Comunicación eficaz: barreras

La comunicación, como hemos aprendido, es el sustento de una organización. Una leve perturbación en el flujo fluido de la comunicación, hacia abajo y hacia arriba, horizontal y vertical, etc., puede costar caro a la organización.

La comunicación efectiva es de suma importancia en una organización empresarial con el fin de brindar la información deseada a tiempo y con precisión para desarrollar la comprensión y una buena relación interpersonal e interdepartamental en ella. Como resultado, los esfuerzos para lograr los objetivos organizacionales pueden realizarse de manera colectiva, efectiva y eficiente.

¿Qué son las barreras?

Las barreras se refieren a obstáculos u obstáculos que impiden el movimiento, el flujo y el acceso de información dentro o fuera de una organización.

En el léxico de la comunicación, las barreras se refieren a elementos específicos que pueden distorsionar o impedir la comunicación dentro de una organización. Afecta el intercambio efectivo de ideas, pensamientos e información.

En pocas palabras, cualquier cosa que obstaculice el proceso de comunicación en cualquier nivel es una barrera para la comunicación efectiva.

Las barreras pueden originarse en cualquier punto del proceso de comunicación.

• Pueden ser causados ​​por el remitente.

• Pueden encontrarse en los medios de transmisión de mensajes.

• Pueden surgir al recibir el mensaje.

• Puede haber problemas para que el receptor comprenda el mensaje, etc.

Analicemos brevemente las fuentes de estas barreras.

Barreras causadas por el remitente

El éxito de la comunicación de un contenido en particular depende sustancialmente del remitente, porque es la persona que trabaja en los borradores y finaliza el mensaje a enviar. Él / ella es el autor de la comunicación.

El remitente debe estar extremadamente atento al redactar o ejecutar la comunicación para evitar que haya barreras en el proceso.

Las barreras generadas por el remitente son las siguientes:

• Falta de conocimiento o ideas insuficientes sobre el receptor.

• Actitud negativa o falta de interés por el mensaje; no dispuesto a comunicarlo.

• Negatividad hacia el receptor.

• Elección inapropiada del canal o medio de comunicación por parte del remitente al transmitir el mensaje.

• Pobres habilidades de comunicación del remitente como el uso de palabras inapropiadas y que suenan fuertes; errores gramaticales, verbosidad y uso no deseado de modismos, frases, jergas o jergas, etc.

• Incapacidad para decidir el momento adecuado para comunicar el mensaje.

• Indecisión para elegir el contenido del mensaje a comunicar; mata la efectividad de la comunicación.

• El prejuicio, es decir, iniciar cualquier comunicación con un sesgo o una actitud de sabelotodo, puede resultar bastante perjudicial para el crecimiento del proceso de comunicación.

• Falta de preocupación por la retroalimentación del receptor; frustra la intención de la comunicación.

Barreras en la transmisión de mensajes

Las barreras relacionadas con la transmisión de mensajes son las siguientes:

• Las cosas que se interponen en el camino de la transmisión fluida de mensajes se denominan barreras en la transmisión de mensajes.

La transmisión de mensajes se ve perturbada debido a las siguientes barreras:

Physical Barriers	Distortion- Ocurre cuando el significado del mensaje se pierde durante la codificación y decodificación del mensaje. Las distracciones físicas también están ahí, como la mala iluminación, la incomodidad de sentarse, la falta de higiene en la habitación también afecta la comunicación en la reunión
	Noise- Se encuentra en el entorno de la comunicación e interrumpe el proceso de comunicación. El uso de altavoces interfiere con la comunicación.
	Overflow of Information - Esto actúa como una barrera cuando el receptor no tiene la capacidad para recibir toda la información y puede pasar por alto algunos puntos importantes o malinterpretar el significado de todo el mensaje.
Barriers from Message	El mensaje o el tema de la comunicación es el factor clave para que la comunicación eficaz sea un éxito. El lenguaje que se utiliza en él, la redacción, la precisión y la sincronización cuentan mucho para el éxito de la comunicación.
	Por ejemplo, si el mensaje contiene muchas jergas y jergas cuando se comunica con alguien que nunca ha escuchado tal expresión, el destinatario no lo entenderá.
	Es probable que la falta de tiempo adecuado para redactar el mensaje escrito tenga un efecto perjudicial en el contenido del mensaje. Por ejemplo, si un supervisor solicita un informe de inmediato sin darle al redactor del informe el tiempo suficiente para recopilar la información requerida, resulta en conflicto mensaje.
Channel Barriers	La elección del canal adecuado y viable para comunicarse es de suma importancia en la comunicación. Si el remitente elige un canal de comunicación inadecuado, la comunicación puede cesar.
	El canal puede ser palabra hablada, palabra impresa, medios electrónicos o incluso señales no verbales como signos, gestos, lenguaje corporal, expresión facial, etc.En el lenguaje de la comunicación moderna, el canal de palabras se refiere principalmente a la comunicación de masas como periódicos, radio , televisión, teléfono, computadora, internet, aplicaciones.
	La instrucción detallada que se presenta por teléfono, por ejemplo, puede funcionar para ambos comunicadores. La instrucción debe escribirse en blanco y negro y enviarse por correo, publicarse en periódicos, etc.
Long communication chain	Es probable que la comunicación se vea afectada cuando el mensaje comunicado pasa por un canal de comunicación largo.
	Cuanto más larga sea la cadena de comunicación, mayor será el error. Si un mensaje se transmite a través de demasiados receptores, el mensaje a menudo se distorsiona.
	Sin embargo, una red de comunicación eficaz con un canal de comunicación sólido y actualizado, estas barreras se pueden eliminar.

Problemas en la recepción

Veamos ahora los diferentes problemas encontrados en la recepción de un mensaje en el proceso de comunicación. Los problemas son los siguientes:

• El envío de un mensaje se completa cuando el receptor en el otro extremo lo recibe, lo comprende y luego envía la retroalimentación deseada al remitente.

• Si hay problemas para recibir el mensaje, se anula todo el propósito de enviar el mensaje.

• El mensaje es el vehículo para que el remitente comparta sentimientos, pensamientos e ideas. Es la forma en que las imágenes mentales del emisor se transmiten al receptor.

• El mensaje puede ser inmediatamente claro y entendido, o turbio y engañoso, basándose en qué tan bien se han considerado y acomodado todos los componentes del proceso de comunicación.

• El significado del mensaje es lo que el receptor le asigna. Si el remitente tiene en mente una imagen y percepción del mensaje diferente a la del receptor sobre el mensaje enviado, la intención del mensaje se distorsiona.

• De hecho, uno de los principales desafíos de la comunicación es asegurarse de que el significado que pretende el remitente sea el mismo que el significado que el receptor asigna al mensaje cuando se recibe.

Factores que crean problemas en la recepción

• Mal canal de comunicación a través del cual se recibe el mensaje.

• Problemas técnicos asociados a los medios de comunicación.

• No utilizar algunas herramientas comunes para el análisis de problemas de comunicaciones.

• Falta de habilidades lingüísticas y semánticas por parte del destinatario.

Problemas en la comprensión del receptor

El receptor en la cadena de comunicación es tan importante como el remitente. El hecho de que el receptor comprenda el mensaje como lo desea el remitente es el objetivo básico del envío del mensaje.

Sin embargo, los problemas surgen en ocasiones cuando el receptor comprende el mensaje. La incapacidad de comprensión por parte del receptor conduce al desarrollo de prejuicios en la mente del emisor. Sucede debido a los siguientes factores.

Hacer frente a las barreras para una comunicación eficaz

Las barreras en la comunicación no solo estropean la intención del mensaje, sino que también afectan a largo plazo el buen funcionamiento y el crecimiento de la organización. Se dice con razón que la comunicación es el sustento de una organización empresarial, independientemente del tamaño y alcance de esta última.

El tratamiento de las barreras en la comunicación debe tener la máxima prioridad para que haya una comunicación continua y sin perturbaciones dentro y fuera de la empresa.

En nuestras secciones siguientes, veremos cómo lidiar con las diferentes barreras a la comunicación.

• Cómo lidiar con las barreras en la comunicación verbal y no verbal.

• Cómo lidiar con las barreras en la comunicación escrita.

¿Cómo lidiar con las barreras en la comunicación no verbal?

Hacer frente a las barreras en la comunicación no verbal no es tan fácil como parece. En caso de que las habilidades no verbales de uno sean deficientes, puede estar enviando un mensaje incorrecto o negativo al otro.

Las siguientes son las salidas para lidiar con las barreras en la comunicación no verbal:

• La comunicación no verbal se da por sentada en las conversaciones cara a cara, pero comunicarse es más que hablar y escuchar. Son estos elementos de comunicación no verbales los que pueden proporcionar una gran cantidad de información y pueden ser un medio importante de aprendizaje.

• Establecer un contacto visual directo con la (s) persona (s) del otro lado; no solo aumenta su nivel de confianza, sino que también proporciona a otros la comodidad necesaria para comunicarse con usted a cambio.

• Tener una expresión facial como una cara sonriente; crea un ambiente amable y agradable entre usted y los oyentes.

• Es importante recordar que nos comunicamos tanto con nuestro cuerpo como con nuestra voz. TratarNOT TO participar en gestos que distraigan a la audiencia, como:

  • Retorcerse las manos (por nerviosismo)

  • Manteniendo tus manos en tus bolsillos

  • Estimulación nerviosa

  • Sin moverse en absoluto

  • Apoyado en un podio durante toda la presentación

  • Constantemente gesticulando con un bolígrafo o un lápiz

  • El hábito de barajar los papeles o hacer clic con un bolígrafo

  • Mantener los brazos cruzados (puede indicar actitud defensiva)

  • Risa inapropiada (puede mostrar ansiedad)

¿Cómo lidiar con las barreras en la comunicación verbal?

Ahora aprenderemos a lidiar con las barreras en la comunicación verbal.

Barreras para una escucha eficaz

Las barreras son una amenaza para el éxito de una comunicación eficaz. Hacen que la comunicación sea inaccesible, ininteligible, matando así la posibilidad de que sea eficaz.

¿Con qué frecuencia ha vagado su mente cuando alguien le estaba diciendo algo? Esto suele suceder cuando el tema en cuestión no le interesa. A veces, la conversación puede ser demasiado larga y tediosa.

A veces, el tema de discusión puede ser interesante pero el orador no puede captar su atención, o es posible que usted no pueda comprender debido a la falta de conocimiento del tema o del vocabulario o idioma del orador.

Debe haber motivación e interés en una conversación para poder escuchar con eficacia. Sin embargo, incluso si existe motivación e interés, puede haber algunas barreras que afecten nuestra capacidad para escuchar bien.

Discutiremos las barreras para una escucha efectiva en nuestras secciones siguientes.

Barreras lingüísticas / semánticas

Esta es una de las barreras más comunes para escuchar. Los estudiantes de un idioma normalmente se enfrentan a este tipo de barrera.

Vocabulario desconocido

Es posible que las palabras utilizadas por el hablante no le resulten familiares. El hablante puede utilizar palabras y jergas difíciles. Como resultado, no puede comprender lo que dice el hablante.

Elementos del habla conectada

El altavoz es demasiado rápido. Hay muy pocas pausas y el ritmo que puede que no le resulte familiar. No reconoce palabras familiares debido a contracciones, reducciones, vínculos. Por ejemplo, el hablante dice "grito" y escuchas "helado".

Incapaz de predecir, adivinar e interpretar el significado del contexto

Una persona que presta atención a la estructura del sonido reconocería que un "Idrankit first" pronunciado rápidamente podría significar "Lo bebí primero" o "Lo clasificaría primero". Debería poder reconocer si es "Lo bebí primero" o "Lo clasificaría primero" del contexto. A veces, el hablante implica algo pero no lo expresa abiertamente. “Eso sería todo, gracias” es una forma cortés e indirecta de decirle a alguien que ya no necesita sus servicios en lugar del más directo “Puede irse ahora”. Adivinas el significado del contexto aunque el hablante no expresa abiertamente lo que quiere.

Obtenga palabras pero pierda ideas

Pierde la pista si se concentra en todas y cada una de las palabras que dice el hablante, especialmente si necesita hacerlo durante un período prolongado. Como resultado, es posible que comprenda el significado de casi todas las palabras, pero no comprenda la esencia. No distingue la información importante de la que no lo es.

Barreras socioculturales

Las barreras socioculturales también dificultan la escucha eficaz.

Diferentes antecedentes culturales

El acento y la pronunciación de las palabras del hablante no le resultan familiares debido a las diferencias culturales entre usted y el hablante.

Asunto desconocido

Es posible que el tema no le sea familiar porque no está familiarizado con una cultura en particular o no conoce el estilo de vida de una sociedad en particular.

Barreras psicológicas

En esta sección, discutiremos las diferentes barreras psicológicas para una escucha efectiva.

Formarse opiniones y sacar conclusiones antes de escuchar

No es mala idea conocer el propósito de tu escucha. Pero puede formarse opiniones sobre el hablante incluso antes de que hable.

Puede hacer suposiciones sobre el tema del que se hablará y sacar conclusiones incluso antes de que hable el orador. Esto puede bloquear su mente y, como resultado, no podrá escuchar.

Falta de interés por el tema.

Puede que no escuche si no tiene ningún interés en el tema del orador.

Incapacidad para prestar atención

Soñar despierto y una mente errante pueden impedirle escuchar.

Perjudicar

Puede negarse a escuchar algo que vaya en contra de sus ideas y creencias. Escuchas solo lo que quieres escuchar.

Barreras físicas

Las barreras físicas también dificultan la escucha eficaz. Veamos cuáles son estas barreras físicas.

Entorno ruidoso

El ambiente puede ser demasiado ruidoso, lo que puede afectar la audición.

Distancia física

Es posible que esté demasiado lejos del altavoz o demasiado cerca del altavoz para poder escuchar con claridad.

Cómo lidiar con las barreras en la comunicación escrita

La comunicación escrita ineficaz puede anular todo lo que se pretendía justamente en el contenido del mensaje. Puede evitar que un solicitante obtenga el trabajo de sus sueños, una promoción, puede cancelar un trato y puede obstaculizar la imagen de una organización.

Las barreras en la comunicación escrita distorsionan por completo el contenido del mensaje enviado y dan como resultado una falla en la comunicación.

Por tanto, es fundamental superar la barrera en la comunicación escrita para garantizar que se establezca una comunicación eficaz.

Las siguientes son las formas necesarias para hacer frente a tales barreras.

La gente correcta

• Las personas que son expertas en el lenguaje hablado y escrito deben recibir la máxima prioridad en el momento de la contratación en cualquier organización.

• Debería garantizarse periódicamente una formación adecuada para mejorar las habilidades comunicativas eficaces de los recién llegados y también de los empleados existentes.

• Las personas que redactan contenidos de comunicación deben estar bien versados ​​en el lenguaje hablado y escrito.

Lenguaje correcto

• Se debe enfatizar la simplicidad, lucidez y corrección en toda comunicación escrita organizacional.

Presentación correcta

• Haga su presentación o redacción casi sin errores.

• Evite llenar el mensaje con errores tontos como "suelto" en lugar de "perder"; 'allí' en lugar de 'su'; 'también' en lugar de 'a', etc. Siempre edite y revise la ortografía del contenido antes de su finalización.

Contenido correcto

• Concéntrese en lo que el mensaje realmente pretende comunicar; Evite perder el tiempo con el tema de la correspondencia.

• El contenido debe ser preciso, breve y significativo.

Secuencia derecha

• El mensaje escrito debe escribirse en una secuencia que denote el significado y el orden adecuados de la materia presentada en él.

Canal derecho

• Teniendo en cuenta el contenido y la sincronización del mensaje, el comunicador debe elegir el canal más apropiado para transmitir el mensaje.

• Si es confidencial o contiene información sensible, debe enviarse a través de dicho medio que brinda mayor seguridad, por ejemplo, correo electrónico encriptado.

Comentarios correctos

• Los comentarios inapropiados o incorrectos anulan el propósito del mensaje enviado. Da lugar a una interrupción de la comunicación.

• Por lo tanto, el mensaje debe escribirse de la manera deseada y enviarse a través del canal apropiado para garantizar una respuesta temprana del destinatario.

Comunicación eficaz: elementos de una mala comunicación

La falta de comunicación eficaz dentro y fuera de la organización empresarial se denomina mala comunicación. Afecta el libre flujo de ideas, la productividad de los empleados, la cooperación del personal, la innovación y, en última instancia, trastorna la eficiencia general de los recursos humanos de la organización.

Los elementos de comunicación deficientes se encuentran en todos los tipos de comunicación. Hemos aprendido sobre estas barreras en nuestros capítulos anteriores.

Razones de la mala comunicación

El diagrama de flujo que se muestra a continuación muestra las diferentes razones de una mala comunicación:

Además, la falta de compromiso entre la fuerza laboral, el personal sin experiencia, el sentimiento de miedo y la insatisfacción, la incompetencia inconsciente entre los empleados y los gerentes también pueden resultar en una mala comunicación.

Consecuencias de una mala comunicación

La mala comunicación puede tener un efecto desastroso en la fuerza laboral y también en la productividad y eficiencia general de la organización.

Las siguientes son algunas de las consecuencias de una mala comunicación en las organizaciones empresariales.

• La incapacidad del destinatario para comprender el mensaje conduce a confusión y malentendidos.

• La mala comunicación afecta la concentración del oyente en la comunicación oral que anula el significado del mensaje.

• La mala comunicación da como resultado una ambigüedad que distorsiona el contenido del mensaje o las palabras habladas.

• La mala comunicación da como resultado una ambigüedad que distorsiona el contenido del mensaje o las palabras habladas.

• Conduce a una acción incompleta ya que los destinatarios no comprenden el contenido del mensaje enviado o hablado.

• La mala comunicación entre la empresa y los clientes afecta las ventas y, en última instancia, obstaculiza el crecimiento de la empresa.

• La mala comunicación entre la gerencia y el empleado puede llevar a la desmotivación y afectar la productividad general. Los empleados se vuelven reacios a trabajar con los gerentes que se comunican mal.

• La mala comunicación entre la gerencia y el empleado puede llevar a la desmotivación y afectar la productividad general. Los empleados se vuelven reacios a trabajar con los gerentes que son malos comunicadores.

• La pérdida de horas de trabajo según las instrucciones proporcionadas y los mensajes enviados están más allá del alcance de los destinatarios o los empleados.

• La mala comunicación a menudo conduce a la frustración entre los empleados de una organización.

• Las personas pueden sentirse excluidas si la comunicación no es abierta y eficaz.

• La mala comunicación puede conducir a muchos tipos de conflictos que matan la perspectiva de crecimiento organizacional y prosperidad.

Resumen

• La comunicación, como hemos aprendido, es el sustento de una organización. Una leve perturbación en el flujo fluido de la comunicación, hacia abajo y hacia arriba, horizontal y vertical, etc., puede costar caro a la organización.

• Las barreras se refieren a obstáculos u obstáculos que impiden el movimiento, el flujo y el acceso de información dentro o fuera de una organización.

• Hay diferentes fuentes de barreras:

  • Barreras causadas por el remitente

  • Barreras en la transmisión de mensajes

  • Problemas en la recepción

• Las barreras para una escucha eficaz son:

  • Barreras lingüísticas / semánticas

  • Barreras socioculturales

  • Barreras psicológicas

  • Barreras físicas

• Maneras de lidiar con las barreras en la comunicación escrita -

  • La gente correcta

  • Idioma correcto

  • Presentación correcta

  • Contenido correcto

  • Secuencia correcta

  • Canal derecho

  • Retroalimentación correcta

• La falta de comunicación eficaz dentro y fuera de la organización empresarial se denomina comunicación deficiente.

• La mala comunicación puede tener un efecto desastroso en la fuerza laboral y también en la productividad y eficiencia general de la organización.