Microsoft Visio: uso del asistente para organigramas
Aunque puede crear manualmente el organigrama utilizando diferentes formas en el panel Formas, Visio también proporciona una forma automatizada de importar información sobre su organización desde una fuente externa. En este capítulo, analizaremos la importación de datos de información en una hoja de cálculo de Excel.
Crear información en una hoja de cálculo de Excel
Cree una hoja de cálculo de Excel o use una existente que contenga parte de la información importante en la fila del encabezado que se utiliza para crear un organigrama. La información importante incluye empleado, título, gerente y departamento. Los campos Empleado y Gerente son obligatorios y los demás son opcionales.
Además, también puede incluir un campo llamado Master_Shape, que indica la forma exacta que se utilizará para un empleado en particular. Tenga en cuenta que el nombre, campo Master_Shape debe usarse como está para que Visio designe una forma específica para el empleado.
Inicio del asistente de organigrama
Hay dos formas de iniciar el asistente de organigrama. El primer método implica utilizar el Asistente para organigramas de la sección Plantillas en el menú Nuevo.
El otro método es usar el comando Importar en la sección Datos de la organización de la pestaña Organigrama en la cinta, si ya ha creado un organigrama.
Se recomienda el segundo método si necesita que el formato de fondo se transfiera a todas las páginas del organigrama. El primer método crea todas las páginas necesarias, pero debe formatear cada página individualmente, lo que puede resultar tedioso si su organización es grande.
De cualquier manera, aparece el Asistente para organigrama en el que puede especificar las características de su organigrama.
Uso del asistente de organigrama
La primera pantalla del Asistente para organigramas ofrece la opción de seleccionar la información existente de un archivo o ingresar información manualmente. Para este ejemplo, elegiremos la primera opción. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente pantalla del asistente.
En la siguiente pantalla, puede elegir la fuente en la que se almacena la información organizativa. Puede ser una ubicación en Microsoft Exchange Server, un archivo de texto local, CSV o Excel, o una fuente de datos compatible con ODBC. Seleccione la segunda opción y haga clic en Siguiente.
Ahora, ingrese la ubicación o ruta del archivo de Excel y haga clic en Siguiente.
En esta pantalla, en el menú desplegable del campo Nombre, seleccione el campo en la hoja de cálculo de Excel que contiene el nombre del empleado. En el menú desplegable Informes al campo, seleccione el campo en la hoja de cálculo de Excel que indica el administrador de informes. Si el nombre y los nombres están en campos diferentes, especifique el campo que contiene el nombre del empleado en el menú desplegable Nombre.
Visio combinará los campos de nombre y nombre para generar el nombre completo del empleado. Presione siguiente para continuar.
El cuadro Columnas del archivo de datos enumera todos los campos de datos que están presentes en el encabezado del archivo de Excel. Puede seleccionar los campos que necesita que se muestren en la sección Campos mostrados seleccionando los campos obligatorios y luego haga clic en Agregar. Haga clic en Siguiente, una vez que se agreguen los campos deseados.
En la siguiente pantalla, puede elegir los campos en los que se deben basar los datos de forma. Los campos de datos de forma serán similares a los campos seleccionados en el paso anterior, por lo que en la mayoría de los casos, puede dejarlos como tales. También puede agregar campos adicionales si es necesario.
En la siguiente pantalla, puede optar por incluir fotografías de los empleados. Si ha etiquetado imágenes en el mismo formato que los nombres de los empleados, puede señalar la ubicación de la carpeta que contiene las imágenes de todos los empleados. O simplemente puede optar por no incluir ninguna imagen.
En esta pantalla, puede elegir la cantidad de información de la organización que se puede mostrar en una página, si hay muchos empleados en muchas páginas. También puede optar por permitir que Visio divida automáticamente el organigrama en las páginas. Asegúrese de que las formas de los empleados de Hipervínculo en las páginas y Sincronizar formas de los empleados en las páginas estén seleccionadas. Haga clic en Finalizar para finalmente crear el organigrama.
Después de hacer clic en Finalizar, Visio comenzará a procesar la información de la hoja de cálculo de Excel y creará el organigrama según los parámetros especificados en el asistente. Verá un indicador de progreso que muestra el estado de la creación.
