Scheduling- Esto usa el motor de programación en MS Project. Calcula valores como la duración de las tareas, las fechas de inicio y las fechas de finalización automáticamente. Tiene en cuenta todas las limitaciones, enlaces y calendarios.
Por ejemplo, en Lucerne Publishing, el plan de lanzamiento del nuevo libro ha sido revisado por los recursos que llevarán a cabo el trabajo y por otras partes interesadas del proyecto. Aunque espera que el plan cambie un poco a medida que aprende más sobre el lanzamiento del libro, ahora tiene suficiente confianza en el plan general para cambiar de la programación de tareas manual a la automática.
Conversión de tareas en programación automática
Tenemos tres métodos diferentes para convertir una tarea en programación automática.
Método 1
Si desea cambiar el modo para una tarea en particular, diga Tarea 5 en el siguiente ejemplo. Haga clic enTask Modecelda en la misma fila. Luego, haga clic en la flecha hacia abajo para abrir un cuadro desplegable, puede seleccionar Programado automáticamente.
Método 2
Haga clic en Tarea → Grupo de tareas → Programación automática.
Método 3
Para cambiar completamente al modo Auto Schedule:
Para alternar el modo de programación del plan, haga clic en la barra de estado de Nuevas tareas (en la parte inferior izquierda) y luego seleccione el modo de programación automática.
También puede cambiar el modo de programación predeterminado que Project aplica a todos los planes nuevos.
Vaya a la pestaña Archivo y haga clic en Opciones. Luego haga clic en la pestaña Programar y en las opciones de programación para este proyecto, seleccione "Todos los proyectos nuevos" en el cuadro desplegable. En las nuevas tareas creadas, seleccione "Programado automáticamente" en el cuadro desplegable.
