EVM - Guía rápida

Earned Value Management (EVM) es una técnica de gestión de proyectos que rastrea objetivamente la realización física del trabajo.

Más elaboradamente:

  • EVM se utiliza para rastrear el progreso y el estado de un proyecto y pronostica el probable desempeño futuro del proyecto.

  • EVM integra el alcance, el cronograma y el costo de un proyecto.

  • EVM responde muchas preguntas a las partes interesadas en un proyecto relacionadas con su desempeño.

  • EVM se puede utilizar para mostrar el desempeño pasado y actual de un proyecto y predecir el desempeño futuro del proyecto mediante el uso de técnicas estadísticas.

  • Una buena planificación junto con el uso eficaz de EVM reducirá muchos problemas que surgen del cronograma y los sobrecostos.

EVM ha surgido como una especialidad de análisis financiero en los programas del gobierno de los Estados Unidos en la década de 1960, pero desde entonces se ha convertido en una rama importante de la gestión de proyectos.

A finales de la década de 1980 y principios de la de 1990, EVM surgió como una metodología de gestión de proyectos para ser comprendida y utilizada por gerentes y ejecutivos, no solo por especialistas de EVM. Hoy en día, EVM se ha convertido en una parte esencial del seguimiento de cada proyecto.

EVM consta de los siguientes tres elementos básicos:

  • Valor planificado
  • Costo real
  • Valor agregado

Los tres elementos se capturan de forma regular a partir de la fecha del informe.

Valor planificado

El valor planeado (PV) también se conoce como costo presupuestado de trabajo programado (BCWS). PV o BCWS es el costo total del trabajo programado / planificado a la fecha del informe.

Se calcula como:

PV or BCWS = Hourly Rate × Total Hours Planned or Scheduled

NOTE: La tarifa por hora es la tarifa a la que se valorará el esfuerzo.

Costo real

El costo real (CA) también se conoce como costo real del trabajo realizado (ACWP). AC o ACWP es el costo total tomado para completar el trabajo a la fecha del informe.

Se calcula como:

AC or ACWP = Hourly Rate × Total Hours Spent

Valor agregado

El valor ganado (EV) también se conoce como costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP). EV o BCWP es el costo total del trabajo completado / realizado a la fecha del informe.

Se calcula como:

EV or BCWP = Baselined Cost × % Complete Actual

Estos tres elementos se pueden derivar de la Estructura de Desglose del Trabajo asociando los costos a cada una de las tareas. Para un gran proyecto, será una tarea tediosa calcular estos elementos manualmente. Se utilizan herramientas de software de programación como Microsoft Project para calcular estos tres elementos.

NOTE: El% completado planeado y el% completado real se definen a continuación.

% Completado planeado

El porcentaje de trabajo que se planeó completar para la Fecha de informe. Se calcula utilizando la siguiente fórmula:

% Completed Planned = PV / BAC

% Completado real

El porcentaje de trabajo que se completó realmente en la Fecha de informe. Se calcula utilizando la siguiente fórmula:

% Completed Actual = AC / EAC

La variación de costos (CV) es un factor muy importante para medir el desempeño del proyecto. CV indica cuánto está por encima o por debajo del presupuesto del proyecto.

El CV se puede calcular utilizando la siguiente fórmula:

Cost Variance (CV) = Earned Value (EV) − Actual Cost (AC)

O

Cost Variance (CV) = BCWP − ACWP
  • La fórmula mencionada anteriormente da la variación en términos de costo.
  • CV positivo indica que el proyecto está por debajo del presupuesto.
  • El CV negativo indica que el proyecto está por encima del presupuesto.

Variación de costo %

El porcentaje de variación de costo indica cuánto se excede o se excede del presupuesto del proyecto en términos de porcentaje.

El% de variación de costo se puede calcular utilizando la siguiente fórmula:

CV % = Cost Variance (CV) ⁄ Earned Value (EV)

O

CV % = CV ⁄ BCWP
  • La fórmula mencionada anteriormente da la varianza en términos de porcentaje.
  • El% de variación positiva indica un% por debajo del presupuesto
  • El% de varianza negativa indica el% sobre el presupuesto.

Indicador de rendimiento de costos

El indicador de rendimiento de costos (CPI) es un índice que muestra la eficiencia de la utilización de los recursos en el proyecto. El IPC se puede calcular utilizando la siguiente fórmula:

CPI = Earned Value (EV) ⁄ Actual Cost (AC)

O

CPI = BCWP ⁄ ACWP

  • La fórmula mencionada anteriormente da la eficiencia de la utilización de los recursos asignados al proyecto.

  • Un valor del IPC superior a 1 indica que la eficiencia de la utilización de los recursos asignados al proyecto es buena.

  • Un valor del IPC por debajo de 1 indica que la eficiencia de utilizar los recursos asignados al proyecto no es buena.

Para completar el indicador de rendimiento de costos

El indicador de rendimiento de costos para completar (TCPI) es un índice que muestra la eficiencia con la que los recursos del proyecto deben utilizarse durante el resto del proyecto. Se puede calcular mediante la siguiente fórmula:

TCPI = ( Total Budget − EV ) ⁄ ( Total Budget − AC )

O

TCPI = ( Total Budget − BCWP ) ⁄ ( Total Budget − ACWP )

  • La fórmula mencionada anteriormente da la eficiencia con la que se debe utilizar el equipo del proyecto durante el resto del proyecto.

  • Un valor de TCPI superior a 1 indica que la utilización del equipo del proyecto durante el resto del proyecto puede ser estricta.

  • Un valor de TCPI por debajo de 1 indica que la utilización del equipo del proyecto durante el resto del proyecto debería ser indulgente.

La variación del cronograma (SV) indica cuánto adelanto o atraso del cronograma se está ejecutando un proyecto.

Se puede calcular mediante la siguiente fórmula:

Schedule Variance (SV) = Earned Value (EV) − Planned Value (PV)

O

Schedule Variance (SV) = BCWP − BCWS

  • La fórmula mencionada anteriormente da la variación en términos de costo que indica cuánto costo del trabajo aún no se ha completado según el cronograma o cuánto costo del trabajo se ha completado por encima del costo programado.

  • Un SV positivo indica que estamos adelantados a lo programado.

  • Un SV negativo indica que estamos retrasados.

% De variación de programación

El porcentaje de variación del cronograma indica cuánto adelanto o retraso del cronograma se está ejecutando un proyecto en términos de porcentaje.

El% de variación de programación se puede calcular mediante la siguiente fórmula:

SV % = Schedule Variance (SV) ⁄ Planned Value (PV)

O

SV % = SV ⁄ BCWS

  • La fórmula mencionada anteriormente da la variación en términos de porcentaje, lo que indica cuánto porcentaje de trabajo aún no se ha completado según el programa o cuánto porcentaje de trabajo se ha completado por encima del costo programado.

  • El% de varianza positiva indica el% antes de lo previsto.

  • El% de varianza negativa indica el% de retraso en el horario.

Indicador de rendimiento de programación

Schedule Performance Indicator (SPI) es un índice que muestra la eficiencia del tiempo utilizado en el proyecto. El SPI se puede calcular utilizando la siguiente fórmula:

SPI = Earned Value (EV) ⁄ Planned Value (PV)

O

SPI = BCWP ⁄ BCWS

  • La fórmula mencionada anteriormente da la eficiencia del equipo del proyecto en la utilización del tiempo asignado para el proyecto.

  • Un valor de SPI superior a 1 indica que el equipo del proyecto es muy eficiente en la utilización del tiempo asignado al proyecto.

  • Un valor de SPI por debajo de 1 indica que el equipo del proyecto es menos eficiente en la utilización del tiempo asignado al proyecto.

Para completar el indicador de rendimiento del programa

Para completar el indicador de rendimiento del cronograma (TSPI) es un índice que muestra la eficiencia con la que se debe utilizar el tiempo restante del proyecto. Se puede calcular mediante la siguiente fórmula:

TSPI = ( Total Budget − EV ) ⁄ ( Total Budget − PV )

O

TSPI = ( Total Budget − BCWP ) ⁄ ( Total Budget − BCWS )

  • La fórmula mencionada anteriormente da la eficiencia con la que el equipo del proyecto debe utilizar el tiempo restante asignado para el proyecto.

  • Un valor de TSPI por debajo de 1 indica que el equipo del proyecto puede ser indulgente al utilizar el tiempo restante asignado al proyecto.

  • Un valor de TSPI por encima de 1 indica que el equipo del proyecto necesita trabajar más para utilizar el tiempo restante asignado al proyecto.

Presupuesto al finalizar

  • El presupuesto al finalizar (BAC) es el presupuesto total asignado al proyecto.

  • BAC generalmente se traza a lo largo del tiempo. Por ejemplo, los períodos de presentación de informes (mensual, semanal, etc.)

  • BAC se utiliza para calcular la Estimación al finalizar (EAC), que se explica en la siguiente sección.

  • BAC también se utiliza para calcular TCPI y TSPI.

El BAC se calcula utilizando la siguiente fórmula:

BAC = Baselined Effort − hours × Hourly Rate

Estimación para completar

  • Estimación para completar (ETC) es el costo estimado requerido para completar el resto del proyecto.

  • El ETC se calcula y se aplica cuando las suposiciones de estimación pasadas se vuelven inválidas y surge la necesidad de nuevas estimaciones.

  • ETC se utiliza para calcular la Estimación al finalizar (EAC).

Estimación al finalizar

Estimación al finalizar (EAC) es el costo estimado del proyecto al final del proyecto.

Hay tres métodos para calcular el EAC:

  • Variances are typical - Este método se utiliza cuando las variaciones en la etapa actual son típicas y no se espera que ocurran en el futuro.

  • Past estimating assumptions are not valid - Este método se utiliza cuando los supuestos de estimación anteriores no son válidos y se aplican estimaciones nuevas al proyecto.

  • Variances will be present in the future - Este método se utiliza cuando se supone que las variaciones actuales seguirán estando presentes en el futuro.

Las fórmulas para el cálculo de los tres métodos son las siguientes:

  • AC + (BAC - EV)
  • AC + ETC (estimación para completar)
  • AC + (BAC - EV) ⁄ CPI

Varianza al finalizar

La variación al finalizar (VAC) es la variación en el presupuesto total al final del proyecto.

Ésta es la diferencia entre lo que se esperaba originalmente (línea de base) que costara el proyecto versus lo que ahora se espera que cueste.

VAC se calcula utilizando la siguiente fórmula:

VAC = BAC − EAC

% Completado planeado

El porcentaje de trabajo que se planeó completar para la Fecha de informe. Se calcula utilizando la siguiente fórmula:

% Completed Planned = PV ⁄ BAC

% Completado real

El porcentaje de trabajo que se completó realmente en la Fecha de informe. Se calcula utilizando la siguiente fórmula:

% Completed Actual = AC ⁄ EAC

Para ilustrar el concepto de EVM y todas las fórmulas, suponga un proyecto que tiene exactamente una tarea. La tarea se basó en 8 horas, pero se han gastado 11 horas y la estimación para completar es 1 hora adicional. La tarea ya se habría completado.

Suponga una tarifa por hora de $ 100 por hora.

Usando esta información:

PV or BCWS = Hourly Rate × Total Hours Planned or Scheduled

PV = $ 100 * 8 horas = $ 800

AC or ACWP = Hourly Rate × Total Hours Spent

AC = $ 100 * 11 horas = $ 1100

EV or BCWP = Baselined Cost × % Complete Actual

EV = línea de base de $ 800 * 91,7% completo = $ 734

(NOTA% Real completo (abajo) para obtener el 91,7%)

BAC = Baselined Effort − hours × Hourly Rate

BAC = 8 horas * $ 100 = $ 800

EAC = AC + ETC

EAC = 1100 + 100 = $ 1200

VAC = BAC − EAC

VAC = $ 800 - $ 1200 = - $ 400

% Completed Planned = PV ⁄ BAC

% Completo planeado = $ 800 VP ⁄ $ 800 BAC = 100%

% Completed Actual = AC ⁄ EAC

% Completo Real = $ 1100 AC ⁄ $ 1200 EAC = 91,7%

SV = Earned Value (EV) − Planned Value (PV)

SV = $ 734 EV - $ 800 PV = - $ 66

SPI = Earned Value (EV) ⁄ Planned Value (PV)

SPI = $ 734 EV ⁄ $ 800 PV = 0.91

CV = Earned Value (EV) − Actual Cost (AC)

CV = ($ 734 EV - $ 1100 AC) = - $ 366 *

* indica un sobrecoste

CPI = Earned Value (EV) ⁄ Actual Cost (AC)

CPI = $ 734 EV ⁄ $ 1100 AC = 0.66 *

* indica exceso de presupuesto