MS Project - Guía rápida

Es posible que cada uno de ustedes esté usando una configuración diferente para MS Project 2013. Para asegurarse de que los resultados no sean diferentes de los que se muestran en estos tutoriales, asegúrese de la configuración de la siguiente manera. Recuerde que todas estas son las configuraciones predeterminadas que tendrá cuando instale por primera vez MS Project 2013 en su computadora.

Step 1 - Archivo → Opciones → pestaña General → Vista de proyecto → Vista predeterminada.

Seleccione "Gantt con línea de tiempo" en el cuadro desplegable.

Step 2 - Archivo → Opciones → pestaña Pantalla → Mostrar indicadores y botones de opciones para.

Marque todas las opciones.

Step 3 - Archivo → Opciones → pestaña Programación → Programación → Mostrar unidades de asignación.

Elija "porcentaje" en el cuadro desplegable.

Step 4 - Archivo → Opciones → pestaña Programación → Cálculo → Calcular proyecto después de cada edición.

Marque el botón de encendido.

Step 5 - Archivo → Opciones → pestaña Guardar → Guardar proyectos → Guardar archivos en este formato.

Seleccione Proyecto (* .mpp).

Step 6 - Archivo → Opciones → pestaña Avanzado → Editar.

Marque todas las opciones.

Step 7 - Archivo → Opciones → pestaña Avanzado → Pantalla → Mostrar barra de estado → Mostrar barra de desplazamiento.

Se deben marcar ambas opciones, Barra de estado y Barra de desplazamiento.

Step 8 Recursos → Nivel → Opciones de nivelación → Cálculos de nivelación.

Establecer en manual.

Step 9 - Recursos → Nivel → Opciones de nivelación → Cálculos de nivelación → Busque sobreasignaciones.

Seleccione "Día a día" en el cuadro desplegable.

Microsoft Project es un programa de software de gestión de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft, diseñado para ayudar a un director de proyecto a desarrollar un cronograma, asignar recursos a tareas, realizar un seguimiento del progreso, administrar el presupuesto y analizar las cargas de trabajo.

Project crea presupuestos basados ​​en el trabajo asignado y las tasas de recursos. A medida que se asignan recursos a las tareas y se estima el trabajo de asignación, el programa calcula el costo, igual al trabajo multiplicado por la tasa, que se acumula al nivel de la tarea y luego a cualquier tarea de resumen, y finalmente al nivel del proyecto.

Cada recurso puede tener su propio calendario, que define qué días y turnos está disponible un recurso. Microsoft Project no es adecuado para resolver problemas de producción limitada de materiales (recursos) disponibles. Se necesita software adicional para administrar una instalación compleja que produce bienes físicos.

Gestión de proyectos

MS Project tiene muchas funciones, pero se requieren técnicas de gestión de proyectos para impulsar un proyecto de manera efectiva. Muchos gerentes de proyectos se confunden entre un cronograma y un plan. MS Project puede ayudarlo a crear un cronograma para el proyecto incluso con las restricciones proporcionadas. No puede planificar por ti. Como director de proyecto, debería poder responder las siguientes preguntas específicas como parte del proceso de planificación para desarrollar un cronograma. MS Project no puede responder a estas preguntas por usted.

• ¿Qué tareas se deben realizar para crear los entregables del proyecto y en qué orden? Esto se relaciona con el alcance del proyecto.

• ¿Cuáles son las limitaciones de tiempo y los plazos, si los hay, para las diferentes tareas y para el proyecto en su conjunto? Esto se relaciona con el cronograma del proyecto.

• ¿Qué tipo de recursos (hombre / máquina / material) se necesitan para realizar cada tarea?

• ¿Cuánto costará realizar cada tarea? Esto estaría relacionado con el costo del proyecto.

• ¿Qué tipo de riesgo tenemos asociado con un cronograma particular para el proyecto? Esto podría afectar el alcance, el costo y las limitaciones de tiempo de su proyecto.

Estrictamente hablando, desde la perspectiva de la Metodología de Gestión de Proyectos, un Plan y un Cronograma no son lo mismo. UNplan es un ejercicio detallado orientado a la acción, basado en la experiencia y el conocimiento que considera todos los elementos de estrategia, alcance, costo, tiempo, recursos, calidad y riesgo para el proyecto.

Schedulinges la ciencia del uso de cálculos matemáticos y lógica para generar una secuencia de tareas efectiva en el tiempo considerando cualquier restricción de recursos y costos. El horario es parte del Plan. En la Metodología de Gestión de Proyectos, el cronograma solo significaría una lista de los hitos, tareas / actividades y entregables de un proyecto, con fechas de inicio y finalización. Por supuesto, el cronograma está vinculado con recursos, presupuestos y dependencias.

Sin embargo, en este tutorial para MS Project (y en toda la ayuda disponible para MS Project), la palabra 'Plan' se usa como un 'Programa' que se crea en MS Project. Esto es por dos razones.

Uno, MS Project hace más que simplemente crear un cronograma, puede establecer dependencias entre tareas, puede crear restricciones, puede resolver conflictos de recursos y también puede ayudar a revisar el costo y el desempeño del cronograma durante la duración del proyecto. Por lo tanto, ayuda en algo más que crear un horario. Esto tiene sentido que Microsoft comercialice MS Project como un Creador de planes en lugar de simplificarlo en exceso como solo un creador de horarios.

Dos, se debe a la limitación de la forma generalmente aceptada del idioma inglés, donde un horario puede ser tanto en forma de sustantivo como verbal. Como sustantivo, un programa es como una tabla de tiempo o una serie de cosas por hacer o de eventos que ocurrirán en o durante un tiempo o período particular. Y en la forma verbal, programar es planificar para una fecha determinada. Por lo tanto, es mucho más fácil decir que "se puede programar un plan desde una fecha de inicio", pero es muy incómodo decir que "se puede programar un programa desde una fecha de inicio". La distinción es importante para usted como gerente de proyecto, pero en lo que respecta al proyecto de MS, la forma nominal de Schedule es un plan.

Por supuesto, un director de proyecto también debería poder responder otras preguntas relacionadas con el proyecto. Por ejemplo

• ¿Por qué este proyecto debe ser dirigido por la organización?
• ¿Cuál es la mejor manera de comunicar los detalles del proyecto a las partes interesadas?
• ¿Qué es el plan de gestión de riesgos?
• ¿Cómo se van a gestionar los proveedores?
• ¿Cómo se realiza el seguimiento y seguimiento del proyecto?
• ¿Cómo se mide y califica la calidad?

MS Project puede ayudarlo -

• Visualice su plan de proyecto en formatos definidos estándar.
• Programe tareas y recursos de forma coherente y eficaz.
• Realice un seguimiento de la información sobre el trabajo, la duración y los requisitos de recursos para su proyecto.
• Genere informes para compartir en reuniones de progreso.

En este capítulo, veremos de cerca la interfaz de usuario de MS Project.

Interfaz de usuario de MS Project

• Windows 7 - Haga clic en el menú Inicio, seleccione Todos los programas, haga clic en Microsoft Office y luego haga clic en Proyecto 2013.

• Windows 8 - En la pantalla de Inicio, toque o haga clic en Proyecto 2013.

• Windows 10 - Haga clic en el menú Inicio → Todas las aplicaciones → Microsoft Office → Proyecto 2013.

La siguiente pantalla es la pantalla de inicio del proyecto. Aquí tiene opciones para abrir un nuevo plan, algunos otros planes e incluso una nueva plantilla de plan.

Haga clic en la pestaña Proyecto en blanco. Aparece la siguiente pantalla.

La pantalla debe mostrar la interfaz de MS Project. La mayor parte de esta interfaz son:

• Quick Access Toolbar - Un área personalizable donde puede agregar los comandos de uso frecuente.

• Tabs sobre el Ribbon, Groups- Con el lanzamiento de Microsoft Office 2007 llegó la "Interfaz de usuario fluida" o "UI fluida", que reemplazó los menús y las barras de herramientas personalizables con un único "menú de Office", una barra de herramientas en miniatura conocida como "barra de herramientas de acceso rápido" y lo que vino ser conocida como la cinta que tiene múltiples pestañas, cada una con una barra de herramientas con botones y ocasionalmente otros controles. Los controles de la barra de herramientas tienen tamaños heterogéneos y se clasifican en grupos visualmente distinguibles. Los grupos son colecciones de comandos relacionados. Cada pestaña está dividida en varios grupos.

• Commands- Las funciones específicas que utiliza para realizar acciones en Project. Cada pestaña contiene varios comandos. Si señala un comando, verá una descripción en una información sobre herramientas.

• View Label - Aparece a lo largo del borde izquierdo de la vista activa. Active viewes el que puede ver en la ventana principal en un momento determinado. El proyecto incluye muchas vistas como la vista Diagrama de Gantt, la vista Diagrama de red, la vista Uso de tareas, etc. La etiqueta Vista solo le informa sobre la vista que está utilizando actualmente. Project puede mostrar una vista única o varias vistas en paneles separados.

• View Shortcuts - Esto le permite cambiar entre vistas de uso frecuente en Project.

• Zoom Slider - Simplemente acerca o aleja la vista activa.

• Status bar - Muestra detalles como el modo de programación de nuevas tareas (manual o automático) y detalles del filtro aplicado a la vista activa.

Al trabajar con MS Project, puede especificar una fecha de inicio o una fecha de finalización. Porque una vez que ingrese uno de los dos, y otras tareas del proyecto, restricciones y dependencias, MS Project calculará la otra fecha. Siempre es una buena práctica utilizar una fecha de inicio, incluso si conoce la fecha límite del proyecto.

Lanzamiento de MS Project

• Windows 7 - Haga clic en el menú Inicio, seleccione Todos los programas, haga clic en Microsoft Office y luego haga clic en Proyecto 2013.

• Windows 8 - En la pantalla de Inicio, toque o haga clic en Proyecto 2013.

• Windows 10 - Haga clic en el menú Inicio → Todas las aplicaciones → Microsoft Office → Proyecto 2013.

Crear proyecto en blanco

MS Project 2013 mostrará una lista de opciones. En la lista de plantillas disponibles, haga clic enBlank Project.

El proyecto establece la fecha de inicio del plan en la fecha actual, una delgada línea vertical verde en la parte del gráfico de la Vista del diagrama de Gantt indica esta fecha actual.

Información del proyecto

Cambiemos la fecha de inicio del proyecto y agreguemos más información.

Paso 1: fecha de inicio

Haga clic en la pestaña Proyecto → Grupo de propiedades → Información del proyecto.

Aparece un cuadro de diálogo. En el cuadro de la fecha de inicio, escriba 5/11/15, o haga clic en la flecha hacia abajo para mostrar el calendario, seleccione 5 de noviembre de 2015 (o cualquier fecha de su elección).

Haga clic en Aceptar para aceptar la fecha de inicio.

Paso 2: configurar el calendario

Haga clic en la pestaña Proyecto → Grupo de propiedades → Información del proyecto.

Haga clic en la flecha del cuadro desplegable Fecha actual. Aparece una lista que contiene tres calendarios base.

• 24 Hour - Un calendario sin tiempo no laborable.

• Night Shift - Cubre de 23:00 a 8:00 hrs, turnos nocturnos que cubren todas las noches de lunes a viernes, con pausas de una hora.

• Standard - Horario habitual de trabajo, de lunes a viernes de 8 a 17 h, con pausas de una hora.

Seleccione un calendario estándar como calendario del proyecto. Haga clic en "Cancelar" o "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo.

Ahora agreguemos excepciones.

Paso 3: agregar excepciones al calendario

Las excepciones se utilizan para modificar un calendario de proyecto para que tenga un día laborable no estándar o un día no laborable. También puede asignar horas de trabajo únicas para un recurso en particular.

A continuación, se muestra un ejemplo para crear un día no laborable, que podría deberse a un día festivo o celebraciones de oficina o eventos distintos del esfuerzo de trabajo de oficina estándar.

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

Change Working Timeaparece el cuadro de diálogo. En la pestaña Excepciones, haga clic en el campo Nombre, ingrese el evento como "Aniversario de la oficina". En el campo Inicio, ingrese 22/11/15 y luego ingrese la misma fecha en el campo Finalizar. Esta fecha ahora está programada como día no laborable para el proyecto. También puede verificar el color cambiado indicado en el calendario dentro del cuadro de diálogo como se muestra a continuación. Haga clic en Aceptar para cerrar.

Paso 4: configurar el calendario de recursos

Al igual que puedes cambiar un Standard Base Calendar, puede cambiar el tiempo de trabajo y no laborable de cada recurso. Puede modificar el calendario de recursos para adaptarse al tiempo flexible, el tiempo de vacaciones, el tiempo de capacitación, etc.

También recuerda, Resource Calendar sólo se puede aplicar a los recursos de trabajo y no a los recursos materiales y de costos.

De forma predeterminada, cuando creamos los recursos en un plan, el calendario de recursos coincide con el Standard base calendar. Y cualquier cambio que realice en el calendario del proyecto se refleja automáticamente en los calendarios de recursos, excepto cuando crea una excepción en el calendario de recursos. En ese caso, incluso si actualiza el calendario del proyecto, la excepción en el calendario de recursos no se ve afectada.

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

En la pestaña Excepciones, haga clic en el NameEn el campo, ingrese el evento como "Fiesta personal". En elStart campo ingrese la fecha (ejemplo 9/15/2015), y luego ingrese la misma fecha en el Finish campo.

Paso 5: cambiar los tiempos de trabajo para cada recurso

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

Paso 6: crear días no laborables

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

Cambiar las propiedades del archivo

Con el sistema operativo Microsoft Windows, al hacer clic con el botón derecho en un archivo y seleccionar "Propiedades", aparece el cuadro de diálogo de propiedades del archivo que contiene la versión, la seguridad y otros detalles del archivo. También puede registrar información de nivel superior para su archivo de proyecto .mpp. Esto se puede hacer de la siguiente manera:

Paso 1: Lanzamiento de MS Project

• Windows 7 - Haga clic en el menú Inicio, seleccione Todos los programas, haga clic en Microsoft Office y luego haga clic en Proyecto 2013.

• Windows 8 - En la pantalla de Inicio, toque o haga clic en Proyecto 2013.

• Windows 10 - Haga clic en el menú Inicio → Todas las aplicaciones → Microsoft Office → Proyecto 2013.

Paso 2: guardar propiedades

Haga clic en la pestaña Archivo. En la pestaña Información, vaya a Información del proyecto. Haga clic en la flecha cerca de Información del proyecto para hacer clic en Propiedades avanzadas. Se abre un cuadro de diálogo, puede escribir los cambios según sea necesario. Haga clic en Aceptar y no olvide guardar haciendo clic en Guardar.

Crear lista de tareas

Antes de comenzar, supongamos que ya tiene una estructura de desglose del trabajo (WBS). En el contexto de WBS, "Trabajo" se refiere a "Entregables" y no al esfuerzo.

WBS identifica el entregable en el nivel más bajo como paquete de trabajo. Este paquete de trabajo se descompone en tareas / actividades más pequeñas, que es el esfuerzo necesario para completar el paquete de trabajo. Entonces, una tarea está orientada a la acción y el paquete de trabajo es el entregable o el resultado de una o más tareas realizadas.

Existe una gran confusión entre lo que constituye una actividad y lo que constituye una tarea dentro de la comunidad de gestión de proyectos. Pero para MS Project, una tarea es el esfuerzo y la acción necesarios para producir un entregable de proyecto en particular. MS Project no utiliza el término "actividad".

Ingresar tarea

Esto es simple. EnGantt ChartVer, simplemente haga clic en una celda directamente debajo de la columna Nombre de la tarea. Ingrese el nombre de la tarea. En la siguiente pantalla, hemos ingresado 5 tareas diferentes.

Ingrese Duración

La duración de la tarea es la cantidad de tiempo estimada que llevará completar una tarea. Como gerente de proyecto, puede estimar la duración de una tarea utilizando el juicio de expertos, información histórica, estimaciones análogas o estimaciones paramétricas.

Puede ingresar la duración de la tarea en términos de diferentes unidades dimensionales de tiempo, es decir, minutos, horas, días, semanas y meses. Puede utilizar abreviaturas para simplificar y facilitar, como se muestra en la siguiente tabla.

Valor que desea ingresar	Abreviatura	Apariencia
45 minutos	45 m	45 minutos
2 horas	2h	2 horas
3 días	3d	3 días
6 semanas	6 semanas	6 semanas
2 meses	2 meses	2 meses

Recuerde, los valores predeterminados del proyecto dependen de sus horas de trabajo. Entonces, 1 día no equivale a 24 horas, sino que tiene 8 horas de trabajo por día. Por supuesto, puede cambiar estos valores predeterminados cuando lo desee.

Valor ingresado	Valor	Valor predeterminado del proyecto
1 minuto	60 segundos	60 segundos
1 hora	60 minutos	60 minutos
1 día	24 horas	8 horas (1 día laborable)
1 semana	7 días	40 horas (5 días laborables)
1 mes	28 a 31 días	160 horas (20 días laborables)

Cambiar las dimensiones de tiempo predeterminadas

Haga clic en la pestaña Proyecto → Grupo de propiedades → Haga clic en Cambiar tiempo de trabajo → Haga clic en Opciones.

Puede aplicar esto a todos los proyectos o un proyecto específico en el que está trabajando actualmente.

Uno de los buenos trucos que posee MS Project es que considera la duración de la tarea en el sentido de la jornada laboral. Por lo tanto, si tiene un día no laborable en el medio, se adapta a esto y garantiza una tarea que tarda 16 horas en completarse para finalizar el tercer día. En otras palabras, si tiene una tarea que necesita 16 horas para completarse a partir del lunes a las 8:00 a. M. (Si esta es la hora a la que comienza su día de trabajo y 8 horas son las horas totales de trabajo en un día), y el martes es un feriado , la tarea terminará lógicamente en la noche del miércoles.

Tip - Con las tareas programadas manualmente, si no está seguro de la duración de una tarea, puede simplemente ingresar texto como "Verificar con el Gerente / Ingeniero" para volver a esto más tarde.

Ingrese la duración de la tarea

Esto es simple en Gantt ChartVer, haga clic en la celda debajo del encabezado de la columna Duración. Ingrese la duración. (Tarea 1 en la siguiente captura de pantalla)

También puede ingresar la fecha de inicio y finalización y MS Project calculará la duración por sí solo. (Tarea 2 en la siguiente captura de pantalla)

También puede ingresar texto cuando no tenga una métrica de duración actualmente. (Tarea 3 y Tarea 4 en la siguiente captura de pantalla)

Note- En la captura de pantalla anterior, la Tarea 6 está programada para comenzar el domingo, que es un día no laborable y termina el miércoles. Entonces, esencialmente, uno podría creer que con estos 3 días lunes, martes, miércoles, la duración calculada sería de 3 días. Pero MS Project 2013 lo calcula como 4 días. Por tanto, hay que tener cuidado al elegir la fecha de inicio de la tarea. Porque para cualquier operación sucesiva, MS Project 2013 considera que la Tarea 6 llevará 4 días. La próxima vez que cambie la fecha de inicio, la fecha de finalización cambiará para reflejar esta duración de 4 días.

Duración transcurrida

La duración transcurrida es el tiempo que transcurre mientras ocurre algún evento que no requiere ningún recurso. La duración transcurrida de una tarea se puede utilizar en casos en los que una tarea se desarrollará las 24 horas del día sin ninguna interrupción. Una jornada laboral normal tiene 8 horas y la duración de un día transcurrido tendrá 24 horas. La tarea también continúa durante los días no laborables (vacaciones y vacaciones) y laborables.

Puede ingresar la duración transcurrida precediendo cualquier abreviatura de duración con una “e”. Así que 1ew son siete días de 24 horas.

Por ejemplo, cuando está 'Esperando a que se seque la pintura'. Y se necesitan 4 días para que esto suceda. No necesita un recurso ni un esfuerzo de trabajo, y lo único que está haciendo es esperar a que se seque. Puede usar 4ed como tiempo de duración, lo que significa 4 días transcurridos, la pintura se puede secar sin importar si es un fin de semana o si cae en un día festivo. En este ejemplo, el secado se produce durante 24 horas durante el fin de semana.

Crear hitos

En Gestión de proyectos, los hitos son puntos específicos en el cronograma de un proyecto. Se utilizan como puntos de progreso importantes para gestionar el éxito del proyecto y las expectativas de las partes interesadas. Se utilizan principalmente para revisión, insumos y presupuestos.

Matemáticamente, un hito es una tarea de duración cero. Y se pueden colocar donde haya una conclusión lógica de una fase de trabajo, o en los plazos impuestos por el plan del proyecto.

Hay dos formas de insertar un hito.

Método 1: insertar un hito

Haga clic en el nombre de la tarea en la que desea insertar un hito

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

MS Project nombra la nueva tarea como <Nuevo hito> con una duración de día cero.

Click on <New Milestone> to change its name.

Puede ver que el hito aparece con un símbolo de rombo en la Vista de diagrama de Gantt a la derecha.

Método 2: convertir una tarea en un hito

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

MS Project lo convierte en un hito.

Método 3: convertir una tarea en un hito

En el Método 2, una tarea se convirtió en un Hito de duración cero. Pero también se puede convertir una tarea de duración distinta de cero en un Hito. Esto se usa con poca frecuencia y causa confusión.

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

Hacer visible la tarea de resumen del proyecto

La tarea de resumen del proyecto resume todo su proyecto.

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

Crear tarea de resumen

Puede haber una gran cantidad de tareas en el cronograma de un proyecto, por lo que es una buena idea tener un montón de tareas relacionadas agrupadas en un Summary Taskpara ayudarlo a organizar el plan de una mejor manera. Le ayuda a organizar su plan en fases.

En MS Project 2013, puede tener varias subtareas en cualquier tarea de nivel superior. Estas tareas de nivel superior se denominan Tarea de resumen. En un nivel aún más alto, se les llamaPhases. El nivel más alto de la estructura del esquema de un plan se llamaProject Summary Task, que abarca todo el cronograma del proyecto.

Recuerde que, dado que la tarea de resumen no es una entidad de tarea separada, sino una fase del proyecto con varias subtareas, la duración de la tarea de resumen es desde el inicio de la primera subtarea hasta el final de la última subtarea. MS Project lo calculará automáticamente.

Por supuesto, también puede ingresar una duración manual de la tarea de resumen que podría ser diferente de la duración calculada automáticamente. MS Project hará un seguimiento de ambos, pero esto puede causar una confusión significativa.

En la mayoría de los casos, debe asegurarse de que no haya una duración ingresada manualmente para ninguna tarea que utilizará como una tarea de resumen.

Usemos la siguiente captura de pantalla como ejemplo. Si desea agrupar la Tarea 4 y la Tarea 5 en una Tarea de resumen 1. Puede hacerlo de dos formas.

Método 1

Seleccione los nombres de la Tarea 4 y la Tarea 5.

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

MS Project crea una <Nueva tarea de resumen>.

Rename it to Summary Task 1.

Método 2

Puede hacer clic en la fila de la Tarea 4.

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

Puede cambiar el nombre de la tarea. Aquí se le cambia el nombre a Resumen de la tarea 1. No ingrese ninguna duración para esta tarea.

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

Vincular tareas

Una vez que tenga una lista de tareas listas para lograr los objetivos de su proyecto, debe vincularlas con sus relaciones de tareas llamadas dependencias. Por ejemplo, la Tarea 2 puede comenzar una vez que la Tarea 1 haya terminado. Estas dependencias se denominan Enlaces.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) no define el término dependencia, sino que se refiere a él como una relación lógica, que a su vez se define como una dependencia entre dos actividades, o entre una actividad y un hito.

En MS Project, la primera tarea se llama predecessorporque precede a las tareas que dependen de él. La siguiente tarea se llamasuccessorporque tiene éxito o sigue tareas de las que depende. Cualquier tarea puede ser predecesora de una o más tareas sucesoras. Asimismo, cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras.

Solo hay cuatro tipos de dependencias de tareas, aquí las presentamos con ejemplos.

• Finish to Start(FS) - Termine el primer piso antes de comenzar a construir el segundo piso. Más usado.

• Finish to Finish (FF) - Cocinar todos los platos para que la cena termine a tiempo.

• Start To Start(SS) - Al hacer una encuesta, buscaríamos las respuestas de la encuesta, pero también comenzaremos a tabular las respuestas. No es necesario terminar de recopilar las respuestas de la encuesta antes de comenzar la tabulación.

• Start to Finish(SF): la preparación del examen finalizará cuando comience el examen. Menos utilizado.

En MS Project puede identificar los enlaces de tareas:

• Gantt Chart - En diagrama de Gantt y Network Diagram vistas, las relaciones de tareas aparecen como vínculos que conectan tareas.

• Tables - En Tablas, los números de ID de tarea de la tarea predecesora aparecen en los campos predecesores de las tareas sucesoras.

Método 1

Seleccione las dos tareas que desea vincular. En la siguiente captura de pantalla tomada como ejemplo, hemos seleccionado nombres, Tarea 1 y Tarea 2.

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

La Tarea 1 y la Tarea 2 están vinculadas con una relación de Final a Inicio.

Note - La Tarea 2 tendrá una fecha de inicio del siguiente día laborable a partir de la fecha de finalización de la Tarea 1.

Método 2

Double click a successor task you would like to link.

Aquí hice clic en la Tarea 4

Se abre el cuadro de diálogo de información de la tarea

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

Aparece un cuadro desplegable con todas las tareas definidas en el proyecto.

Choose the predecessor task. Click OK.

Aquí he elegido la Tarea 3.

Método 3

En este método, seleccionará un grupo de tareas y las vinculará a todas con la relación de Final a Inicio.

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Todas las tareas se vinculan. Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione cada tarea por separado.

Respetar enlaces

Si se encuentra en el modo Programado manualmente, cualquier cambio en la duración de la tarea anterior no se reflejará en la fecha de inicio de la Tarea 4. Por ejemplo, la Tarea 4 comienza el 9/3/15, que es el día siguiente a la fecha de finalización de la Tarea 3.

Ahora, cuando cambiamos la Duración de la Tarea 3 de 5 a 7 días, la fecha de inicio no se actualiza automáticamente para la Tarea 4 en la Programación manual.

Puede obligar a MS Project a respetar el enlace (dependencia) haciendo lo siguiente:

• Seleccione la Tarea 4.
• Haga clic en la pestaña Tarea → Grupo Programación → Respetar enlaces.

Cambio de tarea: manual a automático

MS Project de forma predeterminada establece nuevas tareas para que se programen manualmente. La programación se controla de dos formas.

Manual Scheduling- Esto se hace para capturar rápidamente algunos detalles sin realmente programar las tareas. Puede omitir detalles para algunas de las tareas con respecto a la duración, las fechas de inicio y finalización, si aún no las conoce.

Automatic Scheduling- Esto usa el motor de programación en MS Project. Calcula valores como la duración de las tareas, las fechas de inicio y las fechas de finalización automáticamente. Tiene en cuenta todas las limitaciones, enlaces y calendarios.

Por ejemplo, en Lucerne Publishing, el plan de lanzamiento del nuevo libro ha sido revisado por los recursos que llevarán a cabo el trabajo y por otras partes interesadas del proyecto. Aunque espera que el plan cambie algo a medida que aprende más sobre el lanzamiento del libro, ahora tiene suficiente confianza en el plan general para cambiar de la programación de tareas manual a la automática.

Conversión de tareas en programación automática

Tenemos tres métodos diferentes para convertir una tarea en programación automática.

Método 1

Si desea cambiar el modo para una tarea en particular, diga Tarea 5 en el siguiente ejemplo. Haga clic enTask Modecelda en la misma fila. Luego, haga clic en la flecha hacia abajo para abrir un cuadro desplegable, puede seleccionar Programado automáticamente.

Método 2

Haga clic en Tarea → Grupo de tareas → Programación automática.

Método 3

Para cambiar completamente al modo Auto Schedule:

Para alternar el modo de programación del plan, haga clic en la barra de estado de Nuevas tareas (en la parte inferior izquierda) y luego seleccione el modo de programación automática.

También puede cambiar el modo de programación predeterminado que Project aplica a todos los planes nuevos.

Vaya a la pestaña Archivo y haga clic en Opciones. Luego haga clic en la pestaña Programar y en las opciones de programación para este proyecto, seleccione "Todos los proyectos nuevos" en el cuadro desplegable. En las nuevas tareas creadas, seleccione "Programado automáticamente" en el cuadro desplegable.

En la terminología de gestión de proyectos, se requieren recursos para llevar a cabo las tareas del proyecto. Pueden ser personas, equipos, instalaciones, financiación o cualquier cosa (excepto mano de obra) necesaria para completar una tarea del proyecto.Optimum Resource Scheduling es la clave para una gestión de proyectos exitosa.

Tipos de recursos

• Work resources - Personas y equipos para realizar las tareas.

• Cost resources- Costo financiero asociado a una tarea. Gastos de viaje, comida, etc.

• Material resources- Consumibles utilizados como producto del proyecto. Por ejemplo, pintura que se usa al pintar una pared.

Note- Sea consciente de la diferencia crucial entre recursos de personas y equipos. Los recursos humanos tendrán un horario de trabajo limitado, digamos 6, 8 o 12 horas. Los recursos del equipo tienen diferentes capacidades de trabajo de 2, 8 o 24 horas y también pueden tener interrupciones de mantenimiento. También tenga en cuenta que es posible que varios recursos de personas estén usando un recurso de equipo, o que un equipo esté realizando múltiples tareas.

Ingrese los nombres de los recursos de trabajo

Puede ingresar los nombres de los recursos según su conveniencia.

Recurso	Ejemplo
Recurso de trabajo como persona identificada	Juan, Kevin
Recurso laboral como función laboral o grupo	Ingeniero, Coordinador, Mecanografiado
Recurso de trabajo como equipo	Máquina de torno, mover tierra

Pasos involucrados

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below the Resource Name heading column.

Enter Resources as an individual person, job function or group.

De forma predeterminada, el campo Unidades máximas se establece en 100%.

Capacidad máxima de recursos

Max UnitsEl campo representa la capacidad máxima de un recurso para trabajar en las tareas asignadas. 100% significa que el 100% del tiempo de trabajo del recurso está disponible para trabajar en la tarea asignada. El recurso está disponible a tiempo completo todos los días laborables. Si el recurso se asigna a una tarea o tareas que requerirían más que sus horas de trabajo, el recurso está sobreasignado y MS Project lo indicará en formato rojo.

Si un recurso no representa a una persona individual sino a una función laboral, donde un grupo de personas con el mismo conjunto de habilidades puede trabajar en la tarea, podemos ingresar unidades máximas más grandes para representar la cantidad de personas en el grupo. Por lo tanto, el 400% indicaría que 4 personas individuales trabajan a tiempo completo todos los días laborales.

Recursos de trabajo en grupo

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet

Click the cell directly below Resource Name heading column

Enter Resources as group, here we take an example of Engineers.

Click the Max. Units field for the Engineers resource.

Escriba o seleccione 400%. Presione Entrar.

Recurso de trabajo como a tiempo parcial

Ingresar un valor menor al 100% en Unidades máximas significaría que espera que la capacidad del recurso sea menor que la de un recurso de tiempo completo. Entonces, el 50% significaría que la persona trabaja a la mitad de la capacidad total normal, por lo que si una semana laboral normal es de 40 horas, esto equivale a 20 horas de capacidad.

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column.

Enter Resource as an individual or job function. Here let’s take an example.

Ingrese el costo de los recursos

Puede ingresar tarifas estándar y costos por uso para trabajo y recursos materiales. También puede ingresar tarifas de horas extra para los recursos laborales. Las tarifas estándar se calculan por horas. Los costos por uso, por otro lado, son costos que no varían con la tarea. El costo por uso es una tarifa fija que se utiliza para completar una tarea. Hay tres tipos de recursos: trabajo, material y costo.

• Work resources - Personas y equipos para realizar las tareas.

• Cost resources- Costo financiero asociado a una tarea. Gastos de viaje, comida, etc.

• Material resources- Consumibles utilizados como producto del proyecto. Como la pintura que se usa al pintar una pared.

Note- Sea consciente de la diferencia crucial entre recursos de personas y equipos. Los recursos humanos tendrán un horario de trabajo limitado, digamos 6, 8 o 12 horas. Los recursos del equipo pueden tener diferentes capacidades de trabajo de 2, 8 o 24 horas y también pueden tener interrupciones de mantenimiento. También tenga en cuenta que es posible que varios recursos de personas estén usando un recurso de equipo, o que un equipo esté realizando múltiples tareas.

Los recursos de costo no utilizan tarifas de pago. Recuerde que el costo por uso y el costo de los recursos son dos cosas diferentes. Los recursos de costo son costos financieros asociados con una tarea, como gastos de viaje, gastos de comida, etc. El valor de costo del recurso de costo solo se asigna cuando asigna el recurso de costo a una tarea.

Project calcula el costo de una tarea usando esta fórmula:

Cost of Task = Work Value (in number of hours) x Resource’s Pay Rate.

Luego, puede ver el costo por recurso y el costo por tarea (así como los costos acumulados en las tareas de resumen y el plan completo). MS Project no aplicará automáticamente los cálculos de horas extra.

Para ingresar tarifas estándar y de pago de horas extras para los recursos laborales:

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column to create Resources.

Click the Std. Rate field for each resource to costs in hourly (default), daily, weekly, monthly and yearly rates.

En el siguiente ejemplo, el recurso Rasmus se deja en cero. Esto es útil cuando no tiene que realizar un seguimiento de los costos basados ​​en tarifas para algunos recursos.

Haga clic en el Ovt. Campo de tarifa para ingresar tarifas de horas extras.

Agregar notas a los recursos

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Double-click the Resource, a Resource Information dialog box opens.

Click on Notes tab. Here let’s enter a note for Rasmus as “Rasmus will work parttime”.
Click OK.

UN note icon ahora aparece a la izquierda del nombre de Rasmus en el Resource Sheetver. Al pasar el cursor sobre él, aparecerá la nota.

Configurar recursos de costos

Puede utilizar un recurso de costo para representar un costo financiero asociado con una tarea en un plan. Ejemplos de recursos de costos son viajes, comida, entretenimiento y capacitación. Por lo tanto, es obvio que los recursos de costo no funcionan en una tarea y no afectan la programación de una tarea.

El valor de costo del recurso de costo se ingresa al asignarlo a una tarea.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the empty cell in the Resource Name column.  

Type Training and press the Tab Key.

In the Type field, click the down arrow to select Cost.

Una vez que la lista de tareas y recursos está completa, es necesario asignar recursos a las tareas para poder trabajar en ellas. Con MS Project puede realizar un seguimiento del progreso de las tareas, los recursos y los costos de las tareas.

Asignar recurso material a la tarea

Método 1

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following screenshot as an 
   example. For Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

También puede seleccionar varios recursos para trabajar en una sola tarea.

Método 2

Click Resource tab → Under Assignments group → Assign Resources.

In the Assign Resources dialog box, click the resource name you like to assign.

Aquí elijamos "Hitesh". Ahora haga clic en el botón Asignar.

También puede seleccionar varios recursos para trabajar en una sola tarea.

Método 3

Click View Tab → Gantt Chart → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

También puede seleccionar varios recursos para trabajar en una sola tarea.

Método 4

Click View Tab → Split View group → Details → Task Form.

La ventana está dividida en dos, la vista Diagrama de Gantt y la vista Formulario de tareas debajo.

In the Task Form view, click under the Resource Name column and select the resource.

También puede seleccionar varios recursos para trabajar en una sola tarea.

Asignar recursos de costos a tareas

Click View Tab → Gantt Chart View → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

En el siguiente ejemplo a continuación, seleccionemos "Viajes" como recurso de costo e ingresemos el costo en $ 800.

También podemos asignar otros recursos materiales a la misma tarea.

Después de asignar recursos a las tareas, puede ver el costo, la duración y el trabajo requerido para que se complete el plan.

Verificar la duración del plan

In Gantt Chart View → View Tab → Split View group → Timeline checkbox.

Podrá ver las fechas de inicio y finalización del plan.

En la vista Diagrama de Gantt, también puede ver la tarea de resumen del proyecto para anotar la duración, las fechas de inicio y finalización del plan.

En el siguiente ejemplo, Asignar recursos es la tarea de resumen del proyecto (identificada como Tarea 0). Duración = 53 días, fecha de inicio: 5/1/15 y fecha de finalización: 19/3/15.

Se puede activar la Tarea de resumen del proyecto siguiendo estos pasos:

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → To check Project Summary Task on.

Verificar el costo del plan

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

El costo de cada tarea se acumula en tareas de resumen y, finalmente, en la tarea de resumen del proyecto.

Verificar el trabajo del plan

Click Report Tab → View Reports group → click Resources → click Resource overview

En la tabla de estado del recurso que aparece en la parte inferior, obtendrá un resumen de las fechas de inicio más tempranas del recurso y las últimas fechas de finalización, así como el trabajo restante.

Ver estadísticas del proyecto

Click Project Tab → Properties group → Project Information → in
   the new dialog box click Statistics…

Una vez que su plan de proyecto está listo en MS Project, es esencial que un gerente de proyecto mida los datos reales (en términos de trabajo completado, recursos utilizados y costos incurridos) y revise y cambie la información sobre tareas y recursos debido a cualquier cambio en el planes. Un Gerente de Proyecto no debe asumir que todo está progresando según el plan y siempre debe realizar un seguimiento de cada tarea. La resistencia al seguimiento formal de los datos de gestión de proyectos es normal. Puede superar la resistencia al seguimiento explicando sus expectativas, explicando los beneficios del seguimiento y capacitando a las personas para que realicen un seguimiento de la tarea.

Guardar una línea de base

Para evaluar el desempeño del proyecto, debe crear una línea de base con la que comparará el progreso. Es necesario guardar la línea de base, una vez que el plan esté completamente desarrollado. Por supuesto, debido a la planificación progresiva o la elaboración progresiva necesaria para administrar proyectos, siempre se pueden agregar nuevas tareas, recursos, restricciones y costos al plan.

También tenga en cuenta que tiene sentido guardar la línea de base antes de ingresar valores reales, como el porcentaje de finalización de la tarea.

Note- Con MS Project 2013, puede guardar hasta 11 líneas base en un plan único. Estas múltiples líneas de base parecen contrarias a la definición de línea de base. Puede utilizar esta flexibilidad cuando:

• Tienes un plan de referencia para el cliente externo y otro para el equipo interno.

• Te estás preparando para un evento de riesgo. Desea desarrollar planes de referencia independientes para la respuesta al riesgo y la recuperación.

• Está acomodando una gran solicitud de cambio, es posible que aún desee mantener el plan original para referencia futura cuando se comunique con una parte interesada.

Crear una línea de base

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Ver línea de base en el diagrama de Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart.

Click Format Tab → Bars and Styles group → Baseline (that you want to display).

Verá las barras de Gantt de línea base junto con las barras de Gantt actuales.

Actualizar una línea de base

A medida que avanza el tiempo y el trabajo en un proyecto, es posible que también deba cambiar la línea de base. Tienes varias opciones para lo mismo:

• Actualice la línea de base.
• Actualice la línea de base para las tareas seleccionadas.
• Guarde varias líneas de base.

Actualizar la línea de base para todo el proyecto

Esto simplemente reemplaza los valores iniciales originales con los valores programados actualmente.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Actualizar la línea de base para las tareas seleccionadas

Esto no afecta los valores de línea base para otras tareas o los valores de línea base de recursos en el plan.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → For select Selected tasks → OK.

Guardar varias líneas base

Puede guardar hasta 11 líneas de base en un solo plan. El primero se llama Línea de base y el resto son Línea de base 1 a Línea de base 10.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → click 
   the dropdown box to save any baseline you like.
	
Click OK.

Planes provisionales

Un plan provisional guarda solo dos tipos de información para cada tarea: fechas de inicio actuales y fechas de finalización actuales.

Se puede utilizar como marcador de proyectos. Es visualmente fácil ver qué tan fuera de o encaminado está el progreso del proyecto. Debido a que solo especifica fechas, es una información simple, clara y fácil.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → Set interim plan → OK.

Seguimiento del plan por fecha específica

Si todas las tareas comenzaron y terminaron según lo programado, puede registrarlo en el cuadro de diálogo Actualizar proyecto. La mayoría de las veces, un gerente de proyecto experimentado comprende que esto no es cierto. Pero a veces este enfoque puede resultar adecuado cuando el trabajo real y los valores de costo generados se acercan lo suficiente a su cronograma de referencia.

Click Project tab → Status group → Update Project.

Switch on the radio button for “Update work as complete through”
   option, and then Set 0% -100% complete. Select the current date.
	
Click OK.

Aparecerán marcas de verificación en la columna de indicadores para las tareas que se han completado. A la derecha, en la parte del gráfico, se generan barras de progreso en las barras de Gantt de cada tarea.

Seguimiento del plan como% completado

Método 1

Click any Task → Task Tab → Schedule group → either 0%, 25%, 50%, 75% or 100%.

Método 2

Click View tab → Data group → Tables → Tracking.

Ahora, para la tarea requerida, haga clic en el correspondiente % Comp columna e ingrese el% completado requerido.

Seguimiento del plan por valores reales

Puede introducir los siguientes valores reales para su proyecto:

• Fechas reales de inicio y finalización: el proyecto mueve la programación en consecuencia.

• Duración real de la tarea: si es igual o mayor que la duración del programa: tarea = 100% completa.

Duración real de la tarea

Click View Tab → Data group → Tables → Work.

Verá el% W. Comp. columna (% trabajo completado).

Esta tabla incluye las columnas Trabajo (trabajo programado), Real y Restante.

Haga clic en la Tarea que desea actualizar. En el siguiente ejemplo, se hace clic en el campo Real de la Tarea 9 y se ingresan 24 horas. Para esta tarea, el trabajo programado inicial fue de 16 horas, porque 24 horas es mayor. El proyecto marca la tarea como completada al 100% y actualiza la columna Trabajo a 24 horas (desde las 16 horas iniciales). En el ejemplo, se guarda una línea de base, porque la línea de base no cambia y se utiliza como comparación. La línea de base sigue siendo de 16 horas y ahora MS Project calcula una variación de 8 horas.

Note - El trabajo real se acumula y también se refleja en la tarea de resumen.

Fechas reales de inicio y finalización

Haga clic en Tarea cuyas fechas le gustaría cambiar.

Click Task tab → Schedule group → dropdown menu for Mark on Track → Update Tasks.

Change Start or Finish field in Actual group.

También puede completar el campo Duración real.

Hay cuatro tipos de dependencias de tareas.

• Finish to Start (FS)- Termine el primer piso antes de comenzar a construir el segundo piso. Más usado.

• Finish to Finish (FF) - Cocinar todos los platos para que la cena termine a tiempo.

• Start to Start (SS)- Al hacer una encuesta, buscaríamos las respuestas de la encuesta, pero también comenzaremos a tabular las respuestas. No es necesario terminar de recopilar las respuestas de la encuesta antes de comenzar la tabulación.

• Start to Finish (SF)- La preparación del examen terminará cuando comience el examen. Menos utilizado.

Ajustar la relación del vínculo de tareas

Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.

Aplicar ventaja y retraso

De forma predeterminada, cuando vincula las tareas, se les asigna una relación de "Fin a Inicio". En esta relación,

• Lead - El tiempo de espera hace que la tarea sucesora comience antes de que finalice su tarea predecesora.

• Lag - El tiempo de retraso hace que la tarea sucesora se inicie después de que finalice su tarea predecesora.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

En la columna de encabezado Retraso, ingrese el retraso en términos de horas, días, semanas o años. También puede aplicar el retraso o el adelanto como porcentaje. Si ingresa el 50% para la Tarea seleccionada que tiene una duración de 6 días, la tarea se retrasa 3 días después de que finaliza la predecesora.

El retraso se ingresa como unidades positivas y el adelanto en unidades negativas (ejemplo, -3d o -50%).

Aplicar restricciones de tareas

Cada tarea creada en MS Project 2013 estará restringida como "Tan pronto como sea posible" de forma predeterminada cuando la programación automática esté activada. As Soon As Possiblesignifica que la tarea comienza tan pronto como se inicia el proyecto, si no hay dependencias que la retrasen. Por lo tanto, este tipo de restricción no impone fechas fijas de inicio o finalización, pero, por supuesto, se mantienen las dependencias predecesoras y sucesoras.

Cuando MS Project 2013 realiza cálculos para ahorrarle tiempo en un proyecto que se retrasa, se aplica la configuración de restricciones.

Hay 8 restricciones de tareas.

Tipo de restricción	Nombre de la restricción	Descripción
Flexible	Lo más tarde posible (ALAP)	La tarea se programa lo más tarde posible y la tarea finaliza antes de que finalice el proyecto y sin retrasar las tareas posteriores. Restricción predeterminada cuando programa desde la fecha de finalización del proyecto. No ingrese una fecha de inicio o finalización de tarea con esta restricción.
	Tan pronto como sea posible (lo antes posible)	La tarea está programada para comenzar lo antes posible. Restricción predeterminada cuando programa desde la fecha de inicio del proyecto. No ingrese una fecha de inicio o finalización con esta restricción.
Semi flexibles	No comience antes de (SNET)	La tarea está programada para comenzar en una fecha especificada o después.
	No terminar antes de (FNET)	La tarea está programada para finalizar en una fecha especificada o después.
	No comience más tarde de (SNLT)	La tarea está programada para comenzar en una fecha especificada o antes.
	Finalizar no más tarde de (FNLT)	La tarea está programada para finalizar en una fecha especificada o antes.
Inflexible	Debe terminar en (MFO)	La tarea está programada para finalizar en una fecha específica.
	Debe comenzar en (MSO)	La tarea está programada para comenzar en una fecha específica.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Advanced Tab.

Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.

Ingrese la fecha límite

Si usa Tasks Restraints, limita su flexibilidad de programación, donde MS Project 2013 fijará una fecha de inicio o finalización particular de la tarea de acuerdo con la restricción. Es una mejor idea usar una Fecha límite que no tiene ningún efecto en la programación de una tarea o tarea de resumen. MS Project lo alertará con un símbolo de exclamación rojo en la columna de indicadores, si la finalización programada de la tarea excede la fecha límite.

Haga clic en la pestaña Tarea → haga doble clic en la tarea requerida en la columna Nombre de la tarea → Se abre el cuadro de diálogo Información de la tarea → pestaña Avanzada.

Ingrese el costo fijo

El costo fijo está asociado con una tarea que no está vinculada a ningún recurso o cantidad de trabajo.

Haga clic en Ver pestaña → Grupo de datos → Tablas → Costo.

Ingrese el costo en la columna de Costo fijo para la tarea de interés. En el siguiente ejemplo, hemos asignado un costo fijo de $ 500 a la Tarea 7.

Ingrese una tarea recurrente

Las reuniones de estado, los informes de estado y las fechas de inspección pueden repetirse con una frecuencia determinada. En MS Project 2013, puede especificar tareas recurrentes sin tener que asignar tareas cada vez por separado. También puede asignar recursos a estas tareas.

En la vista Diagrama de Gantt → pestaña Tarea → Insertar grupo → cuadro desplegable para Tarea → Tarea recurrente.

Ingrese el Nombre de la tarea y elija Patrón de recurrencia.

También puede elegir una hora específica para que comience la tarea. De forma predeterminada, Project programa una tarea recurrente para que comience a la hora de inicio predeterminada del plan. Puede agregar valor de tiempo en el cuadro Inicio para el cuadro de diálogo Información de tareas periódicas para cambiar esto. En la siguiente figura, se ingresa la hora de inicio de 10:00 AM.

 

Ver ruta crítica

Critical Pathes la sucesión de tareas conectadas que tardarán más en completarse. La palabra “crítica” no significa que las tareas sean complejas o importantes o que necesiten ser monitoreadas de cerca, pero el enfoque está en el cronograma de términos que afectará la fecha de finalización del proyecto.

Entonces, si desea acortar la duración de un proyecto, primero debe comenzar con actividades / tareas en la ruta crítica. La ruta crítica puede ser una sola secuencia de tareas (una sola ruta crítica) o puede haber más de 1 ruta crítica para un solo proyecto. Si bien se realizan cambios en el cronograma, también es probable que la ruta crítica cambie de vez en cuando.

Siempre es necesario enfocarse primero en la Ruta Crítica, cuando se quiere aplicar un seguimiento rápido o un bloqueo para acortar la duración del proyecto.

La holgura o la flotación son clave para comprender la ruta crítica. Hay dos tipos de flotación:

• Free Float - Es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar otra tarea.

• Total Float - Es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la finalización del proyecto.

In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.

Todas las barras de tareas en la ruta crítica, en la Vista de diagrama de Gantt a la derecha, se volverán de color rojo.

Verifique las asignaciones de recursos

La relación entre la capacidad de un recurso y las asignaciones de tareas se denomina allocation.

Esto se puede definir por 3 estados:

• Under allocated - Un Ingeniero que trabaja 40 horas a la semana, tiene asignado un trabajo de solo 20 horas.

• Fully allocated - Un trabajador calificado que trabaja 40 horas a la semana, se le asignan 40 horas de trabajo en esa semana.

• Over allocated - A un carpintero se le asignan 65 horas de trabajo, cuando solo tiene una semana laboral de 40 horas.

En la vista de diagrama de Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.

La vista de diagrama de Gantt muestra información de recursos limitada, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Resume si puede haber un problema mediante el icono rojo sobre asignado en la columna del indicador.

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

La vista Uso de recursos muestra los recursos y todas las tareas asignadas debajo del Nombre del recurso. El lado izquierdo de la pantalla enumera los recursos y los nombres de las tareas junto con columnas de información total para el recurso o la asignación. El lado derecho muestra una vista por fases.

También puede contraer el esquema en la tabla para ver el trabajo total por recurso a lo largo del tiempo.

Haga clic en el encabezado de la columna Nombre del recurso.

Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.

Resolver la asignación excesiva de recursos

Se necesitaría cambiar el alcance (reducir la cantidad de trabajo), asignar más recursos o aceptar un cronograma más largo para resolver la sobreasignación.

Esto se puede lograr utilizando algunas de las siguientes técnicas:

Ajustar horario

Al cambiar su tiempo de anticipación o retraso cuando el recurso tiene más tareas asignadas de las que se pueden completar durante un período de tiempo determinado. Si agrega una demora menor o igual a la cantidad de holgura en la tarea, no afectará la fecha de finalización del proyecto.

De forma predeterminada, cuando se vinculan tareas, se les asigna una relación de "Fin a Inicio". En esta relación,

• Lead - El tiempo de espera hace que la tarea sucesora comience antes de que finalice su tarea predecesora.

• Lag - El tiempo de retraso hace que la tarea sucesora se inicie después de que finalice su tarea predecesora.

Haga clic en la pestaña Tarea → haga doble clic en la Tarea requerida en la columna Nombre de la tarea → Se abre el cuadro de diálogo Información de la tarea → Pestaña Predecesores.

En la columna de encabezado Retraso, ingrese el retraso en términos de horas, días, semanas o años. También puede aplicar el retraso o el adelanto como porcentaje. Si ingresa el 50% para la Tarea seleccionada que tiene una duración de 6 días, la tarea se retrasa 3 días después de que finaliza la predecesora.

El retraso se ingresa como unidades positivas y el adelanto en unidades negativas (ejemplo, -3d o -50%).

Sustituir recursos o agregar recursos adicionales

Puede asignar manualmente algún otro recurso a la tarea.

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
   for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

También puede seleccionar varios recursos para trabajar en una sola tarea.

Reducir el trabajo asignado

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

En el siguiente ejemplo, Trish Patrick tiene una asignación excesiva, el nombre del recurso y el trabajo aparecen en rojo.

On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.

También puede hacer clic con el botón derecho en la cuadrícula por fases en la ventana del lado derecho para mostrar la cantidad de sobreasignación activando la sobreasignación.

Ahora puedes reducir las horas asignadas. En el siguiente ejemplo, la asignación de 8 horas se reduce a asignaciones de 4 horas. No solo se reduce el trabajo de Trish Patrick, sino que el trabajo total en el plan ha cambiado. También notará un nuevo icono en la columna del indicador para informarle que el trabajo de asignación ha sido editado.

Disminuir la duración de la tarea

Puede disminuir la duración de la tarea (si no se ha ingresado trabajo real) para reducir la cantidad de trabajo requerido del recurso, que está asignado para completar la tarea. Si se ha registrado el trabajo real, debe reducir manualmente el trabajo restante en la tarea.

Eliminar recurso sobreasignado

Puede simplemente eliminar una asignación de recursos de un recurso sobreasignado.

Nivel de recursos sobreasignados

Si los recursos están sobreasignados, puede usar la función de nivelación de recursos en MS Project 2013. Funciona dividiendo tareas o agregando demoras a las tareas para garantizar que el recurso no se sobrecargue. La nivelación puede retrasar las fechas de finalización de las tareas individuales e incluso la fecha de finalización del proyecto. El proyecto no cambia quién está asignado a cada tarea, trabajo total o valores de unidad de asignación.

El proyecto primero retrasa las tareas para utilizar cualquier holgura disponible. Una vez que la holgura se vuelve cero, MS Project 2013 realiza cambios de acuerdo con las prioridades, las relaciones de dependencia y las restricciones de tareas (como una restricción Finalizar no más tarde de).

Establecer prioridades

Siempre es mejor establecer prioridades de tarea (esta es una medida de la importancia / disponibilidad de una tarea para nivelar). Puede ingresar un valor entre 1 y 1000, de acuerdo con la cantidad de control que desee en el proceso de nivelación. Un nivel de prioridad de 1000 garantizará que MS Project no nivele una tarea en particular. De forma predeterminada, la prioridad se establece en 500 o un nivel de control medio. Las tareas que tienen una prioridad más baja se retrasan o se dividen antes que las que tienen una prioridad más alta.

Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.

In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.

Click on the dropdown box and select Priority.

Ahora puede agregar prioridad a cada tarea según sea necesario.

Arrasamiento

Los pasos del proceso de nivelación son solo algunos, pero es importante comprender lo que hace cada opción. Los pasos son los siguientes:

Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.

Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.

El proyecto realiza la nivelación y se eliminan los indicadores sobreasignados (si la nivelación se realiza por completo, a veces esto podría no suceder).

En la siguiente sección, veremos las Opciones de nivelación en detalle:

Click Resource tab → Level group → Leveling Options.

En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Cálculos de nivel, intente utilizar Manual con más frecuencia. Esto garantizará que MS Project 2013 realice el proceso de nivelación solo cuando se lo solicite, y no tan pronto como un recurso se sobreasigne, incluso si no lo desea (cuando elige la opción Automática). Por ejemplo, si un recurso está sobreasignado, digamos media hora más en una semana, de 40 horas a 40,5 horas, no querrás que esto te moleste al nivelarte automáticamente.

En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Cálculos de nivel, elija la opción Día a día para la opción "Buscar sobreasignaciones en a". Hacerlo no nivelará los recursos, pero determinará cuándo Project muestra indicadores de sobreasignación junto a los nombres de los recursos.

En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Cálculos de nivel, utilice los valores de nivelación claros antes de seleccionar la casilla de verificación de nivelación. Si lo hace, se asegurará de que Project elimine cualquier retraso de nivelación existente de todas las tareas y asignaciones antes de nivelar. Y si anteriormente nivelaste el plan y luego agregaste más asignaciones, es posible que desees desmarcar la casilla de verificación para asegurarte de no perder los resultados de nivelación anteriores.

En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Rango de nivelación para “…….”, Puede elegir Nivelar todo el proyecto. Aquí elige nivelar todo el plan o solo las asignaciones que se encuentran dentro de un rango de fechas que especifique.

En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Resolución de sobreasignaciones, cuadro desplegable Orden de nivelación, puede elegir Estándar. Tienes 3 opciones aquí -

• ID onlyLa opción retrasa las tareas solo de acuerdo con sus números de identificación. Los números de identificación numéricamente más altos (por ejemplo, 10) se retrasarán antes que los números de identificación numéricamente más bajos. Es posible que desee utilizar esta opción cuando su plan no tenga relaciones de tareas ni restricciones.

• Standard option retrasa las tareas de acuerdo con las relaciones anteriores, las fechas de inicio, las limitaciones de la tarea, la holgura, la prioridad y los ID.

• Priority, standard option mira el valor de prioridad de la tarea antes que los otros criterios estándar (la prioridad de la tarea es una clasificación numérica entre 0 y 1000).

En el cuadro de diálogo Nivelación de recursos, en Resolución de sobreasignaciones, tiene varias opciones que puede seleccionar. Estos se explican de la siguiente manera:

• Level only within available slack.Seleccionar esta casilla de verificación evitaría que Project extienda la fecha de finalización del plan. MS Project utilizará solo la holgura libre dentro del cronograma existente, lo que podría significar que las sobreasignaciones de recursos podrían no resolverse por completo.

• Leveling can adjust individual assignments.Al seleccionar esta casilla de verificación, Project puede agregar un retraso de nivelación (o dividir el trabajo en las asignaciones si la nivelación puede crear divisiones en el trabajo restante también está seleccionada) independientemente de cualquier otro recurso asignado a la misma tarea. Esto puede hacer que los recursos comiencen y terminen el trabajo en una tarea en diferentes momentos.

• Leveling can create splits in remaining work checkbox. Esto permite a Project dividir el trabajo en una tarea (o en una asignación si la nivelación puede ajustar asignaciones individuales en una tarea también está seleccionada) como una forma de resolver la sobreasignación.

• Level manually scheduled tasks. Seleccionar esto permite que Project nivele una tarea programada manualmente tal como lo haría con una tarea programada automáticamente.

Verificar el costo del plan

Los tipos de costos en el ciclo de vida de un proyecto incluyen:

• Baseline costs - Todos los costos planificados guardados en el plan básico.

• Actual costs - Costos en los que se ha incurrido por tareas, recursos o asignaciones.

• Remaining costs - Diferencia entre costos de línea base / actuales y costos reales.

• Current costs- Cuando se cambian los planes debido a la asignación o eliminación de recursos, o la adición o sustracción de tareas, MS Project 2013 volverá a calcular todos los costos. Esto aparecerá debajo de los campos etiquetados como Costo o Costo total. Si ha comenzado a realizar un seguimiento del costo real, incluirá el costo real + el costo restante por tarea.

Método 1

Puede ver los valores de costo del plan en el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto.

Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…

Método 2

Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Después de crear un plan de proyecto y líneas de base, el proyecto comienza. En esta etapa, el gerente del proyecto se concentrará en recopilar, monitorear, analizar el desempeño del proyecto y actualizar el estado del proyecto comunicándose con las partes interesadas.

Cuando hay una diferencia entre lo planificado y el rendimiento real del proyecto, se denomina Variance. La varianza se mide principalmente en términos de tiempo y costo.

Deslizamiento de tareas

Hay varias formas de ver la tarea con variación.

Método 1: Vista gráfica mediante seguimiento de Gantt

Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.

Al comparar las barras de Gantt programadas actualmente con las barras de Gantt de referencia, puede ver qué tareas comenzaron más tarde de lo planeado o tardaron más en completarse.

Método 2: Vista gráfica por detalle Gantt

Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.

Método 3: Tabla de varianza

Click View tab → Data group → Tables → Variance.

Método 4: filtros

Click View tab → Data group → Filters → More 
   Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.

MS Project 2013 filtrará la lista de tareas para mostrar solo las tareas filtradas en este proceso. Por lo tanto, si selecciona Tarea deslizante, solo verá las tareas incompletas. Cualquier tarea que ya esté completa no aparecerá.

Costos de tareas

Para examinar el costo en el ciclo de vida de un proyecto, debe conocer estos términos y lo que significan en MS Project 2013:

• Baseline costs - Todos los costos planificados guardados en el plan básico.

• Actual costs - Costos en los que se ha incurrido por tareas, recursos o asignaciones.

• Remaining costs - Diferencia entre costos de línea base / actuales y costos reales.

• Current costs- Cuando se cambian los planes debido a la asignación o eliminación de recursos, o la adición o sustracción de tareas, MS Project 2013 volverá a calcular todos los costos. Esto aparecerá debajo de los campos etiquetados como Costo o Costo total. Si ha comenzado a realizar un seguimiento del costo real, incluirá el costo real + el costo restante (tarea sin completar) por tarea.

• Variance - Diferencia entre el costo inicial y el costo total (costo actual o programado).

Click View Tab → Data group → Tables → Cost.

Podrás ver toda la información relevante. También puede utilizar filtros para ver las tareas que se han sobrepasado del presupuesto.

Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.

Costo de recursos

Para algunas organizaciones, los costos de recursos son costos primarios y, a veces, el único costo, por lo que deben vigilarse de cerca.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Podemos ordenar la columna Costo para ver qué recursos son más y menos costosos.

Haga clic en la flecha de Autofiltro en el encabezado de la columna Costo, cuando aparezca el menú desplegable, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

Puede utilizar la función Autofiltro para cada una de las columnas. Al ordenar la columna de variación, podrá ver el patrón de variación.

Informe del proyecto

Project 2013 viene con un conjunto de informes y paneles predefinidos. Encontrará todos estos en la pestaña Informe. También puede crear y personalizar informes gráficos para su proyecto.

Informes del panel

Click Report → View Reports group → Dashboards.

Informes de recursos

Click Report → View Reports group → Resources.

Reportes de costos

Click Report → View Reports group → Costs.

Reporte de progreso

Click Report → View Reports group → In Progress.

Reportes personalizados

Click Report → View Reports group → New Report.

Hay cuatro opciones.

• Blank- Crea un lienzo en blanco. Utilice la pestaña Herramientas de informes - Diseño para agregar gráficos, tablas, texto e imágenes.

• Chart- Crea un gráfico que compara el trabajo real, el trabajo restante y el trabajo de forma predeterminada. Utilice el panel Lista de campos para elegir diferentes campos para comparar. El aspecto del gráfico se puede cambiar haciendo clic en las pestañas Herramientas de gráficos, Diseño y Diseño.

• Table- Crea una mesa. Utilice el panel Lista de campos para elegir qué campos mostrar en la tabla (Nombre, Inicio, Finalizar y% Completado aparecen de forma predeterminada). El cuadro de nivel de esquema le permite seleccionar cuántos niveles en el esquema del proyecto debe mostrar la tabla. El aspecto de la tabla se puede cambiar haciendo clic en las pestañas Herramientas de tabla, Diseño y Presentación.

• Comparison- Crea dos gráficos uno al lado del otro. Los gráficos tendrán los mismos datos al principio. Puede hacer clic en uno de los gráficos y seleccionar los datos que desee en el panel Lista de campos para comenzar a diferenciarlos.