Microsoft Visio - Guía rápida

Computer diagramminges el proceso de creación de diagramas escalables en una PC que se pueden utilizar en diversas aplicaciones, como diseño de diseño, organigramas, líneas de tiempo, planos de planta e incluso prototipos de interfaces de usuario de software. Los diagramas están hechos de formas, objetos y esténciles que, cuando se combinan correctamente, pueden ayudar a proyectar mucha información útil.

Los diagramas por computadora modernos se basan en el uso de formas basadas en vectores en lugar de formas ráster. Las formas ráster o los mapas de bits no se escalan bien y su resolución y calidad se deterioran con cada edición. Sin embargo, las formas vectoriales son representaciones matemáticas de una forma y, por tanto, escalan bien. Las formas vectoriales no se ven afectadas por las ediciones y son las más apropiadas para usar cuando se requieren mediciones precisas.

Los diagramas por computadora pueden ser ilustraciones basadas en formas o dibujos más complejos que se ven a menudo en programas CAD (Diseño asistido por computadora). CAD contiene mucha más información, como los materiales, los procesos y las convenciones específicas del diagrama. Las ilustraciones basadas en formas se utilizan más comúnmente para representar información técnica menor.

Software de diagramación popular

Microsoft Visio es el software de diagramación más popular, sin embargo, existen alternativas que a menudo son tan buenas y, en algunos casos, gratuitas. Para requisitos simples de diagramación, las siguientes herramientas deberían funcionar bien.

Gliffy

Gliffy es una popular herramienta de diagramación en línea. Gliffy admite planos de planta, diagramas de venn, diagramas de flujo, diagramas de red, etc. y es compatible con la mayoría de los navegadores web modernos. Gliffy puede importar documentos de Microsoft Visio e integrarse con Google Drive para permitir guardar documentos en la nube y facilitar la colaboración.

Hay muchos temas y plantillas para elegir, lo que convierte a Gliffy en una sólida alternativa en línea a Visio. Gliffy se puede utilizar libremente para hasta 5 diagramas o un tamaño de archivo de 2 MB. Hay planes mensuales que se pueden comprar según la cantidad de diagramas necesarios.

yEd

yEd es una herramienta de diagramación gratuita de código abierto que se ejecuta en prácticamente cualquier plataforma habilitada para Java. Puede importar documentos de Visio y trabajar con diagramas muy complejos, como rutas biológicas.

yEd tiene diseños automáticos y es compatible con la mayoría de los estándares gráficos, lo que lo convierte en una alternativa viable a Visio para cualquiera que busque crear diagramas de forma gratuita. También existe una versión en línea llamada yEd Live que funciona en cualquier navegador web moderno compatible con HTML5.

CADE

CADE funciona muy bien para diagramas de redes y como editor de gráficos vectoriales 2D para Windows. CADE se puede descargar gratis y es compatible con la mayoría de las funciones básicas de Visio. Está optimizado para dibujos CAD de gran tamaño y permite colaborar y compartir fácilmente. CADE se puede exportar a formatos populares como EMF, JPG, PDF y XAML. También hay muchos diagramas y plantillas de muestra para ayudarlo a comenzar.

OmniGraffle

Visio no está disponible para Mac OS, dejando OmniGraffle como la única alternativa premium para los usuarios de Mac. OmniGraffle es un software de diagramación completo que puede crear diseños visualmente atractivos a un precio significativamente más económico que Visio. Admite la importación de documentos de Visio y la exportación a una tonelada de formatos populares, incluido SVG. Hay amplias opciones para plantillas, lienzos, plantillas y objetos que permiten crear fácilmente diagramas de alambre, árboles, planos de planta y mucho más.

La última versión admite secuencias de comandos en AppleScript o JavaScript para automatizar casi todos los aspectos del software. También es compatible con Touch Bar en las últimas MacBooks. La versión estándar de OmniGraffle se vende por $ 99,99, mientras que la versión Pro se vende por $ 199,99.

Introducción a Microsoft Visio

Microsoft Visio es uno de los software de creación de diagramas más populares que permite la creación de diagramas, la visualización de datos y el modelado de procesos en una interfaz familiar. Visio viene con una variedad de plantillas y formas integradas que permiten crear prácticamente cualquier diagrama de cualquier complejidad. Visio también permite a los usuarios definir sus propias formas e importarlas al dibujo.

Visio ha sido más un software de clase empresarial, ya que los usuarios domésticos rara vez necesitarían utilizar las funciones avanzadas de diagramación de Visio. Sin embargo, muchos usuarios domésticos están comprando la edición estándar de Visio para visualizar mejor diagramas simples como árboles genealógicos o planos de distribución de piso.

Visio debe su éxito en la empresa debido a su estrecha integración con otros productos de Microsoft Office como Word, Excel y Access. Los datos se pueden importar directamente desde estos software y convertir en diagramas significativos, que cambian en tiempo real de acuerdo con los datos. Por ejemplo, una hoja de cálculo de Excel puede tener información sobre los flujos de corriente a través de una línea eléctrica. Visio se puede utilizar para representar esto en forma de diagrama y, siempre que los datos de Excel se actualicen, lo mismo se reflejará en el diagrama de Visio también.

Las versiones más recientes de Visio desde Visio 2013 en adelante admiten el formato .vsdx que permite una compresión mejorada y muchas otras características en comparación con el formato .vsd anterior compatible con Visio 2010 y versiones anteriores. Visio se puede comprar de forma independiente en dos versiones: una versión estándar, que se vende por $ 299, y una versión profesional, que se vende por $ 589,99. La última versión de Visio también se puede comprar como parte de la suscripción a Office 365 con acceso al visor de Visio en línea. Obtener Visio como parte de Office 365 es la mejor opción para mantenerse actualizado con las últimas funciones y mejoras.

MS Visio: nuevas funciones

Visio, que forma parte de la suite Office 365, se actualiza continuamente durante todo el año. Si tiene una suscripción calificada de Office 365, tiene derecho a actualizaciones periódicas automáticamente. Sin embargo, los usuarios que compran las versiones independientes de Visio no reciben actualizaciones de funciones y deben actualizar por separado a una versión superior cuando se publiquen.

La actualización más reciente de Visio 2016 Professional (versión Office 365) tiene las siguientes características nuevas:

Visualizador de datos

Data Visualizer ayuda a crear automáticamente diagramas de procesos a partir de datos de Excel. Las plantillas de Excel predefinidas o personalizadas que contienen información que se ajusta a los diagramas se pueden importar directamente a Visio mediante el Visualizador de datos y transformar en un diagrama de Visio. Cualquier cambio realizado en el archivo de Excel original se refleja también en el diagrama de Visio.

Visualice las estructuras de la base de datos a partir de los datos de origen

La última versión de Visio permite la ingeniería inversa de bases de datos para crear una representación visual de la base de datos. Visio puede conectarse a varias bases de datos como MySQL, SQL Server, Oracle, etc. y puede actualizar los diagramas en sincronía con los cambios en la base de datos.

Plantillas para diagramas específicos de la industria

La última actualización de Visio para Office 365 viene con muchas nuevas plantillas estandarizadas que se adaptan a industrias como procesos comerciales, desarrollo de software, TI y educación. Estas plantillas son proporcionadas por Microsoft y otros terceros que amplían las capacidades de Visio 2016.

Visio Online y Visio en iPad

Los diagramas de Visio almacenados en SharePoint o OneDrive para empresas ahora se pueden abrir para su revisión en cualquier navegador web moderno con Visio Online disponible con Office 365 o en la aplicación Visio Viewer gratuita para iPad.

En este capítulo, aprenderemos sobre la interfaz de usuario en Visio. Es importante comprender correctamente la interfaz de usuario para aprovechar al máximo esta herramienta.

Pantalla de inicio

La interfaz de usuario de Visio es similar a la de otros programas de la suite de Office. Será recibido con una página de Inicio que enumera algunos de los documentos recientes que ha abierto junto con plantillas destacadas para crear tipos de diagramas comunes.

También puede buscar plantillas en el sitio web de Microsoft directamente desde la pantalla de Inicio.

La esquina superior derecha muestra la cuenta de Microsoft a la que está conectado, si es un suscriptor de Office 365.

Además de las plantillas destacadas, también puede hacer clic en Plantillas para navegar por las categorías de plantillas.

Interfaz de documento

Al hacer clic en cualquiera de las plantillas anteriores, se abre el documento de plantilla.

La interfaz del documento de Visio es similar a otros programas de Office como Word o Excel. En la parte superior, tiene la barra de herramientas de acceso rápido, que contiene comandos comunes, como Guardar, Deshacer y Rehacer. Esto se puede personalizar según sea necesario.

Debajo de la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra la conocida cinta de Office. La pestaña Inicio enumera los comandos comunes para trabajar con el documento. Aprenderemos más sobre otras pestañas a medida que avancemos.

En el panel de la izquierda, hay Formas, que enumera las formas comunes que combinan bien con la plantilla. Para insertar una forma, simplemente haga clic y arrastre la forma al lienzo. Hay muchas formas disponibles en Visio y nos familiarizaremos con ellas a medida que avancemos.

Por supuesto, también puede buscar más formas, si es necesario en línea, utilizando la herramienta de búsqueda incorporada.

Cuando coloque formas en el lienzo, verá guías que le ayudarán a alinear las formas con respecto a los objetos que ya están en el lienzo. También tiene una regla en la parte superior e izquierda del lienzo. Esto le da una sensación de perspectiva y le permite crear diagramas perfectamente alineados.

Las formas en Visio son básicamente gráficos vectoriales y, como tales, puede ampliar o reducir el tamaño según sea necesario sin perder calidad. También tiene una idea de las dimensiones relativas de todas las otras formas (indicadas por flechas verdes) cuando intenta cambiar las dimensiones de cualquier forma.

Para abrir un archivo en Visio, vaya al menú Archivo, que abre la vista entre bastidores y haga clic en Abrir. losRecent La sección le permite acceder directamente a los dibujos recientes que ha abierto o guardado.

Según su configuración, el menú Abrir enumera algunas de las ubicaciones de los archivos que puede buscar en busca de dibujos de Visio. Haga clic en Agregar un lugar para agregar Office 365 SharePoint o la ubicación de OneDrive para un acceso rápido. Alternativamente, haga clic en Examinar y seleccione el dibujo de Visio de una carpeta local o de red. Los archivos de Visio tienen la extensión.vsdx.

Una vez que abra un dibujo de Visio, verá que la interfaz de usuario cambia según el dibujo.

En el siguiente ejemplo, hemos abierto un organigrama y puede observar que las plantillas de formas correspondientes al organigrama ahora están disponibles en el panel Formas. En el caso de este archivo, también notará una pestaña Organigrama en la cinta de opciones que le brinda opciones adicionales para trabajar con las formas en el gráfico, y también permite vincular las formas a datos de fuentes externas como Excel.

Puede ajustar el espacio entre formas individuales y también cambiar la altura y el ancho de todas las formas con un solo clic.

Puede personalizar el diseño de este organigrama y agregar formas adicionales, si es necesario.

El comando Comparar en la sección Datos de la organización de la pestaña Organigrama le permite comparar el contenido de este organigrama con otro organigrama o diagrama abierto en Visio. La salida se genera como un archivo HTML, que enumera las similitudes y diferencias entre los dos diagramas.

La interfaz de usuario de Visio es completamente personalizable. Puede mostrar u ocultar elementos en la interfaz de usuario como mejor le convenga.

La barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido le permite agregar fácilmente comandos de uso frecuente para que siempre estén disponibles a su alcance. Además de los comandos estándar Deshacer, Rehacer y Guardar, puede agregar botones adicionales, como alternar entre los modos Touch y Mouse según su pantalla, haciendo clic en el icono de flecha en la barra de herramientas de acceso rápido. También puede agregar más comandos haciendo clic en la opción Más comandos ...

El lazo

La cinta se puede contraer para permitir más espacio para el lienzo. Puede reducir o expandir el panel Formas haciendo clic y arrastrando el borde del panel hacia adentro o hacia afuera, respectivamente.

La cinta de opciones se puede personalizar al igual que la barra de herramientas de acceso rápido, pero para hacerlo, debe navegar hasta el menú Archivo y hacer clic en Opciones. Luego haga clic en Personalizar cinta. Puede seleccionar las pestañas que desea mostrar en el espacio de trabajo. También puede crear una nueva pestaña o grupo haciendo clic en Nueva pestaña o Nuevo grupo para acomodar los comandos que usa con frecuencia.

Puede exportar estas personalizaciones e importarlas a una nueva instancia de Visio haciendo clic en el menú desplegable Importar / Exportar y seleccionar Exportar personalizaciones.

Visio tiene algunas opciones para cambiar la forma en que ve el dibujo. La pestaña Ver enumera todas las opciones de vista posibles que puede usar en el lienzo. Veremos algunos de los comandos que son útiles para cambiar los modos de vista.

Fragmentos de diapositivas

El panel de fragmentos de diapositiva solo está disponible en la última versión de Office 365 de Visio. Básicamente, los fragmentos de diapositiva le permiten exportar directamente un diagrama de Visio como una diapositiva de PowerPoint.

Para tomar un fragmento de diapositiva, haga clic en el Panel de fragmentos de diapositiva en la pestaña Ver para abrirlo. Luego, seleccione un área del dibujo que desea exportar a una diapositiva de PowerPoint y haga clic en el botón Agregar en el Panel de fragmentos de diapositiva. Agregue un título en el campo Ingrese el título aquí ... y haga clic en Exportar para exportar el dibujo capturado a una diapositiva de PowerPoint.

Modo presentación

El modo de presentación muestra una vista de pantalla completa del dibujo sin distracciones. Este modo también se puede alternar presionando F5 en el teclado.

Regla, cuadrícula y guías

Puede alternar entre mostrar las reglas verticales y horizontales, la cuadrícula y las guías activando las casillas de verificación correspondientes en el área Mostrar de la pestaña Vista. También se puede ajustar la escala de las reglas y la cuadrícula. La cuadrícula permite ajustar fácilmente los objetos para que se coloquen correctamente en el lienzo.

Enfocar

La sección Zoom se compone de comandos que le permiten cambiar los niveles de zoom del lienzo. También puede ajustar el contenido a la ventana o ajustar el contenido para llenar el ancho de la página.

Ventana

La sección Ventana enumera los comandos que permiten organizar varias ventanas en su pantalla. Puede abrir directamente una nueva ventana u organizar las ventanas una al lado de la otra. También puede colocar ventanas en cascada para cambiar fácilmente entre ellas.

SmartShapes proporciona formas contextuales que se relacionan con la forma seleccionada. Las SmartShapes se conectan a la forma original y el conector también se mueve siempre que se mueve SmartShape.

Crear una SmartShape

Comience con un documento en blanco (en este caso, un diagrama de flujo). Notará que el panel Formas tiene diferentes formas que son aplicables a los diagramas de flujo. Haga clic y arrastre una forma al lienzo vacío. Puede cambiar el tamaño o rotar la forma como desee. Incluso puede alinear la forma con la ayuda de las guías de alineación.

Cuando arrastre una forma al lienzo, notará que hay cuatro flechas a lo largo de la forma. Al pasar el cursor sobre cualquiera de estas flechas, se mostrarán posibles formas que se pueden crear y vincular a esta forma.

Haga clic en la forma deseada para crear la forma. También notará que la forma se conecta automáticamente a la forma inicial. Si tuviera que arrastrar la forma manualmente, también deberá conectarla manualmente. Las conexiones entre las formas son dinámicas y se moverán en relación con la ubicación de la forma.

Organizar SmartShapes

La flecha SmartShape enumera las primeras cuatro formas del diagrama que se ven en el panel Formas. Es posible que desee personalizar qué formas aparecen en las cuatro opciones de SmartShape según su flujo de trabajo. Para establecer las formas que prefiera como SmartShapes, primero seleccione la forma deseada en el panel Formas y arrástrela a una de las primeras cuatro formas dentro del panel.

En este ejemplo, supongamos que la forma de la base de datos debe estar entre las cuatro primeras. Haga clic y arrastre la forma Base de datos a una de las primeras cuatro posiciones.

Ahora, cuando cree una SmartShape, encontrará que la forma de la base de datos está disponible.

SmartShapes permite conectar formas automáticamente. Si desea conectar formas que no están directamente relacionadas, puede conectarlas manualmente.

Para conectar formas manualmente, haga clic en la herramienta Conector en la sección Herramientas de la pestaña Inicio. El puntero del mouse ahora se convierte en un conector.

Dibuja una línea de conexión desde la forma de origen hasta el destino. Notará una línea de puntos que representa el conector. Puede pegar este conector al punto de conexión o pegarlo a la forma de destino. Pegarlo a la forma le permitirá mover la forma a una ubicación diferente en el lienzo junto con el conector.

Haga clic en la herramienta Puntero en la sección Herramientas de la pestaña Inicio para que el puntero del mouse vuelva a la normalidad.

Las versiones más recientes de Visio tienen inteligencia incorporada para ayudarlo a colocar formas entre otras formas. Visio agrega automáticamente el espaciado y los conectores necesarios para garantizar que la nueva forma se inserte en la posición correcta.

Para insertar una forma entre dos formas, arrastre la nueva forma entre las formas deseadas, hasta que vea cuadrados verdes en los conectores y suelte el mouse. La nueva forma se insertará con el mismo espaciado y las conexiones adecuadas.

Si elimina la forma insertada, el conector se extiende hasta la siguiente forma.

A menudo, insertar y eliminar formas puede alterar la alineación del diagrama. También puede hacer que los elementos del diagrama estén espaciados de manera desigual. Para evitar esto, Visio proporciona herramientas que alinean y espacian automáticamente las formas en su diagrama para que se vea perfecto.

Alinear y espaciar formas

Para alinear y espaciar formas automáticamente en un diagrama, vaya al menú desplegable Posición en la sección Organizar de la pestaña Inicio. Haga clic en Espacio automático o Alinear y espaciar automáticamente según los requisitos. También puede colocar el mouse sobre estos comandos para obtener una vista previa de cómo se vería el diagrama después de la alineación.

Después de la alineación, aún puede mover las formas en su diagrama, si desea una apariencia más personalizada.

Visio ofrece opciones para cambiar automáticamente el diseño del diagrama con el comando ReLayout Page. El comando Re-Layout Page proporciona diseños de uso común. También puede personalizar algunos de los aspectos del diseño según sea necesario.

Cambiar el diseño del diagrama

Abra el diagrama y navegue hasta la pestaña Diseño en la cinta. Haga clic en el menú desplegable Re-Layout Page y seleccione un diseño según sea necesario. Verá que el diagrama ahora cambia al diseño seleccionado. También puede obtener una vista previa del aspecto antes de hacer clic colocando el mouse sobre el estilo de diseño.

Personalización del diseño

Puede personalizar aún más el diseño haciendo clic en Más opciones de diseño ... en el menú desplegable Página de cambio de diseño. Esto abre un cuadro de diálogo en el que puede configurar las propiedades del diseño.

Puede cambiar el espaciado entre las formas cambiando manualmente los valores en el campo Espaciado.

También puede cambiar la apariencia de los conectores a curvos seleccionando Curved en el menú desplegable Apariencia. Recuerde seleccionar la casilla de verificación Aplicar estilo de enrutamiento a los conectores para poder cambiar la apariencia de los conectores.

Visio permite insertar texto dentro de las formas o en el documento. También puede aplicar formato de texto como cualquier otro editor de texto.

Insertar texto en una forma

Es fácil insertar texto dentro de una forma. Simplemente haga doble clic en una forma para escribir el texto. El texto se ajusta automáticamente de acuerdo con la forma, sin embargo, también puede presionar retornos duros si desea tener su propio ajuste. Observe que Visio se acerca automáticamente a la forma para permitir la escritura y se aleja cuando hace clic fuera de la forma.

Insertar texto en un documento

Para insertar un texto en un documento, como un encabezado para el gráfico, haga clic en el menú desplegable Cuadro de texto en la pestaña Insertar en la cinta y seleccione el cuadro de texto horizontal o vertical.

Luego coloque el cursor sobre el documento y dibuje un cuadro de texto para comenzar a escribir.

Los fondos se insertan utilizando páginas llamadas páginas de fondo. Las páginas de fondo pueden contener gráficos o texto, como información de derechos de autor y otra información. Las páginas de fondo siempre están separadas pero aparecen superpuestas en la página principal.

Insertar una página de fondo

Puede cambiar el fondo de un documento eligiendo fondos predeterminados o utilizando su propia plantilla de fondo. Para insertar un fondo, haga clic en el menú desplegable Fondo de la pestaña Diseño en la cinta y elija un fondo preestablecido.

Esto crea una nueva página además de la página del diagrama. Puede hacer clic con el botón derecho en la página de fondo recién creada para cambiarle el nombre. El nuevo fondo se aplicará automáticamente a todas las páginas recién creadas en el documento.

Además de las formas que forman parte del diagrama, puede agregar sus propias imágenes al documento. Las imágenes pueden provenir de cualquier fuente en línea o fuera de línea. Si agrega una imagen a la página de fondo, la imagen aparecerá en todas las páginas del documento.

Agregar gráficos a un documento

Para insertar sus imágenes o gráficos, vaya a la pestaña Insertar en la cinta y seleccione cualquiera de los comandos en la sección Ilustraciones. Puede ser una imagen en su disco local, una fuente en línea, un gráfico o incluso un dibujo CAD.

También puede reproducir la imagen en todas las páginas insertando la imagen en una página de fondo. Para hacer esto, seleccione la página de fondo e inserte la imagen como se describe arriba. Arrastre y cambie el tamaño de la imagen según sea necesario.

Ahora, navegue hasta la página que contiene el diagrama y verá que la imagen aparece en esa página y en cualquier otra página posterior que se agregue.

A veces, es posible que desee combinar dos o más elementos del diagrama. Puede utilizar contenedores para agrupar formas que dependen unas de otras. Las llamadas ayudan a insertar más texto fuera de la forma. Las llamadas siempre están conectadas a la forma y se mueven con ella.

Insertar un contenedor

Primero agrupe las formas seleccionando Agrupar en la sección Organizar de la pestaña Inicio.

Para insertar un contenedor, vaya a la pestaña Insertar en la cinta y haga clic en el menú desplegable Contenedor en la sección Partes del diagrama. Verá que hay muchos diseños para elegir para el contenedor.

Una vez que seleccione un diseño, puede arrastrar el contenedor alrededor de las formas agrupadas. Suelte el mouse para bloquear el contenedor. El contenedor también contiene un área para escribir texto. Haga doble clic en el área de encabezado para escribir el texto. En el siguiente ejemplo, hemos etiquetado el contenedor como 'Proceso final'.

Siempre que arrastre el contenedor, los contenidos del contenedor se mueven juntos.

Insertar un texto destacado

Seleccione la forma para la que desea usar la llamada. Para insertar una llamada, vaya a la pestaña Insertar en la cinta y haga clic en el menú desplegable Llamada en la sección Partes del diagrama. Verá que hay muchos diseños para elegir para el rótulo.

Seleccione un diseño apropiado para la leyenda. La llamada aparecerá conectada a la forma seleccionada.

En este ejemplo, hemos agregado una llamada para el proceso Volver a la investigación llamado Investigación extensa. La llamada está vinculada a la forma y se puede mover a cualquier lugar del dibujo; sin embargo, siempre permanecerá conectada a la forma.

Visio se acercará cuando haga clic en la llamada para permitir la escritura y se alejará cuando se haga clic fuera de la llamada.

En este capítulo, aprenderemos cómo hacer hipervínculos a sitios web, archivos y páginas.

Sitios web de hipervínculos

Para insertar un hipervínculo, primero cree un cuadro de texto yendo a la pestaña Insertar en la cinta y dibujando un cuadro de texto horizontal para el texto que representa el hipervínculo, como 'Sitio web' o 'Haga clic aquí para visitarnos'. Este texto ahora debe convertirse en un hipervínculo.

Para hacerlo, seleccione el texto en el cuadro de texto y en la pestaña Insertar nuevamente. Haga clic en Enlace para abrir el cuadro de diálogo Hipervínculos.

Puede especificar los enlaces a sitios web o un archivo local en su computadora. Haga clic en Aceptar para convertir el texto seleccionado en un hipervínculo.

Archivos de hipervínculo

Puede vincular directamente un texto o una forma a un archivo. Al hacer doble clic en el texto o la forma, se abre el archivo con hipervínculo. El procedimiento es similar a vincular un sitio web.

Seleccione la forma o el texto para el que desea crear un hipervínculo y haga clic en el botón Enlace en la pestaña Insertar de la cinta.

En el cuadro de diálogo Hipervínculos, haga clic en Examinar ... junto al campo Dirección y haga clic en Archivo local ... para buscar la ubicación del archivo.

Asegúrese de que la casilla Usar ruta relativa para hipervínculo esté seleccionada para asegurarse de que la ruta del archivo se actualice automáticamente cuando cambie la ubicación del archivo.

Páginas de hipervínculos

Visio también hace posible hipervínculo de páginas en un documento de varias páginas, de modo que al hacer clic en el enlace, se lo llevará directamente a la página vinculada.

Para hacer hipervínculos a las páginas, seleccione un texto o forma para vincularlos y haga clic en Vínculos en la pestaña Insertar de la cinta. En el cuadro de diálogo Hipervínculos, asegúrese de hacer clic en Examinar ... junto al campo Subdirección. Seleccione la página de destino en el campo Página. También puede establecer un nivel de zoom predeterminado en el menú desplegable Zoom para que al navegar a la página vinculada se abra con el zoom deseado.

Haga clic en Aceptar dos veces para establecer el hipervínculo.

En este capítulo, aprenderemos a aplicar temas en Visio.

Seleccionar un tema

No es necesario que se contente con el tema predeterminado. Visio permite personalizar el tema y el aspecto general del documento. Para aplicar un tema, vaya a la pestaña Diseño y elija cualquiera de las muchas opciones de tema disponibles. Puede elegir entre una selección de temas profesionales, dibujados a mano, de moda y modernos.

Una vez que haga clic en cualquiera de los temas disponibles, el tema se aplicará al documento. Puede personalizarlo aún más seleccionando una de las muchas opciones en la sección Variantes.

Cambiar los colores del tema

La sección Variantes le permite personalizar los colores del tema según sea necesario. Hacer clic en el menú desplegable en la sección Variantes permite personalizar los colores, efectos y conectores del tema.

Para personalizar un color de tema, vaya al submenú Colores en la sección Variantes y haga clic en Crear nuevos colores de tema ...

Abre el cuadro de diálogo Nuevos colores del tema, que permite personalizar cada uno de los acentos del tema. Una vez que haya decidido el esquema de color, asigne un nombre al tema y haga clic en Aplicar o Aceptar para guardar el esquema de color del tema y aplicarlo al diagrama.

Si está familiarizado con Microsoft Word, debería sentirse como en casa en Visio con respecto al formato de texto. Puede dar formato a títulos y texto dentro de formas. También puede utilizar el comando Copiar formato para copiar el formato y pegarlo en otra forma o cuadro de texto.

Para formatear el texto, seleccione el cuadro de texto que contiene el texto o resalte el texto en sí. Luego, elija entre las opciones disponibles en las secciones Fuente y Párrafo de la pestaña Inicio.

Puede cambiar la fuente, el tamaño, el color y la alineación del párrafo. Si desea cambiar los estilos de fuente en una forma, simplemente haga doble clic en la forma para seleccionar el texto dentro de la forma y cambiar los estilos de fuente como desee.

También puede formatear las formas para darles un aspecto más profesional o informal según lo desee. Para dar formato a las formas, seleccione la forma en el diagrama y formatee utilizando las opciones disponibles en la sección Estilos de forma.

Puede seleccionar estilos de forma predefinidos o puede personalizar la forma utilizando el menú desplegable Relleno. Para ajustar el color del borde de la forma, seleccione un color del menú desplegable Línea. El menú Efectos permite agregar efectos especiales a su forma, como sombras paralelas o rotaciones 3D.

Visio facilita el formato de los contornos de las formas y los conectores. Es posible que desee formatear el contorno de una forma para que se destaque del resto de las formas o para resaltar algo importante.

Dar formato a los contornos de formas

Para formatear el contorno de una forma, haga clic en la forma o mantenga presionada la tecla Ctrl en el teclado y seleccione varias formas. Luego, desde la sección Estilos de forma de la pestaña Inicio, haga clic en Línea y seleccione Opciones de línea ... Esto abrirá un menú lateral Formato de forma. En la sección Línea, seleccione las opciones que necesita para personalizar el contorno de la forma.

Puede cambiar el color del contorno de la forma, aumentar el ancho para agregar más peso, cambiar el redondeo y mucho más. También puede crear degradados para que la línea se adapte al diagrama.

Formatear conectores

Al igual que los contornos de formas, los conectores también se pueden formatear según sea necesario. Para formatear un conector, seleccione el conector en el diagrama y abra el panel Formato de forma yendo al menú desplegable Línea y haciendo clic en Opciones de línea ...

En la sección Línea del panel Formato de formas, seleccione el tipo de guión que prefiera para cambiar el patrón del conector. También puede cambiar el color del conector y ajustar los niveles de transparencia según sea necesario.

Visio viene con ayudas visuales para ayudar a alinear y estructurar los elementos en el diagrama para que se vea genial tanto en la pantalla como en la impresión. Las principales ayudas visuales disponibles incluyen reglas, cuadrículas y guías.

Gobernantes

Las reglas ayudan a proporcionar perspectiva a los elementos del diagrama. Ayudan a orientar las formas para lograr un aspecto uniforme y limpio. Las reglas se pueden apagar o encender con una simple casilla de verificación en la sección Mostrar de la pestaña Ver.

Cuando mueva una forma, notará que hay 3 líneas de puntos (que se muestran en el siguiente ejemplo en rectángulos rojos) tanto en las reglas verticales como horizontales. Estas 3 líneas punteadas denotan las partes izquierda, media y derecha del diagrama. Cuando arrastra la forma vertical u horizontalmente, estas 3 líneas de puntos ayudan a colocar la forma exactamente en el lugar que necesita.

Puede desactivar la casilla de verificación Regla si necesita algo de espacio en la pantalla.

Guías

Al igual que las reglas, las guías ayudan a orientar correctamente las diferentes formas del diagrama. Puede crear cualquier número de guías a partir de las reglas verticales y horizontales. Para crear una guía, simplemente arrastre una línea desde las reglas verticales u horizontales.

Las guías están representadas por líneas, que aparecen gruesas cuando se seleccionan. Puede eliminar una guía simplemente seleccionando la guía y presionando la tecla Eliminar en el teclado. Desmarque la casilla de verificación Guías en la pestaña Ver para quitar todas las guías de la vista.

Arrastrar una forma a una guía le permitirá ajustar la forma a la guía. Cuando una forma se ajusta a una guía, se mueve junto con la guía.

Las cuadrículas no solo ayudan a alinear formas dentro del dibujo, sino que también pueden ser una herramienta de medición importante. Las cuadrículas se componen de cajas cuadradas de área definida, que se pueden ajustar. Por lo tanto, las cuadrículas le ayudan a tener una estimación del área probable ocupada por la forma, lo que le permite dimensionar las formas según sea necesario.

Para activar o desactivar las cuadrículas, simplemente marque o desmarque la casilla de verificación Cuadrícula en la pestaña Ver.

También puede personalizar el tamaño de cada cuadrícula ajustando el espacio entre las cuadrículas. Para hacerlo, haga clic en la pequeña flecha que apunta hacia abajo en la parte inferior derecha de la sección Mostrar en la pestaña Ver.

Esto abre un cuadro de diálogo Regla y cuadrícula donde puede ajustar parámetros como subdivisiones en una cuadrícula, el espaciado horizontal y vertical, etc.

Además de las ayudas visuales de uso común, como la regla, las guías y las cuadrículas, Visio también incluye algunas otras ayudas visuales para ayudarle a organizar mejor su diagrama. Estos incluyen AutoConnect, Dynamic Grid y Connection Points.

Autoconectar

Una de las ventajas de usar SmartShapes es la capacidad de conectar rápida y fácilmente una forma a las cuatro formas favoritas principales. AutoConnect ayuda a seleccionar rápidamente una forma de las cuatro primeras y establecer instantáneamente una conexión con la nueva forma. A veces, es posible que no necesite esta función. En tales casos, puede deshabilitar la función Conexión automática simplemente desmarcando la casilla de verificación Conexión automática de la sección Ayudas visuales de la pestaña Ver.

Cuando la casilla de verificación AutoConectar no está marcada, las SmartShapes y las flechas de conexión no aparecen cuando se selecciona una forma.

Cuadrícula dinámica

La cuadrícula dinámica proporciona una señal de alineación relativa cuando inserta una nueva forma. Cuando la opción Cuadrícula dinámica está activada, verá guías e indicadores relacionados con la forma.

Dynamic Grid se puede utilizar junto con el Grid real. La cuadrícula real es más una medida absoluta y debe considerarse cuando las medidas precisas son importantes para decidir la ubicación de las formas. La cuadrícula dinámica es más una medida relativa.

En el ejemplo anterior, vemos que activar la cuadrícula dinámica nos permite ver la distancia relativa de la nueva forma con respecto a las formas preexistentes.

Puntos de conexión

Los puntos de conexión ayudan a conectar formas a puntos específicos a lo largo de la superficie de una forma. Por ejemplo, una forma puede tener cuatro puntos de conexión a lo largo de su perímetro a los que se pueden conectar conectores. Activar los puntos de conexión ayuda a conectar formas con precisión en puntos de conexión definidos.

Los puntos de conexión se pueden identificar mediante cuadrados verdes que aparecen en todos los lados de la forma. Si desea conectarse a la forma directamente en lugar de a un punto de conexión en la forma, desmarque la casilla de verificación Puntos de conexión en la pestaña Ver de la cinta.

Los paneles de tareas brindan funcionalidad adicional a la interfaz de usuario. Puede usar los paneles de tareas para personalizar o agregar parámetros a un objeto. El panel Formas, que está ahí de forma predeterminada, es un ejemplo de Panel de tareas.

Los paneles de tareas pueden ser flotantes o acoplados y se pueden cambiar de tamaño según sea necesario. Además del panel de tareas Formas, hay bastantes otros paneles, a los que se puede acceder desde el menú desplegable Paneles de tareas en la pestaña Ver de la cinta.

Panel de datos de forma

El panel Datos de formas permite la entrada de metadatos de formas adicionales. Estos metadatos son contextuales y dependen de la forma que se seleccione.

Panel de panorámica y zoom

El panel Panorámica y zoom permite navegar y hacer zoom a cualquier parte del dibujo fácilmente. El control deslizante Pan & Zoom facilita el zoom exacto en una parte específica del diagrama. Esto es especialmente útil al trabajar con diagramas complejos.

Panel de tamaño y posición

El panel Tamaño y posición le permite cambiar las dimensiones de una forma seleccionada. Esto permite establecer medidas precisas de una forma. También puede cambiar el ángulo de orientación de la forma y la posición de la clavija desde la que se deben considerar las medidas.

Panel de navegación

El panel de navegación solo está disponible en la versión Office 365 de Visio. Básicamente, enumera todos los elementos del diagrama y facilita la navegación a cada uno de ellos. Esto es especialmente útil si el diagrama tiene formas variadas y desea navegar a un tipo de forma específico. Al seleccionar el nombre de la forma en el panel de navegación, se selecciona en el lienzo.

Es fácil trabajar con múltiples ventanas o múltiples versiones de un documento en Visio. Puede cambiar entre ventanas fácilmente o colocarlas una al lado de la otra para una apariencia comparativa. Las opciones para la reorganización de la ventana se pueden encontrar en la sección Ventana de la pestaña Ver.

Nueva ventana

Nueva ventana básicamente permite crear una nueva copia de la ventana existente. La nueva copia no mostrará las plantillas directamente, sin embargo, se pueden seleccionar haciendo clic en la flecha Más formas en el panel Formas.

La nueva ventana se puede identificar por la presencia de un número en la barra de título de la ventana. En el siguiente ejemplo, el nombre del archivo original eraBlkDiagm.vsd. El uso del comando Nueva ventana crea una nueva ventana conBlkDiagm: 2 en la barra de título.

Arreglar todo

Esta función le permite organizar todas las ventanas una al lado de la otra. Esta función es útil para comparar dos ventanas; sin embargo, si tiene una pantalla de alta resolución, es posible que pueda colocar más ventanas una al lado de la otra. El panel Formas y otros paneles se pueden minimizar para permitir más espacio en la pantalla.

cascada

Esta función permite la conexión en cascada de ventanas para ofrecer una vista general de las ventanas abiertas. La ventana activa está en primer plano, mientras que las inactivas están en segundo plano con barras de título visibles. La vista en cascada es útil para saber qué documentos están abiertos de un vistazo.

Para imprimir un dibujo, simplemente vaya al menú Archivo y haga clic en Imprimir o presione el atajo de teclado Ctrl + P. El menú Imprimir ofrece varias opciones para seleccionar el diseño de la página impresa y la impresora a la que desea enviar el documento para imprimir.

El lado derecho del menú Imprimir muestra una vista previa de la salida. Puede cambiar la orientación de la página, el tamaño de la página y seleccionar solo las páginas que necesita imprimir.

Dependiendo de su impresora, también puede imprimir en color o en escala de grises. Recuerde que es posible que la impresión en blanco y negro no produzca un buen resultado. Es mejor imprimir en escala de grises, si desea ahorrar tinta de la impresora.

Visio incluye varias formas de crear un PDF del dibujo, lo cual es extremadamente útil para compartir con otros. Puede guardar el documento directamente como PDF, imprimirlo en PDF o enviar el dibujo por correo electrónico directamente como PDF.

Guardar como pdf

Puede guardar el dibujo como un dibujo de Visio (.vsd or .vsdx)de forma predeterminada o guárdelo como PDF, que luego puede abrirse con cualquier lector de PDF disponible gratuitamente, como Adobe Reader. Para guardar como PDF, vaya al menú Archivo, haga clic en Guardar como y luego en Examinar. Esto abre el cuadro de diálogo Guardar como. Seleccione PDF en el campo Guardar como tipo para guardar el documento como PDF.

Imprimir en PDF

También puede imprimir directamente en PDF si tiene instalada una impresora de software compatible, como Adobe PDF o Microsoft Print to PDF. Es posible que desee usar esto si necesita tener un control detallado sobre el documento PDF, como la versión PDF o las propiedades de compatibilidad.

PDF de correo electrónico

También puede enviar directamente el diagrama por correo electrónico a un destinatario. Para hacer esto, vaya al menú Archivo, haga clic en Compartir y luego haga clic en Enviar como PDF. Esto crea un nuevo correo electrónico en su cliente de correo electrónico predeterminado con el archivo PDF adjunto. Simplemente ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario para enviar el archivo adjunto.

Al igual que en PDF, Visio también puede exportar formatos de imagen como JPG, GIF, TIFF, PNG y Bitmap. Exportar formatos de imagen es útil al compartir el dibujo fácilmente con otras personas o para colocarlo en una página web.

Para exportar un dibujo, vaya al menú Archivo, haga clic en Guardar como y en el campo Guardar como tipo, elija de la lista de formatos compatibles. Puede elegir entre cualquiera de los formatos gráficos mencionados anteriormente.

Una vez que elija un formato de gráficos para exportar, obtendrá algunas opciones para elegir según las capacidades del formato gráfico. En el siguiente ejemplo, vemos que al seleccionar el formato de intercambio de archivos JPEG se muestran muchas opciones para personalizar la salida.

Las opciones de los campos de formato Operación y Color son específicas del formato. Puede dejarlos en su mayoría como predeterminados. Establezca el color de fondo como blanco si tiene un fondo para el dibujo. Configure la Calidad según sea necesario. También puede rotar el dibujo o voltearlo horizontal o verticalmente.

La resolución y el tamaño del diagrama de salida pueden coincidir con la pantalla, la impresora o la fuente. También puede ingresar una resolución o tamaño personalizados. Haga clic en Aceptar.

También puede exportar dibujos a páginas web que se pueden alojar en un sitio web. Visio permite personalizar lo que entra en la página web. Vaya al cuadro de diálogo Guardar como en el menú Archivo y seleccione Página web en el campo Guardar como tipo. Luego, en el mismo cuadro de diálogo, haga clic en Publicar… para abrir las opciones de publicación HTML.

Puede seleccionar cuál de los componentes del diagrama desea publicar y el número de páginas para publicar. También puede proporcionar un título de página.

El archivo HTML se crea en la ubicación elegida junto con una carpeta que contiene los archivos de apoyo. Tanto el archivo HTML como la carpeta están vinculados.

Agregar SmartShapes crea capas automáticamente. Las capas son básicamente superposiciones, que se pueden personalizar individualmente y activar o desactivar. Cada forma y conector del diagrama forma una capa cuyas propiedades se pueden personalizar.

Para conocer la lista de capas en el diagrama, en la sección Edición de la pestaña Inicio, haga clic en el menú desplegable Capas y haga clic en Propiedades de capa ...

Esto abre el cuadro de diálogo Propiedades de capa, que puede usar para personalizar las diferentes capas en el diagrama.

El cuadro de diálogo Propiedades de capa enumera las diferentes capas del documento y permite cambiar las propiedades individuales de las capas.

Las capas se asignan automáticamente a las formas. Sin embargo, Visio permite asignar capas a formas según sea necesario. También puede crear sus propias capas. Comencemos creando una nueva capa y luego asignemos algunas formas a la nueva capa.

Crear una capa nueva

Vaya al cuadro de diálogo Propiedades de capa ... en el menú desplegable Capas de la sección Edición de la pestaña Inicio y haga clic en Nuevo ... Escriba un nombre para la nueva capa.

La nueva capa se creará en el cuadro de diálogo Propiedades de capa e inicialmente tendrá cero formas, ya que aún no se han asignado. Haga clic en Aceptar.

Asignar formas a una capa

Las formas se pueden asignar a cualquier capa. Para asignar una forma a una capa, haga clic en la forma o conector en el diagrama y luego, haga clic en Asignar a capa en el menú desplegable Capas de la sección Edición de la pestaña Inicio.

Abre el cuadro de diálogo Capa desde el que se puede asignar una forma a una capa existente o una recién creada.

Tenga en cuenta que la nueva capa que se creó anteriormente ahora está en la lista. También se puede asignar una forma a más de una capa. Para asignar una forma a todas las capas del documento, haga clic en Todo y luego en Aceptar.

El cuadro de diálogo Propiedades de capa permite cambiar las propiedades de capas individuales. Se compone de varias casillas de verificación como Nombre, #, Visible, Imprimir, Activo, Bloquear, Ajustar, Pegar y Color.

El campo Nombre enumera el tipo de capa, mientras que el campo # enumera el número de formas en ese tipo. En el siguiente ejemplo, vemos que hay nueve formas de equipo en este diagrama.

Hay una fila de casillas de verificación para cada tipo de capa que se puede seleccionar o deseleccionar. Al desmarcar la casilla de verificación Visible, la forma se vuelve invisible en el dibujo. Si la casilla de verificación Imprimir está marcada, la forma se imprimirá junto con las demás. Desmarcar la casilla de verificación Imprimir no imprimirá las formas en la capa.

Del mismo modo, las capas se pueden activar o bloquear. Las formas de una capa activa se pueden manipular sin afectar a las demás formas o capas. Cuando bloquea una forma, Visio evita que se produzcan cambios en la forma. No puede arrastrar la forma ni cambiar su contenido. Se marcarán Ajustar y Pegar, si las formas pueden ajustarse a una cuadrícula. También puede representar una capa con un color para un fácil reconocimiento.

Cuando representa una capa por su color, las formas que pertenecen a esa capa también se colorearán en el diagrama. Esto es útil si desea diferenciar un conjunto de formas de otro.

Los temas y estilos son útiles para darle al diagrama un cambio de imagen de diseño y hacer que se destaque. Visio proporciona un conjunto estándar de temas y estilos, que se pueden personalizar.

Temas

Los temas se aplican a todo el diagrama. Los temas comprenden un conjunto de colores y efectos que generalmente se combinan bien entre sí. Son una excelente manera de darle al diagrama un aspecto pulido rápidamente. Los temas también afectan a otras partes del documento, como títulos, encabezados, texto, etc.

Para aplicar un tema, vaya a la pestaña Diseño y seleccione un tema de la sección Temas. La flecha desplegable proporciona más opciones categorizadas por tipo de tema. Cuando hace clic en un tema, todos los aspectos del diagrama y otras partes del documento reflejan la configuración del tema.

Un tema puede tener muchas variantes, que se pueden seleccionar en la sección Variantes de la pestaña Diseño.

Estilos

Los estilos son diferentes de los temas en que son aplicables a una forma seleccionada o un grupo de formas. Los estilos ayudan a personalizar los aspectos de un estilo en particular.

Para cambiar el estilo de una forma, seleccione la forma y en la pestaña Inicio, luego seleccione un estilo en la sección Estilos de forma. El estilo se puede aplicar tanto a elementos de forma en el diagrama como a cuadros de texto individuales. Puede seleccionar varias formas para aplicar el estilo a todas juntas.

Cuando cambia un tema después de aplicar un estilo a una forma, la forma adoptará las características del tema pero seguirá siendo distinta de otras formas. Por supuesto, puede seguir personalizando el estilo incluso después de aplicar un tema.

Los temas son útiles para personalizar la apariencia del documento. Visio va un paso más allá y permite personalizar los propios temas.

Los temas vienen con variantes que se pueden personalizar aún más según sea necesario. Se puede acceder a las variantes del tema desde la sección Variantes en la pestaña Diseño. Puede utilizar las variantes de stock o hacer clic en el menú desplegable para personalizar muchos otros aspectos.

En el menú Colores, encontrará que hay muchas combinaciones de colores para elegir.

El menú Efectos muestra algunos de los efectos que se pueden aplicar a la forma seleccionada.

También puede elegir entre una variedad de conectores.

A veces, se hace necesario evitar que los temas afecten a una forma o un grupo de formas, especialmente si tienen información importante que debe presentarse de una manera particular. Visio permite proteger una forma, evitando así que cualquier cambio de tema afecte el diseño previsto de la forma.

Para habilitar la protección de una forma, haga clic en una forma o un grupo de formas. Vaya a la pestaña Desarrollador en la cinta de opciones, haga clic en Protección en la sección Diseño de formas.(Note - Es posible que primero deba habilitar la pestaña Desarrollador personalizando la cinta).

Esto abre el cuadro de diálogo Protección que permite seleccionar qué componentes de la forma proteger para que no se anulen.

Nos centraremos en proteger la temática de la forma por ahora. Por lo tanto, seleccione las casillas de verificación para Texto, Formato, Desde colores de tema, Desde efectos de tema, Desde fuentes de tema y finalmente, Desde índice de tema. Haga clic en Aceptar.

Si ahora selecciona cualquier tema de la pestaña Diseño, notará que la forma que está protegida no se ve afectada por el cambio de tema.

Para revertir los cambios, simplemente vaya al cuadro de diálogo Protección nuevamente, haga clic en Ninguno y finalmente haga clic en Aceptar.

Visio viene con una buena selección de temas y variantes para satisfacer casi cualquier necesidad. Sin embargo, a veces es posible que tenga la necesidad de crear un esquema de color específico que refleje su organización.

Para hacer esto, seleccione un tema de la pestaña Diseño y elija una variante de la sección Variantes que se asemeje mucho a lo que pretende crear. Luego, en el menú Colores en la sección Variantes, haga clic en Crear nuevos colores de tema ...

En el cuadro de diálogo Nuevos colores de tema, asigne un nombre al tema en el campo Nombre. Hay 5 colores de acento para personalizar. Dependiendo de los colores que desee personalizar, elija un color para cada acento. Haga clic en Aplicar para ver una vista previa del efecto. Una vez que esté satisfecho con la combinación de colores, haga clic en Aceptar para guardar la combinación de colores.

El nuevo esquema de color se puede encontrar en la sección Personalizado del menú Colores. Siempre puede editar este esquema de color haciendo clic con el botón derecho en el esquema personalizado y haciendo clic en Editar.

Los organigramas o los organigramas son una excelente manera de representar la jerarquía en una organización. Visio proporciona plantillas listas para usar para ayudarlo a comenzar a crear organigramas. En la siguiente serie de capítulos, aprenderemos diferentes aspectos de la creación y el trabajo con organigramas.

Uso de la plantilla de organigrama

La forma más fácil de comenzar es usar una plantilla de organigrama incorporada y desarrollarla. En Visio 2016, la plantilla de organigrama se puede encontrar yendo al menú Nuevo. Haga clic en el botón Inicio, haga clic en Nuevo y seleccione la pestaña Plantillas. En la pestaña Plantillas, vaya a la categoría Negocios y haga clic en Organigrama.

Se abrirá un cuadro de diálogo en el que puede elegir el gráfico que se creará en unidades métricas o estadounidenses. Seleccione las unidades con las que se sienta cómodo y haga clic en Crear para cargar las formas del organigrama en un nuevo diagrama.

Insertar una forma ejecutiva de nivel superior

Una vez que se crea el gráfico, notará que la cinta tiene una nueva pestaña Organigrama que enumera los estilos de forma que puede usar.

El panel Formas tiene todas las formas necesarias para usar en un organigrama. Las formas cambian según el estilo de forma seleccionado en la pestaña Organigrama de la cinta. En este ejemplo, el estilo de forma seleccionado actualmente es Belt.

Para insertar una forma de nivel superior, arrastre la forma Cinturón ejecutivo sobre el lienzo y alinéela con el centro de la página.

Una vez que se crea la forma ejecutiva de nivel superior, es fácil crear subformas de administrador. La forma Executive Belt no ofrecerá SmartShapes ya que se trata de un gráfico jerárquico con posiciones definidas.

Para insertar un administrador, simplemente arrastre la forma del cinturón del administrador a la forma del cinturón ejecutivo. Notará que Visio conecta automáticamente ambas formas. Puede agregar más formas de Cinturón de administrador en la forma de Cinturón ejecutivo y Visio conectará, espaciará y alineará automáticamente todas las formas.

Luego, puede ingresar detalles en las formas haciendo zoom y haciendo doble clic en la forma para activar el cuadro de texto. A diferencia de la forma Executive Belt, las formas del administrador ofrecerán la opción de utilizar SmartShapes.

Podemos seguir construyendo sobre el organigrama creado anteriormente. Según la jerarquía organizativa, se pueden agregar las formas correspondientes a las formas existentes. Visio creará automáticamente la conexión y alineará la nueva forma en el diagrama.

Agregar un cinturón de posición

Un cinturón de posición se utiliza para indicar una posición debajo de un ejecutivo. En el siguiente ejemplo, se han agregado varios cinturones de posición a cada una de las tres subformas de administrador. Para agregar una forma de posición, simplemente arrastre la forma Cinturón de posición desde el panel Formas sobre cualquiera de las subformas del administrador. Visio crea automáticamente la forma del cinturón de posición y la conecta a la forma del administrador de arriba.

Agregar un cinturón vacante

En una organización, no todos los puestos estarán siempre ocupados. Habrá algunos puestos vacantes que deberán cubrirse. Puede indicar una vacante arrastrando la forma Cinturón de vacantes a cualquiera de las formas gerenciales. Una forma de vacante es diferente de las otras formas y se puede identificar fácilmente.

Adición de formas de consultor y secretaria

Del mismo modo, también puede agregar las formas de consultor y asistente al organigrama. En el siguiente ejemplo, se ha agregado un consultor al CTO y un asistente al CEO. Arrastre la forma del consultor encima de la forma del director de tecnología y la forma del asistente en la parte superior del director ejecutivo. Visio ajustará automáticamente el espaciado y las conexiones entre las formas.

Puede ser necesario reordenar a los miembros del equipo en el organigrama. Las formas se pueden mover hacia la izquierda y hacia la derecha o hacia arriba y hacia abajo, dependiendo de cómo desee que se ordenen. Dado que se trata de un organigrama, habrá una pestaña de organigrama en la cinta. Haga clic en la pestaña y, en la sección Organizar, haga clic en cualquiera de las flechas del comando Mover.

Dependiendo de la posición de la forma en el dibujo, moverse hacia la izquierda y hacia la derecha también puede significar moverse hacia arriba y hacia abajo. Cuando mueves una forma, todas las subformas también se mueven junto con ella. En el siguiente ejemplo, la forma COO se movió hacia la derecha y con ella, todas las posiciones debajo de ella también se mueven.

Un marco de equipo ayuda a identificar a los miembros de diferentes equipos que trabajan en un proyecto común. Para agregar un marco de equipo, arrastre la forma del marco de equipo desde el panel Formas a los equipos que desea incluir.

El marco del equipo se puede ajustar a lo largo de sus mangos para acomodar a tantos miembros como sea necesario. La línea del borde del marco del equipo y la etiqueta se pueden formatear según sea necesario. Para formatear el borde del marco del equipo, haga clic en el marco del equipo y vaya a la pestaña Inicio y en la sección Estilos de forma, seleccione el formato de forma necesario.

Un informe de línea de puntos ayuda a identificar a los miembros individuales del equipo que informan a varias personas. Para agregar una línea de puntos, arrastre la forma Informe de línea de puntos desde el panel Formas al lienzo.

Verá que hay dos puntos finales en la línea de puntos. Arrastre uno de los extremos a la primera forma y el otro extremo a otra forma para crear una línea de puntos que indique que el miembro del equipo informa a más de una posición.

Aunque puede crear formas individuales arrastrando las formas deseadas desde el panel Formas, Visio facilita la creación de varias formas a la vez. Todas las formas agregadas juntas se conectarán y alinearán automáticamente.

Creación de una SmartShape de tres posiciones

Para crear una SmartShape de tres posiciones, arrastre la forma Three Positions a cualquiera de las formas superiores del administrador.

Esto crea tres formas directamente debajo de la forma superior. Notará que las formas pueden extenderse a la página siguiente. Esto se puede rectificar haciendo clic en el botón Re-Layout en la sección Layouts de la pestaña Org Chart.

Creación de una SmartShape de varias posiciones

Similar a un SmartShape de tres posiciones, Visio también ayuda a crear un SmartShape de múltiples posiciones en el que puede seleccionar tantas posiciones como desee. Para crear una SmartShape de varias posiciones, haga clic y arrastre las formas múltiples del panel Formas a una forma seleccionada en el lienzo.

Abre un cuadro de diálogo Agregar varias formas en el que puede seleccionar el tipo de formas y el número de formas que se agregarán. Haga clic en Aceptar para agregar las formas a la forma seleccionada.

Puede agregar imágenes a diferentes niveles en su organigrama para hacerlo más atractivo visualmente. Para agregar imágenes ejecutivas, haga doble clic en la forma para ampliarla y luego haga clic en el campo de imagen dentro de la forma.

Luego haga clic en el botón Insertar para seleccionar una imagen y agregarla a una forma. Para evitar que una imagen aparezca con una forma, haga clic en el botón Mostrar / Ocultar.

Después de agregar una imagen, puede utilizar las herramientas de formato de imagen habituales para ajustar el brillo y el contraste o recortar la imagen.

Si desea importar automáticamente imágenes ejecutivas en sus respectivas jerarquías, simplemente asegúrese de que los nombres de archivo de las imágenes ejecutivas coincidan con los nombres de las formas. Luego, importe la carpeta completa y Visio colocará automáticamente al ejecutivo en su jerarquía correspondiente.

Podría ser necesario desglosar el organigrama para que cada ejecutivo tenga su propia página para evitar congestionar el organigrama. La sincronización permite que cualquier cambio realizado a los ejecutivos en otras páginas permanezca sincronizado con la página principal.

Para sincronizar una forma, haga clic en la forma y luego en el botón Sincronizar en la pestaña Organigrama.

Esto abre el cuadro de diálogo Crear copia sincronizada, que permite crear una copia de la forma y sus subordinadas en una página nueva o existente.

Haga clic en la casilla de verificación Ocultar subordinados en la página original, si desea contraer la forma en la página principal. Cualquier cambio realizado en las páginas de formas sincronizadas también se verá en la página principal.

Las formas de administrador individuales se pueden contraer y mostrar según sea necesario. Las formas que se contraen son útiles para reducir el desorden en el diagrama.

Para contraer la jerarquía debajo de una forma, haga clic con el botón derecho en una forma, vaya al menú Subordinados y haga clic en Ocultar subordinados.

Las formas subordinadas luego colapsan bajo la forma del gerente. Esto se indica mediante un icono de árbol debajo de la forma del administrador.

Si las formas están sincronizadas, cualquier cambio que se les haga en otro lugar se reflejará automáticamente en la forma principal.

Para volver a revelar a los subordinados, haga clic con el botón derecho en la forma del administrador, vaya al menú Subordinados y haga clic en Mostrar subordinados.

Aunque puede crear manualmente el organigrama con diferentes formas en el panel Formas, Visio también proporciona una forma automatizada de importar información sobre su organización desde una fuente externa. En este capítulo, analizaremos la importación de datos de información en una hoja de cálculo de Excel.

Crear información en una hoja de cálculo de Excel

Cree una hoja de cálculo de Excel o use una existente que contenga parte de la información importante en la fila del encabezado que se utiliza para crear un organigrama. La información importante incluye empleado, título, gerente y departamento. Los campos Empleado y Gerente son obligatorios y los demás son opcionales.

Además, también puede incluir un campo llamado Master_Shape, que indica la forma exacta que se utilizará para un empleado en particular. Tenga en cuenta que el nombre, campo Master_Shape debe usarse como está para que Visio designe una forma específica para el empleado.

Inicio del asistente de organigrama

Hay dos formas de iniciar el asistente de organigrama. El primer método implica utilizar el Asistente para organigramas de la sección Plantillas en el menú Nuevo.

El otro método es usar el comando Importar en la sección Datos de la organización de la pestaña Organigrama en la cinta, si ya ha creado un organigrama.

Se recomienda el segundo método si necesita que el formato de fondo se transfiera a todas las páginas del organigrama. El primer método crea todas las páginas necesarias, pero debe formatear cada página individualmente, lo que puede resultar tedioso si su organización es grande.

De cualquier manera, aparece el Asistente para organigrama en el que puede especificar las características de su organigrama.

Uso del asistente de organigrama

La primera pantalla del Asistente para organigramas ofrece la opción de seleccionar la información existente de un archivo o ingresar información manualmente. Para este ejemplo, elegiremos la primera opción. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente pantalla del asistente.

En la siguiente pantalla, puede elegir la fuente en la que se almacena la información organizativa. Puede ser una ubicación en Microsoft Exchange Server, un archivo de texto local, CSV o Excel, o una fuente de datos compatible con ODBC. Seleccione la segunda opción y haga clic en Siguiente.

Ahora, ingrese la ubicación o ruta del archivo de Excel y haga clic en Siguiente.

En esta pantalla, en el menú desplegable del campo Nombre, seleccione el campo en la hoja de cálculo de Excel que contiene el nombre del empleado. En el menú desplegable Informes al campo, seleccione el campo en la hoja de cálculo de Excel que indica el administrador de informes. Si el nombre y los nombres están en campos diferentes, especifique el campo que contiene el nombre del empleado en el menú desplegable Nombre.

Visio combinará los campos de nombre y nombre para generar el nombre completo del empleado. Presione siguiente para continuar.

El cuadro Columnas del archivo de datos enumera todos los campos de datos que están presentes en el encabezado del archivo de Excel. Puede seleccionar los campos que necesita que se muestren en la sección Campos mostrados seleccionando los campos obligatorios y luego haga clic en Agregar. Haga clic en Siguiente, una vez que se agreguen los campos deseados.

En la siguiente pantalla, puede elegir los campos en los que se deben basar los datos de forma. Los campos de datos de forma serán similares a los campos seleccionados en el paso anterior, por lo que en la mayoría de los casos, puede dejarlos como tales. También puede agregar campos adicionales si es necesario.

En la siguiente pantalla, puede optar por incluir fotografías de los empleados. Si ha etiquetado imágenes en el mismo formato que los nombres de los empleados, puede señalar la ubicación de la carpeta que contiene las imágenes de todos los empleados. O simplemente puede optar por no incluir ninguna imagen.

En esta pantalla, puede elegir la cantidad de información de la organización que se puede mostrar en una página, si hay muchos empleados en muchas páginas. También puede optar por permitir que Visio divida automáticamente el organigrama en las páginas. Asegúrese de que las formas de los empleados de Hipervínculo en las páginas y Sincronizar las formas de los empleados en las páginas estén seleccionadas. Haga clic en Finalizar para finalmente crear el organigrama.

Después de hacer clic en Finalizar, Visio comenzará a procesar la información de la hoja de cálculo de Excel y creará el organigrama según los parámetros especificados en el asistente. Verá un indicador de progreso que muestra el estado de la creación.

El organigrama completo se puede guardar como PDF o en cualquiera de los formatos de imagen yendo al menú Archivo y haciendo clic en Guardar como. Seleccione cualquiera de los tipos de archivo en el campo Guardar como tipo.

Si guarda el dibujo como un archivo JPG o GIF, obtendrá otro cuadro de diálogo, que permite especificar más las opciones de salida.

Un diagrama de lluvia de ideas es similar a un organigrama, pero se usa más para transmitir diferentes ideas sobre un tema. Para crear un diagrama de lluvia de ideas, haga clic en Archivo y vaya al menú Nuevo. En la sección Plantillas, seleccione Negocios y luego en la lista de plantillas, seleccione Diagrama de lluvia de ideas, elija las unidades deseadas para trabajar y haga clic en Crear.

Notará que el documento del diagrama de lluvia de ideas está creado y listo para usar. Esto tiene algunas diferencias notables en comparación con el organigrama. En primer lugar, el número de formas es menor que un organigrama. En segundo lugar, hay una ventana de esquema que aparece en el dibujo que muestra el esquema del diagrama. En tercer lugar, hay una pestaña de lluvia de ideas agregada a la cinta, que contiene las herramientas necesarias para utilizar el diagrama de lluvia de ideas.

Para crear el tema central del diagrama de lluvia de ideas, arrastre la forma del tema principal al lienzo. A diferencia del organigrama en el que tuvo que hacer doble clic en la forma para ingresar texto, puede comenzar a escribir texto en un diagrama de lluvia de ideas tan pronto como arrastre la forma al lienzo.

En este capítulo, aprenderemos cómo agregar, editar y colocar subtemas en el diagrama de lluvia de ideas usando Visio.

Agregar subtemas

En un diagrama de lluvia de ideas, las sub-formas no se insertan directamente encima de la forma principal. Se inserta una subforma como subtema. Para insertar un subtema, primero haga clic en la forma del tema principal y luego haga clic en la pestaña Lluvia de ideas en la cinta. En la sección Agregar temas, haga clic en Subtema.

Crea un subtema a la forma del tema principal, que está listo para escribir.

También puede crear varios subtemas a la vez haciendo clic en Varios subtemas en la sección Agregar temas. Esto abre el cuadro de diálogo Agregar varios temas, donde puede ingresar los nombres de cada uno de los subtemas.

Cada subtema se conecta automáticamente a la forma del tema principal.

Edición y colocación de subtemas

Los subtemas se pueden editar simplemente haciendo clic en el título del subtema y escribiendo sobre él. También puede editar un subtema haciendo clic en su nombre dos veces en la ventana de esquema. La ventana de esquema representa la jerarquía de temas de la lluvia de ideas. Los subtemas se pueden arrastrar por sus conectores y colocar en cualquier lugar del lienzo. Siempre estarán vinculados a la forma del tema principal.

La ventana de esquema facilita la edición del orden de los temas o los nombres de los temas en el diagrama. Cualquier cambio realizado en la ventana de esquema se reflejará fácilmente en el diagrama real.

La ventana de esquema se puede fijar o desanclar haciendo clic en el icono de chincheta en la parte inferior izquierda de la ventana. Esto permite que la ventana se oculte automáticamente cuando no esté en uso.

Los temas se pueden editar haciendo clic dos veces en el nombre del tema dentro de la ventana y escribiendo. El orden de los temas también se puede cambiar haciendo clic y arrastrando el tema de un subtema a otro. También puede hacer clic con el botón derecho en un tema y Subir o Bajar para cambiar el orden de los temas.

Para eliminar un tema, haga clic con el botón derecho en un tema y luego haga clic en Eliminar tema o simplemente seleccione un tema y presione la tecla Eliminar en el teclado.

Puede personalizar el diagrama de lluvia de ideas de manera similar a otros tipos de diagramas cambiando la forma, el estilo y el diseño.

Personalización de la forma del tema

Las formas de los temas individuales se pueden personalizar en una variedad de formas integradas. Mantenga presionada la tecla Mayús, seleccione los temas uno por ninguno y en la pestaña Lluvia de ideas, haga clic en Cambiar tema en la sección Organizar.

Esto abre el cuadro de diálogo Cambiar forma, que enumera los tipos de forma a los que puede cambiar. Seleccione un tipo de forma y haga clic en Aceptar.

Personalización del estilo del tema

El diagrama de lluvia de ideas se puede personalizar eligiendo diferentes temas y variantes de tema. Para elegir un tema, vaya a la pestaña Diseño en la Cinta y seleccione un tema. También puede elegir diferentes variantes para el tema seleccionando una variante en la sección Variantes. La sección Variante tiene un menú desplegable con el que puede personalizar aún más los colores y efectos, como sombras paralelas.

Personalizar el diseño del tema

También puede personalizar el estilo del diagrama para que se vea más elegante y profesional. En la pestaña Lluvia de ideas, haga clic en Estilo de diagrama para abrir el cuadro de diálogo Estilo de lluvia de ideas. Puede elegir entre una variedad de estilos de lluvia de ideas y también un par de opciones de mosaico, que incluyen una combinación de todos los estilos. Seleccione un estilo y haga clic en Aplicar para ver el resultado. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

También puede personalizar el diseño haciendo clic en Diseño en la pestaña Lluvia de ideas. Seleccione un diseño de la sección Seleccionar un diseño. También puede elegir el tipo de conector en la sección Conectores. Seleccione un diseño y haga clic en Aplicar para ver el resultado. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Puede enviar datos de lluvia de ideas directamente a Word y Excel y, de hecho, a cualquier programa que acepte entradas XML. Los datos de la ventana de esquema se exportan a un documento de Word o Excel y se abren como un archivo XML. Cualquier cambio se puede guardar en este archivo XML, que luego se puede importar de nuevo a Visio.

Para exportar datos como un archivo XML, en la sección Administrar de la pestaña Lluvia de ideas, haga clic en Exportar datos y seleccione Microsoft Word o Microsoft Excel. Tenga en cuenta que estas opciones están disponibles solo si tiene las versiones 2016 de Word y Excel instaladas en su computadora. Para otras versiones de Word y Excel o para usar cualquier otro programa compatible, seleccione A XML… en su lugar.

Por ejemplo, cuando exporta los datos a Excel, Visio abre Excel automáticamente una vez que guarda el archivo XML. En Excel, los datos se organizan en niveles de tema. Por ejemplo, T1 representa el tema principal, T1.1 representa el primer subtema bajo el tema principal, T1.1.1. representa más subtemas bajo el subtema y así sucesivamente. Puede agregar o eliminar jerarquías de temas aquí y guardar el archivo XML, que luego se puede volver a importar a Visio.

De manera similar a los organigramas y los diagramas de lluvia de ideas, también puede crear líneas de tiempo en Visio para representar una programación o una serie de eventos.

Crear una línea de tiempo

Para crear una línea de tiempo, vaya al menú Nuevo en la pestaña Archivo y haga clic en Plantillas. Vaya a la categoría Programación, haga clic en Línea de tiempo y luego en Crear para crear el espacio de trabajo de la línea de tiempo. Dado que la línea de tiempo esencialmente mide el tiempo, la selección de unidades es intrascendente.

Configurar una forma de línea de tiempo

Una vez creada la plantilla de la línea de tiempo, haga clic y arrastre la forma de la línea de tiempo del bloque desde el panel Formas hasta el lienzo. Esto abre un cuadro de diálogo Configurar línea de tiempo, donde puede seleccionar la duración de la línea de tiempo y la escala de tiempo. Haga clic en Aceptar.

Crea un bloque de línea de tiempo con intervalos iguales entre las fechas seleccionadas.

Los hitos representan puntos específicos en el tiempo durante los cuales ha ocurrido o está programado que ocurra un evento importante. Para agregar un hito, haga clic y arrastre la forma Línea Hito en un intervalo elegido en la línea de tiempo. No es necesario eliminarlo exactamente en un intervalo específico, ya que puede configurar manualmente la fecha y hora exactas del evento.

Cuando arrastra el hito a la línea de tiempo, aparece el cuadro de diálogo Configurar hito, donde puede especificar la fecha y hora exactas del hito junto con una descripción del evento. También puede elegir entre los formatos de fecha estándar para representar mejor la hora y la fecha. Haga clic en Aceptar para crear el hito en la línea de tiempo. El hito se puede arrastrar a lo largo de la línea de tiempo, y la fecha y hora del hito se actualizarán en consecuencia.

Al agregar muchos hitos, es posible que el texto de descripción de los hitos se encuentre entre sí creando un aspecto desordenado. Es posible evitar colisiones cambiando la posición del texto del hito.

Si tiene un texto que colisiona, simplemente tome el extremo amarillo del hito y arrástrelo a una posición separada, como la parte inferior o superior. También puede inclinar el extremo amarillo simplemente girando el mouse al ángulo deseado. La idea es asegurarse de que el texto no colisione y se represente con la mayor claridad posible.

Una vez que se arrastra y suelta el extremo amarillo, la forma del hito de línea se ajusta en consecuencia. También puede utilizar las guías para pegar los extremos amarillos de varios hitos para que estén todos alineados.

Un intervalo denota un bloque de tiempo durante el cual ocurre o está programado un evento. Para agregar un intervalo, arrastre la forma Intervalo de bloque a una ubicación en la línea de tiempo. Abre el cuadro de diálogo Configurar intervalo.

En el cuadro de diálogo Configurar intervalo, puede seleccionar la duración del intervalo, el formato de fecha y agregar una descripción. Haga clic en Aceptar para agregar el intervalo a la línea de tiempo. Los intervalos pueden superponerse a hitos u otros eventos. Al formatear la forma del intervalo para que sea transparente, cualquier otra forma detrás de ella se puede hacer visible.

Se pueden usar marcadores e indicadores para indicar eventos específicos como la fecha actual o el tiempo transcurrido. Los marcadores ayudan a obtener una perspectiva de dónde se encuentra actualmente con respecto a sus objetivos en la línea de tiempo actual.

Para agregar un marcador como la fecha de hoy, arrastre la forma del marcador Hoy a la línea de tiempo. Es posible que desee ajustar el extremo amarillo para asegurarse de que el texto del marcador no se superponga con su hito u otra información. El marcador Hoy se mueve a medida que avanzan los días, lo que le brinda una perspectiva en tiempo real de su estado actual.

Otro marcador o indicador que puede resultar de utilidad es el tiempo transcurrido. El indicador de tiempo transcurrido ayuda a medir el tiempo transcurrido desde el comienzo de la línea de tiempo. Está indicado por un rectángulo verde a lo largo de la duración del tiempo transcurrido. Por supuesto, al igual que con cualquier otra forma, el color de la forma de Tiempo transcurrido se puede personalizar.

Para mostrar el tiempo transcurrido, arrastre la forma de tiempo transcurrido desde el panel Formas hasta la línea de tiempo.

Las líneas de tiempo ampliadas son útiles para obtener una vista ampliada de los aspectos más finos de un período de tiempo. Por ejemplo, la línea de tiempo ampliada puede mostrar muchos detalles de eventos en un período en particular, que pueden no ser visibles en la línea de tiempo principal.

Para crear una línea de tiempo ampliada, arrastre la forma de la línea de tiempo ampliada a la línea de tiempo principal. Esto abre el conocido cuadro de diálogo Configurar línea de tiempo en el que puede especificar las fechas de inicio y finalización. Dado que se trata de una línea de tiempo ampliada, puede elegir una escala más baja, como semanas en lugar de meses, si tiene una agenda llena para la semana.

La línea de tiempo expandida está conectada a la línea de tiempo principal por medio de dos conectores punteados con extremos amarillos. Los extremos amarillos se pueden usar para mover o cambiar la orientación de la línea de tiempo expandida. También puede agregar eventos de hitos a la línea de tiempo ampliada. Sin embargo, cualquier evento o intervalo agregado a la línea de tiempo expandida no aparecerá en la línea de tiempo principal.

También se pueden agregar líneas de tiempo más ampliadas además de las líneas de tiempo expandidas existentes.

Puede aplicar las técnicas de formato habituales, como temas y variantes, a una línea de tiempo. También puede seleccionar un fondo para que todas las líneas de tiempo sucesivas se creen utilizando la plantilla de fondo.

Por ejemplo, en la pestaña Diseño, haga clic en Bordes y títulos para establecer un borde de aspecto profesional que incluya un encabezado de título para que todas las páginas de esta línea de tiempo tengan la misma información de fondo y encabezado.

Crea una página de fondo que se superpone en todas las demás páginas del documento.

También puede cambiar la línea de tiempo y otras formas para que parezca un bloque, cilindro o corchete haciendo clic con el botón derecho en la forma y seleccionando el tipo correspondiente en el menú.

Las líneas de tiempo se pueden compartir al igual que otros dibujos de Visio como archivos PDF, dibujos de Visio o archivos gráficos. Visio también le permite permitir que otros editen el dibujo, si se les proporciona acceso. Esto sucede a través de Microsoft OneDrive y debe iniciar sesión en Visio para acceder a esta función.

Para compartir un dibujo para editarlo o revisarlo, vaya al menú Archivo y haga clic en Compartir. El documento debe guardarse primero en la nube, así que haga clic en Guardar en la nube para guardar el documento en su carpeta personal u oficial de OneDrive.

Una vez que el documento se guarda en su carpeta OneDrive, puede invitar a otros enviándoles el enlace al dibujo compartido. Puede definir si las personas pueden verlo o editarlo también. A continuación, sus colaboradores pueden abrir el dibujo compartido en la nube y abrir el dibujo directamente en su instalación de Visio.

Note- Visio Online está disponible para los clientes de Office 365 que tienen Visio incluido en su suscripción a la nube. Pueden abrir y revisar el dibujo en línea en sus navegadores; sin embargo, cualquier cambio en el dibujo requiere que los usuarios tengan instalada una copia local de Visio.

Puede crear calendarios en Visio para ayudarlo a organizar y entregar información mejor. Para crear un calendario, vaya al menú Nuevo en la pestaña Archivo y haga clic en Plantillas, luego en Programar. En la categoría Programación, haga clic en Calendario de tareas de varias semanas y luego en Crear para crear el espacio de trabajo del calendario. Dependiendo de su versión de Visio, es posible que observe la plantilla como Calendario.

Verá que se ha creado un calendario predeterminado. Sin embargo, puede crear su propio calendario arrastrando la forma del mes a un lienzo vacío. Esto abre el cuadro de diálogo Configurar, donde puede especificar el mes calendario. Los días del mes se completan automáticamente y los fines de semana se diferencian de los días laborables.

En este capítulo, aprenderemos cómo agregar citas a un calendario.

Agregar una cita de un solo día

Para agregar una cita de un solo día, haga clic en la forma Cita en el panel Formas y arrástrela a una ubicación en el calendario.

Esto abre el cuadro de diálogo Configurar, donde puede ingresar los detalles de la cita. Haga clic en Aceptar para agregar la cita en la fecha prescrita.

Agregar una cita de varios días

A veces, las citas pueden durar varios días. Para agregar una cita de varios días, haga clic y arrastre la forma del evento de varios días desde el panel Formas al calendario. Esto abre nuevamente un cuadro de diálogo Configurar, donde puede especificar los detalles del evento junto con las fechas de inicio y finalización. Una vez que se crea la cita de varios días, puede arrastrar el controlador de la cita para cubrir fechas adicionales, si es necesario.

Los calendarios se pueden personalizar como cualquier otro dibujo de Visio aplicando temas y variantes. Los calendarios también se pueden personalizar para mostrar las condiciones climáticas o incluso las fases lunares.

Para agregar una forma como los iconos del tiempo, desplácese hacia abajo en la lista de formas en el panel Formas y arrastre el icono deseado a una fecha en el calendario. Puede alinear varias formas utilizando las cuadrículas dinámicas que aparecen cuando intenta alinear formas una al lado de la otra.

También puede cambiar la apariencia del calendario seleccionando temas y variantes de la pestaña Diseño en la Cinta.

Agregar meses adicionales es simple en Visio. Para agregar un mes adicional, primero cree una nueva página haciendo clic en el símbolo Insertar página en la parte inferior de la pantalla o presionando Shift + F11 para agregar una nueva página. Puede cambiar el nombre de la página haciendo doble clic en el título de la página.

Una vez que agregue una nueva página, cree un nuevo calendario haciendo clic y arrastrando la forma del Mes a la nueva página. Configure el calendario para el nuevo mes.

Para agregar meses adicionales, simplemente cree páginas nuevas duplicando la página actual. Para duplicar una página, haga clic con el botón derecho en el nombre de la página y haga clic en Duplicar. Esto crea un duplicado de la página actual del calendario.

Ahora, simplemente reconfigure el calendario en la nueva página yendo al menú Calendario en la cinta y haciendo clic en Configurar. Cuando cambia el mes, recibe un mensaje de advertencia de que se perderá toda la información de programación. Haga clic en Aceptar para volver a configurar el calendario en la nueva página.

Puede importar calendarios existentes de Outlook directamente a Visio. Note - Para importar datos de Outlook, debe tener Microsoft Outlook instalado y configurado con la misma cuenta de Microsoft.

Para importar datos del calendario de Outlook, vaya a la pestaña Calendario en la cinta y haga clic en Importar datos de Outlook.

Siga los pasos del asistente para importar el calendario a Visio. Puede importar a un calendario de Visio existente o crear un nuevo calendario con los datos de Outlook.

Si está importando a un calendario de Visio existente, asegúrese de seleccionar el intervalo de fechas correcto para la importación; de lo contrario, los datos no se mostrarán en el calendario de Visio.

Los planos de planta ayudan a visualizar la distribución de una habitación o un piso en un edificio. Los planos de planta ayudan a los arquitectos a comprender la ubicación de los objetos en el suelo y el diseño de puertas y ventanas, así como de otras habitaciones.

Visio proporciona amplios recursos para trabajar con todo tipo de planos y mapas. Para crear un plano de planta, vaya al menú Archivo y haga clic en Nuevo. En la sección Plantillas, haga clic en Mapa y planos de planta. Seleccione Plano de planta de la lista de plantillas disponibles. Seleccione las unidades de su elección y haga clic en Crear para crear el plano.

Notará que las opciones de planos de planta son variadas. Las reglas ahora miden en pies en lugar de pulgadas. El panel Formas muestra diferentes formas categorizadas bajo varios encabezados para cada componente del plano de planta, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Antes de agregar elementos a un plano de planta, es importante configurar la escala correctamente. Establecer la escala correcta asegura que los elementos dentro del plano de planta se escalen bien de acuerdo con las dimensiones del papel de salida.

Para cambiar las dimensiones de la escala, haga clic en la pestaña Diseño y en la sección Configurar página, haga clic en la flecha hacia abajo para abrir el cuadro de diálogo Configurar página o presione Mayús + F5.

En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en la pestaña Escala de dibujo para establecer una escala definida. Puede usar una escala predefinida o ingresar un valor personalizado. Puede establecer los campos Tamaño de página (en unidades de medida) en el tamaño de página adecuado.

Haga clic en Aplicar para ver los cambios en las dimensiones de la regla y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configurar página.

En los dibujos arquitectónicos, es importante conocer las medidas correctas. Visio le ayuda a realizar mediciones precisas de las distintas formas de su plano de planta. Para obtener dimensiones precisas, es importante establecer correctamente la escala del diagrama.

Para ver las formas de dimensión, haga clic en Dimensionamiento - Categoría arquitectónica en el panel Formas para mostrar las herramientas de medición. En este ejemplo, mediremos la dimensión vertical de una pared.

Medir la dimensión vertical de una pared

Para medir la dimensión vertical, haga clic y arrastre la forma Vertical en la categoría Dimensionamiento - Forma arquitectónica y suéltela a lo largo del muro que se va a medir. Verá que la forma Vertical ahora tiene dos puntos amarillos y dos puntos blancos.

Los puntos blancos se utilizan para pegar cualquier extremo de la forma vertical a la parte superior e inferior de la pared. El primer punto amarillo ayuda a visualizar por separado la forma vertical de la pared real. El segundo punto amarillo ayuda a visualizar claramente el valor de la dimensión.

Pegue los puntos blancos en la parte superior e inferior de la pared. Luego, arrastre los puntos amarillos según sea necesario para visualizar correctamente las dimensiones.

Si la escala se realiza correctamente, verá las dimensiones exactas de la forma deseada.

Puede agregar objetos, como muebles y equipo de oficina, al plano del piso para obtener una perspectiva completa. Visio proporciona muchas formas, que se pueden escalar según las dimensiones del diagrama del plano de planta.

Para empezar, debemos asegurarnos de que las formas necesarias para los muebles y el equipo de oficina estén visibles en el panel Formas. Para esto, haga clic en Más formas en el panel Formas y en el menú, vaya a Mapas y planos de planta, luego a Plano de construcción.

En el submenú, asegúrese de que estén marcadas las opciones Mobiliario de oficina y, si es necesario, Equipamiento de oficina. A continuación, puede seleccionar la categoría Mobiliario de oficina en el panel Formas para mostrar una lista de los muebles de uso común.

Ahora puede seleccionar la categoría Mobiliario de oficina en el panel Formas para mostrar una lista de los muebles de uso común. Arrastre la forma deseada del mueble en el plano del piso y ajuste la posición según sea necesario.

Asegúrese de que el panel Datos de forma esté visible para que pueda ajustar la longitud y la profundidad de la forma según la escala.

Puede agregar títulos y otra información de texto a un plano de planta para transmitir información, como la escala del diagrama, el título de la empresa de diseño, etc.

Agregar texto al plano de planta

Para agregar información de texto al plano de planta, seleccione el cuadro de texto de la pestaña Insertar en la cinta y dibuje un cuadro de texto en un área vacía del diagrama.

El cuadro de texto se puede utilizar para ingresar información, como la escala del diagrama, de modo que el lector obtenga una perspectiva del tamaño real del objeto. La información de la escala se puede derivar de la pestaña Escala de dibujo del cuadro de diálogo Configurar página en la pestaña Diseño.

Adición de títulos y fondos de página

También puede agregar títulos y fondos de página como una página de fondo para que se refleje en todas las páginas del diagrama. En el siguiente ejemplo, agregaremos una información de título de fondo. Vaya a la pestaña Diseño y en la sección Fondos, haga clic en Bordes y títulos. En la lista desplegable de diseños, seleccione uno que coincida con su tema.

Crea una capa de fondo que se aplica a todas las páginas del documento. Haga doble clic en el área de texto para acercar y escribir el título del documento. También puede cambiar la fecha, si es necesario, e incluso aplicar temas y variantes al plano del piso para una apariencia más sofisticada.

Los desarrolladores de software suelen utilizar los diagramas de estructura alámbrica para crear prototipos del diseño de la interfaz de usuario del software. Los wireframes ayudan a visualizar la posición y el comportamiento de varios elementos en la interfaz de usuario antes de que se pueda implementar el software.

Abrir la plantilla de estructura alámbrica

Haga clic en el menú Archivo y luego en Nuevo. En la sección Plantillas, haga clic en la categoría Software y base de datos y desplácese hacia abajo para seleccionar la plantilla Diagrama de estructura metálica.

Abre la plantilla para el diagrama de estructura alámbrica y el panel Formas enumera todos los controles y botones que se usan comúnmente en una interfaz de usuario de software, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Crear un cuadro de diálogo de estructura alámbrica

En el siguiente ejemplo, crearemos un cuadro de diálogo de estructura alámbrica para el comando Imprimir. Haga clic en la categoría Diálogos en el panel Formas y arrastre la forma del formulario Diálogo al lienzo. Puede cambiar el tamaño de la forma predeterminada según sea necesario. Haga doble clic en el texto del encabezado en el cuadro de diálogo y escriba Imprimir. Ahora tenemos el marco exterior del cuadro de diálogo.

Una vez que haya creado un esquema para un cuadro de diálogo de estructura alámbrica, puede agregar elementos, como cuadros de texto y menús desplegables. Estamos creando una estructura alámbrica para un cuadro de diálogo de impresión, por lo que el primer menú desplegable debe ser uno en el que el usuario pueda seleccionar la impresora de una lista de impresoras.

Agregar un menú desplegable

Primero, arrastre la forma Etiqueta al cuadro de diálogo. Puede usar guías horizontales y verticales para ayudarlo a colocar la forma. A continuación, arrastre la forma desplegable hasta el extremo derecho de la forma Etiqueta para que se adhiera a ella. Haga doble clic en la forma Etiqueta para escribir el texto. En este caso, el nombre de la impresora.Note - Esto es solo un prototipo para visualizar un cuadro de diálogo y los menús no funcionarán realmente.

Agregar otros botones y controles

Ahora que se agregó un menú desplegable, puede continuar agregando otro menú desplegable para indicar los ajustes preestablecidos de la impresora. También puede arrastrar un cuadro al cuadro de diálogo para designar un área de vista previa del documento.

La mayoría de los cuadros de diálogo de impresión también tendrán un botón de configuración de página para establecer varios atributos de una página y tiene sentido incluir uno aquí también. Para agregar un botón, haga clic en la categoría Controles en el panel Formas y, desde la lista de formas, arrastre la forma Botón a un área adecuada de la página. Haga doble clic en la forma para ingresar texto y asígnele el nombre Configuración de página.

También puede agregar flechas de avance y retroceso como guías de navegación en el panel de vista previa del documento.

Puede continuar agregando tantos elementos como desee para familiarizarse con el prototipo. Solo recuerde no saturar la estructura alámbrica con demasiados botones.

Visio tiene integradas herramientas sólidas de auditoría e inventario que ayudan a revisar rápidamente los diversos componentes de un diagrama. Puede extraer información como la cantidad de cada una de las formas utilizadas en el diagrama, las propiedades de las formas, el texto de las formas, etc., como una tabla que puede ayudarle a revisar rápidamente y asegurarse de que el documento cumple las especificaciones prescritas. En este ejemplo, extraeremos un informe de muestra que muestra los nombres de las formas utilizadas y su cantidad.

Para obtener un inventario del documento, vaya a la pestaña Revisar en la cinta y en la sección Informes, haga clic en Informes de forma.

Abre el cuadro de diálogo Informes. Puede crear una nueva definición de informe haciendo clic en Nuevo ... o modificar un estilo de informe existente haciendo clic en Modificar ...

Después de seleccionar las características requeridas de los informes, haga clic en Ejecutar ... para comenzar a crear el informe.

Una vez compilado el informe, se abre el cuadro de diálogo Ejecutar informe, que permite seleccionar el formato del informe. Generalmente, se prefiere exportar el informe como un archivo de Excel para permitir una clasificación más fácil de los campos de datos, pero también tiene la opción de exportar como HTML, XML o una forma de Visio. Seleccione Copia de la definición del informe en la sección Guardar informe con para guardar una copia del informe dentro del documento y haga clic en Aceptar.

Visio crea una tabla de informes que detalla las características que seleccionamos. En este caso, el nombre de la forma y la cantidad. Si eligió guardar el informe como un archivo de Excel en el paso anterior, al hacer clic en el informe se abrirá una ventana de Excel dentro de Visio donde podrá trabajar con el contenido del informe.