Entidades y registros

Ahora que tenemos una descripción general funcional de todos los módulos de CRM, aprendamos y entendamos acerca de las entidades y formularios en CRM.

¿Qué es una entidad?

Una entidad se utiliza para modelar y administrar datos comerciales en CRM. Contactos, Casos, Cuentas, Clientes potenciales, Oportunidades, Actividades, etc. son todas entidades que mantienen registros de datos. Conceptualmente, una entidad CRM es equivalente a una tabla de base de datos. Por ejemplo, la entidad Contactos contendría registros de Contactos, la entidad Casos contendría registros de Casos, y así sucesivamente.

Puede tener tanto: entidades listas para usar (que vienen de forma predeterminada con el CRM) como entidades personalizadas (que puede crear con personalización). Por ejemplo, suponga que mantiene los datos de los libros que han leído sus clientes. Para esto, almacenará los datos del cliente utilizando la entidad Contactos lista para usar, pero ¿dónde almacenaría los datos de los libros? No tiene ninguna entidad que pueda almacenar datos para libros. En tales escenarios, creará una nueva entidad personalizada llamada Libros y la relacionará con la entidad Contactos existente.

Para este tutorial, tomemos un ejemplo de cómo almacenar empleadores y empleados en CRM. Tomando este ejemplo en consideración, CRM proporciona de forma inmediataContactentidad en la que idealmente puede almacenar a todos sus empleados. También proporciona unaAccountentidad en la que puede almacenar todos sus empleadores. Pero por el bien de las entidades de aprendizaje, crearemos una nueva entidad personalizada llamadaEmployer (y no utilizar la entidad Cuenta existente).

Creando una nueva entidad

Step 1 - Haga clic en el botón de la cinta superior seguido de Settingsopción. Hacer clicCustomizations opción de la sección Personalización (consulte la siguiente captura de pantalla).

Step 2 - Ahora haga clic en la opción Personalizar el sistema.

Esto abrirá la ventana Solución predeterminada. Aprenderá más sobre las Soluciones CRM en los siguientes capítulos, pero por ahora utilizará la Solución CRM predeterminada.

Step 3 - Expanda la opción Entidades del panel izquierdo.

Step 4 - Ahora haga clic en Nuevo → Entidad.

Step 5- En el formulario de entidad, ingrese el nombre para mostrar como empleador y el nombre plural como empleadores. En la sección 'Áreas que muestran esta entidad', marque Ventas, Servicio y Marketing. Al marcar estas opciones, se mostrará la entidad recién creada en las pestañas Ventas, Servicio y Marketing de CRM.

Step 6- Haga clic en el icono Guardar y cerrar. Esto creará una nueva entidad en la base de datos de CRM detrás de escena.

Step 7 - En la ventana principal de Solución predeterminada, verá la entidad Empleador recién creada.

Step 8- Haga clic en la opción Publicar todas las personalizaciones en la barra de cinta superior. Esto publicará (también conocido como confirmar) todos los cambios que hicimos hasta ahora. Puede cerrar esta ventana haciendo clic en Guardar y cerrar.

Crear registros

CRM se trata de administrar datos valiosos en su sistema. En esta sección, aprenderemos cómo crear, abrir, leer y eliminar registros en CRM. Continuaremos con la entidad patronal que creamos en el último capítulo.

Step 1 - Navegue a la cuadrícula de registros de la entidad del empleador a través de Mostrar áreas de trabajo → Ventas → Extensiones → Empleadores.

Step 2 - Haga clic en el icono Nuevo.

Esto abrirá el formulario de nuevo empleador predeterminado. Puede ver que solo hay un campo editable Nombre en este formulario predeterminado. Ingrese Empleador 1 en el campo Nombre. Haga clic en Guardar y cerrar.

Step 3 - En el Active Employers vista, puede ver el registro de empleador recién creado.

Acceso a registros

Para acceder a los registros ya creados en CRM, vaya a la página de esa entidad. En nuestro caso, navegue hasta Mostrar áreas de trabajo → Ventas → Extensiones → Empleadores. Verá una lista de registros presentes allí en la cuadrícula. Haga clic en cualquier registro de empleador para acceder a él.

Actualización de registros

Una vez que tenga un registro abierto, puede editar cualquier detalle en el formulario. De forma predeterminada, CRM 2015 viene con una opción de guardado automático que guarda los cambios realizados en el formulario 30 segundos después del cambio. Alternativamente, puede hacer clic en Ctrl + S.

En caso de que desee desactivar la función de guardado automático, vaya a Configuración → Administración → Configuración del sistema → Habilitar guardado automático para todos los formularios y seleccione No.

Eliminar registros

Step 1 - Seleccione uno o varios registros que desee eliminar y haga clic en el Delete botón.

Step 2 - Confirme la eliminación de registros haciendo clic en Delete.

Conclusión

Como se ve en el ejemplo anterior, el formulario de empleador predeterminado solo tenía un campo. Sin embargo, en escenarios de la vida real, tendrá muchos campos personalizados en un formulario. Por ejemplo, si observa un registro de contacto de muestra (que es una entidad de CRM lista para usar), tendrá muchos campos para almacenar información de contacto, como nombre completo, correo electrónico, teléfono, dirección, casos, etc.

En los siguientes capítulos, aprenderá a editar este formulario predeterminado y agregarle diferentes tipos de campos.