Significado y definición
La comunicación, como hemos leído en este Tutorial, es una condición sine qua non en una organización empresarial. Sin embargo, la comunicación ininteligible y enredada no logra el resultado deseado y afecta el ambiente de trabajo en una organización.
En el léxico de un profano, la comunicación se entiende como las conversaciones y discusiones del día a día en las que todos participamos. Aunque el significado más amplio de comunicación cubre todas las interacciones humanas, en el lenguaje de la gerencia, la comunicación no es meramente hablar, parlotear o parlotear de una manera sin sentido. La comunicación no es tan simple como parece. Es un proceso sistemático con un objetivo que una pieza de comunicación pretende alcanzar. Puede definirse como un proceso de traducir cualquier proceso de pensamiento en expresiones simples y significativas a través de un canal apropiado.
La comunicación debe ser eficaz y eficiente para un funcionamiento mejor y sin problemas de una organización.
La comunicación efectiva se define como la comunicación entre dos o más personas en la que el mensaje previsto es:
correctamente codificado
entregado a través del canal apropiado
received
correctamente decodificado y entendido por el destinatario (s)
En otras palabras, se dice que la comunicación es eficaz cuando todas las partes (emisor y receptor) de la comunicación asignan significados similares al mensaje y escuchan atentamente todo lo que se ha dicho y hacen que el emisor se sienta escuchado y comprendido.
En una organización empresarial, se dice que la comunicación es eficaz cuando la información o los datos compartidos entre los empleados contribuyen eficazmente al éxito comercial de la organización.
En palabras de RW Griffin, "La comunicación efectiva es el proceso de enviar un mensaje de tal manera que el mensaje recibido tenga un significado lo más cercano posible al mensaje deseado".
La American Management Association (AMA) ha definido la comunicación eficaz en función de los siguientes diez puntos:
Idea clara sobre temas y destinatarios de la comunicación.
Determinación de propósito.
Comprender el entorno de la comunicación.
Planificación de la comunicación consultando a otros.
Considere el contenido del mensaje.
Sensibilizar al receptor sobre el valor de la comunicación.
Debe haber retroalimentación del receptor.
Definir adecuadamente si los mensajes de comunicación tienen importancia a corto o largo plazo.
Todas las acciones deben adecuarse a la comunicación.
Buena escucha.
La comunicación efectiva se define como la capacidad de transmitir información a otro de manera efectiva y eficiente. Los gerentes comerciales con buenas habilidades de comunicación verbal, no verbal y escrita ayudan a facilitar el intercambio de información entre las personas dentro de una empresa para su beneficio comercial.
Importancia de la comunicación eficaz
En esta sección, entenderemos la importancia de una comunicación eficaz:
Construir y fomentar relaciones sostenibles y productivas
La comunicación efectiva debe ser el foco de atención en las empresas, ya que se vuelve en gran medida difícil construir y fomentar adecuadamente una relación productiva sin ella.
Dar espacio a las innovaciones
La comunicación efectiva facilita las innovaciones en una organización empresarial al permitir que los empleados y la gerencia presenten ideas innovadoras que podrían ayudar aún más en el desarrollo general de la organización.
Ayude a formar un equipo eficaz
Un ambiente de trabajo enriquecido con una comunicación efectiva o abierta ayuda a construir un equipo cohesivo y efectivo. La comunicación eficaz siempre eleva la moral de los empleados. Aporta el celo en los empleados para trabajar hacia el logro de los objetivos comunes de la organización. La comunicación interna regular también puede conducir a una mejora de la ética de trabajo si se recuerda al personal los logros y siente que está trabajando hacia un objetivo común.
Gestión eficaz
Cuando existe una comunicación abierta y sin complicaciones entre la dirección y los empleados, se produce un aumento constante en el ritmo de progreso de la organización. La comunicación eficaz, por tanto, produce una gestión eficaz. Los gerentes llegan a conocer la actitud y las quejas de los empleados y estos últimos conocen las actitudes de los gerentes hacia ellos y también las políticas de la organización.
Contribuye al crecimiento general de la organización
La comunicación eficaz construye la relación deseada interpersonal, interdepartamental y entre la dirección y los empleados, que a su vez son condiciones previas esenciales para hacer realidad la visión de la organización. En otras palabras, la comunicación eficaz contribuye al crecimiento general del negocio.
A nivel profesional, es fundamental saber tratar adecuadamente con los compañeros, tomar buenas decisiones incluso en situaciones de estrés. Esta es una de las razones por las que se valoran cada vez más las habilidades de comunicación eficaz.
La comunicación efectiva en la organización permite a los empleados profundizar su conexión con los demás y mejorar el trabajo en equipo, la toma de decisiones y la capacidad de resolución de problemas.
Características de la comunicación eficaz
Las características o principios de la comunicación eficaz son fundamentales para garantizar una comunicación productiva. Las principales características son las siguientes:
Integridad del mensaje
La comunicación debe ser completa para no confundir al destinatario. Una mejor comunicación ayuda a que estos últimos tomen mejores decisiones. Desarrolla y mejora la reputación de una organización.
Claridad e integridad del mensaje
El mensaje a transmitir o enviar debe tener claridad e integridad para una mejor comprensión. La claridad de pensamientos e ideas realza el significado del mensaje. La esencia y el contenido del mensaje deben basarse en la honestidad y la precisión.
Concisión del mensaje
El mensaje deseado debe estar libre de verbosidad y debe estar escrito de manera que sea inteligible a primera vista. El mensaje corto e inteligible enviado al receptor es siempre atractivo y comprensible. Ahorra tiempo y dinero como se entiende en primera instancia.
Consideración del entorno físico y el destinatario
Para que la comunicación sea más eficaz, se debe considerar el entorno físico general, es decir, los medios de comunicación y el entorno de trabajo. El contenido del mensaje debe tener en cuenta la actitud, el conocimiento y la posición del destinatario.
Claridad del mensaje
El mensaje debe tener claridad de pensamientos e ideas para que se entienda con claridad. El mensaje claro hace uso de palabras y símbolos exactos, apropiados y concretos.
Cortesía para ser mantenido
El mensaje del remitente debe redactarse o prepararse de manera que sea cortés, reflexivo y entusiasta. Debe mostrar el respeto del remitente por el receptor y ser positivo y centrado en el receptor.
Corrección del mensaje
La redacción del mensaje debe realizarse de tal manera que el mensaje final no tenga errores gramaticales y repeticiones de oraciones. El mensaje debe ser exacto, correcto y oportuno.
Comunicación empresarial eficaz
Los negocios exitosos prosperan en gran medida con una comunicación empresarial eficaz. Las habilidades de comunicación efectivas son vitales para construir interacciones activas y efectivas entre colegas, clientes, jefes y medios.
Es de suma importancia para todo el personal en todas las fases de la vida empresarial de cualquier organización.
Aunque todos los empleados de una organización se jactan de haber adquirido las habilidades de una comunicación empresarial eficaz, siempre se ha sentido la necesidad de mejorar estas habilidades.
Métodos de comunicación empresarial eficaz
Ahora veremos brevemente los diferentes métodos de comunicación empresarial eficaz:
Web-based communication - Para una comunicación mejor y mejorada, en cualquier momento y en cualquier lugar.
Video conferencing - Esto permite que las personas en diferentes ubicaciones mantengan reuniones interactivas.
Reports - Esto es importante para documentar las actividades de cualquier departamento.
Presentations - Este es un método de comunicación popular en todo tipo de organizaciones, que generalmente involucra material audiovisual, como copias de informes, o material elaborado en Microsoft PowerPoint o Adobe Flash.
Telephone meetings - Esto permite hablar a larga distancia.
Forum boards - Esto permite a las personas publicar información instantáneamente en una ubicación centralizada.
Face-to-face meetings - La naturaleza de estas reuniones es personal y debe ir seguida de un seguimiento por escrito.
La comunicación empresarial eficaz se puede clasificar además en:
Comunicación empresarial oral eficaz
Comunicación empresarial escrita eficaz
Comunicación comercial oral eficaz
La comunicación empresarial eficaz implica principalmente escuchar y hablar. Tanto el hablante como el oyente comparten la responsabilidad de hacer que el mensaje sea claro y comprensible. Además, el lenguaje corporal, el tono de voz, la elección de palabras y frases, la aclaración del mensaje y el estilo de comunicación también juegan un papel e impactan la efectividad de las transacciones e interacciones interpersonales.
Técnicas de comunicación comercial oral eficaz
En esta sección, discutiremos las diferentes técnicas de comunicación comercial oral efectiva. Las técnicas se describen a continuación:
Los oradores deben saber cómo articular su mensaje para permitir que el oyente lo entienda bien y lo transmita de manera coherente con el mensaje en sí.
El discurso o las palabras habladas deben estar redactadas correctamente y ser concisas.
El discurso debe ser contextual, ya que los problemas graves se transmiten mejor en un tono serio.
Conocer a los oyentes y cómo reaccionan es fundamental para concebir el tema del discurso.
Para una comunicación empresarial eficaz, la ubicación tranquila cuenta mucho. Si una de las partes se distrae con distractores externos e internos como el sonido, la comunicación no produce el resultado deseado.
La participación de todos los interesados es de vital importancia para que la comunicación sea eficaz. La participación significa atención y dedicación completas a la discusión o al análisis.
La escucha efectiva o activa es esencial para los participantes en una comunicación. Tanto el hablante como el oyente lo practican en una comunicación eficaz.
Para convertirse en un mejor oyente, es necesario eliminar todas las distracciones durante las conversaciones.
La escucha activa implica contacto visual, asentimientos, gestos y comentarios breves para mostrar comprensión. Sobre la base de estos gestos y comentarios, se puede evaluar la comprensión y la reacción del oyente. En caso de que el oyente parezca confundido, el hablante debe reevaluar la redacción o la entrega del mensaje.
El oyente puede hacer preguntas, validar lo que se dice y proporcionar información si es necesario.
Mientras habla o interactúa con alguien, no solo escuche lo que está diciendo, más bien esté atento y tome notas mentales.
Hacer preguntas durante una discusión o una conversación importante agrega peso a la comunicación. También ayuda a los participantes a aprender todo lo que necesitan saber. Demuestra que escuchan y confirman comprensión y respeto.
Las preguntas son instrumentos poderosos para hacer que la comunicación sea efectiva. Permite a las personas interesadas obtener los comentarios necesarios.
Por lo general, hay dos tipos de preguntas que deben hacerse durante un proceso de comunicación.
Close-ended questions, que a menudo se responden con un 'sí' o un 'no' son esenciales cuando los comunicadores quieren recopilar información básica rápidamente o quieren obtener una respuesta sin una explicación larga o prolongada.
Open-ended questions proporcionar una respuesta más amplia y completa.
La retroalimentación es una parte crucial de la comunicación y es vitalmente requerida por todos los involucrados en un proceso de comunicación. Marca el final de un proceso de comunicación. El comunicador de un lado debe transmitir su información de tal manera que sus destinatarios puedan ofrecer comentarios o críticas sobre la información proporcionada.
Durante una conversación en particular, se debe establecer una discusión o reunión, los medios y tipos de comunicación adecuados y relevantes. Se deben mostrar elementos visuales para presentar la información de una manera agradable y agradable.
Reforzar una cultura positiva y de apoyo desarrollará un entendimiento claro entre los empleados. Una de las formas más eficaces de comunicar la cultura de la empresa es recurriendo a la plataforma cultural.
Es difícil tener una comunicación abierta si ambos lados cruzan los brazos, aprietan las mandíbulas y se niegan a mirarse a los ojos. Las comunicaciones no verbales como los gestos, el tono de voz y el contacto visual son más significativas que las palabras habladas. Si los mensajes no verbales abruman la conversación, sería mejor esperar hasta que las cosas se calmen. Asiente con la cabeza y mantén una postura abierta para mostrar que estás absorbiendo lo que dice la otra persona.
Comunicación empresarial eficaz por escrito
La comunicación empresarial escrita eficaz es una parte integral del sistema de comunicación en una organización empresarial. No todas las comunicaciones pueden ser orales. Tiene que haber una serie de medios a través de los cuales una organización pueda comunicarse por escrito.
Los correos electrónicos, folletos, informes, cartas, anuncios, discursos, artículos y presentaciones de PowerPoint son ejemplos de comunicación empresarial por escrito.
A pesar de que un porcentaje abrumador de la comunicación escrita ahora se produce en línea, la necesidad de escribir bien no ha disminuido. Las organizaciones producen volúmenes cada vez mayores de comunicación escrita en forma de correos electrónicos, publicaciones en redes sociales, guías, folletos, manuales, informes y propuestas.
Ventajas de la comunicación empresarial escrita
A continuación se presentan las ventajas de la comunicación empresarial escrita:
Las comunicaciones comerciales escritas se pueden editar y revisar.
Proporcionan un registro permanente de los mensajes y se pueden utilizar como precedentes.
Permitir que los destinatarios revisen el mensaje y proporcionen comentarios adecuados.
Se consideran más eficaces para comunicaciones comerciales complejas que incluyen hechos y cifras.
Mejoran la eficiencia interorganizacional y mejoran la imagen de la organización.
Pueden conservarse como precedentes en papel.
Contras de la comunicación empresarial escrita
Los siguientes son los contras de la comunicación empresarial escrita:
Retraso en recibir retroalimentación a diferencia de la comunicación cara a cara; conduce a la frustración y la incertidumbre en situaciones comerciales en las que se desea una respuesta rápida.
Consume mucho tiempo cuando se trata de redactar el mensaje
Técnicas de comunicación escrita eficaz
Tipos de comunicación
En esta sección, discutiremos los diferentes tipos de comunicación. Los diferentes tipos son los siguientes:
Comunicación verbal y no verbal
Comunicación formal e informal
Comunicación ascendente y descendente
La comunicación es fundamental para que cualquier empresa tenga éxito. Dependiendo de las circunstancias y necesidades comerciales, el tipo de comunicación varía.
La comunicación generalmente se basa en la naturaleza y las características del mensaje y el contexto en el que se envía. La elección del canal de comunicación y el estilo de comunicación afectan la comunicación.
Comunicación verbal
La comunicación verbal se refiere a la forma de comunicación en la que el mensaje se transmite verbalmente; donde la comunicación se realiza de boca en boca o por escrito.
Componentes de la comunicación verbal
Los siguientes son los diferentes componentes de la comunicación verbal:
Lenguaje comprensible
Elección de palabras
Inflexión (patrón de estrés en el habla oral)
Tone
Lenguaje corporal
Comportamiento ocular (oculesics)
Imágenes (imágenes, mapas, tablas, gráficos, colores, señales, etc.)
Elementos auditivos (sonidos, melodías, silbidos, etc.)
Comunicación no verbal
La comunicación no verbal se refiere a las comunicaciones realizadas a través de varios medios sin palabras o tácitos.
Comunicación formal e informal
Hay dos canales de comunicación que existen en una organización: formal e informal.
Las comunicaciones formales son aquellas que son formales u 'oficiales'. Estos son parte del sistema de comunicación reconocido que participa en el funcionamiento de la organización.
Las comunicaciones informales surgen de interacciones sociales entre las personas que trabajan juntas dentro de una organización. Estos se basan en las convenciones, costumbres y cultura que prevalecen allí.
La siguiente tabla muestra la diferencia entre formal and informal communication.
| Bases | Comunicación formal | Comunicación informal |
|---|---|---|
| Definitions | En la comunicación formal, el intercambio de información se realiza a través de canales formales y predefinidos de la estructura organizacional en las líneas de autoridad. | En la comunicación informal, la información se difunde a través de canales informales, es decir, en forma de vid (comunicación informal de persona a persona; chismes). Se basa en las relaciones sociales de los miembros de la organización. No sigue las líneas de autoridad. |
| Also Known as | Comunicación oficial | Grapevine Comunicación |
| Dependability | Más y más reconocidos | Comparativamente menos y tienden a ser inexactos |
| Speed | Toma de tiempo; por lo tanto, lento | Más rápido |
| Authenticity | Como este tipo de comunicación se lleva a cabo principalmente en órdenes escritas y documentos, la evidencia y la autenticidad están presentes. | La falta de pruebas documentales la hace distorsionada y, por lo tanto, inexacta y poco confiable. |
| Advantages |
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| Disadvantages |
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¿Qué es Grapevine?
Grapevine se refiere a un método de comunicación informal en una organización. Es un método de persona a persona para difundir información mediante conversiones informales o chismes. Se encuentra que es más eficiente que el formal.
Tipos de comunicación informal
En esta sección, discutiremos los diferentes tipos de comunicación informal.
Cadena de una sola hebra
En una cadena de una sola hebra, la información se pasa de una persona a otra, quien a su vez la pasa a otra y el proceso continúa.
Cadena de racimo
En una cadena de clústeres, una persona pasa la información a sus confiables, y esta última la pasa a sus amigos confiables y la comunicación continúa.
Cadena de probabilidad
En una cadena de probabilidad, una persona pasa la información a una persona elegida al azar y la comunicación continúa.
Cadena de chismes
En una cadena de chismes, una persona pasa la información a un grupo de personas y los miembros del grupo la pasan a más personas y la información se propaga.
Comunicación ascendente y descendente
La comunicación se transmite en diferentes direcciones: hacia abajo, hacia arriba o lateralmente en cualquier organización. En esta sección, discutiremos las direcciones de comunicación hacia abajo y hacia arriba y las diferencias básicas que existen entre ellas.
Comunicación hacia abajo
Cuando la comunicación fluye o comienza desde las personas de los niveles superiores hacia las de los niveles inferiores de la jerarquía organizativa.
La comunicación descendente puede ser tanto oral como escrita.
Los medios de comunicación orales descendentes son, por ejemplo, instrucciones, discursos, reuniones, charlas telefónicas, locutores y también la parra.
Los medios de comunicación escritos hacia abajo son, por ejemplo, memorandos, cartas, correos electrónicos, manuales, folletos, declaraciones de políticas, procedimientos, avisos y exhibición de noticias electrónicas.
La autoridad superior o el nivel superior de la organización toma la iniciativa para iniciar dicha comunicación.
La comunicación descendente fluye desde la autoridad superior hacia los subordinados hasta el nivel más bajo en la jerarquía. Las respuestas a las comunicaciones descendentes avanzan por el mismo camino.
La comunicación descendente se denomina sistema de comunicación de tipo de instrucción.
Es adecuado en un entorno autoritario que existe en una organización.
Comunicación ascendente
La comunicación ascendente fluye de los subordinados a los superiores y continúa en la jerarquía organizativa.
Se conoce como comunicación iniciada por subordinados, ya que el proceso de comunicación ascendente comienza con el personal en el nivel inferior de la organización.
A diferencia de la comunicación descendente, la comunicación ascendente no es de naturaleza directiva.
Establece una cultura de trabajo participativo en la organización, ya que bajo este proceso de comunicación los empleados se sienten libres para comunicar sus quejas y reservas hacia arriba.
Permite a la gerencia de nivel superior obtener comentarios de los empleados de nivel inferior y así mejorar el progreso y la prosperidad de la organización.
Genera confianza mutua entre la gerencia y los empleados y es un buen augurio para el crecimiento de una relación interpersonal sólida en la organización que conduce al desarrollo organizacional general.
Con este proceso de comunicación, los empleados pueden ser fundamentales para formular nuevas políticas o cambiar las que están desactualizadas.
Los medios típicos de comunicación ascendente, además de la cadena de mando, son las sugerencias, los procedimientos de apelación y quejas, los sistemas de quejas, las sesiones de asesoramiento, los comentarios, las reuniones de grupo, etc.
La comunicación ascendente también se denomina gestión consultiva.
Resumen
La comunicación es una condición sine qua non en una organización empresarial.
En palabras de RW Griffin, "La comunicación efectiva es el proceso de enviar un mensaje de tal manera que el mensaje recibido tenga un significado lo más cercano posible al mensaje deseado".
Los negocios exitosos prosperan en gran medida con una comunicación empresarial eficaz.
La comunicación empresarial eficaz se puede clasificar además en:
Comunicación empresarial oral eficaz
Comunicación empresarial escrita eficaz
La comunicación empresarial escrita eficaz es una parte integral del sistema de comunicación en una organización empresarial.
Los diferentes tipos son los siguientes:
Comunicación verbal y no verbal
Comunicación formal e informal
Comunicación ascendente y descendente
Grapevine se refiere a un método de comunicación informal en una organización.