Proyecto MS - Introducción

Microsoft Project es un programa de software de administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft, diseñado para ayudar a un gerente de proyecto a desarrollar un cronograma, asignar recursos a tareas, rastrear el progreso, administrar el presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Project crea presupuestos basados ​​en el trabajo asignado y las tasas de recursos. A medida que se asignan recursos a las tareas y se estima el trabajo de asignación, el programa calcula el costo, igual al trabajo multiplicado por la tasa, que se acumula al nivel de la tarea y luego a cualquier tarea de resumen, y finalmente al nivel del proyecto.

Cada recurso puede tener su propio calendario, que define qué días y turnos está disponible un recurso. Microsoft Project no es adecuado para resolver problemas de producción restringida de materiales (recursos) disponibles. Se necesita software adicional para administrar una instalación compleja que produce bienes físicos.

Gestión de proyectos

MS Project tiene muchas funciones, pero se requieren técnicas de gestión de proyectos para impulsar un proyecto de manera efectiva. Muchos gerentes de proyectos se confunden entre un cronograma y un plan. MS Project puede ayudarlo a crear un cronograma para el proyecto incluso con las restricciones proporcionadas. No puede planificar por ti. Como director de proyecto, debería poder responder las siguientes preguntas específicas como parte del proceso de planificación para desarrollar un cronograma. MS Project no puede responder a estas preguntas por usted.

  • ¿Qué tareas se deben realizar para crear los entregables del proyecto y en qué orden? Esto se relaciona con el alcance del proyecto.

  • ¿Cuáles son las limitaciones de tiempo y los plazos, si los hay, para las diferentes tareas y para el proyecto en su conjunto? Esto se relaciona con el cronograma del proyecto.

  • ¿Qué tipo de recursos (hombre / máquina / material) se necesitan para realizar cada tarea?

  • ¿Cuánto costará realizar cada tarea? Esto estaría relacionado con el costo del proyecto.

  • ¿Qué tipo de riesgo tenemos asociado con un cronograma particular del proyecto? Esto podría afectar el alcance, el costo y las limitaciones de tiempo de su proyecto.

Estrictamente hablando, desde la perspectiva de la Metodología de Gestión de Proyectos, un Plan y un Cronograma no son lo mismo. UNplan es un ejercicio detallado orientado a la acción, basado en la experiencia y el conocimiento que considera todos los elementos de estrategia, alcance, costo, tiempo, recursos, calidad y riesgo para el proyecto.

Schedulinges la ciencia del uso de cálculos matemáticos y lógica para generar una secuencia de tareas efectiva en el tiempo considerando cualquier restricción de recursos y costos. El horario es parte del Plan. En la Metodología de Gestión de Proyectos, el cronograma solo significaría una lista de los hitos, tareas / actividades y entregables de un proyecto, con fechas de inicio y finalización. Por supuesto, el cronograma está vinculado a recursos, presupuestos y dependencias.

Sin embargo, en este tutorial para MS Project (y en toda la ayuda disponible para MS Project), la palabra 'Plan' se usa como un 'Programa' que se crea en MS Project. Esto es por dos razones.

Uno, MS Project hace más que simplemente crear un cronograma, puede establecer dependencias entre tareas, puede crear restricciones, puede resolver conflictos de recursos y también puede ayudar a revisar el costo y el desempeño del cronograma durante la duración del proyecto. Por lo tanto, ayuda en algo más que crear un horario. Esto tiene sentido que Microsoft comercialice MS Project como un Creador de planes en lugar de simplificarlo en exceso como solo un creador de horarios.

Dos, se debe a la limitación de la forma generalmente aceptada del idioma inglés, donde un horario puede ser tanto en forma de sustantivo como verbal. Como sustantivo, un programa es como una tabla de tiempo o una serie de cosas por hacer o de eventos que ocurrirán en o durante un tiempo o período particular. Y en la forma verbal, programar es planificar para una fecha determinada. Por lo tanto, es mucho más fácil decir que "se puede programar un plan desde una fecha de inicio", pero es muy incómodo decir que "se puede programar un programa desde una fecha de inicio". La distinción es importante para usted como gerente de proyecto, pero en lo que respecta al proyecto de MS, la forma nominal de Schedule es un plan.

Por supuesto, un director de proyecto también debería poder responder otras preguntas relacionadas con el proyecto. Por ejemplo

  • ¿Por qué este proyecto debe ser dirigido por la organización?
  • ¿Cuál es la mejor manera de comunicar los detalles del proyecto a las partes interesadas?
  • ¿Qué es el plan de gestión de riesgos?
  • ¿Cómo se van a gestionar los proveedores?
  • ¿Cómo se realiza el seguimiento y seguimiento del proyecto?
  • ¿Cómo se mide y califica la calidad?

MS Project puede ayudarlo -

  • Visualice su plan de proyecto en formatos definidos estándar.
  • Programe tareas y recursos de forma coherente y eficaz.
  • Realice un seguimiento de la información sobre el trabajo, la duración y los requisitos de recursos para su proyecto.
  • Genere informes para compartir en reuniones de progreso.